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档案数字化工作是档案信息化工作的一项重要基础性工作，关系到数字档案建设的全局。纸质档案数字化相关标准自2005年《纸质档案数字化技术规范》发布，于2017年第一次修订，更加明确了数字化工作的要求。数字化规范的修正和完善是从实际出发，贴合数字化工作实际进行的合理调整，旨在解决数字化工作中实际产生的问题。
1.数字化开展前期工作
首先，人员是直接影响数字化工作开展的决定性因素，人员素质的高低很大程度上决定了数字化成果质量的高低。根据数字化内容的体量，数字化的规模大小不一，数字化工作是一项繁琐而系统化工作，它涉及到数十道工序，极其考验数字化工作人员的耐心和细致程度，除此以外，对于数字化人员的专业素养也有一定的要求。
在人员的组成方面，一方面需要根据数字化规模决定人员数量，另一方面需要考虑到人员的稳定性。保证数字化队伍的稳定不仅能够保证数字化工作的有序开展，同时也符合数字化工作安全保密的要求。
其次，数字化设备的管理需要安置在固定的加工场地，并进行合理的工作区域划分。在数字化加工场地的管理上往往是十分容易遭到忽视的环节。档案离开档案库进入到档案加工场地，如果不能受到良好的保护，将会对档案产生一次重大的伤害。数字化加工人员更重注加工过程中避免对档案的伤害，尽量保持档案原貌，而往往忽视加工场地是否合适或者场地内的温湿度环境是否符合档案保管标准。此外根据档案数字化要求，数字化加工场地需要配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备，以保证全方位的保证档案实体的安全和档案信息的安全，尤其对于一些存在涉密内容的档案。
再次，档案数字化工作是一项长期工作，需要制定完善的工作方案，保证数字化工作的合理开展。完善的工作方案应当包括数字化内容、工作目标、工作内容、成本估算、数字化技术方法以及数字化指标、数字化成果验收依据、数字化人员情况、数字化人员组织架构、数字化进度安排、数字化工作安全管理等内容。
最后，档案数字化工作的管理制度是一项必不可少的内容。管理制度包含岗位责任制度、人员管理制度、数字化设备管理制度、数字化成果管理等，坚持用制度化的管理规范档案数字化工作。认真贯彻落实相关管理制度，依法合规，令行禁止是保档案证数字化成果质量的重要环节，也是保证档案安全、档案信息安全的重要手段。
2.数字化工作环节2.1数字化前处理环节：
数字化前处理环节是一个容易遭到忽视的环节，它的工作内容包括了确定扫描页、编页号（页号不正确或没有编制的档案）、准备对应的目录数据、拆除装订（还原装订）、技术修复几项内容。
在这一环节中常见问题主要出现在拆除装订（还原装订）和技术修复这两项，由于数字化工作人员的专业性不够或是为了便于扫描，造成在拆除装订这一工作中造成档案损坏或是将不应拆除的整本档案进行拆除装订，亦或是在还原装订时装订随意、装订方式影响正常翻阅，有些规格大小不一的档案装订后掉页等现象。
2.2目录数据库建立环节：
建立目录数据库需要在预先建立数据规则，然后著录人员对照档案原件规范档案目录内容。在这一环节中出现的问题可以用两个词进行概括“错录”“漏录”。
错录主要指著录内容错误，包括重复著录的情况；漏录主要指漏录某一项规则或是某一条目录；其中著录项著录不全的情况存在情况较为普遍。
要做好目录数据库的著录工作需要数字化工作人员的耐心、细致工作，在著录过程中做到著录前、著录过程中、著录后全程对照实体，避免错误目录的产生。
2.3档案扫描环节：
档案扫描除了对扫描人员的要求对扫描设备也有一定的要求，不同时期由于技术水平的不同，对于扫描质量的要求不尽相同，2005年《纸质档案数字化技术规范》与2017年《纸质档案数字化规范》中关于扫描的技术参数要求产生了变化，最新修订的数字化规范，对于扫描的技术参数越来越高，对于图像的质量要求越来越严，这也是提升档案数字化工作整体水平的必然要求。
在扫描过程中容易出现的问题主要有两类。一是技术参数达不到要求；二是存在错扫、漏扫的情况。
2.4图像处理环节：
2017最新修订《纸质档案数字化规范》中对数字化图像处理要求保持档案原貌，必修订前的要求更加细致，也对图像处理工作做出了明确的规范，避免应理解不通而产生的处理标准不一致的情况。在进行去污处理时，去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。
2.5图像质量检查环节：
图像质量检查环节是对档案数字化成果质量的一次整体检查，最能发现数字化工作的问题，包括数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大、漏扫、重扫、多扫、数字图像的排列顺序与档案原件不一致、数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行扫描、或其他处理方式。图像质量检查工作数量庞大，若采用人工检查，难免存在疏漏，需要安排专人进行检查工作，采取双机校对的形式，能够有效减少疏漏情况。对于采用计算机自动校验的情况则需要将计算机校验结果对照档案原件选择合适的处理方式。
2.6数据挂接环节：
数字化成果数据挂接要求目录数据与图像数据一一对应，并且保证数字图像能够正常打开使用。借助相关软件工具，数字化成果數据挂接主要采用批量挂接的形式进行，而这一挂接形式需要在挂接工作开展前仔细确认目录数据与图像数据的一致性，确保能够一一对应，不会产生错挂的情况。挂接完成后需要对目录数据和原文数据进行对应性检查，确保一一对应并其图像数据能够打开。
3.数字化成果验收
数字化工作开展前期制定的数字化工作方案中预先制定了数字化验收方案，规定了验收指标、验收人员等内容。数字化工作完成后需要进行的数字化成果验收需要严格按照验收方案中的参数指标进行验收。
通常能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。
作为一种原生信息资源，档案的重要性正日益凸显，而档案数字化与传统档案管理相比有着不可替代的优越性。它是档案信息化建设的基础性工作，将传统载体档案通过现代化技术转化为数字档案，通过网络传输提供查询利用等信息服务，跨越式提升档案工作的整体水平。做好档案数字化工作，扎实档案工作基础，是实现档案信息化发展的必然要求，它是顺应时代发展，顺应档案事业发展需要的新举措。
参考文献：
[1]DA/T 31—2017纸质档案数字化规范
1.数字化开展前期工作
首先，人员是直接影响数字化工作开展的决定性因素，人员素质的高低很大程度上决定了数字化成果质量的高低。根据数字化内容的体量，数字化的规模大小不一，数字化工作是一项繁琐而系统化工作，它涉及到数十道工序，极其考验数字化工作人员的耐心和细致程度，除此以外，对于数字化人员的专业素养也有一定的要求。
在人员的组成方面，一方面需要根据数字化规模决定人员数量，另一方面需要考虑到人员的稳定性。保证数字化队伍的稳定不仅能够保证数字化工作的有序开展，同时也符合数字化工作安全保密的要求。
其次，数字化设备的管理需要安置在固定的加工场地，并进行合理的工作区域划分。在数字化加工场地的管理上往往是十分容易遭到忽视的环节。档案离开档案库进入到档案加工场地，如果不能受到良好的保护，将会对档案产生一次重大的伤害。数字化加工人员更重注加工过程中避免对档案的伤害，尽量保持档案原貌，而往往忽视加工场地是否合适或者场地内的温湿度环境是否符合档案保管标准。此外根据档案数字化要求，数字化加工场地需要配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备，以保证全方位的保证档案实体的安全和档案信息的安全，尤其对于一些存在涉密内容的档案。
再次，档案数字化工作是一项长期工作，需要制定完善的工作方案，保证数字化工作的合理开展。完善的工作方案应当包括数字化内容、工作目标、工作内容、成本估算、数字化技术方法以及数字化指标、数字化成果验收依据、数字化人员情况、数字化人员组织架构、数字化进度安排、数字化工作安全管理等内容。
最后，档案数字化工作的管理制度是一项必不可少的内容。管理制度包含岗位责任制度、人员管理制度、数字化设备管理制度、数字化成果管理等，坚持用制度化的管理规范档案数字化工作。认真贯彻落实相关管理制度，依法合规，令行禁止是保档案证数字化成果质量的重要环节，也是保证档案安全、档案信息安全的重要手段。
2.数字化工作环节2.1数字化前处理环节：
数字化前处理环节是一个容易遭到忽视的环节，它的工作内容包括了确定扫描页、编页号（页号不正确或没有编制的档案）、准备对应的目录数据、拆除装订（还原装订）、技术修复几项内容。
在这一环节中常见问题主要出现在拆除装订（还原装订）和技术修复这两项，由于数字化工作人员的专业性不够或是为了便于扫描，造成在拆除装订这一工作中造成档案损坏或是将不应拆除的整本档案进行拆除装订，亦或是在还原装订时装订随意、装订方式影响正常翻阅，有些规格大小不一的档案装订后掉页等现象。
2.2目录数据库建立环节：
建立目录数据库需要在预先建立数据规则，然后著录人员对照档案原件规范档案目录内容。在这一环节中出现的问题可以用两个词进行概括“错录”“漏录”。
错录主要指著录内容错误，包括重复著录的情况；漏录主要指漏录某一项规则或是某一条目录；其中著录项著录不全的情况存在情况较为普遍。
要做好目录数据库的著录工作需要数字化工作人员的耐心、细致工作，在著录过程中做到著录前、著录过程中、著录后全程对照实体，避免错误目录的产生。
2.3档案扫描环节：
档案扫描除了对扫描人员的要求对扫描设备也有一定的要求，不同时期由于技术水平的不同，对于扫描质量的要求不尽相同，2005年《纸质档案数字化技术规范》与2017年《纸质档案数字化规范》中关于扫描的技术参数要求产生了变化，最新修订的数字化规范，对于扫描的技术参数越来越高，对于图像的质量要求越来越严，这也是提升档案数字化工作整体水平的必然要求。
在扫描过程中容易出现的问题主要有两类。一是技术参数达不到要求；二是存在错扫、漏扫的情况。
2.4图像处理环节：
2017最新修订《纸质档案数字化规范》中对数字化图像处理要求保持档案原貌，必修订前的要求更加细致，也对图像处理工作做出了明确的规范，避免应理解不通而产生的处理标准不一致的情况。在进行去污处理时，去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。
2.5图像质量检查环节：
图像质量检查环节是对档案数字化成果质量的一次整体检查，最能发现数字化工作的问题，包括数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大、漏扫、重扫、多扫、数字图像的排列顺序与档案原件不一致、数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行扫描、或其他处理方式。图像质量检查工作数量庞大，若采用人工检查，难免存在疏漏，需要安排专人进行检查工作，采取双机校对的形式，能够有效减少疏漏情况。对于采用计算机自动校验的情况则需要将计算机校验结果对照档案原件选择合适的处理方式。
2.6数据挂接环节：
数字化成果数据挂接要求目录数据与图像数据一一对应，并且保证数字图像能够正常打开使用。借助相关软件工具，数字化成果數据挂接主要采用批量挂接的形式进行，而这一挂接形式需要在挂接工作开展前仔细确认目录数据与图像数据的一致性，确保能够一一对应，不会产生错挂的情况。挂接完成后需要对目录数据和原文数据进行对应性检查，确保一一对应并其图像数据能够打开。
3.数字化成果验收
数字化工作开展前期制定的数字化工作方案中预先制定了数字化验收方案，规定了验收指标、验收人员等内容。数字化工作完成后需要进行的数字化成果验收需要严格按照验收方案中的参数指标进行验收。
通常能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。
作为一种原生信息资源，档案的重要性正日益凸显，而档案数字化与传统档案管理相比有着不可替代的优越性。它是档案信息化建设的基础性工作，将传统载体档案通过现代化技术转化为数字档案，通过网络传输提供查询利用等信息服务，跨越式提升档案工作的整体水平。做好档案数字化工作，扎实档案工作基础，是实现档案信息化发展的必然要求，它是顺应时代发展，顺应档案事业发展需要的新举措。
参考文献：
[1]DA/T 31—2017纸质档案数字化规范