论文部分内容阅读
人类正进入信息化社会，计算机网络已成为一项促进社会发展的重要“基础设施”。因特网和中国教育科研网的异军突起以及如火如荼的高校校园网建设，给技校档案网络化管理带来了难得的机遇。我们应抓住校园网建设这一机遇，努力解决和协调好档案的网络化建设，促进技校档案管理健康稳步地发展。
一、加快技校档案馆网络化的建设
自动化是技校档案馆走向网络化的必由之路。我们应该在教育部门的领导下组织各技校成立档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划档案馆自动化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，以对全国技校档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面，打破片面追求“大而全”、“小而全”的思想观念，真正实现技校档案信息资源共享。
数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
另外，档案馆网络化建设和维护均需要大量资金，学校应加大这方面的投资。加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使之尽快适应档案馆网络化工作。
二、加强网络档案馆的实际利用效益
笔者认为档案馆查阅利用情况需要了解和统计，但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫，即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果，除了要求利用者主动反馈信息外，档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益。
网络档案馆更应认真做好查阅登记工作。在数字档案馆中要重视点击次数。为了及时获取利用信息，可以建立用户联系制度，即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一注册登记，以便与用户联系。同时，也可定期在网上举行用户讨论帖会，以利加强与用户沟通，改进我们的工作和服务方法，更好地为社会和用户服务。
还要及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息仍要通过编辑再重返社会，这样既可进一步宣传档案的作用和价值，又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案、利用档案。特别要将实例送给有关部门的领导，使他们认识档案作用，支持做好档案工作。
三、突出技校档案网络化管理的特点
技校档案管理网络化是要充分走向社会、宣传自己。要把自己的有关信息存入某一服务器，供有兴趣的使用者来查询，这种介绍方式的影响要比到档案馆实地查阅文字资料影响大得多，甚至不亚于电视广告的影响。因此，要突出自己的文化色彩，真正使自己具有科学与文化性质，在指导观念上要由为少数人服务转变为大众服务，也就是说应多一些“平民”色彩、“百姓”色彩。
清华大学档案馆的特点是以图文并茂形式突出介绍自己的馆藏珍品档案和档案利用效益的实例以及自行开发的多媒体档案及办公管理信息系统所发挥的作用。而南京大学档案馆不仅在网上推出丰富的档案信息资源，其主页也设计得非常出色，提供的“链接”点特别多，这些链接点不仅包含有大量本校馆藏档案信息、本馆的科研成果和论著目录，而且提供超级链接将一些国内大学档案馆主页及北美、英国、澳洲的有关档案馆主页同南大档案馆主页链接在一起，使利用者网上浏览南大档案馆的同时，也能搭便车访问国内外各类的档案馆，很能吸引利用者。有特色、能吸引利用者的高校档案馆主页，最能反映出该档案馆的领导水平、人员素质、管理观念和工作状况是否真正达标。
四、研究技校档案网络管理的新模式
新的档案管理载体决定必须要有新的管理模式。对此档案界的有识之士一直予以密切关注，积极支持对技校人事档案管理体制和管理模式的各种探索。笔者依据多年的工作经验认为技校档案管理模式的优化必须注意这样几个问题：
其一、应成立校院。一级的档案工作委员会和建立人事档案工作网络对人事档案管理模式的优化至关重要。因为技校人事档案管理模式，说到底是由各技校档案工作管理体制决定的。成立档案工作委员会，无论是对纳入管理模式还是非纳入管理模式而言，都可以及时地处理随时可能出现的矛盾，解决分繁复杂的问题。其二、在技校档案管理模式优化过程中，要正确理解“综合管理”中的“综合”一词。技校档案综合管理应当有一个相对性，有一个程度，有一个循序渐进的过程。其三、技校档案管理模式的确立与技校规模并无直接关系，关键要看各技校档案工作的实际情况。在一些小规模技校，形成十大类档案并不多，运行效果非常好。而一些大规模高校，由于其形成的十大类档案数量多，档案存放场所和管理设备一时难以得到改善，反而不利于档案工作的开展。其四、技校档案管理模式的优化，要靠相关制度来保证执行。
一、加快技校档案馆网络化的建设
自动化是技校档案馆走向网络化的必由之路。我们应该在教育部门的领导下组织各技校成立档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划档案馆自动化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，以对全国技校档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面，打破片面追求“大而全”、“小而全”的思想观念，真正实现技校档案信息资源共享。
数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
另外，档案馆网络化建设和维护均需要大量资金，学校应加大这方面的投资。加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使之尽快适应档案馆网络化工作。
二、加强网络档案馆的实际利用效益
笔者认为档案馆查阅利用情况需要了解和统计，但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫，即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果，除了要求利用者主动反馈信息外，档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益。
网络档案馆更应认真做好查阅登记工作。在数字档案馆中要重视点击次数。为了及时获取利用信息，可以建立用户联系制度，即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一注册登记，以便与用户联系。同时，也可定期在网上举行用户讨论帖会，以利加强与用户沟通，改进我们的工作和服务方法，更好地为社会和用户服务。
还要及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息仍要通过编辑再重返社会，这样既可进一步宣传档案的作用和价值，又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案、利用档案。特别要将实例送给有关部门的领导，使他们认识档案作用，支持做好档案工作。
三、突出技校档案网络化管理的特点
技校档案管理网络化是要充分走向社会、宣传自己。要把自己的有关信息存入某一服务器，供有兴趣的使用者来查询，这种介绍方式的影响要比到档案馆实地查阅文字资料影响大得多，甚至不亚于电视广告的影响。因此，要突出自己的文化色彩，真正使自己具有科学与文化性质，在指导观念上要由为少数人服务转变为大众服务，也就是说应多一些“平民”色彩、“百姓”色彩。
清华大学档案馆的特点是以图文并茂形式突出介绍自己的馆藏珍品档案和档案利用效益的实例以及自行开发的多媒体档案及办公管理信息系统所发挥的作用。而南京大学档案馆不仅在网上推出丰富的档案信息资源，其主页也设计得非常出色，提供的“链接”点特别多，这些链接点不仅包含有大量本校馆藏档案信息、本馆的科研成果和论著目录，而且提供超级链接将一些国内大学档案馆主页及北美、英国、澳洲的有关档案馆主页同南大档案馆主页链接在一起，使利用者网上浏览南大档案馆的同时，也能搭便车访问国内外各类的档案馆，很能吸引利用者。有特色、能吸引利用者的高校档案馆主页，最能反映出该档案馆的领导水平、人员素质、管理观念和工作状况是否真正达标。
四、研究技校档案网络管理的新模式
新的档案管理载体决定必须要有新的管理模式。对此档案界的有识之士一直予以密切关注，积极支持对技校人事档案管理体制和管理模式的各种探索。笔者依据多年的工作经验认为技校档案管理模式的优化必须注意这样几个问题：
其一、应成立校院。一级的档案工作委员会和建立人事档案工作网络对人事档案管理模式的优化至关重要。因为技校人事档案管理模式，说到底是由各技校档案工作管理体制决定的。成立档案工作委员会，无论是对纳入管理模式还是非纳入管理模式而言，都可以及时地处理随时可能出现的矛盾，解决分繁复杂的问题。其二、在技校档案管理模式优化过程中，要正确理解“综合管理”中的“综合”一词。技校档案综合管理应当有一个相对性，有一个程度，有一个循序渐进的过程。其三、技校档案管理模式的确立与技校规模并无直接关系，关键要看各技校档案工作的实际情况。在一些小规模技校，形成十大类档案并不多，运行效果非常好。而一些大规模高校，由于其形成的十大类档案数量多，档案存放场所和管理设备一时难以得到改善，反而不利于档案工作的开展。其四、技校档案管理模式的优化，要靠相关制度来保证执行。