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摘 要：随着经济的发展，社会呈现无纸化办公模式，对计算机与互联网越加依赖。于建筑安装施工企业而言，对文件的保护与管理十分重要。故，本文将针对建筑安装施工企业建设工程文件档案资料管理进行研究，针对档案资料管理的内容、存在的问题等方面展开研究，并具有针对性的提出解决对策。
关键词：文件；档案；管理；企业
前言：建设工程档案是建筑安装施工企业的重要组成部分，做好档案资料的管理工作，将清晰的反映出施工情况，并为施工企业提供重要的參考资料。当前，建筑行业迎来重要转型阶段，对档案的保管不再仅局限于纸质，必须加强建设工程文件档案资料管理的信息化进程，实现无纸化管理，规范化管理。
一、建筑安装工程中建设工程文件档案的重要作用
文件档案是建筑工程的重要组成部分，在保证工程建筑质量、缩短建筑周期等方面具有重要作用。在建筑安装工程施工期间，需要对项目进行预算、立项、分析等工作，并对建设项目内容准备有关资料。而各项工作均需要材料与信息的支持，对材料规格等进行精准的预算。可见，建设工程文件贯穿于企业施工的全过程，直接关系到工程的质量。另一方面，建筑安装企业的文件资料，将直接反映出建设工程质量。文件中涉及到建筑材料的质量、规格，以及施工水平。在建筑施工角度而言，部分人员将利用隐形环节获取个人利益。因此，做好建设工程文件资料的管理工作，利用对文件中资料的分析，实现对施工人员的管理，避免出现质量问题[1]。
二、对建筑安装工程文件档案资料的综述
（一）内容
在建筑施工期间形成的各类信息的记录，以及各类文件均简称为工程文件。其中包括，工程准备阶段的文件，即在开工前所形成的文件。施工文件，即施工期间所形成的任何文件。竣工图，即工程结束后，能够反映建设工程项目结果的图纸。竣工验收文件，即在项目结束时，对验收活动进行记录的有关文件。
（二）载体
建筑安装工程文件的存储形式包括：纸质载体，利用缩微技术进行保存的缩微品载体，利用光盘进行存储的光盘载体，以及，利用磁性记录的磁性载体。
（三）特征
1.分散性
建筑安装工程周期较长，生产工艺也存在一定复杂性。且在施工期间，建筑材料种类较多，技术复杂，影响因素多种多样等等特点，导致文件档案具有较强的分散性、复杂性。而这个特征也决定了工程文件的多层次性，多环节性、关联性。
2.继承与时效性
建筑技术、工艺、材料等均随着时代的发展不断进步与提升，故此，文件档案具有继承与积累的特点。新的工程可利用文件档案渠道，吸收以前经验，避免再次误入歧途。同时，建设工程文件在形成后具有一定时效性，需要在第一时间将信息传达给上级，避免不必要的后果。
3.全面性与真实性
建设安装施工企业的档案需要全面显示各类信息，并保证真实可靠，才能提升文件档案的使用价值，构建完整的体系。同时，真实的建设安装工程文件档案可实现工程所需，避免发生安全问题[2]。
4.综合性
建设安装工程档案资料的依附对象而存在，且依赖载体而流动。因此，其具有较强的综合性，涉及众多专业。包括市政、建筑、消防、美学等等。并需要将施工进度、工程造价、合同内容等众多方面资料综合容纳进去，实现全面的记录与参考。
三、建筑安装施工企业建设工程文件提供档案资料管理的研究
（一）规范管理力度
建筑安装施工企业的文件管理工作，必须严格按照当地的有关规范，加强管理力度。做好工程文件档案资料管理工作，以全面性与综合性为工作基本原则。尤其针对安装工程竣工资料而言，其中包括装饰工程、专业建筑工程、钢结构、围护结构、建筑装饰装修、幕墙工程等等。在实际的文件管理工作中，由于所涉及的内容较多，因此所面临的主要问题有：设备设施的管理，工作人员的管理，部门协调的管理等等。由此，要加强规范管理力度，明确各部门档案管理的责任与义务，并加强施工各环节之间的材料收集与交接工作。确保资料的真实性，具备较高的可用价值。
另一方面，应构建档案管理信息化系统。利用计算机的强大优势，构架信息化档案管理集成系统，实现档案资料的高效收集、高度共享。同时，可为工作人员配备现代信息设备，落实专职资料管理责任。但需要保证工作人员对机械设备的了解程度，明确施工图纸与技术，核定设计变更与图纸内容。以此，做好工程文件档案的管理工作。
（二）加强组织协调能力
建筑安装企业所开展的文件档案管理工作，应加强各部门之间的协调能力。明确资料管理的有关规范，做好工程划分工作。将独立工程按照企业要求，划分为单位工程，以及多个子单位工程，统一名册，避免资料返工。同时，分项名称应统一，包括对楼层、扶梯的名称等。
另一方面，需要做好检验批划分。即对项目组织、技术员、质量员等工作明确规定，做好施工内容的提前划分与编制。如若在施工过程中出现对施工安装工程进行调整，应按照流程进行审批，并对相应工作进行处理。建设安装工程文件的管理工作，需要全企业人员共同配合，实现整体资料的收集与整理[3]。
（三）强化档案编制工作
建筑安装施工企业的档案材料应按照编制进行，编制质量决定着文件档案资料的质量。由于工程中所涉及的内容较多，一道工序的资料便可能多达10至20张纸，随着安装工程的进行，文件档案的数量便呈现多而复杂的现状。因此，资料源头工作固然重要。应在源头时期，便加强对资料的编制，避免流失与掺假。在档案管理工作中，将资料进行分类、收集、整理，并明确整理人、收集人，加强对施工技术人员材料编制工作的训练。不断提升文件档案管理工作人员的业务水平与能力，当档案生成后，应制定严格的归档制度，理清头绪。
（四）健全工程档案管理制度 文件档案管理工作具有复杂性，因此要想使其有序进行，必须在开始时期便遵循科学、合理、适用的文件档案管理制度。在组织、管理、职责划分、绩效考核等方面均作出明确的管理规范。对文件收集、归档范围、整理方式、立卷等工作均作出明确的严格要求，做好文件档案交接工作。
（五）加强信息化管理能力
我国科学技术的发展十分迅速，并广泛运用在生活与工作中。于建筑安装工程而言，有必要加强工程档案规范化、信息化能力，实现档案信息的共享，并构建完善的档案信息资料库。建筑安装施工企业应以施工实际为基础，及时做好档案信息资料的存储与收集工作，实现自动存档之目的。强化文件档案管理能力，利用数据共享系统，实现企业内部信息资源的共享，进而有效提升对资料的使用效率。
另一方面，应以集成化信息管理系统为建设目的，实现档案资料动态化管理，加强管理能力。笔者认为，以施工现场为基准，利用管理系统的客户端，将文件档案直接收录其中，并上传至数据库中。数据库可依照档案资料内容，直接进行分类与归档，更新文件档案资料。保证其时效性、准确性。以此方式，可发现施工问题，并进行及时的改正与完善。有效提升建筑安装企业的施工效率，施工质量。
提升档案管理人员自身素质，发挥其引导作用。档案管理人员的业务能力与水平可有效提升档案文件管理能力。
结论：综上所述，建筑安装工程的文件档案管理工作是企业的核心力量，是企业顺利施工的核心。加强并完善建筑安装工程文件管理工作，实现自动化、信息化管理能力。进而在根本上提升对文件档案的使用效率，增强企业施工效率，加强各部门之间的沟通能力。
参考文献
[1]杨菲晖.加强建设工程档案管理工作的思考[J].办公室业务，2016（22）：131-177.
[2]曹珍珍，张玉.加强工程档案管理对促进建设工程质量的价值探讨[J].智能城市，2016，2（05）：145.
[3]柴军艳.探究关于建设项目工程档案管理的思考[J].东方企业文化，2015（01）：98-102.
作者简介
刘辉（1968-）女，汉族，籍贯：湖北黃陂，单位：广西建工集团第四建筑工程有限责任公司，职称：助理工程师。
（作者单位：广西建工集团第四建筑工程有限责任公司）
关键词：文件；档案；管理；企业
前言：建设工程档案是建筑安装施工企业的重要组成部分，做好档案资料的管理工作，将清晰的反映出施工情况，并为施工企业提供重要的參考资料。当前，建筑行业迎来重要转型阶段，对档案的保管不再仅局限于纸质，必须加强建设工程文件档案资料管理的信息化进程，实现无纸化管理，规范化管理。
一、建筑安装工程中建设工程文件档案的重要作用
文件档案是建筑工程的重要组成部分，在保证工程建筑质量、缩短建筑周期等方面具有重要作用。在建筑安装工程施工期间，需要对项目进行预算、立项、分析等工作，并对建设项目内容准备有关资料。而各项工作均需要材料与信息的支持，对材料规格等进行精准的预算。可见，建设工程文件贯穿于企业施工的全过程，直接关系到工程的质量。另一方面，建筑安装企业的文件资料，将直接反映出建设工程质量。文件中涉及到建筑材料的质量、规格，以及施工水平。在建筑施工角度而言，部分人员将利用隐形环节获取个人利益。因此，做好建设工程文件资料的管理工作，利用对文件中资料的分析，实现对施工人员的管理，避免出现质量问题[1]。
二、对建筑安装工程文件档案资料的综述
（一）内容
在建筑施工期间形成的各类信息的记录，以及各类文件均简称为工程文件。其中包括，工程准备阶段的文件，即在开工前所形成的文件。施工文件，即施工期间所形成的任何文件。竣工图，即工程结束后，能够反映建设工程项目结果的图纸。竣工验收文件，即在项目结束时，对验收活动进行记录的有关文件。
（二）载体
建筑安装工程文件的存储形式包括：纸质载体，利用缩微技术进行保存的缩微品载体，利用光盘进行存储的光盘载体，以及，利用磁性记录的磁性载体。
（三）特征
1.分散性
建筑安装工程周期较长，生产工艺也存在一定复杂性。且在施工期间，建筑材料种类较多，技术复杂，影响因素多种多样等等特点，导致文件档案具有较强的分散性、复杂性。而这个特征也决定了工程文件的多层次性，多环节性、关联性。
2.继承与时效性
建筑技术、工艺、材料等均随着时代的发展不断进步与提升，故此，文件档案具有继承与积累的特点。新的工程可利用文件档案渠道，吸收以前经验，避免再次误入歧途。同时，建设工程文件在形成后具有一定时效性，需要在第一时间将信息传达给上级，避免不必要的后果。
3.全面性与真实性
建设安装施工企业的档案需要全面显示各类信息，并保证真实可靠，才能提升文件档案的使用价值，构建完整的体系。同时，真实的建设安装工程文件档案可实现工程所需，避免发生安全问题[2]。
4.综合性
建设安装工程档案资料的依附对象而存在，且依赖载体而流动。因此，其具有较强的综合性，涉及众多专业。包括市政、建筑、消防、美学等等。并需要将施工进度、工程造价、合同内容等众多方面资料综合容纳进去，实现全面的记录与参考。
三、建筑安装施工企业建设工程文件提供档案资料管理的研究
（一）规范管理力度
建筑安装施工企业的文件管理工作，必须严格按照当地的有关规范，加强管理力度。做好工程文件档案资料管理工作，以全面性与综合性为工作基本原则。尤其针对安装工程竣工资料而言，其中包括装饰工程、专业建筑工程、钢结构、围护结构、建筑装饰装修、幕墙工程等等。在实际的文件管理工作中，由于所涉及的内容较多，因此所面临的主要问题有：设备设施的管理，工作人员的管理，部门协调的管理等等。由此，要加强规范管理力度，明确各部门档案管理的责任与义务，并加强施工各环节之间的材料收集与交接工作。确保资料的真实性，具备较高的可用价值。
另一方面，应构建档案管理信息化系统。利用计算机的强大优势，构架信息化档案管理集成系统，实现档案资料的高效收集、高度共享。同时，可为工作人员配备现代信息设备，落实专职资料管理责任。但需要保证工作人员对机械设备的了解程度，明确施工图纸与技术，核定设计变更与图纸内容。以此，做好工程文件档案的管理工作。
（二）加强组织协调能力
建筑安装企业所开展的文件档案管理工作，应加强各部门之间的协调能力。明确资料管理的有关规范，做好工程划分工作。将独立工程按照企业要求，划分为单位工程，以及多个子单位工程，统一名册，避免资料返工。同时，分项名称应统一，包括对楼层、扶梯的名称等。
另一方面，需要做好检验批划分。即对项目组织、技术员、质量员等工作明确规定，做好施工内容的提前划分与编制。如若在施工过程中出现对施工安装工程进行调整，应按照流程进行审批，并对相应工作进行处理。建设安装工程文件的管理工作，需要全企业人员共同配合，实现整体资料的收集与整理[3]。
（三）强化档案编制工作
建筑安装施工企业的档案材料应按照编制进行，编制质量决定着文件档案资料的质量。由于工程中所涉及的内容较多，一道工序的资料便可能多达10至20张纸，随着安装工程的进行，文件档案的数量便呈现多而复杂的现状。因此，资料源头工作固然重要。应在源头时期，便加强对资料的编制，避免流失与掺假。在档案管理工作中，将资料进行分类、收集、整理，并明确整理人、收集人，加强对施工技术人员材料编制工作的训练。不断提升文件档案管理工作人员的业务水平与能力，当档案生成后，应制定严格的归档制度，理清头绪。
（四）健全工程档案管理制度 文件档案管理工作具有复杂性，因此要想使其有序进行，必须在开始时期便遵循科学、合理、适用的文件档案管理制度。在组织、管理、职责划分、绩效考核等方面均作出明确的管理规范。对文件收集、归档范围、整理方式、立卷等工作均作出明确的严格要求，做好文件档案交接工作。
（五）加强信息化管理能力
我国科学技术的发展十分迅速，并广泛运用在生活与工作中。于建筑安装工程而言，有必要加强工程档案规范化、信息化能力，实现档案信息的共享，并构建完善的档案信息资料库。建筑安装施工企业应以施工实际为基础，及时做好档案信息资料的存储与收集工作，实现自动存档之目的。强化文件档案管理能力，利用数据共享系统，实现企业内部信息资源的共享，进而有效提升对资料的使用效率。
另一方面，应以集成化信息管理系统为建设目的，实现档案资料动态化管理，加强管理能力。笔者认为，以施工现场为基准，利用管理系统的客户端，将文件档案直接收录其中，并上传至数据库中。数据库可依照档案资料内容，直接进行分类与归档，更新文件档案资料。保证其时效性、准确性。以此方式，可发现施工问题，并进行及时的改正与完善。有效提升建筑安装企业的施工效率，施工质量。
提升档案管理人员自身素质，发挥其引导作用。档案管理人员的业务能力与水平可有效提升档案文件管理能力。
结论：综上所述，建筑安装工程的文件档案管理工作是企业的核心力量，是企业顺利施工的核心。加强并完善建筑安装工程文件管理工作，实现自动化、信息化管理能力。进而在根本上提升对文件档案的使用效率，增强企业施工效率，加强各部门之间的沟通能力。
参考文献
[1]杨菲晖.加强建设工程档案管理工作的思考[J].办公室业务，2016（22）：131-177.
[2]曹珍珍，张玉.加强工程档案管理对促进建设工程质量的价值探讨[J].智能城市，2016，2（05）：145.
[3]柴军艳.探究关于建设项目工程档案管理的思考[J].东方企业文化，2015（01）：98-102.
作者简介
刘辉（1968-）女，汉族，籍贯：湖北黃陂，单位：广西建工集团第四建筑工程有限责任公司，职称：助理工程师。
（作者单位：广西建工集团第四建筑工程有限责任公司）