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摘要：建设工程档案涉及专业广泛，对档案管理者提出了较高的要求。本文对档案管理中存在的问题进行论述，并提出措施，希望能使建设工程档案管理工作更上新台阶。
关键词：建设工程档案，管理，措施
中图分类号：TE4
前言：建设工程档案是国家市政基础设施建设的重要内容，随着现代化城市建设事业的高速发展，正不断形成和积累起大量的建设工程档案资料。如何加强对建设工程档案资料的管理控制，是我们档案管理部门工作的重中之重。目前建设工程档案资料管理如何转变观念，创新手段，更好地服务国家经济建设的发展是个亟待探讨的问题。
一、管理现状和存在问题
由于建设工程具有建设项目多、建设周期长、技术含量高、涉及专业面广等特点，其工作质量直接影响到工程建设。因此，建设工程档案资料工作具备了时间跨度大、技术性强、专业复杂、归档单位多等因素，这给建设工程档案资料工作的组织及管理带来了较大的难度。目前建筑市场管理上有些建设工程竣工档案，从形成、整理、编制到管理上存在一些问题，档案资料缺乏真实性、规范性。笔者从事档案管理工作数十年，深感建设工程档案资料的质量问题不容忽视，具体表现在以下几个方面：
1、档案资料的编制与工程进度不同步
建设工程文件资料的原件（正件）不齐全，导致难以真实地反映项目全貌，项目原始文件资料收集不齐全是工程项目档案中存在的普遍性问题。如施工许可证、红线图、土地审批等应保存的依据性文件经常漏缺不全，征地拆迁政策性很强，但往往的由于兼职分管等原因或归档不及时导致资料散失；一些项目仅注重阶段性文件资料的收集，而忽略了建设项目全过程资料的完整归档，特别是忽略了工程建设后期形成的交工验收文件资料、缺陷责任书及工程决算等方面的材料，造成项目档案的成套性，完整性缺陷；有些项目仅注重纸质文件资料的收集，而忽略了工程建设中所产生的其他门类、载体档案的收集；个别项目档案原件散失多，后期难以补救，直接影响了该项目档案的整体质量。而在整理阶段发现了问题即使采取相应补救，往往也难以奏效。工程竣工档案资料的编制工作往往成为工程完工的“回忆录”，从而缺乏完整性、真实性。
2、工程竣工图编制内容不齐全
工程图编制是一项技术性很强的工作。许多工程资料员由于没有经过专业培训，编制的竣工图根本达不到管理规定的要求。在施工过程中，一些项目的竣工图归档不完整，存在漏做情况；一些竣工图的修改不到位，造成竣工图与工程实际不相符；竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺不全；有些竣工图编制不规范、标识不统一，无设计与竣工数量对照表，设计变更通知单存在空号或重复现象，由于变更执行程序不规范，也极易导致竣工图误差和失实。
3、质量保证资料的真实性、严肃性欠佳
某些工程项目不重视平时的积累，资料内容缺乏真实性，施工中有些材料已经使用，而材料质量证明后到，造成质量保证资料与施工进度不同步，极易出现工程质量漏洞。有些资料等到将要验收时才急于拼凑补救，造成漏洞百出，不能反映工程质量真实情况；有些项目的质量资料不齐全，技术数据内容不完整，各种观察记录未按规定记录。表列数据、单位前后不相吻合，沥青材料无现场施工温度记录，鋼筋、水泥、沙石材料未标注使用部位，施工质量评定资料有签字无结论或结论表述不规范，数据随意涂改，更改方式潦草，缺乏严肃性、规范统一性，施工、监理表式随意套用等。
二、建设工程档案质量问题的原因分析
1、对档案工作重要性缺乏足够的认识，在工程项目建设中往往重建设、轻档案。市场经济要求企业必须以经济效益为中心，而档案作用滞后，单从短期经济效益来衡量不能直接创造效益，市场经济的求利性与档案效益的滞后性，使档案工作在工程建设中排不上应有的位置。
2、工程建设项目参建单位的档案专业力量严重不足，并且专（兼）档案员频繁变动，此种不稳定性也给档案的质量管理带来诸多不便。
3、建筑工程档案来源于各职能活动，从文件资料的产生到归档要经历相当一段时间，经过许多环节，期间每一个环节都会影响质量，影响其齐全性、完整性、准确性。
4、有些工程建设项目的档案业务建设还存在一些薄弱环节，声像档案、电子文件的管理还没有引起足够的重视并得到有效管理，收集不齐全、整理不规范的情况比较严重。
三、解决建设工程档案质量管理难题的措施
1、要加大宣传力度，强化监督检查，不断提高建设工程档案工作的认识。
随着建设工程档案工作日趋规范和成熟。建设项目档案发挥了至关重要的作用。既为工程节省了宝贵时间更为节约了成本带来了效益，在经营活动中更为领导的决策提供了可靠参考。因此，档案主管人员要随时注意各部门人员的变动，不定期宣传档案法，并采取多种形式积极开展宣传贯彻工作，增强广大员工，特别是各级领导干部和档案工作人员学法、知法的自觉性和档案意识，深化依法治档的观念。不断加强建设项目档案工作，更多的改变过去在建设过程中只重项目建设而忽略项目档案管理的做法，自觉按照档案管理的规定要求，将档案工作纳入议事日程，建立和完善档案管理制度和管理体制，建立档案管理机构，完善档案管理网络，同时，将项目档案纳入项目建设管理，严把质量关，将项目档案贯穿于整个项目建设的各个环节，为项目档案工作有序开展提供有利条件和保障。
2、要落实工程项目档案工作领导负责制，落实各部门和有关人员档案工作责任制，形成有效运行的建设项目档案管理体系。
工程建设项目工作涉及规划、设计、招标、施工、监理和设备材料供应等许多的参建单位，要做好整个建设工程档案工作，必须加强领导，形成一个有效运行的项目档案管理体系。首先，要按照国家的的有关规定，实行项目档案工作领导负责制。逐步建立“集团—业主—项目公司”的三级档案管理机制。并根据各行业特点和工程建设实际，全面构建“三位一体”的工程档案管理模式，即建立“工程档案机构管理体系”、“工程档案信息管理体系”、““工程档案质量管理体系”以及对三大管理体系进行“一体化管理”。其次，各建设项目要实行各部门和有关人员档案工作责任制，并采取有效的考核措施。 3、要认真执行有关法律法规，制定切合实际的项目档案工作程序，建立完善项目档案管理制度。
制度是规范行为的准则。项目建设单位（法人）要认真国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切实际的项目档案工作的管理体制和工作程序，把档案管理触角渗透到工程管理的全过程。建设工程档案管理制度体系作为工程建设管理体系的重要组成部分，要明确规定工程档案的归档范围、份数、时间和案卷质量要求，避免工程竣工时临时收集、搞突击等不正常的做法，有效的促进施工单位做好文件材料的形成、积累和归档工作。
4、要严把合同签定关，运用经济手段制约，形成有力的项目档案工作控制措施。
以优质档案资源建设为切入口，推進档案文化大发展大繁荣的工程项目，势必对传统的档案收集工作产生冲击和影响。工程项目档案工作要提前介入、超前管理、全工程控制，应把文件材料积累、归档工作，竣工文件的质量、进度等要求作为合同的一项重要内容植入到相关条款中，对竣工文件材料归档的范围、竣工验收时间、竣工资料内容、份数及质量均要提出明确的要求，按照“谁形成文件材料，谁立卷归档”原则，利用合同的形式，明确乙方就是文件材料积累的第一责任人。并将工程档案工作进度与计量挂钩，使工程施工承包人能够高度重视工程档案的归档工作，这样工程档案的归档工作才能从制度上得到法律的保证。
5、要及时介入，全程跟踪，确保项目档案工作与项目建设同步进行。
建筑工程项目档案是直接反映建设项目档案工作质量和工程质量的重要载体，档案原件是解决工程质量经济纠纷的重要依据凭证，因此，保存建设工程档案原件的重要性不言而喻。针对工程档案数量日益增长的情况，建设单位、监理工程承包单位、工程现场指挥部、施工单位、勘察设计单位必须有一名负责人分管档案资料工作，必须坚持档案工作与建设项目进程“三同步”的原则，即“同步布置、同步考核、同步验收”。各级档案行政管理部门在工程建设过程中，要经常深入施工现场，了解、磋商档案工作存在的问题，及时疏通归档渠道，为工程竣工验收时工程档案资料的完整、准确、系统营造良好条件，同时要促进各施工单位及时做好工程档案资料形成、收集、整理工作；要将档案工作与项目建设一样纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就及时介入，直至竣工验收，形成首尾相接，互为因果、全程控制的记录体系。建设单位档案工作者要抓住开工技术交底、中间过程检查、工程竣工验收三个环节，只有这样，才能确保工程项目档案的完整、准确。
6、重视并有效开发利用档案信息资源，将信息资源的优势充分发挥出来。
建设工程档案是国家市政基础设施建设过程中的重要环节，也是城市现代化建设和发展的见证。它在社会经济发展中的重要地位已经越来越引起人们的高度重视。因此，建设工程档案管理工作的现代化日趋紧迫，采用信息化手段，实现档案收集、整理、归类、编目和检索等工作的自动化，推动传统的档案管理技术和方法的变革，使之能更好的服务于工程建设：一方面，利用计算机将工程档案的信息电子化，把工程项目档案的整理内容及卷内目录输入电脑，使纸质档案成为信息档案，更具有可读性和实用性，易于利用者准确查询相关材料，提高提供利用效果。同时电子档案不受时间和空间的限制，保存期限也远远高于纸质档案，为长久的档案管理提供了有效的措施；另一方面，通过计算机的文字处理功能，可以采用多种形式的存储方式，如年代、内容、项目名称、项目类别等等。加强建设工程档案的搜索功能，为用户提供更快捷、更方便、更完整的服务。
四、结语
综合上述，建设工程档案的收集工作不是独立，它是建设工程管理体系的重要组成部分，需要各部门、各专业人员密切配合，通力合作。建设工程竣工档案是否完整、准确、系统，关键在于建设工程档案的收集环节，能否做好收集工作，取决于整个项目的管理水平体现领导者的工作能力和建设工程档案工作人员的业务素质。建设工程档案如历史的眼睛，摄取了建设工程管理全过程的真实记录和建设者的建设风貌，是建设工程管理全过程的真实记录。随着建设工程档案利用率的提高，人们的归档意识不断增强，会更自觉地积极收集工程档案资料，更好地开发建设工程档案信息资源，为建设工程管理服务。
参考文献：
1、岳档 做好项目档案工作 服务社会经济建设《广东档案》2012年第2期
2、李燕利 该企业基建档案的收集《西安档案》1994年第4期
3、陈玉霞 如何保证基建档案的质量《电力档案》1994年第1期
关键词：建设工程档案，管理，措施
中图分类号：TE4
前言：建设工程档案是国家市政基础设施建设的重要内容，随着现代化城市建设事业的高速发展，正不断形成和积累起大量的建设工程档案资料。如何加强对建设工程档案资料的管理控制，是我们档案管理部门工作的重中之重。目前建设工程档案资料管理如何转变观念，创新手段，更好地服务国家经济建设的发展是个亟待探讨的问题。
一、管理现状和存在问题
由于建设工程具有建设项目多、建设周期长、技术含量高、涉及专业面广等特点，其工作质量直接影响到工程建设。因此，建设工程档案资料工作具备了时间跨度大、技术性强、专业复杂、归档单位多等因素，这给建设工程档案资料工作的组织及管理带来了较大的难度。目前建筑市场管理上有些建设工程竣工档案，从形成、整理、编制到管理上存在一些问题，档案资料缺乏真实性、规范性。笔者从事档案管理工作数十年，深感建设工程档案资料的质量问题不容忽视，具体表现在以下几个方面：
1、档案资料的编制与工程进度不同步
建设工程文件资料的原件（正件）不齐全，导致难以真实地反映项目全貌，项目原始文件资料收集不齐全是工程项目档案中存在的普遍性问题。如施工许可证、红线图、土地审批等应保存的依据性文件经常漏缺不全，征地拆迁政策性很强，但往往的由于兼职分管等原因或归档不及时导致资料散失；一些项目仅注重阶段性文件资料的收集，而忽略了建设项目全过程资料的完整归档，特别是忽略了工程建设后期形成的交工验收文件资料、缺陷责任书及工程决算等方面的材料，造成项目档案的成套性，完整性缺陷；有些项目仅注重纸质文件资料的收集，而忽略了工程建设中所产生的其他门类、载体档案的收集；个别项目档案原件散失多，后期难以补救，直接影响了该项目档案的整体质量。而在整理阶段发现了问题即使采取相应补救，往往也难以奏效。工程竣工档案资料的编制工作往往成为工程完工的“回忆录”，从而缺乏完整性、真实性。
2、工程竣工图编制内容不齐全
工程图编制是一项技术性很强的工作。许多工程资料员由于没有经过专业培训，编制的竣工图根本达不到管理规定的要求。在施工过程中，一些项目的竣工图归档不完整，存在漏做情况；一些竣工图的修改不到位，造成竣工图与工程实际不相符；竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺不全；有些竣工图编制不规范、标识不统一，无设计与竣工数量对照表，设计变更通知单存在空号或重复现象，由于变更执行程序不规范，也极易导致竣工图误差和失实。
3、质量保证资料的真实性、严肃性欠佳
某些工程项目不重视平时的积累，资料内容缺乏真实性，施工中有些材料已经使用，而材料质量证明后到，造成质量保证资料与施工进度不同步，极易出现工程质量漏洞。有些资料等到将要验收时才急于拼凑补救，造成漏洞百出，不能反映工程质量真实情况；有些项目的质量资料不齐全，技术数据内容不完整，各种观察记录未按规定记录。表列数据、单位前后不相吻合，沥青材料无现场施工温度记录，鋼筋、水泥、沙石材料未标注使用部位，施工质量评定资料有签字无结论或结论表述不规范，数据随意涂改，更改方式潦草，缺乏严肃性、规范统一性，施工、监理表式随意套用等。
二、建设工程档案质量问题的原因分析
1、对档案工作重要性缺乏足够的认识，在工程项目建设中往往重建设、轻档案。市场经济要求企业必须以经济效益为中心，而档案作用滞后，单从短期经济效益来衡量不能直接创造效益，市场经济的求利性与档案效益的滞后性，使档案工作在工程建设中排不上应有的位置。
2、工程建设项目参建单位的档案专业力量严重不足，并且专（兼）档案员频繁变动，此种不稳定性也给档案的质量管理带来诸多不便。
3、建筑工程档案来源于各职能活动，从文件资料的产生到归档要经历相当一段时间，经过许多环节，期间每一个环节都会影响质量，影响其齐全性、完整性、准确性。
4、有些工程建设项目的档案业务建设还存在一些薄弱环节，声像档案、电子文件的管理还没有引起足够的重视并得到有效管理，收集不齐全、整理不规范的情况比较严重。
三、解决建设工程档案质量管理难题的措施
1、要加大宣传力度，强化监督检查，不断提高建设工程档案工作的认识。
随着建设工程档案工作日趋规范和成熟。建设项目档案发挥了至关重要的作用。既为工程节省了宝贵时间更为节约了成本带来了效益，在经营活动中更为领导的决策提供了可靠参考。因此，档案主管人员要随时注意各部门人员的变动，不定期宣传档案法，并采取多种形式积极开展宣传贯彻工作，增强广大员工，特别是各级领导干部和档案工作人员学法、知法的自觉性和档案意识，深化依法治档的观念。不断加强建设项目档案工作，更多的改变过去在建设过程中只重项目建设而忽略项目档案管理的做法，自觉按照档案管理的规定要求，将档案工作纳入议事日程，建立和完善档案管理制度和管理体制，建立档案管理机构，完善档案管理网络，同时，将项目档案纳入项目建设管理，严把质量关，将项目档案贯穿于整个项目建设的各个环节，为项目档案工作有序开展提供有利条件和保障。
2、要落实工程项目档案工作领导负责制，落实各部门和有关人员档案工作责任制，形成有效运行的建设项目档案管理体系。
工程建设项目工作涉及规划、设计、招标、施工、监理和设备材料供应等许多的参建单位，要做好整个建设工程档案工作，必须加强领导，形成一个有效运行的项目档案管理体系。首先，要按照国家的的有关规定，实行项目档案工作领导负责制。逐步建立“集团—业主—项目公司”的三级档案管理机制。并根据各行业特点和工程建设实际，全面构建“三位一体”的工程档案管理模式，即建立“工程档案机构管理体系”、“工程档案信息管理体系”、““工程档案质量管理体系”以及对三大管理体系进行“一体化管理”。其次，各建设项目要实行各部门和有关人员档案工作责任制，并采取有效的考核措施。 3、要认真执行有关法律法规，制定切合实际的项目档案工作程序，建立完善项目档案管理制度。
制度是规范行为的准则。项目建设单位（法人）要认真国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切实际的项目档案工作的管理体制和工作程序，把档案管理触角渗透到工程管理的全过程。建设工程档案管理制度体系作为工程建设管理体系的重要组成部分，要明确规定工程档案的归档范围、份数、时间和案卷质量要求，避免工程竣工时临时收集、搞突击等不正常的做法，有效的促进施工单位做好文件材料的形成、积累和归档工作。
4、要严把合同签定关，运用经济手段制约，形成有力的项目档案工作控制措施。
以优质档案资源建设为切入口，推進档案文化大发展大繁荣的工程项目，势必对传统的档案收集工作产生冲击和影响。工程项目档案工作要提前介入、超前管理、全工程控制，应把文件材料积累、归档工作，竣工文件的质量、进度等要求作为合同的一项重要内容植入到相关条款中，对竣工文件材料归档的范围、竣工验收时间、竣工资料内容、份数及质量均要提出明确的要求，按照“谁形成文件材料，谁立卷归档”原则，利用合同的形式，明确乙方就是文件材料积累的第一责任人。并将工程档案工作进度与计量挂钩，使工程施工承包人能够高度重视工程档案的归档工作，这样工程档案的归档工作才能从制度上得到法律的保证。
5、要及时介入，全程跟踪，确保项目档案工作与项目建设同步进行。
建筑工程项目档案是直接反映建设项目档案工作质量和工程质量的重要载体，档案原件是解决工程质量经济纠纷的重要依据凭证，因此，保存建设工程档案原件的重要性不言而喻。针对工程档案数量日益增长的情况，建设单位、监理工程承包单位、工程现场指挥部、施工单位、勘察设计单位必须有一名负责人分管档案资料工作，必须坚持档案工作与建设项目进程“三同步”的原则，即“同步布置、同步考核、同步验收”。各级档案行政管理部门在工程建设过程中，要经常深入施工现场，了解、磋商档案工作存在的问题，及时疏通归档渠道，为工程竣工验收时工程档案资料的完整、准确、系统营造良好条件，同时要促进各施工单位及时做好工程档案资料形成、收集、整理工作；要将档案工作与项目建设一样纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就及时介入，直至竣工验收，形成首尾相接，互为因果、全程控制的记录体系。建设单位档案工作者要抓住开工技术交底、中间过程检查、工程竣工验收三个环节，只有这样，才能确保工程项目档案的完整、准确。
6、重视并有效开发利用档案信息资源，将信息资源的优势充分发挥出来。
建设工程档案是国家市政基础设施建设过程中的重要环节，也是城市现代化建设和发展的见证。它在社会经济发展中的重要地位已经越来越引起人们的高度重视。因此，建设工程档案管理工作的现代化日趋紧迫，采用信息化手段，实现档案收集、整理、归类、编目和检索等工作的自动化，推动传统的档案管理技术和方法的变革，使之能更好的服务于工程建设：一方面，利用计算机将工程档案的信息电子化，把工程项目档案的整理内容及卷内目录输入电脑，使纸质档案成为信息档案，更具有可读性和实用性，易于利用者准确查询相关材料，提高提供利用效果。同时电子档案不受时间和空间的限制，保存期限也远远高于纸质档案，为长久的档案管理提供了有效的措施；另一方面，通过计算机的文字处理功能，可以采用多种形式的存储方式，如年代、内容、项目名称、项目类别等等。加强建设工程档案的搜索功能，为用户提供更快捷、更方便、更完整的服务。
四、结语
综合上述，建设工程档案的收集工作不是独立，它是建设工程管理体系的重要组成部分，需要各部门、各专业人员密切配合，通力合作。建设工程竣工档案是否完整、准确、系统，关键在于建设工程档案的收集环节，能否做好收集工作，取决于整个项目的管理水平体现领导者的工作能力和建设工程档案工作人员的业务素质。建设工程档案如历史的眼睛，摄取了建设工程管理全过程的真实记录和建设者的建设风貌，是建设工程管理全过程的真实记录。随着建设工程档案利用率的提高，人们的归档意识不断增强，会更自觉地积极收集工程档案资料，更好地开发建设工程档案信息资源，为建设工程管理服务。
参考文献：
1、岳档 做好项目档案工作 服务社会经济建设《广东档案》2012年第2期
2、李燕利 该企业基建档案的收集《西安档案》1994年第4期
3、陈玉霞 如何保证基建档案的质量《电力档案》1994年第1期