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摘要：大多数文书档案管理方法采用传统的人工管理模式，导致文档管理效率低下。在处理文书档案时可能会出现很多问题，甚至会丢失文书档案，从而对相关任务产生负面影响。目前，我国已进入信息化社会发展阶段，信息技术的应用范围非常广泛，如果能够将文书档案管理与信息技术相结合，可以利用信息技术对档案文件进行查询等。既能提高效率，又能充分发挥档案本身的作用。将文书档案管理与信息技术结合后，可以确保相关人员及时处理文书档案管理中存在的问题，不断提高本任务的执行效率，实现这项工作的科学转化。
关键词：办公文书档案;信息化管理;文书档案
1 引言
网络信息技术的发展促进了数字技术在各个行业和领域的应用，传统纸质文书档案管理的弊端日益凸显。面对这一情况，有必要改变文书档案的管理模式，将网络信息技术和数字化技术用于其中，构建文书档案数字化管理模式，建立归档文件目录和全文数据库，从而快速地进行信息管理和利用，保障文书档案信息的完整性和准确性。
2 办公文书档案信息化管理的意义
办公文书档案信息化管理，提高了文书档案管理水平。现代信息技术具有强大的功能，可以实现信息数字资源的存储、数据分析、数据计算和数据检索，为不同的语言文字实现自动翻译等，这些都为文书档案数字化管理提供了可靠的基础，使信息数字化变得更加规范高效。文书档案管理信息化也是时代的发展要求，随着计算机技术、信息技术和网络技术的发展，文书档案信息化也是大势所趋，为了适应生产管理工作的需求，档案资料的收集、存储和管理工作也要与时俱进，以适应时代的发展与科学技术进步的需要。在网络大环境的影响下，文书档案信息化管理有利于单位文书档案资料实现共享，档案管理信息化系统不仅能够满足本单位的档案资料管理的需求，也为不同单位、不同层次的用户之间提供档案资料的检索、存储等功能需求，实现档案信息资料的增值服务。
3 办公文书档案信息化管理策略
3.1 完善信息化管理制度
为了更好地保证文书档案数字化建设有章可循、有据可依，企业必须加强制度建设。首先要进一步出台《档案数字化立卷归档细则》《档案数字化加工管理细则》《档案数字化安全管理细则》等规章制度，明确档案数字化建设的具体职责以及分工，细化各项工作的具体内容以及需要满足的条件。其次要明确文书档案数字化建设的标准，在文书档案管理系统中设置归档清单、归档格式、归档流程等基本参数。一是归档清单要与归档范围相匹配，做到明确具体、应归尽归，保障文书档案数据库的完整性，同时，为了避免电子文件归档不及时的问题，要明确电子文件归档、更新、清退的具体时限，落实相关的绩效考核以及责任;二是数字类文书档案的格式应根据文件的具体类别，采用PDF、JPG、AVI等常见的格式。三是要明确各个职能部门在文书档案管理系统中的流程节点、具体分工，真正做到一环扣一环，充分发挥文书档案管理系统的作用。最后要结合互联网环境，坚持安全管控的基本原则，明确不同主体在文书档案管理系统终端的查阅权限、使用权限、传输权限，避免发生相应的泄密事件。
3.2 搭建数字化管理平台
在文书档案管理过程中，相关人员应结合实际情况，积极构建完善的数字信息管理平台，充分发挥互联网技术的实用价值，进一步加强档案管理的数字化。相关档案管理部门在实际工作过程中，可从档案专用服务器与备份软件的安装角度着手，科学实施OA与档案信息的交接工作，进一步加强档案管理工作的数字化建设力度。另一方面，在档案管理软件控制过程中，还应确保其与扫描仪和高拍仪的适应性，以此直接将纸质档案扫描为电子档案，并将其安全存储到相应的软件空间中。与此同时，相关工作人员还可以在指定的存储系统中完成档案资料的打印与检索操作，通过搜索关键词的方式高效检索数据信息，真正为相关管理人员提供良好的便利服务。在计算机硬件设施建设过程中，相关档案管理部门应结合实际情况成立专门的档案管理工作室，在此基础上对文书档案、照片信息进行数字化加工，进而为社会公众提供良好的档案管理服务。但需要注意的是，在档案管理软件采购过程中，应严格遵循质量优先原则，并指派专门的工作人员定期更新与检查档案管理软件中存在的漏洞问题，从源头上降低电子文档发生隐私泄露风险的可能性，有效解决文书档案管理工作中存在的各种常见问题。
3.3 提高檔案管理人员综合素质
文书档案管理似乎简单且非技术性。事实上，这项工作的内容是复杂的，涉及到许多相关的环节。档案管理工作专业性强，工作量大，因此需要具备一定精力、体力和耐力的专业人员参与其中，选择责任意识强、工作热情高、有奉献精神、严谨细致的人员，这些都是选择人员时应该具备的基本素质，还要加大对于人员现代化技术应用能力要求。从人才方面促进文书档案管理的进一步优化，人才是各项事业发展基本条件，对于今后的文书档案管理工作具有积极促进作用，有利于档案工作的持续健康发展。面对愈加快速的社会发展，档案管理工作内容也需要随之不断改进和完善，档案管理人员管理意识和管理素质都需要加以重视和提升。更要加强档案管理改革，加强档案管理人员的培训，加强档案管理内容，信息管理流程，管理软件的使用和信息技术的规范化。以复合型人才应用为前提，从各个方面提高档案管理人员的综合水平。加强 《档案法》 《保密法》 的学习，充分认识到信息载体、渠道和模式下办公室文书档案管理所面临的安全形势，从而提出相应对策。另一方面，要明确档案人员职责。根据文书档案管理的安全保密需要，结合办公室文书全生命周期理念，从文书档案收集、整理、归档、统计、利用等各个环节，档案专职、兼职人员的职责内容，并根据文书档案密级等，赋予不同人员的阅读权限。
4 结束语
随着社会的不断发展和进步，传统的办公文书档案管理模式已经难以满足当前的实际需要，导致办公文书档案管理无法实现改革。目前，我国已进入信息化发展阶段，传统格式的档案管理将存在诸多制约因素，相关人员必须充分认识信息技术应用的优势，从多方面选择合理有效的工作策略，实现信息技术与文书档案管理的结合。
参考文献：
[1] 刘蓓.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新 [J] 兰台内外， 2020 （10）： 31—32.
[2] 卢鹤.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新分析 [J] 信息周刊， 2020 （6）： 193.
关键词：办公文书档案;信息化管理;文书档案
1 引言
网络信息技术的发展促进了数字技术在各个行业和领域的应用，传统纸质文书档案管理的弊端日益凸显。面对这一情况，有必要改变文书档案的管理模式，将网络信息技术和数字化技术用于其中，构建文书档案数字化管理模式，建立归档文件目录和全文数据库，从而快速地进行信息管理和利用，保障文书档案信息的完整性和准确性。
2 办公文书档案信息化管理的意义
办公文书档案信息化管理，提高了文书档案管理水平。现代信息技术具有强大的功能，可以实现信息数字资源的存储、数据分析、数据计算和数据检索，为不同的语言文字实现自动翻译等，这些都为文书档案数字化管理提供了可靠的基础，使信息数字化变得更加规范高效。文书档案管理信息化也是时代的发展要求，随着计算机技术、信息技术和网络技术的发展，文书档案信息化也是大势所趋，为了适应生产管理工作的需求，档案资料的收集、存储和管理工作也要与时俱进，以适应时代的发展与科学技术进步的需要。在网络大环境的影响下，文书档案信息化管理有利于单位文书档案资料实现共享，档案管理信息化系统不仅能够满足本单位的档案资料管理的需求，也为不同单位、不同层次的用户之间提供档案资料的检索、存储等功能需求，实现档案信息资料的增值服务。
3 办公文书档案信息化管理策略
3.1 完善信息化管理制度
为了更好地保证文书档案数字化建设有章可循、有据可依，企业必须加强制度建设。首先要进一步出台《档案数字化立卷归档细则》《档案数字化加工管理细则》《档案数字化安全管理细则》等规章制度，明确档案数字化建设的具体职责以及分工，细化各项工作的具体内容以及需要满足的条件。其次要明确文书档案数字化建设的标准，在文书档案管理系统中设置归档清单、归档格式、归档流程等基本参数。一是归档清单要与归档范围相匹配，做到明确具体、应归尽归，保障文书档案数据库的完整性，同时，为了避免电子文件归档不及时的问题，要明确电子文件归档、更新、清退的具体时限，落实相关的绩效考核以及责任;二是数字类文书档案的格式应根据文件的具体类别，采用PDF、JPG、AVI等常见的格式。三是要明确各个职能部门在文书档案管理系统中的流程节点、具体分工，真正做到一环扣一环，充分发挥文书档案管理系统的作用。最后要结合互联网环境，坚持安全管控的基本原则，明确不同主体在文书档案管理系统终端的查阅权限、使用权限、传输权限，避免发生相应的泄密事件。
3.2 搭建数字化管理平台
在文书档案管理过程中，相关人员应结合实际情况，积极构建完善的数字信息管理平台，充分发挥互联网技术的实用价值，进一步加强档案管理的数字化。相关档案管理部门在实际工作过程中，可从档案专用服务器与备份软件的安装角度着手，科学实施OA与档案信息的交接工作，进一步加强档案管理工作的数字化建设力度。另一方面，在档案管理软件控制过程中，还应确保其与扫描仪和高拍仪的适应性，以此直接将纸质档案扫描为电子档案，并将其安全存储到相应的软件空间中。与此同时，相关工作人员还可以在指定的存储系统中完成档案资料的打印与检索操作，通过搜索关键词的方式高效检索数据信息，真正为相关管理人员提供良好的便利服务。在计算机硬件设施建设过程中，相关档案管理部门应结合实际情况成立专门的档案管理工作室，在此基础上对文书档案、照片信息进行数字化加工，进而为社会公众提供良好的档案管理服务。但需要注意的是，在档案管理软件采购过程中，应严格遵循质量优先原则，并指派专门的工作人员定期更新与检查档案管理软件中存在的漏洞问题，从源头上降低电子文档发生隐私泄露风险的可能性，有效解决文书档案管理工作中存在的各种常见问题。
3.3 提高檔案管理人员综合素质
文书档案管理似乎简单且非技术性。事实上，这项工作的内容是复杂的，涉及到许多相关的环节。档案管理工作专业性强，工作量大，因此需要具备一定精力、体力和耐力的专业人员参与其中，选择责任意识强、工作热情高、有奉献精神、严谨细致的人员，这些都是选择人员时应该具备的基本素质，还要加大对于人员现代化技术应用能力要求。从人才方面促进文书档案管理的进一步优化，人才是各项事业发展基本条件，对于今后的文书档案管理工作具有积极促进作用，有利于档案工作的持续健康发展。面对愈加快速的社会发展，档案管理工作内容也需要随之不断改进和完善，档案管理人员管理意识和管理素质都需要加以重视和提升。更要加强档案管理改革，加强档案管理人员的培训，加强档案管理内容，信息管理流程，管理软件的使用和信息技术的规范化。以复合型人才应用为前提，从各个方面提高档案管理人员的综合水平。加强 《档案法》 《保密法》 的学习，充分认识到信息载体、渠道和模式下办公室文书档案管理所面临的安全形势，从而提出相应对策。另一方面，要明确档案人员职责。根据文书档案管理的安全保密需要，结合办公室文书全生命周期理念，从文书档案收集、整理、归档、统计、利用等各个环节，档案专职、兼职人员的职责内容，并根据文书档案密级等，赋予不同人员的阅读权限。
4 结束语
随着社会的不断发展和进步，传统的办公文书档案管理模式已经难以满足当前的实际需要，导致办公文书档案管理无法实现改革。目前，我国已进入信息化发展阶段，传统格式的档案管理将存在诸多制约因素，相关人员必须充分认识信息技术应用的优势，从多方面选择合理有效的工作策略，实现信息技术与文书档案管理的结合。
参考文献：
[1] 刘蓓.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新 [J] 兰台内外， 2020 （10）： 31—32.
[2] 卢鹤.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新分析 [J] 信息周刊， 2020 （6）： 193.