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【摘要】随着办公自动化的发展和普及,传统的文档管理利用服务方式已经无法满足人们对文档信息的需求,本文就办公自动化和文档数字化管理的结合进行了阐述。
【关键词】办公自动化;文档数字化管理;结合
一、引言
当今世界飞速发展已步入信息网络时代,科学技术革命深刻地改变着整个人类社会的生存方式和思维方式。计算机的广泛应用使得办公自动化成为一种现代化的管理,成为一个以计算机应用技术为主导的先进的信息管理系统。计算机不仅能处理数字和方程,而且能处理文字和语言;它不仅具有实现资料的信息(数据)化存储;提供信息管理和检索;提供汉字处理;支持决策等功能,而且它能使分散在各办公室相互独立的微型计算机与外部设备连接起来,实现微机之间互通有无。其中办公自动化与文档数字化管理的结合就是一个典型。数字化档案管理系统通过运用现代化的计算机及网络技术,结合大型数据库系统实现对文书、科技、照片、声像 、实物等的数字化管理,对有价值的档案数据等多媒体信息进行数字化加工、存储和管理,实现知识增值,并提供基于网络的电子存取服务。我们主要从以下几个方面来谈办公自动化与文档数字化管理的结合。
二、办公自动化是文档数字化管理的技术保证
文档数字化管理不只是理论上设想的一种管理模式和思路,它更需要办公自动化系统强大的技术支撑。以计算机技术和网络技术为代表的信息技术可以很好地充当文档数字化管理的技术保障,一方面, 计算机技术的广泛应用不仅提高了文档管理工作的效率,而且改变了文件的生成方式和载体特点,它使越来越多的文件依赖计算机生成和读取;另一方面, 网络技术的出现和普及改变了文件运转、传递、 处理和利用等的方式,使计算机生成的文件通过网络可以实现远程传递 、异地处理和全球利用,也使文档一体化管理的必要性在办公自动化环境下变得更加突出 实现的可能性也更大。
三、办公自动化环境下文档数字化管理的主要内容
3.1文档生成数字化
随着信息技术的应用,文档一体化管理不再只是一种管理思路,它需要办公自动化系统强大的技术支撑,计算机技术和网络技术为代表的信息技术可以很好的为文档数字化提供技术保障。文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量,从收集整理鉴定保管统计编目利用等环节来看,都有着实际的工作内容实现文档生成数字化管理后,档案工作将渗透到文件的形成阶段和文件的使用阶段之中,形成一个不可分割的整体,实现从文件到档案的有效转换,保证了文件信息的不会被遗失或损耗,减少了重复劳动,简化了文档管理的工作程序,提高了文档管理的效率,更重要的是改变了文件的生成方式和载体特点,实现了对文件处理的前控性文档一体化管理通过先进的计算机系统对文件进行筛选立卷整理编目检索,利用网络技术,广泛采用有关站点的数据信息,使文档实现远程传递,异地查询和处理,节约了存储空间和场地,有利于档案信息资源的开发利用,发挥信息资源的经济效益和社会效益。
3.2文档利用数字化
“文档利用数字化”指对文件和档案的利用进行合理协调,在文件阶段同样树立为社会服务的意识,使文件和档案都能及早地并最大限度地发挥作用。档案信息上网以后蕴藏在档案载体上的信息也早已不是档案部门独有的财富了,需要利用者可以利用现代的高科技手段, 在一瞬间获取到自己的所需。而办公自动化将所有文件输入后,无论何时何地,通过主题词或标题等全文检索均可进行查询,这样做既安全又省时,又准确,能够极大地提高工作效率。
四、办公自动化与文档数字化管理结合的建议
4.1转变观念,提高人员素质
由于管理体制、思维模式落后,长期存在着文件工作、档案工作分家的弊端,使得文件管理和档案管理的软件开发各自为政,或将档案管理软件进行简单的数据并接,并未真正实现现代办公环境的文档数字化管理,因此,档案部门的领导,必须对文档一体化有着客观充分的认识,才能打破狭隘的文件档案互不干涉各自独立发展的职业观念,树立宏观和微观、整体与局部相结合的一體化思想,从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面,应开展多部门合作,通过多层次,多渠道地培训来提高文件档案工作人员的思想认识和业务素质,通过岗位培使他们充分认识文档数字化化的必要性,增强推行文档数字化的自觉性,能否使文档管理与自动化有机结合在很大程度上取决于领导的重视程度,只有在企业领导高度重视的前提下,把文档管理与自动化有机结合纳入企业管理议事日程,才能真正将其落到实处。
4.2规范操作,保证利用
第一,从全局角度出发,统筹安排,彻底改变传统档案管理“后保管”模式和整理档案收集不齐、后补材料的现象,实现文件从起草、 生成、修改、签批、运转到归档形成向自然流水作业过渡和转化。
第二,文件管理和档案管理从人员配备、管理制度到工作程序“三合一 ”纳入统筹管理,运用统一的计算机管理系统进行综合管理。
4.3全面推行办公自动化
办公自动化是利用计算机来实现办公信息数字化的技术,随着办公自动化的发展,电子档案产生,从而为纸质档案向电子档案发展提供了保障。信息真实地记录下来,把文件产生的整个过程分类整理,并准确地将要归档的公文合同协议文件指示资料一等,归入相应的档案数据库中,有利于信息的在线查询借阅,而这些电子文件,由档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。
五、结束语
办公自动化技术的发展,为文档数字化管理由结构化文档数据信息向非结构化档数据信息的转变提供了技术支持。未来对办公自动化与文档数字化管理的模式势必同信息融合、人工智能、数据挖掘、神经网络等前沿科技紧密联系起来,从而为政府、企业发展提供全面的决策分析和管理支持,全面提高信息化水平。
参考文献
[1]曾淑珍. 办公自动化环境下的文档一体化管理初探[J] .陕西档案,2009.
[2]杜广达. 办公自动化与文档一体化管理[J].科技信息,2007.
[3]李向前,黄莺. 浅谈文档一体化与办公自动化[J]. 河北职业技术学院学报,2006
【关键词】办公自动化;文档数字化管理;结合
一、引言
当今世界飞速发展已步入信息网络时代,科学技术革命深刻地改变着整个人类社会的生存方式和思维方式。计算机的广泛应用使得办公自动化成为一种现代化的管理,成为一个以计算机应用技术为主导的先进的信息管理系统。计算机不仅能处理数字和方程,而且能处理文字和语言;它不仅具有实现资料的信息(数据)化存储;提供信息管理和检索;提供汉字处理;支持决策等功能,而且它能使分散在各办公室相互独立的微型计算机与外部设备连接起来,实现微机之间互通有无。其中办公自动化与文档数字化管理的结合就是一个典型。数字化档案管理系统通过运用现代化的计算机及网络技术,结合大型数据库系统实现对文书、科技、照片、声像 、实物等的数字化管理,对有价值的档案数据等多媒体信息进行数字化加工、存储和管理,实现知识增值,并提供基于网络的电子存取服务。我们主要从以下几个方面来谈办公自动化与文档数字化管理的结合。
二、办公自动化是文档数字化管理的技术保证
文档数字化管理不只是理论上设想的一种管理模式和思路,它更需要办公自动化系统强大的技术支撑。以计算机技术和网络技术为代表的信息技术可以很好地充当文档数字化管理的技术保障,一方面, 计算机技术的广泛应用不仅提高了文档管理工作的效率,而且改变了文件的生成方式和载体特点,它使越来越多的文件依赖计算机生成和读取;另一方面, 网络技术的出现和普及改变了文件运转、传递、 处理和利用等的方式,使计算机生成的文件通过网络可以实现远程传递 、异地处理和全球利用,也使文档一体化管理的必要性在办公自动化环境下变得更加突出 实现的可能性也更大。
三、办公自动化环境下文档数字化管理的主要内容
3.1文档生成数字化
随着信息技术的应用,文档一体化管理不再只是一种管理思路,它需要办公自动化系统强大的技术支撑,计算机技术和网络技术为代表的信息技术可以很好的为文档数字化提供技术保障。文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量,从收集整理鉴定保管统计编目利用等环节来看,都有着实际的工作内容实现文档生成数字化管理后,档案工作将渗透到文件的形成阶段和文件的使用阶段之中,形成一个不可分割的整体,实现从文件到档案的有效转换,保证了文件信息的不会被遗失或损耗,减少了重复劳动,简化了文档管理的工作程序,提高了文档管理的效率,更重要的是改变了文件的生成方式和载体特点,实现了对文件处理的前控性文档一体化管理通过先进的计算机系统对文件进行筛选立卷整理编目检索,利用网络技术,广泛采用有关站点的数据信息,使文档实现远程传递,异地查询和处理,节约了存储空间和场地,有利于档案信息资源的开发利用,发挥信息资源的经济效益和社会效益。
3.2文档利用数字化
“文档利用数字化”指对文件和档案的利用进行合理协调,在文件阶段同样树立为社会服务的意识,使文件和档案都能及早地并最大限度地发挥作用。档案信息上网以后蕴藏在档案载体上的信息也早已不是档案部门独有的财富了,需要利用者可以利用现代的高科技手段, 在一瞬间获取到自己的所需。而办公自动化将所有文件输入后,无论何时何地,通过主题词或标题等全文检索均可进行查询,这样做既安全又省时,又准确,能够极大地提高工作效率。
四、办公自动化与文档数字化管理结合的建议
4.1转变观念,提高人员素质
由于管理体制、思维模式落后,长期存在着文件工作、档案工作分家的弊端,使得文件管理和档案管理的软件开发各自为政,或将档案管理软件进行简单的数据并接,并未真正实现现代办公环境的文档数字化管理,因此,档案部门的领导,必须对文档一体化有着客观充分的认识,才能打破狭隘的文件档案互不干涉各自独立发展的职业观念,树立宏观和微观、整体与局部相结合的一體化思想,从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面,应开展多部门合作,通过多层次,多渠道地培训来提高文件档案工作人员的思想认识和业务素质,通过岗位培使他们充分认识文档数字化化的必要性,增强推行文档数字化的自觉性,能否使文档管理与自动化有机结合在很大程度上取决于领导的重视程度,只有在企业领导高度重视的前提下,把文档管理与自动化有机结合纳入企业管理议事日程,才能真正将其落到实处。
4.2规范操作,保证利用
第一,从全局角度出发,统筹安排,彻底改变传统档案管理“后保管”模式和整理档案收集不齐、后补材料的现象,实现文件从起草、 生成、修改、签批、运转到归档形成向自然流水作业过渡和转化。
第二,文件管理和档案管理从人员配备、管理制度到工作程序“三合一 ”纳入统筹管理,运用统一的计算机管理系统进行综合管理。
4.3全面推行办公自动化
办公自动化是利用计算机来实现办公信息数字化的技术,随着办公自动化的发展,电子档案产生,从而为纸质档案向电子档案发展提供了保障。信息真实地记录下来,把文件产生的整个过程分类整理,并准确地将要归档的公文合同协议文件指示资料一等,归入相应的档案数据库中,有利于信息的在线查询借阅,而这些电子文件,由档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。
五、结束语
办公自动化技术的发展,为文档数字化管理由结构化文档数据信息向非结构化档数据信息的转变提供了技术支持。未来对办公自动化与文档数字化管理的模式势必同信息融合、人工智能、数据挖掘、神经网络等前沿科技紧密联系起来,从而为政府、企业发展提供全面的决策分析和管理支持,全面提高信息化水平。
参考文献
[1]曾淑珍. 办公自动化环境下的文档一体化管理初探[J] .陕西档案,2009.
[2]杜广达. 办公自动化与文档一体化管理[J].科技信息,2007.
[3]李向前,黄莺. 浅谈文档一体化与办公自动化[J]. 河北职业技术学院学报,2006