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【摘要】人事档案具有真实性、基础性、历史性、全面性、系统性、权威性的特征。随着我国人事管理制度改革不断深化，对人事档案管理工作也提出了更高要求，然而，由于各方面的原因，目前人事档案管理工作中尚存在的若干问题，急待我们思考与解决。
中图分类号：G275.2 文献标识码：A文章编号：
一、当前人事档案管理存在的现实问题
1、档案材料存在缺漏
收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，档案内容必须完整。现各企事业单位管理的人事档案，普遍存在档案材料缺少现象。
造成档案材料缺漏的原因主要有三方面：首先，人事档案材料形成涉及的部门较多，有行政、事业、企业、科研)等，收集范围较广，在相关规章制度尚未完善时，档案形成部门不明确材料的归档范围，该归档的材料没有及时移交档案部门；其次，人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置，档案管理者缺乏收集意识，没有通过档案材料归档制度的建立，积极主动去收集材料，而是坐等档案形成部门把材料送上门，发现材料缺少而及时补全的力度不够，破坏了人事档案材料的完整性，特别是对于新进工作人员档案，“档不随人走”的现象多，有的工作人员档案甚至几年后才接收；第三，对档案材料的缺漏进行核查的工作量较大，重复性的脑力工作多，占用档案管理人员相当大部分的工作时间与精力，难免出现“漏检”现象。
2、档案内容空泛虚假
按照国家档案局关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别，这些材料中，反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，尽管这些材料反映了个人的基本情况，也在组织人事部门考察干部时起到一定作用，但内容普遍过于形式和空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力、科研领域、研究成果等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个工作人员的个性，使档案的利用价值度大大降低。虽然在《人事档案履历表》、个人历史材料及一些登记表中有关于奖励方面的项目，但在第七类（奖励类）普遍缺少对应的奖励审批表、登记表或证书复印件。奖励材料严重缺少是人事档案一直难以解决的问题，主要原因有：獎励材料涉及的归档部门较多，有科技类、人文类、学术类等，收集的范围和难度较大；许多奖励材料只有个人保存的荣誉证书，在个人对人事档案的重要性意识还不够强的情况下，很难做到个人自觉移交奖励材料，而且如果由档案管理部门逐个对档案进行审查并要求个人补全材料，工作量较大，管理可控性较弱。
3、信息化管理水平较低
由于人事档案整理具有严格的规范性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理的重视程度不高；而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。现使用2001年由省委组织部研制的基于C\S系统架构的“干部档案目录管理系统”，基本满足当时信息化管理的要求，但随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的升级更新势在必行。
二、新形势下加强档案信息化管理的新举措
人事档案管理的信息化，不仅需要管理信息系统的支持，还需档案管理人员不断对管理提出新问题、新思路，将一些重复性、可控性弱的工作进行信息化处理。下面结合工作实践，提出在未来工作中使用信息化技术管理人事档案的新思路。
1、以信息化推进档案资源
整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。人事档案管理信息系统数据库的整合结构，以省委组织部研发的“干部档案目录管理系统”中现有数据作为基础，包括了人事档案的目录信息、任免情况等；结合人力资源与社会保障信息中心丰富的个人信息，包括了个人照片、工作履历等；再整合最新的数据，包括岗位、职称、工作时间、工资等，三者共同搭建并整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。该综合数据库的整合保证了权威、最新的人事信息数据，根据人事信息管理的数据库每年增加新进工作人员的个人信息，档案管理人员可积极主动地向其原单位请求寄送档案，增强接收新工作人员档案的可控性，有效避免“档不随人走”的现象；该综合数据库的整合提供了丰富的人事信息数据，为个人信息添加了新元素，除了文字信息外还存有个人照片。现阶段我局信息中心等部门与各单位档案工作人员加强沟通，将数据库导出，下一步的工作中，将集中解决数据链接、数据项筛选等数据库整合过程中的难点。
2、以信息化实现人事档案内容
个性化如前所述，最能反映工作人员能力、科研等成就的是人事档案的第七类，也是体现工作人员个性的重要方面。但由于收集难度较大，最能体现个性方面的内容反而严重空泛。
利用信息化技术，策划建设一个B\S网络系统架构的事业单位专业技术人员奖励登记信息平台。信息平台的理念在于：专业技术人员可通过Internet填写自己的荣誉、奖励等信息，间接地将人事档案第七类“奖励”类别进行信息补充。信息平台建立的优越性在于：从广大使用者角度看，让专业技术人员合理地认识个人档案，改变人们以往对档案神秘性的印象，他们对自身奖励方面内容的补充，能从主观方面提高个人对人事档案的重视程度，使个人形成归档有责的意识；从档案管理人员角度看，信息平台的建立，在丰富个人信息的同时突出了专业技术人员的个性，从以人为本的思想出发收集奖励的信息数据和实体材料，大大降低了材料收集难度，提高了工作效率，同时为挖掘档案材料的价值性提供原始数据；从全县角度看，信息平台能收集专业技术人员各个方面的荣誉，提高人事档案内容的展示度，也体现了人事档案管理的综合能力。平台的设计需充分考虑安全与权限管理，防止数据的恶意篡改和非法盗用；填写的奖励信息需要档案部门对照奖励相关原件审核，防止弄虚作假现象。
3、以信息化帮助做好档案查漏工作
人事档案的查漏工作具有高度重复性、数量大、耗费时间的特点，而在计算机环境下的信息化技术能很好地解决一些重复、大批量且有规律的数据与信息。人事档案的十大门类具有严格的规律，深入了解并研究这些规律，可根据人事档案中的基本信息定制“查漏目录表”，与现有的人事档案目录进行对比分析，将缺漏的材料统计出来。
使用计算机信息化技术，根据人员信息项为每人定制一份“查漏目录表”，与其人事档案目录进行查漏对比分析，实现查漏工作的自动化、批量化，大大减少档案管理人员重复性的脑力劳动，提高工作效率，需根据实际情况不断调整，使其更智能化，更适应查漏工作。该思路可作为人事档案管理信息系统的一个功能模块实现，由于模块的实现涉及系统的二次开发、数据项模糊对比等，需花费一定的人力物力，实现起来有一定难度，但这种智能分析对比必将成为日后信息化管理的趋势。
人事档案管理信息化的最终目的是能更加科学、合理、高效地辅助管理工作，减少重复性劳动。档案管理人员工作效率得以提高，就有更多时间与精力思考新问题，提出新想法，不断提高信息化管理水平。若在信息化的基础上对数据信息进行深度挖掘，就能提升为知识管理的水平，如对教师的职称、科研进行分类统计，做出相应的知识决策分析，为组织人事考察、任命提拔提供信息支持。
中图分类号：G275.2 文献标识码：A文章编号：
一、当前人事档案管理存在的现实问题
1、档案材料存在缺漏
收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，档案内容必须完整。现各企事业单位管理的人事档案，普遍存在档案材料缺少现象。
造成档案材料缺漏的原因主要有三方面：首先，人事档案材料形成涉及的部门较多，有行政、事业、企业、科研)等，收集范围较广，在相关规章制度尚未完善时，档案形成部门不明确材料的归档范围，该归档的材料没有及时移交档案部门；其次，人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置，档案管理者缺乏收集意识，没有通过档案材料归档制度的建立，积极主动去收集材料，而是坐等档案形成部门把材料送上门，发现材料缺少而及时补全的力度不够，破坏了人事档案材料的完整性，特别是对于新进工作人员档案，“档不随人走”的现象多，有的工作人员档案甚至几年后才接收；第三，对档案材料的缺漏进行核查的工作量较大，重复性的脑力工作多，占用档案管理人员相当大部分的工作时间与精力，难免出现“漏检”现象。
2、档案内容空泛虚假
按照国家档案局关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别，这些材料中，反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，尽管这些材料反映了个人的基本情况，也在组织人事部门考察干部时起到一定作用，但内容普遍过于形式和空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力、科研领域、研究成果等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个工作人员的个性，使档案的利用价值度大大降低。虽然在《人事档案履历表》、个人历史材料及一些登记表中有关于奖励方面的项目，但在第七类（奖励类）普遍缺少对应的奖励审批表、登记表或证书复印件。奖励材料严重缺少是人事档案一直难以解决的问题，主要原因有：獎励材料涉及的归档部门较多，有科技类、人文类、学术类等，收集的范围和难度较大；许多奖励材料只有个人保存的荣誉证书，在个人对人事档案的重要性意识还不够强的情况下，很难做到个人自觉移交奖励材料，而且如果由档案管理部门逐个对档案进行审查并要求个人补全材料，工作量较大，管理可控性较弱。
3、信息化管理水平较低
由于人事档案整理具有严格的规范性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理的重视程度不高；而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。现使用2001年由省委组织部研制的基于C\S系统架构的“干部档案目录管理系统”，基本满足当时信息化管理的要求，但随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的升级更新势在必行。
二、新形势下加强档案信息化管理的新举措
人事档案管理的信息化，不仅需要管理信息系统的支持，还需档案管理人员不断对管理提出新问题、新思路，将一些重复性、可控性弱的工作进行信息化处理。下面结合工作实践，提出在未来工作中使用信息化技术管理人事档案的新思路。
1、以信息化推进档案资源
整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。人事档案管理信息系统数据库的整合结构，以省委组织部研发的“干部档案目录管理系统”中现有数据作为基础，包括了人事档案的目录信息、任免情况等；结合人力资源与社会保障信息中心丰富的个人信息，包括了个人照片、工作履历等；再整合最新的数据，包括岗位、职称、工作时间、工资等，三者共同搭建并整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。该综合数据库的整合保证了权威、最新的人事信息数据，根据人事信息管理的数据库每年增加新进工作人员的个人信息，档案管理人员可积极主动地向其原单位请求寄送档案，增强接收新工作人员档案的可控性，有效避免“档不随人走”的现象；该综合数据库的整合提供了丰富的人事信息数据，为个人信息添加了新元素，除了文字信息外还存有个人照片。现阶段我局信息中心等部门与各单位档案工作人员加强沟通，将数据库导出，下一步的工作中，将集中解决数据链接、数据项筛选等数据库整合过程中的难点。
2、以信息化实现人事档案内容
个性化如前所述，最能反映工作人员能力、科研等成就的是人事档案的第七类，也是体现工作人员个性的重要方面。但由于收集难度较大，最能体现个性方面的内容反而严重空泛。
利用信息化技术，策划建设一个B\S网络系统架构的事业单位专业技术人员奖励登记信息平台。信息平台的理念在于：专业技术人员可通过Internet填写自己的荣誉、奖励等信息，间接地将人事档案第七类“奖励”类别进行信息补充。信息平台建立的优越性在于：从广大使用者角度看，让专业技术人员合理地认识个人档案，改变人们以往对档案神秘性的印象，他们对自身奖励方面内容的补充，能从主观方面提高个人对人事档案的重视程度，使个人形成归档有责的意识；从档案管理人员角度看，信息平台的建立，在丰富个人信息的同时突出了专业技术人员的个性，从以人为本的思想出发收集奖励的信息数据和实体材料，大大降低了材料收集难度，提高了工作效率，同时为挖掘档案材料的价值性提供原始数据；从全县角度看，信息平台能收集专业技术人员各个方面的荣誉，提高人事档案内容的展示度，也体现了人事档案管理的综合能力。平台的设计需充分考虑安全与权限管理，防止数据的恶意篡改和非法盗用；填写的奖励信息需要档案部门对照奖励相关原件审核，防止弄虚作假现象。
3、以信息化帮助做好档案查漏工作
人事档案的查漏工作具有高度重复性、数量大、耗费时间的特点，而在计算机环境下的信息化技术能很好地解决一些重复、大批量且有规律的数据与信息。人事档案的十大门类具有严格的规律，深入了解并研究这些规律，可根据人事档案中的基本信息定制“查漏目录表”，与现有的人事档案目录进行对比分析，将缺漏的材料统计出来。
使用计算机信息化技术，根据人员信息项为每人定制一份“查漏目录表”，与其人事档案目录进行查漏对比分析，实现查漏工作的自动化、批量化，大大减少档案管理人员重复性的脑力劳动，提高工作效率，需根据实际情况不断调整，使其更智能化，更适应查漏工作。该思路可作为人事档案管理信息系统的一个功能模块实现，由于模块的实现涉及系统的二次开发、数据项模糊对比等，需花费一定的人力物力，实现起来有一定难度，但这种智能分析对比必将成为日后信息化管理的趋势。
人事档案管理信息化的最终目的是能更加科学、合理、高效地辅助管理工作，减少重复性劳动。档案管理人员工作效率得以提高，就有更多时间与精力思考新问题，提出新想法，不断提高信息化管理水平。若在信息化的基础上对数据信息进行深度挖掘，就能提升为知识管理的水平，如对教师的职称、科研进行分类统计，做出相应的知识决策分析，为组织人事考察、任命提拔提供信息支持。