摘要:新形势下对于高校人事档案保密性的认识不足,是造成大量人力资源流失的重要原因,认为高校是教学部门,没有什么档案秘密可保。因此,要加强对高校人事档案保密工作,首先要解决思想认识问题,增强保密意识。
　　关键词:高校 人事档案 保密性
　　
　　高校人事管理部门是收集和管理高校教学科研人力资源财富,传播档案信息,为教学、科研提供原始的人才凭证,维护历史真实面貌的重要基地。近年来,作为高校人事管理部门每年都会收入大量的、具有很高的学术研究和科技开发价值的人力资源信息。因此,做好高校人力资源的保密工作至关重要。
　　一、保密工作的重要性和必要性
　　人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案的保密性是由它的政治性、机密性所决定的。人事档案从产生之日起,就为一定的阶级所掌握,为一定的社会制度服务或为一定的集团所利用。在社会主义条件下,人事档案的存在与发展是无产阶级的政治和国家根本利益需要,它是党和国家干部、人事工作的重要组成部分,是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策,选贤举能,知人善任,进行社会主义现代化建设服务的。
　　二、人事档案保密制度的规定与含义
　　目前,我国人事档案管理制度主要依据是1996年7月5日国务院颁发的《关于修改<中华人民共和国档案法>的决定》和1991年4月2日中组部和国家档案局颁发的《干部档案工作条例》的精神。《干部档案工作条例》中关于人事档案的保管和利用有如下规定:第十九条,"干部档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案,由所在单位指定有关部门保管";第三十条的第三款,"凡查阅干部档案,利用单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅";同条第五款,"任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案"。《档案法》中关于档案的管理和利用有如下规定:第十四条"保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。"
　　传统人事档案是从延安整风时期形成的。当时中国共产党出于纯洁干部队伍的目的,把干部档案管理作为整风的重要措施予以高度重视。组织部门认为政审材料是人事档案中最重要的内容,保密制度是人事档案管理制度中最重要的纪律。当时人事档案保密制度的主要目的:一是保护档案的秘密和安全,二是防止人为篡改档案,三是便于组织管理干部。显然,传统人事档案管理制度的主要目的是为组织服务的,人事档案管理是封闭的,档案对象无权介入自己的档案。在计划经济年代,人事档案是组织约束员工的强有力工具,并通过对档案对象保密,形成一种神秘的权威性。可以说,传统人事档案是特定历史时期的产物,带有浓厚的政治色彩和人治大于法治的意味。在突出政治挂帅,强调根正苗红的年代里,组织意见对于中国人来说具有不可动摇的权威性和不可挑战性,它在评价个人思想品德和工作业绩方面具有不容置疑的专断性。正是由于这种组织的高度集权性和权威性,不可避免地造成组织与个人地位的不平等,使得组织单方面对个人拥有生杀予夺的权利。而服务于组织目的的人事档案保密性规定,步步设防,层层保密,使得个人对自己的档案毫不知情,造就了当今人事档案的神秘光环,从而形成目前人事档案的尴尬局面。
　　三、新时期对保密工作产生的挑战
　　当今,高等学校的人事档案已成为党和国家的重要财富,人事档案工作已成为人事工作不可缺少的一部分。但也有极少数同志对高校人事档案和档案工作认识不足,对人事档案的保密工作还存在如下两种"观念":
　　第一种,对高校人事档案的保密观念淡薄,认为"人事档案"已不适应改革开放的新形势,其价值已不复存在,还谈什么"保密"?有什么"密"可保?事实上,人事档案是一部记录每个人的成长史,记载的是不同的年龄、学识、经历、职称、职位、工资以及专业、能力、特长、爱好等诸多方面的特征,能客观地反映本来面貌。这些特征的存在,对于不同的工作岗位有不同选择和要求,如何恰到好处地使用人才,历史地、全面地看待每一个人,做到人尽其材,不造成人才的浪费?人事档案所具有的参考作用、依据作用和凭证作用,正是用来解决这些问题的。
　　第二种,由于个别管理者对保密的认识不够明确,把保密当作封闭,对高校人事档案长期实行封闭式管理,使它蒙上了一层神秘的色彩,从而使个别同志把"档案"与"整人"二字划上了等号,错误地认为人事档案是整人的依据。造成这种误解的一个重要原因,是某些与个人的切身利益挂钩而又不够条件时,往往职能部门简单地答复或解释为"档案中没有相关的记载"所造成的,是对材料归档的规定和程序不了解。
　　面对这种"观念"的存在,每个管理者要认识到自己既是人事档案的接触者、保管者,又是人事档案的捍卫者。要明确保密的义务和权利,不要被某些错误观念所干扰。要坚决按照党的方针、政策和原则办事,保护档案的安全,保守档案的秘密,是管理者最基本的政治素质和职业道德。同时,个别管理者有必要提高和端正对保密工作的正确认识。管理部门要适当开展一些档案知识的宣传介绍,让大家都了解人事档案工作,认识人事档案的作用和目的,让大家都来关心和支持人事档案工作,并协助和维护保密工作。这样,才能有效地消除误会,克服和防范错误思潮的侵蚀和干扰。《档案法》明确规定:一切国家机关、武装力量、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。人事档案工作是干部人事工作和国家档案工作的重要组成部分,是为贯彻党的干部路线、方针和政策服务的,无论是我国的革命战争年代或是社会主义革命和建设时期,还是在当前的社会体制变革和经济体制转轨阶段,乃至在今后很长的时期内,历史赋予"人事档案"的神圣使命都是不可替代的。因此,这个"密"不但仍然要保,而且要切实保好、保住。
　　作者简介:张翀,女,陕西西安人,西北政法大学人事处劳资科副科长助理馆员