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[摘要]随着信息技术的发展和应用，电子文件犹如一把双刃剑，在给档案管理带来方便、快捷、高效的同时，也为电子文件档案的真实性和长期安全保存提出新的课题。作为档案管理工作者要加强自身知识结构更新，使传统档案和电子文件档案的优点得到有效发挥。
[关键词]电子文件 档案 影响
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）12-0084-01随着信息技术的日新月异发展，办公自动化、标准化、网络化的日趋完善，计算机在各个领域得到了广泛的应用。在计算机办公过程中产生了大量的电子文件，这些电子文件成为人类社会记录信息、传输信息、存储信息的重要工具。在信息技术广泛应用的状态下，传统的档案管理方式和方法已经无法适应时代发展的需要，这就给档案管理提出了一个新的课题。本文将通过电子文件的特点，谈谈电子文件对档案管理工作的影响。
一、电子文件的特点
关于什么是电子文件，我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》将电子文件定义为：“在数字设备及环境中生成，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：（1）由于电子文件是以数码形式记录在高密度的磁性载体或光学材料上，不能被人直接阅读，它必须借助现代办公设备才能阅读和利用；（2）电子文件的内容和载体是分离的，可以随时由计算机等现代办公设备调出，并直接进行修改、处理和传递；（3）电子文件利用不再受时间和距离的影响，实现共享，可反复多次被使用；（4）电子文件的保存条件和环境不同于纸质文件，电子文件对保存空间场地要求不高，但对保存环境的温度、湿度、灰尘、光线、有害气体和防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案管理的影响
（一）电子文件档案的优越性
电子文件作为20世纪的新生事物，它在档案管理工作中，有着无可比拟的优越性。
首先，从储存上来讲：低碳环保——电子文件重量轻、体积小、信息容量大，极大节省了纸张、柜架、库房等省储存空间，非常符合现在倡导的低碳环保需求。
其次，从文件的可操作性来讲：省时高效——电子文件能资源共享，可以一次输入，多次使用而不受时间地点的限制，节省时间，提高了工作效率；方便快捷——利用计算机，电子文件检索简单，调卷迅速，极大地为档案管理带来了方便；机动灵活——纸质文件的信息是静止、固定、消极的，而电子文件的信息却是动态、可变、积极的。电子文件的信息可以随时进行改写、存储、删除，方便灵活。
再次，从存储的内容来讲：丰富多彩——纸质文件只能承载文字和图形信息，无法记录声音和影像；而电子文件不仅可以存储文字、图形、图像、声音、影像等各种信息，而且可以将各项信息进行有机组合，完成纸质文件无法完成的内容。
（二）电子文件在档案工作中的弱点
电子文件在档案工作中犹如一把双刃剑，在给档案工作带来便利之余，一些不便也随之而来。
1.保证电子文件的真实性是技术难题
档案的本质属性就是原始记录性。由于档案的原始记录性具有真实性，所以档案具有区别于其他信息资料有法律凭证的作用。比如当事人的亲笔手稿、亲笔签名等都因具有原始记录性，是真实的，所以能作为法律凭证。但电子文件不同，它在计算机上随时可被复制、修改、删除而不留原始痕迹，这就使得最能体现档案原始记录性的内容与形式不复存在，档案就失去了原始真实性。
2.电子文件长久保存困难
电子文件的保存需要一定的环境条件和技术条件。
环境条件：电子文件的载体材料是磁性物质和光盘等化学材料，它对保存的环境条件要求比较高，很容易受温度、湿度、灰尘、磁场、震动、光线、有害气体等影响。一旦载体受到影响，就会造成不可修复的信息损毁或消失，使电子文件失去保存价值。相对来说，纸质文件对保管条件相对低一些，尽管在一定的条件，如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等条件下，纸质文件可能因水解和氧化而被破坏，但只要我们在档案保管过程中，注意排除水解氧化所需条件，就可以使纸质档案长期保存。
技术条件：电子文件的寿命不仅与保管环境条件有关，更与技术革新密切相关，电子文件如何长久保存面临以下技术问题。其一，因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。而计算机技术发展日新月异，一旦处理电子文件的技术过时，就使电子文件离开了特殊的环境而导致载体上的信息无法读出。其二，对电子文件而言，由于信息与载体的分离，使电子文件信息面临着随时被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。其三，电子文件保护方面还面临电脑病毒和电脑黑客的威胁。基于以上原因，如何保护电子文件不受损害成为重要技术课题。
针对以上的问题种种，档案工作人员要面对实际，从需要出发，做好知识更新、引进和拓展，把保证电子文件的可靠性和长期可读性作为己任，使电子文件发挥纸质文件的社会效用。
【参考文献】
[1]任增森.电子文档之我见.理论观察，2004.03.
[2]傅荣校著.档案管理中的技术革命进程的动态审视.档案管理现代化，2002.
[关键词]电子文件 档案 影响
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）12-0084-01随着信息技术的日新月异发展，办公自动化、标准化、网络化的日趋完善，计算机在各个领域得到了广泛的应用。在计算机办公过程中产生了大量的电子文件，这些电子文件成为人类社会记录信息、传输信息、存储信息的重要工具。在信息技术广泛应用的状态下，传统的档案管理方式和方法已经无法适应时代发展的需要，这就给档案管理提出了一个新的课题。本文将通过电子文件的特点，谈谈电子文件对档案管理工作的影响。
一、电子文件的特点
关于什么是电子文件，我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》将电子文件定义为：“在数字设备及环境中生成，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：（1）由于电子文件是以数码形式记录在高密度的磁性载体或光学材料上，不能被人直接阅读，它必须借助现代办公设备才能阅读和利用；（2）电子文件的内容和载体是分离的，可以随时由计算机等现代办公设备调出，并直接进行修改、处理和传递；（3）电子文件利用不再受时间和距离的影响，实现共享，可反复多次被使用；（4）电子文件的保存条件和环境不同于纸质文件，电子文件对保存空间场地要求不高，但对保存环境的温度、湿度、灰尘、光线、有害气体和防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案管理的影响
（一）电子文件档案的优越性
电子文件作为20世纪的新生事物，它在档案管理工作中，有着无可比拟的优越性。
首先，从储存上来讲：低碳环保——电子文件重量轻、体积小、信息容量大，极大节省了纸张、柜架、库房等省储存空间，非常符合现在倡导的低碳环保需求。
其次，从文件的可操作性来讲：省时高效——电子文件能资源共享，可以一次输入，多次使用而不受时间地点的限制，节省时间，提高了工作效率；方便快捷——利用计算机，电子文件检索简单，调卷迅速，极大地为档案管理带来了方便；机动灵活——纸质文件的信息是静止、固定、消极的，而电子文件的信息却是动态、可变、积极的。电子文件的信息可以随时进行改写、存储、删除，方便灵活。
再次，从存储的内容来讲：丰富多彩——纸质文件只能承载文字和图形信息，无法记录声音和影像；而电子文件不仅可以存储文字、图形、图像、声音、影像等各种信息，而且可以将各项信息进行有机组合，完成纸质文件无法完成的内容。
（二）电子文件在档案工作中的弱点
电子文件在档案工作中犹如一把双刃剑，在给档案工作带来便利之余，一些不便也随之而来。
1.保证电子文件的真实性是技术难题
档案的本质属性就是原始记录性。由于档案的原始记录性具有真实性，所以档案具有区别于其他信息资料有法律凭证的作用。比如当事人的亲笔手稿、亲笔签名等都因具有原始记录性，是真实的，所以能作为法律凭证。但电子文件不同，它在计算机上随时可被复制、修改、删除而不留原始痕迹，这就使得最能体现档案原始记录性的内容与形式不复存在，档案就失去了原始真实性。
2.电子文件长久保存困难
电子文件的保存需要一定的环境条件和技术条件。
环境条件：电子文件的载体材料是磁性物质和光盘等化学材料，它对保存的环境条件要求比较高，很容易受温度、湿度、灰尘、磁场、震动、光线、有害气体等影响。一旦载体受到影响，就会造成不可修复的信息损毁或消失，使电子文件失去保存价值。相对来说，纸质文件对保管条件相对低一些，尽管在一定的条件，如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等条件下，纸质文件可能因水解和氧化而被破坏，但只要我们在档案保管过程中，注意排除水解氧化所需条件，就可以使纸质档案长期保存。
技术条件：电子文件的寿命不仅与保管环境条件有关，更与技术革新密切相关，电子文件如何长久保存面临以下技术问题。其一，因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。而计算机技术发展日新月异，一旦处理电子文件的技术过时，就使电子文件离开了特殊的环境而导致载体上的信息无法读出。其二，对电子文件而言，由于信息与载体的分离，使电子文件信息面临着随时被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。其三，电子文件保护方面还面临电脑病毒和电脑黑客的威胁。基于以上原因，如何保护电子文件不受损害成为重要技术课题。
针对以上的问题种种，档案工作人员要面对实际，从需要出发，做好知识更新、引进和拓展，把保证电子文件的可靠性和长期可读性作为己任，使电子文件发挥纸质文件的社会效用。
【参考文献】
[1]任增森.电子文档之我见.理论观察，2004.03.
[2]傅荣校著.档案管理中的技术革命进程的动态审视.档案管理现代化，2002.