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[摘 要]文书档案管理工作是衡量一个企业或组织内部管理体系的最根本内容，不论是企业、社会组织还是事业单位，都需要一套完整的文书档案管理体系和专业的文书档案管理工作人员。随着社会水平的不断发展，相关组织和单位对文书管理工作的要求也越来越高，然而，现阶段有的企业在文书档案管理方面还存在着一些问题，基于此，本文将对文书档案管理中所存在的问题进行探讨，并提出相应的改进措施，以使文书档案管理工作能更加完善。
[关键词]文书档案管理；问题；改进措施
中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）35-0353-01
引言：
信息技术的发展为文书档案管理带来了新的发展机遇，同时也为当前工作模式、管理方法提出了新的挑战。依托信息技术实现办公室文书档案管理创新已经势在必行，对于提高管理规范性、实效性、适用性有着重要意义，同时也是文书档案管理创新的有益尝试。
1文书档案管理概述
文书档案是企业、事业单位或社会组织在进行活动后留下的有价值的书面资料，通常是由文书的形式转化过来的。文书档案管理工作通常是将以整理好的文书档案材料按照某种特定的顺序或规则进行再处理的过程。文书档案管理工作的重点在于对资料的收集、整理和储存。将发生的某件事的具体过程、参与人物以及时间和地点等因素通过纸质或实质两种载体记录下来，并由专人负责分门别类的整理，并将其存放在档案室内，以供后人查阅。这里体现出文书档案管理工作的特点之一就是对事件的记录，方便后人再次了解事件。在文书档案管理工作中最重要的就是要切实保证存储材料的完整性和安全性。其中文书工作主要包括对资料的收集，整理和记录，而档案工作主要是对以立档的资料进行审核、修改和管理。可以看出，文书工作时档案工作的基础，档案工作必须依靠文书工作才能进行。文书档案的另一个特点就是其内容十分的丰富多样，载体的种类也很多。例如，文书档案往往包括科技档案、行政档案、会计档案、党建管理档案等诸多内容；其载体又包括照片、录音、录像、合同协议等形式。
2文书档案管理中存在的问题
2.1創新意识不足
文书档案管理工作作为与业务性工作脱钩的边缘工种，因无法产生即时的效益和利润，在大多数机构组织、企事业单位的发展规划中都是被忽视的角色，很多单位在创新方面不能一视同仁，往往对核心与非核心部门区别对待，表现为对核心业务工作的创新不遗余力、不计投入，无论是机制体质、机构配备、技术装备等等方面都能够做到与时俱进和开放思维，但面对与核心业务较为疏远的工作就显得创新迟滞，对相关部门的滞后和刻板选择性忽视，疏于机制体制的调适和革新，机构设置也是几十年如一日，运行效率低下，在资金和技术投入方面也严重不足，导致这些部门长期脱离行业发展潮流，工作效率和水平始终无法切实提高，文书档案管理工作就是这种情况下一个非常典型的例子。
2.2工作方法滞后
在档案信息化浪潮的席卷下很多单位已经为文书档案管理部门着手技术升级，然而这种技术升级更多的是一种被动应对，而且往往局限于硬件的更新，为了适应电子化和网络化，匆忙的为文书档案管理部门购置高配置电脑、一体机以及记录、检索设备，对工作方法的调整和改变却视而不见，导致文书档案管理工作在本质上仍然固守旧传统，工作效率和水平没有本质改变，无法彻底解决现实问题。比如档案管理“重藏轻用”的问题并不会因为单纯的设备升级而得到解决，只是在这个过程中文书档案的录入方式和存储介质发生了改变，但是更为核心的档案价值的充分挖掘和利用我们并没有看到。同时，因为对文书档案“保密性”的片面理解，有些单位对档案保密工作一刀切，不分情况、不加区分的对档案资料和管理系统在网络环境中严格隔离起来，人为切断与其他部门和业务的联系、互动、衔接，无法在实际的交流中优化工作方法、提升工作效率。
2.3人才问题突出
一直以来，人才问题都是阻碍档案事业发展的“绊脚石”，文书档案管理工作亦是如此。人才问题一方面体现在人才的数量上，另一方面则体现在人才的质量上。很多单位人事补充工作的重心向核心业务和部门倾斜，而对档案等非核心部门突出的人才短缺问题却视而不见，他们理所当然的认为人事权重应该放在那些能够实现利益产出的地方，而那些辅助机构只要维持基本运转就可以了，在这种思维的影响下，很多文书档案管理部门人才奇缺，甚至空缺由秘书等其他岗位人员兼任。除此之外，很多单位文书档案管理人员年龄偏大，且多是半路出身，专业背景不强，知识结构不够全面，综合知识掌握不足，同时电子化、网络化、信息化的进一步发展又对文书档案人员的知识接纳和应用能力提出了更高要求，因此文书档案管理部门现有的人才储备无论是“量”还是“质”都离行业的发展和工作的需要相差甚远。
3文书档案管理改进措施
3.1进一步加强文书档案管理工作的流程和方式
要建立符合新时期文书档案使用需要的管理新模式。在文书档案建档中，对原始文书档案精挑细选，保证文书档案的有用率。要在实际操作时，注重标准规范。以将纸质文书档案电子化的过程为契机，对文书档案进行二次的建档归档，改进过去的缺陷。要对归档时的名称目录建立进行规范。从电脑的查询特点出发，建立一整套规范的关键词数据库，避免出现人为理解因素影响查询的情况。要建立科学合理的查询流程，建立数据全、资料准的庞大的基础数据库，为文书档案的有效使用、精准查找提供保障。
3.2建立“互联网+”下的文本档案管理新模式
将过去的纸质资料档案转化为电子数字化的文本资料是一项巨大的工程。文书档案管理单位，要结合实际情况，把转电子数字化的工作纳入长期规划，积极推进电子数字化管理文书档案的新模式。要提高文书档案电子数字化的质量，利用高还原度扫描、高利用率数据压缩等新技术，把纸质文书档案和近期的光影等图像资料都尽可能地收集存储好。要建立与单位、个人需求相适应的文书档案查询网站，在网上利用云平台、云计算等新互联网技术，让文书档案发挥更大的作用。
3.3培养专业素养高的文书档案管理人才队伍
要把责任意识建设作为文书档案管理人员素质的基础建设来抓。文书档案管理要求管理人员必须职业道德优秀、工作态度严谨求实和工作精神一丝不苟。在此良好的精神状态下，要持续开展文书档案相关专业知识的学习，让文书档案管理人员不仅具备过硬的档案管理的知识，还通过学习不断丰富知识的种类、开阔工作视野、优化管理能力。要加强对《档案法》等国家相关的法律法规等专业知识的培训，让文书档案管理人员对自己的职业有责任感和荣誉感。要营造重视和支持文书档案管理工作的良好氛围，为提高文书档案管理工作水平提供多方面的有效保障。
结语
文书档案管理工作是一个企业或组织工作中的最基础环节，也是最重要的环节，企业必须提升文书档案管理工作的工作质量和效率，才能促使企业向更好的方向高速发展。通过信息技术优化当前文书档案管理模式，培养具有良好信息技术素养的专业化文书管理人才，强化管理者职业道德教育，做到严谨守规、完善保密，通过科学的理论指导和创新实践进一步提高办公室文书档案的管理的质量和管理效率。
参考文献
[1]邢炜.文书档案管理创新方法探讨[J].科技创新导报，2016，13（03）：118+120.
[2]马维平.文书档案管理强化策略[J].办公室业务，2016，（10）：127+136.
[3]林岭春.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2016，（03）：66+68.
[关键词]文书档案管理；问题；改进措施
中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）35-0353-01
引言：
信息技术的发展为文书档案管理带来了新的发展机遇，同时也为当前工作模式、管理方法提出了新的挑战。依托信息技术实现办公室文书档案管理创新已经势在必行，对于提高管理规范性、实效性、适用性有着重要意义，同时也是文书档案管理创新的有益尝试。
1文书档案管理概述
文书档案是企业、事业单位或社会组织在进行活动后留下的有价值的书面资料，通常是由文书的形式转化过来的。文书档案管理工作通常是将以整理好的文书档案材料按照某种特定的顺序或规则进行再处理的过程。文书档案管理工作的重点在于对资料的收集、整理和储存。将发生的某件事的具体过程、参与人物以及时间和地点等因素通过纸质或实质两种载体记录下来，并由专人负责分门别类的整理，并将其存放在档案室内，以供后人查阅。这里体现出文书档案管理工作的特点之一就是对事件的记录，方便后人再次了解事件。在文书档案管理工作中最重要的就是要切实保证存储材料的完整性和安全性。其中文书工作主要包括对资料的收集，整理和记录，而档案工作主要是对以立档的资料进行审核、修改和管理。可以看出，文书工作时档案工作的基础，档案工作必须依靠文书工作才能进行。文书档案的另一个特点就是其内容十分的丰富多样，载体的种类也很多。例如，文书档案往往包括科技档案、行政档案、会计档案、党建管理档案等诸多内容；其载体又包括照片、录音、录像、合同协议等形式。
2文书档案管理中存在的问题
2.1創新意识不足
文书档案管理工作作为与业务性工作脱钩的边缘工种，因无法产生即时的效益和利润，在大多数机构组织、企事业单位的发展规划中都是被忽视的角色，很多单位在创新方面不能一视同仁，往往对核心与非核心部门区别对待，表现为对核心业务工作的创新不遗余力、不计投入，无论是机制体质、机构配备、技术装备等等方面都能够做到与时俱进和开放思维，但面对与核心业务较为疏远的工作就显得创新迟滞，对相关部门的滞后和刻板选择性忽视，疏于机制体制的调适和革新，机构设置也是几十年如一日，运行效率低下，在资金和技术投入方面也严重不足，导致这些部门长期脱离行业发展潮流，工作效率和水平始终无法切实提高，文书档案管理工作就是这种情况下一个非常典型的例子。
2.2工作方法滞后
在档案信息化浪潮的席卷下很多单位已经为文书档案管理部门着手技术升级，然而这种技术升级更多的是一种被动应对，而且往往局限于硬件的更新，为了适应电子化和网络化，匆忙的为文书档案管理部门购置高配置电脑、一体机以及记录、检索设备，对工作方法的调整和改变却视而不见，导致文书档案管理工作在本质上仍然固守旧传统，工作效率和水平没有本质改变，无法彻底解决现实问题。比如档案管理“重藏轻用”的问题并不会因为单纯的设备升级而得到解决，只是在这个过程中文书档案的录入方式和存储介质发生了改变，但是更为核心的档案价值的充分挖掘和利用我们并没有看到。同时，因为对文书档案“保密性”的片面理解，有些单位对档案保密工作一刀切，不分情况、不加区分的对档案资料和管理系统在网络环境中严格隔离起来，人为切断与其他部门和业务的联系、互动、衔接，无法在实际的交流中优化工作方法、提升工作效率。
2.3人才问题突出
一直以来，人才问题都是阻碍档案事业发展的“绊脚石”，文书档案管理工作亦是如此。人才问题一方面体现在人才的数量上，另一方面则体现在人才的质量上。很多单位人事补充工作的重心向核心业务和部门倾斜，而对档案等非核心部门突出的人才短缺问题却视而不见，他们理所当然的认为人事权重应该放在那些能够实现利益产出的地方，而那些辅助机构只要维持基本运转就可以了，在这种思维的影响下，很多文书档案管理部门人才奇缺，甚至空缺由秘书等其他岗位人员兼任。除此之外，很多单位文书档案管理人员年龄偏大，且多是半路出身，专业背景不强，知识结构不够全面，综合知识掌握不足，同时电子化、网络化、信息化的进一步发展又对文书档案人员的知识接纳和应用能力提出了更高要求，因此文书档案管理部门现有的人才储备无论是“量”还是“质”都离行业的发展和工作的需要相差甚远。
3文书档案管理改进措施
3.1进一步加强文书档案管理工作的流程和方式
要建立符合新时期文书档案使用需要的管理新模式。在文书档案建档中，对原始文书档案精挑细选，保证文书档案的有用率。要在实际操作时，注重标准规范。以将纸质文书档案电子化的过程为契机，对文书档案进行二次的建档归档，改进过去的缺陷。要对归档时的名称目录建立进行规范。从电脑的查询特点出发，建立一整套规范的关键词数据库，避免出现人为理解因素影响查询的情况。要建立科学合理的查询流程，建立数据全、资料准的庞大的基础数据库，为文书档案的有效使用、精准查找提供保障。
3.2建立“互联网+”下的文本档案管理新模式
将过去的纸质资料档案转化为电子数字化的文本资料是一项巨大的工程。文书档案管理单位，要结合实际情况，把转电子数字化的工作纳入长期规划，积极推进电子数字化管理文书档案的新模式。要提高文书档案电子数字化的质量，利用高还原度扫描、高利用率数据压缩等新技术，把纸质文书档案和近期的光影等图像资料都尽可能地收集存储好。要建立与单位、个人需求相适应的文书档案查询网站，在网上利用云平台、云计算等新互联网技术，让文书档案发挥更大的作用。
3.3培养专业素养高的文书档案管理人才队伍
要把责任意识建设作为文书档案管理人员素质的基础建设来抓。文书档案管理要求管理人员必须职业道德优秀、工作态度严谨求实和工作精神一丝不苟。在此良好的精神状态下，要持续开展文书档案相关专业知识的学习，让文书档案管理人员不仅具备过硬的档案管理的知识，还通过学习不断丰富知识的种类、开阔工作视野、优化管理能力。要加强对《档案法》等国家相关的法律法规等专业知识的培训，让文书档案管理人员对自己的职业有责任感和荣誉感。要营造重视和支持文书档案管理工作的良好氛围，为提高文书档案管理工作水平提供多方面的有效保障。
结语
文书档案管理工作是一个企业或组织工作中的最基础环节，也是最重要的环节，企业必须提升文书档案管理工作的工作质量和效率，才能促使企业向更好的方向高速发展。通过信息技术优化当前文书档案管理模式，培养具有良好信息技术素养的专业化文书管理人才，强化管理者职业道德教育，做到严谨守规、完善保密，通过科学的理论指导和创新实践进一步提高办公室文书档案的管理的质量和管理效率。
参考文献
[1]邢炜.文书档案管理创新方法探讨[J].科技创新导报，2016，13（03）：118+120.
[2]马维平.文书档案管理强化策略[J].办公室业务，2016，（10）：127+136.
[3]林岭春.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2016，（03）：66+68.