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摘 要： 高校干部人事档案管理工作是高校管理不可缺少的重要环节之一，也是衡量高校干部管理水平高低的重要标志之一。高校应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来，促进干部人事档案的信息化管理。
关键词： 高校； 干部人事档案； 信息化管理
Exploration of Archival Information-based Management of Cadres and Personnel
in Institutions of Higher Learning
Zhang Jian-wei
（ Weifang University ， Weifang， Shandong 261061 ，China ）
Abstract： The archival management of cadre and personnel in institutions of higher learning is not only one of the essential parts in university management， but also a very important symbol to evaluate the management level. We should positively combine the information technology with archival management technology to promote the information-based management of cadre and personnel in the institutions of higher learning.
Key words： Institutions of higher learning Archives of cadre and personnel information-based management
一、信息技术在高校干部人事档案管理中的作用
干部人事档案是纪录干部个人从事各种社会活动的文件，是高校组织人事部门对干部管理的重要凭证和开展各种工作的基础。加强干部人事档案信息化管理，对学校考察和识别干部、选拔优秀人才，加强高校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。
1.可提高干部档案利用率，降低管理成本。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化。另外，干部人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。
2.可为领导和组织部门提供全方位的信息，为干部选拔提供可靠的依据。通过加强干部人事档案信息化管理，可使领导和组织人事部门快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，使领导对拟选拔的干部人选有一个比较全面、直观的了解，提高知人识人的广度和深度。
3.可实现信息资源共享，提高工作效率和工作质量。信息网络系统的建立，使干部人事档案的利用、查询、档案信息的添加更加方便快捷。干部人事档案信息网络化管理在实现为领导和相关部门提供全方位干部人事档案信息的同时，可实现对不属于保密范围的个人信息的资源共享，如学历、工作履历、学习培训经历等相关信息。同时，从管理者的角度看，可避免重复录入相同的信息，随时更新本部门业务范围内的信息，大大提高信息的实效性。还可以从根本上改善以往手工管理干部信息的周期性较长的情况，提高工作效率与质量。
二、高校干部人事档案信息化管理工作的实施
1.转变干部人事档案管理的思想观念，提高管理人员的专业素质
干部人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，把高校干部人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、安全意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。
同时，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及干部人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术。另外，还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。
2.建立和完善干部人事档案信息综合数据库，确保信息数据采集的真实性、准确性和完整性
高校干部人事档案信息化管理系统的最主要部分是干部人事信息数据库，它集中了组织、人事部门管理工作所需要的全部基础数据，不仅能够重复使用，提高数据的利用率，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构比较合理，功能比较完善，可以共享的人才信息资源，可以随时为高校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。档案管理人员应针对本校干部人事档案管理的实际利用情况，以现实需要为前提，对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化，例如学历、学位证书，近期的干部履历表，干部职务任免表等。
干部人事档案必须真实客观地反映干部的本来面貌。真实性是干部人事档案的生命，是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提。这就要求在录入数据时，准确地按照人事档案的内容录入，并且将系统内各字段尽可能完整地填满，只有真实、准确、完整的管理信息系统才能发挥它的使用价值，才能得到广泛的利用。
3.增强安全意识，保证档案信息化管理系统安全运行
信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。在管理中，一定要对干部人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。
干部人事档案信息化管理要有严格的管理制度，最重要的是保证它的安全。一是要数据安全，不能丢失数据；二是要建立高校干部人事档案信息网站的安全机制。防止干部人事档案信息遭受外部“黑客”攻击、计算机病毒的感染、内部网络上合法用户的越权操作等等不安全因素。要建立权限控制机制，实现系统的分级操作和安全管理。
关键词： 高校； 干部人事档案； 信息化管理
Exploration of Archival Information-based Management of Cadres and Personnel
in Institutions of Higher Learning
Zhang Jian-wei
（ Weifang University ， Weifang， Shandong 261061 ，China ）
Abstract： The archival management of cadre and personnel in institutions of higher learning is not only one of the essential parts in university management， but also a very important symbol to evaluate the management level. We should positively combine the information technology with archival management technology to promote the information-based management of cadre and personnel in the institutions of higher learning.
Key words： Institutions of higher learning Archives of cadre and personnel information-based management
一、信息技术在高校干部人事档案管理中的作用
干部人事档案是纪录干部个人从事各种社会活动的文件，是高校组织人事部门对干部管理的重要凭证和开展各种工作的基础。加强干部人事档案信息化管理，对学校考察和识别干部、选拔优秀人才，加强高校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。
1.可提高干部档案利用率，降低管理成本。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化。另外，干部人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。
2.可为领导和组织部门提供全方位的信息，为干部选拔提供可靠的依据。通过加强干部人事档案信息化管理，可使领导和组织人事部门快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，使领导对拟选拔的干部人选有一个比较全面、直观的了解，提高知人识人的广度和深度。
3.可实现信息资源共享，提高工作效率和工作质量。信息网络系统的建立，使干部人事档案的利用、查询、档案信息的添加更加方便快捷。干部人事档案信息网络化管理在实现为领导和相关部门提供全方位干部人事档案信息的同时，可实现对不属于保密范围的个人信息的资源共享，如学历、工作履历、学习培训经历等相关信息。同时，从管理者的角度看，可避免重复录入相同的信息，随时更新本部门业务范围内的信息，大大提高信息的实效性。还可以从根本上改善以往手工管理干部信息的周期性较长的情况，提高工作效率与质量。
二、高校干部人事档案信息化管理工作的实施
1.转变干部人事档案管理的思想观念，提高管理人员的专业素质
干部人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，把高校干部人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、安全意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。
同时，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及干部人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术。另外，还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。
2.建立和完善干部人事档案信息综合数据库，确保信息数据采集的真实性、准确性和完整性
高校干部人事档案信息化管理系统的最主要部分是干部人事信息数据库，它集中了组织、人事部门管理工作所需要的全部基础数据，不仅能够重复使用，提高数据的利用率，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构比较合理，功能比较完善，可以共享的人才信息资源，可以随时为高校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。档案管理人员应针对本校干部人事档案管理的实际利用情况，以现实需要为前提，对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化，例如学历、学位证书，近期的干部履历表，干部职务任免表等。
干部人事档案必须真实客观地反映干部的本来面貌。真实性是干部人事档案的生命，是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提。这就要求在录入数据时，准确地按照人事档案的内容录入，并且将系统内各字段尽可能完整地填满，只有真实、准确、完整的管理信息系统才能发挥它的使用价值，才能得到广泛的利用。
3.增强安全意识，保证档案信息化管理系统安全运行
信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。在管理中，一定要对干部人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。
干部人事档案信息化管理要有严格的管理制度，最重要的是保证它的安全。一是要数据安全，不能丢失数据；二是要建立高校干部人事档案信息网站的安全机制。防止干部人事档案信息遭受外部“黑客”攻击、计算机病毒的感染、内部网络上合法用户的越权操作等等不安全因素。要建立权限控制机制，实现系统的分级操作和安全管理。