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摘要:随着市场经济的飞速发展,企业文秘工作成为了企业发展中一个重要的环节。文秘工作作为一项系统性、发展性的服务工作,决定了企业各项事务能否保持充足的运转,在办公室工作中占有重要的份额。本文针对现代企业文秘工作的价值、问题及强化措施进行探究。
关键词:现代企业;文秘;协调性;需求;发展
文秘工作,是企业部门或主管的重要助手,在企业文化的塑造中,占有重要的作用。文秘工作者直接参与到企业大小事务的处理中,并需要利用具体的办公工具和设备,处理各项行政要务。随着市场经济的飞速发展,企业文秘工作成为了企业发展中一个重要的环节。随着现代文秘工作性质的改变,传统的文秘工作效率低下、进程缓慢,已经逐渐脱离了原本的发展轨迹,伴随而来的是现代文秘工作的确立和发展。从根本上说,文秘事业的推进决定了企业各项事务能否保持充足的运转,是一项系统性、发展性的服务工作,因此需要广大工作人员具备过硬的职业素质和专业的工作能力。
一、现代企业文秘工作的具体特征
(一)服务性
在现代企业的发展进程中,文秘活动贯穿于始终。在现代企业文秘工作的推进下,文秘工作者要紧密围绕企业的发展方向,进一步服务于企业管理者,帮助企业保持正常的运转状态。从根本上说,现代文秘工作所围绕的中心是企业管理和领导的需求,使企业管理者能够对企业构成系列的调控。更好的处理会议、文件等日常事务。特别是面对一些突发事件的时候,文秘工作者要掌握灵活的工作形式,增进现代企业发展的科学性。
(二)专业性
在众所专业学科中,文秘伴随着现代企业制度的建设和完善,实现了“内部工作”和“外部工作”的相互结合。由于企业文秘工作涉及到了财务、人事、文化等诸多方面。承担着沟通上下、链接桥梁的纽带。因此,文秘工作人员需要发挥专业的工作特质,协调各项业务部分,链接基层和高层的发展纽带,对企业办公事务实现专业的管理。
(三)层次性
对于企业管理者来说,企业文秘工作是一项综合面积较广的工作。它在协调业务部门的发展纽带上呈现出一定的层次性。并按照具体的企业文秘职责,主要分为初期、中级高级三个部门。初级文秘主要负责解答电话、收发传真、起草文件等服务工作。中级文秘负责处理信函、文件、报告、会议材料等多项事物。而高级文秘则需要具备相应的法律能力,税务知识和专业的管理水平,因此,企业管理者要针对现代文秘工作的层次性,进行有针对性的强化和管理。
二、现代企业文秘工作人员所需要的职业素养
(一)完善的组织协调能力
在现代企业管理工作中,文秘工作最为重要的中心任务是“左右通透、上传下达”,在这一发展模式下,企业管理者应该将高层的意图和策略了解通透,能够把基层实际状况正确的传达给企业管理者。同时,为了进一步掌握企业基层的发展动态,文秘工作人员要通过完善的协调、组织、沟通能力,使企业层次管理者的意识能够传达下去。
(二)系统的事务处理能力
在文秘人员的日常工作中,文件的收发、合同的审查、报告的起草都需要保持“准确、保密、安全”的发展原则,在整个校对环节做好对文秘工作的质量和保证,能够实现对文件格式和程序校对的多项功能。因此文秘工作者要做到事事精心、件件清楚。
(三)灵活的危机处理能力
作为一名优秀的文秘人员,企业文秘管理者要协助领导开展多项工作,从具体的工作思想到突发的实践上,做好应急处理工作。面对企业管理中随时可能出现的突发情况,文秘工作者要具备灵活的头脑和发散的思维,学会随时激活思想、增强创新意识,打破发展常规,进一步促进自我意识和创新意识的相互融合。
(四)明确的品牌处理能力
在秘书工作中,自我素质能力的提升得益与工作人员的心理状态和业务能力。因此,在企业形象的塑造中,文秘工作者的工作负荷有所减轻,使文秘工作者能够具备更高的要求和现代化的办公技能,使她们的能够具备熟练掌握现代设备的能力。因此,广大文秘工作者要深入了解基本的公关意识和业务知识,从而具备良好的形象,为企业各部门的协调联络打下扎实的基础。
三、当前现代企业文秘工作中存在的问题
随着企业职工队伍的发展,文秘工作有了进一步的发展。但是在办公室文秘工作的开展中,呈现出一些常见的问题。例如,在办公事务上,企业文秘工作者在人事劳资、后勤服务上存在着重要的职责,这些事务较为琐碎,严重影响了企业文秘工作的整体化推进。因此,在企业的发展进程中,存在着交流不畅通、信息不及时的问题。在一些企业特别是中小企业中,企业文秘人员的素质较低,其具体的组成人员数量较少,难以满足企业文秘工作的发展需求。受行业特点和发展条件的影响,很多企业管理者都不具备专业的文秘知识,导致文秘工作的开展存在发展瓶颈。
其次,在企业的培训教育中,文秘人员所拥有的学习和培训机会较少,对企业前沿知识的积累和掌握还不够,这些问题都导致了企业文秘工作的各项问题,难以为企业领导决策提供参考和依据。
四、增进现代企业文秘工作能力的具体策略
当前时期下,企业文秘工作者为了提高自己的职业能力,要在不同的方面,改进文秘工作的发展特性。除了要紧跟时代的发展,还要进一步掌握文秘工作的新方法和新思路。不断加强自身的决策和沟通能力。在信息资料的存储、整理上,做出果断的协调和控制,使之形成立体化、规模化的发展局面。更好的运用现代化的知识理论,武装自己的头脑。企业管理者除了要加强对文秘工作者的职业培训,还要积极开展团队训练活动。使企业文秘工作者提升自己的沟通能力和团队意识,通过团队力量的感染,在企业内部形成积极的发展思潮。除此之外,还要对文秘工作人员所应该具备的各项特质进行培养,例如忠诚、善良、独立、整治、温和等等,消除他们在性格中的负面因素,并加强对文秘工作人员的心理引导和个性培养,使企业文秘工作的工作水平不断提高。
五、总结
综上所述,在现代化企业文秘工作中,企业管理者要通过多项发展策略,提供强有力的理论支持。而广大文秘工作者也要紧跟者时代的发展浪潮,进一步转变办公结构,向着网络化、信息化、无纸化转变,从而提高企业文秘工作的效率,从繁杂的事物处理中脱离开来,实现对现代化文秘工作的发展和优化。
参考文献:
[1]陈光谊.基于能力本位的高职文秘专业课程改革刍议[J].职教论坛,2012(12).
[2]蔡仲颖.浅谈新时期对文秘专业学生综合职业素养的新要求[J].辽宁教育行政学院学报,2013(09).
[3]蔡永国.浅谈基层文秘人员如何提高公文写作能力[J].黑河学刊,2013(39).
[4]王革玲.文秘人员准确把握领导意图的途径探析[J].大众科技,2012.
作者简介:张颖 (1987—), 女, 汉族, 硕士, 宁夏银川人, 现就职于宁夏通信产业服务有限公司物流分公司。
关键词:现代企业;文秘;协调性;需求;发展
文秘工作,是企业部门或主管的重要助手,在企业文化的塑造中,占有重要的作用。文秘工作者直接参与到企业大小事务的处理中,并需要利用具体的办公工具和设备,处理各项行政要务。随着市场经济的飞速发展,企业文秘工作成为了企业发展中一个重要的环节。随着现代文秘工作性质的改变,传统的文秘工作效率低下、进程缓慢,已经逐渐脱离了原本的发展轨迹,伴随而来的是现代文秘工作的确立和发展。从根本上说,文秘事业的推进决定了企业各项事务能否保持充足的运转,是一项系统性、发展性的服务工作,因此需要广大工作人员具备过硬的职业素质和专业的工作能力。
一、现代企业文秘工作的具体特征
(一)服务性
在现代企业的发展进程中,文秘活动贯穿于始终。在现代企业文秘工作的推进下,文秘工作者要紧密围绕企业的发展方向,进一步服务于企业管理者,帮助企业保持正常的运转状态。从根本上说,现代文秘工作所围绕的中心是企业管理和领导的需求,使企业管理者能够对企业构成系列的调控。更好的处理会议、文件等日常事务。特别是面对一些突发事件的时候,文秘工作者要掌握灵活的工作形式,增进现代企业发展的科学性。
(二)专业性
在众所专业学科中,文秘伴随着现代企业制度的建设和完善,实现了“内部工作”和“外部工作”的相互结合。由于企业文秘工作涉及到了财务、人事、文化等诸多方面。承担着沟通上下、链接桥梁的纽带。因此,文秘工作人员需要发挥专业的工作特质,协调各项业务部分,链接基层和高层的发展纽带,对企业办公事务实现专业的管理。
(三)层次性
对于企业管理者来说,企业文秘工作是一项综合面积较广的工作。它在协调业务部门的发展纽带上呈现出一定的层次性。并按照具体的企业文秘职责,主要分为初期、中级高级三个部门。初级文秘主要负责解答电话、收发传真、起草文件等服务工作。中级文秘负责处理信函、文件、报告、会议材料等多项事物。而高级文秘则需要具备相应的法律能力,税务知识和专业的管理水平,因此,企业管理者要针对现代文秘工作的层次性,进行有针对性的强化和管理。
二、现代企业文秘工作人员所需要的职业素养
(一)完善的组织协调能力
在现代企业管理工作中,文秘工作最为重要的中心任务是“左右通透、上传下达”,在这一发展模式下,企业管理者应该将高层的意图和策略了解通透,能够把基层实际状况正确的传达给企业管理者。同时,为了进一步掌握企业基层的发展动态,文秘工作人员要通过完善的协调、组织、沟通能力,使企业层次管理者的意识能够传达下去。
(二)系统的事务处理能力
在文秘人员的日常工作中,文件的收发、合同的审查、报告的起草都需要保持“准确、保密、安全”的发展原则,在整个校对环节做好对文秘工作的质量和保证,能够实现对文件格式和程序校对的多项功能。因此文秘工作者要做到事事精心、件件清楚。
(三)灵活的危机处理能力
作为一名优秀的文秘人员,企业文秘管理者要协助领导开展多项工作,从具体的工作思想到突发的实践上,做好应急处理工作。面对企业管理中随时可能出现的突发情况,文秘工作者要具备灵活的头脑和发散的思维,学会随时激活思想、增强创新意识,打破发展常规,进一步促进自我意识和创新意识的相互融合。
(四)明确的品牌处理能力
在秘书工作中,自我素质能力的提升得益与工作人员的心理状态和业务能力。因此,在企业形象的塑造中,文秘工作者的工作负荷有所减轻,使文秘工作者能够具备更高的要求和现代化的办公技能,使她们的能够具备熟练掌握现代设备的能力。因此,广大文秘工作者要深入了解基本的公关意识和业务知识,从而具备良好的形象,为企业各部门的协调联络打下扎实的基础。
三、当前现代企业文秘工作中存在的问题
随着企业职工队伍的发展,文秘工作有了进一步的发展。但是在办公室文秘工作的开展中,呈现出一些常见的问题。例如,在办公事务上,企业文秘工作者在人事劳资、后勤服务上存在着重要的职责,这些事务较为琐碎,严重影响了企业文秘工作的整体化推进。因此,在企业的发展进程中,存在着交流不畅通、信息不及时的问题。在一些企业特别是中小企业中,企业文秘人员的素质较低,其具体的组成人员数量较少,难以满足企业文秘工作的发展需求。受行业特点和发展条件的影响,很多企业管理者都不具备专业的文秘知识,导致文秘工作的开展存在发展瓶颈。
其次,在企业的培训教育中,文秘人员所拥有的学习和培训机会较少,对企业前沿知识的积累和掌握还不够,这些问题都导致了企业文秘工作的各项问题,难以为企业领导决策提供参考和依据。
四、增进现代企业文秘工作能力的具体策略
当前时期下,企业文秘工作者为了提高自己的职业能力,要在不同的方面,改进文秘工作的发展特性。除了要紧跟时代的发展,还要进一步掌握文秘工作的新方法和新思路。不断加强自身的决策和沟通能力。在信息资料的存储、整理上,做出果断的协调和控制,使之形成立体化、规模化的发展局面。更好的运用现代化的知识理论,武装自己的头脑。企业管理者除了要加强对文秘工作者的职业培训,还要积极开展团队训练活动。使企业文秘工作者提升自己的沟通能力和团队意识,通过团队力量的感染,在企业内部形成积极的发展思潮。除此之外,还要对文秘工作人员所应该具备的各项特质进行培养,例如忠诚、善良、独立、整治、温和等等,消除他们在性格中的负面因素,并加强对文秘工作人员的心理引导和个性培养,使企业文秘工作的工作水平不断提高。
五、总结
综上所述,在现代化企业文秘工作中,企业管理者要通过多项发展策略,提供强有力的理论支持。而广大文秘工作者也要紧跟者时代的发展浪潮,进一步转变办公结构,向着网络化、信息化、无纸化转变,从而提高企业文秘工作的效率,从繁杂的事物处理中脱离开来,实现对现代化文秘工作的发展和优化。
参考文献:
[1]陈光谊.基于能力本位的高职文秘专业课程改革刍议[J].职教论坛,2012(12).
[2]蔡仲颖.浅谈新时期对文秘专业学生综合职业素养的新要求[J].辽宁教育行政学院学报,2013(09).
[3]蔡永国.浅谈基层文秘人员如何提高公文写作能力[J].黑河学刊,2013(39).
[4]王革玲.文秘人员准确把握领导意图的途径探析[J].大众科技,2012.
作者简介:张颖 (1987—), 女, 汉族, 硕士, 宁夏银川人, 现就职于宁夏通信产业服务有限公司物流分公司。