浅谈农民专业合作社建档工作

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  伴随着改革开放进程和农村经济社会发展,带有自身属性和活动方式的农民专业合作社应运而生。农民专业合作社在生产和经营中产生了大量的档案信息资源,农民专业合作社档案是农村档案内容的补充和延续。本文就农民专业合作社建档工作进行粗略的探讨。
  一、正确认识农民专业合作社档案工作的重要性
  1、农民专业合作社档案是农村小康建设的信息资源。
  农民专业合作社实际上就是带动村民共同致富的信息资源存储地,因为他们不仅是农村经济发展的支柱,而且也是农业科技资料的重要来源地。因此,做好农民专业合作社档案工作是推动农村经济发展的基础,是农村小康建设的关键。比如:农民专业合作社为社员统一提供系列化服务,有的还到科研部门、大专院校请教授给社员传授先进实用农业科学技术,在生产过程中利用这些农业技术资料指导农业栽培和管理,将这部分科技成果整理归档,就是农业科技档案。加工合作社也是如此,他们雇用一些农民帮工,将加工技术和工艺传授给他们,这些加工技术和工艺都属于档案。农民专业合作社在生产和经营中有意识地把这些资料、技术加以整理收集归档,便形成了宝贵的档案资源,这些档案信息资源在农村经济发展中起着十分重要的作用。
  2、农民专业合作社档案是维护农民利益的可靠保证。
  随着农村改革的不断深化,农民专业合作社在农业和农村经济的发展中提供更有效、全方位的服務,他们在土地承包、生产经营方面形成了许多合同、协议等,这些文件材料是他们生产经营的依据。农民专业合作社的营业执照、名优产品、商标、专利证书、各种证件等是他们生产经营的凭证。在经济活动中,农民专业合作社形成的各种往来帐、股金帐、分红帐都是证明农民和农户合法权益的有力证据。另外,农民专业合作社的法人都是当地的能人,或是优秀共产党员、先进工作者、人大代表等,他们在社会活动中获得了很多荣誉,一些证书奖状材料都要归档保存,还有更直观的照片、录像等材料,也必须归档。这些文件归档保存十分必要,在维护农民自身利益和经济效益方面,起着可靠的保证作用。
  3、农民专业合作社档案是农村档案工作的发展延续。
  我国农业的发展是靠科技兴农,在科技致富的农村,农民专业合作社是科技兴农的先导,他们在创新农业生产经营体制和生产方式,提高市场组织化程度,搞好农业结构调整,推进农业产业化发挥重要作用。农民专业合作社在生产和经营中及时掌握农业技术信息,积累技术信息资料,传播先进实用的操作经验,由此产生的一切信息资料都应归档保存,还有农民专业合作社在生产加工、对外经营销售等形成的技术文件也将越来越多,在激烈市场的竞争中,这些档案信息越来越重要,它全面反映农村形势的变化,详细记载着农村经济发展的全过程,农民专业合作社档案是农村档案工作的重要组成部分。
  二、确定农民专业合作社档案管理内容
  农民专业合作社档案是记录和反映农民专业合作组织各种生产经营活动的归档保存的文字材料、图表、图纸、照片、磁带等。建立农民专业合作社档案,必须明确它的归档范围,通常包括以下几个方面内容:
  1、文书档案。有合作社章程,入申请、名册,各种制度、办法等文件材料;成员大会材料;人事任名和聘用,启用公章,机构名单,合作社成立、合并或解散、破产文件材料;财务管理、盈余分配、亏损处理方案、公积金、财务补助、他人捐赠、财务报告、财产审计文件材料;来往信件、函、电报、电话记录;参加各种会议带回来的材料,相关资料、报刊剪贴等。
  2、经营档案。有合作社的产品质量、数量和价格,销售渠道;经营目标、方针、策略、可行性报告、各种经营计划、统计;加工、运输、贮藏,有关经营协议、订货合同;产品交货计划、成品出库记录、定货和发货;技术服务,产品质量问题及处理;广告,产品说明书,介绍,包装设计,商标注册,经营执照等。
  3、财务档案。有各种统计报表、清单,原始现金帐、银行帐、各种明细帐原始记帐凭证等。
  4、音像档案。主要是合作社各项活动,各级领导视察和检查工作,生产和经营情况,产品、设备等方面的照片、录音带、录像带、磁盘、影碟等。
  三、实现农民专业合作社档案的科学管理
  随着农民专业合作社的深入开展,档案工作也应建立起来,像其它档案一样,农民专业合作社档案应该有其规范的要求。
  1、加强领导,强化意识。
  农民专业合作社档案是重要的农业农村档案信息资源,是反映农民专业合作社发展的历史见证。要向他们宣传档案工作的意义、目的和作用,取得合作社领导的重视与支持,将档案工作列入议事日程,加大经费投入,确保档案工作的人力、物力资源的配备。可通过培训、举办展览等多种形式,向社会宣传农民专业合作社档案的重要性,提高农民的档案意识,把农民专业合作社档案有效地建立起来。
  2、集中保管,确保齐全。
  目前,很多农民专业合作社一些有价值的文件材料都分散在合作社或个人手里,没有及时将档案集中保管,这很不利于这部分档案的安全保存和发挥作用,更容易丢失和损坏。因此,农民合作社的档案也应按照《档案法》的要求,实行集中统一管理,同时接受档案行政管理部门的监督、指导和检查。有条件的合作社要建立档案室,没有条件的也要建立专柜,确保各类文件材料齐全完整,安全妥善保存。
  3、完善制度,规范管理。
  农民专业合作社要结合实际,切实制定出文件材料的收集和归档制度及各类档案管理标准。档案工作人员要负起责任,做好各类档案的收集工作,对各类文件材料还要进行系统化整理,使其归档工作制度化。要建立和严格执行查阅制度,利用时必须登记,一般不能外借,防止丢失。
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