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[摘 要]随着科学技术的发展，大数据、海量硬盘存储以及数码技术的发展，对工程档案电子化存储和管理提供了良好的环境。工程电子档案涉及资料繁多，容易受到各种因素影响导致规范性和安全性降低。本文针对工程电子档案的收集整理与保护展开探讨，分析了其中存在的几点问题，并重点探讨了相关改进策略。
[关键词]工程电子档案；收集整理；保护；策略
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）12-0187-01
工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。工程档案收集得是否齐全、完整，内容是否准确，直接影响到工程竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至经济效益的产生和提高。而随着现代计算机技术数字化、网络技术以及通信技术的快速发展，工程项目档案的电子化和信息化将成为必然趋势，做好工程电子档案的收集整理与保护工作，将成为工程项目顺利开展以及日后提供利用的必要前提和保障。
1 工程电子档案的收集整理与保护存在问题
1.1 统一规范性不足
目前各个档案管理部门制定的电子档案收集、管理具体规定各有不同，有的虽已着手收集电子文件，但真正提供利用者甚少，电子档案的优越性没真正发挥出来；有的电子档案没有实行归口管理，处于自发形成和保管状态；有的甚至还未制定适合本单位电子档案收集、管理的具体规定，更谈不上将其有意识地归档，电子文件散落在各个阶段的工作人员手中，造成电子文件损坏、失效、散失、泄密，以致无法提供利用。
1.2 管理水平较低
工程建设要在各个不同区域现场施工，存在多种程度的地区差异，办公自动化程度也有所不同，有的网络办公很普及，有的只是简单的单机管理。由于网络是电子档案的生存基础，办公自动化条件差的地区和单位，电子档案的收集和管理肯定难以顺利开展。有的虽然网络畅通，由于当地档案工作的办公自动化意识不强，也只是在网上收集文件，电子档案真正运行于网上并提供服务者甚少。
1.3 安全管理不到位
在实际管理工作中缺乏安全管理体系，电子档案安全得不到保障。根据相关工程电子档案信息安全建设情况的调研发现，很多档案管理部门对病毒、木马的攻击防范几乎为零，一旦受到感染，将不仅仅是被感染服务器受到影响，所有与之相连的服务器、终端都将被感染，轻则出现死机，造成工作停滞、日常工作无法开展，重则系统被木马、病毒利用，窃取数据，篡改资料，甚至给整个社会安全造成威胁。
2 工程电子档案的收集整理与保护改进策略
2.1 明确收集管理规定
工程电子档案因具有自身的特性，所以在制定本行业电子档案收集及管理规定时，应遵循国标、行标要求，并兼顾本行业特点。由于工程电子档案具有阶段性和设计修改动态性等特点，要按阶段出图、复制、分发。为了尽可能保证其与外发纸质文件一致，电子档案收集时，应与纸质档案同时并存，并要有该项基建工程的电子档案目录和说明，支承性文件可在工程结束前后继续归档。归档验收是电子档案形成的关键阶段，与纸质档案的验收一样，是电子文件能否进入档案库形成电子档案的入口。只有保证了验收工作的进行，才能保证电子文件顺利整理、归档，提供借阅查询。为此应根据国标规定，检验电子文件的签署是否齐全，检验、鉴定归档电子文件是否符合归档要求，能否正常打开，文件内容与提交所述是否一致，归档的电子文件和纸质文件内容是否一致等等。
2.2 合理配置管理资源
随着科技进步，档案部门领导及工作人员应及时地转变观念，加大投入力度，对现代化设施、相关技术资料、档案管理系统软件等必要的物品进行采购，改善办公自动化的软硬件设施，为电子档案的生存与发展创造条件，合理配置电子档案管理所需的资源。如档案信息管理系统、电子文件归档验收软件、微机、扫描仪、刻录仪、打印机、移动硬盘等。同时，随着软件技术的迅速发展，基建档案专业人员应该及时掌握现代化的知识工具，做好各单位电子档案管理人员的系统知识以及操作的培训，使其对档案的收集管理能力得到不断的加强，更好、更快的熟练操作系统，在这一过程中要树立起“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，不断提高工作效率，从而保证电子档案的原始性以及真实性。
2.3 優化管理系统功能
通过需求分析，工程电子档案管理系统在功能上主要包括基础数据管理、用户管理、功能管理、角色管理、档案分类管理、档案管理、综合查询、统计分析等。系统功能结构如图1所示。电子档案系统在设计中既要保证系统应该具有先进性、可靠性、开放性等，先进性是对一个软件设计质量的总体评价，它是指软件采用的设计技术是最先进的，既是软件设计的综合实力的表现，又反映了软件的工作效率。可靠性要求软件系统在遇到各种特殊情况时都能及时做出处理，即软件的容错纠错能力，根据工程需求，为用户赋予不同的访问权限，防止重要资源被窃取或篡改。开放性指的是电子档案管理系统的数据库、网络浏览器、开发工具均选用符合各种相应的国际标准、开放性好的产品。
2.4 加强电子档案安全管理
电子档案的保护需要采取以下安全技术管理措施：第一，访问控制技术，这是保证数字档案信息安全最重要的核心策略之一，通过系统的访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，保证电子文件的安全；第二，识别和鉴别机制，主要是应对来自网络上的各种攻击，识别就是分配给每个用户一个ID来代表用户和进程，鉴别是根据用户的私有信息来确定用户的真实性，防止欺骗，同时，对用户权限进行管理，包括系统各部分的操作权限管理和数据操作权限管理；第三，防火墙，防火墙是一种保护计算机网络安全的技术性措施，它是一个用以阻止网络中的黑客访问某个机构网络的屏障，也可称之为控制进/出两个方向通信的门槛；第四，系统备份，系统能够对数据库进行完整备份、差额备份和日志备份，能够通过安全的备份策略在数据库系统出错后完成数据恢复任务。
3 结束语
总而言之，在信息化迅速发展的今天，在电子档案管理工作时，根据建设工程电子档案自身的特点，注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，同时注重软件建设，建立健全各项管理制度，提高电子文件制作与电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、协调，完善管理流程，提高工作效率。
参考文献：
[1]韩莉.建设工程电子文件与电子档案管理探析[J].工程与建设，2015，29（04）：581-584.
[2]张靖宇，李钰强.浅论工程档案电子化管理[J].西北水电，2010，（04）：107-108.
[3]汪茜.浅谈建设工程电子档案工作[J].城建档案，2012，（05）：28-29.
[关键词]工程电子档案；收集整理；保护；策略
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）12-0187-01
工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。工程档案收集得是否齐全、完整，内容是否准确，直接影响到工程竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至经济效益的产生和提高。而随着现代计算机技术数字化、网络技术以及通信技术的快速发展，工程项目档案的电子化和信息化将成为必然趋势，做好工程电子档案的收集整理与保护工作，将成为工程项目顺利开展以及日后提供利用的必要前提和保障。
1 工程电子档案的收集整理与保护存在问题
1.1 统一规范性不足
目前各个档案管理部门制定的电子档案收集、管理具体规定各有不同，有的虽已着手收集电子文件，但真正提供利用者甚少，电子档案的优越性没真正发挥出来；有的电子档案没有实行归口管理，处于自发形成和保管状态；有的甚至还未制定适合本单位电子档案收集、管理的具体规定，更谈不上将其有意识地归档，电子文件散落在各个阶段的工作人员手中，造成电子文件损坏、失效、散失、泄密，以致无法提供利用。
1.2 管理水平较低
工程建设要在各个不同区域现场施工，存在多种程度的地区差异，办公自动化程度也有所不同，有的网络办公很普及，有的只是简单的单机管理。由于网络是电子档案的生存基础，办公自动化条件差的地区和单位，电子档案的收集和管理肯定难以顺利开展。有的虽然网络畅通，由于当地档案工作的办公自动化意识不强，也只是在网上收集文件，电子档案真正运行于网上并提供服务者甚少。
1.3 安全管理不到位
在实际管理工作中缺乏安全管理体系，电子档案安全得不到保障。根据相关工程电子档案信息安全建设情况的调研发现，很多档案管理部门对病毒、木马的攻击防范几乎为零，一旦受到感染，将不仅仅是被感染服务器受到影响，所有与之相连的服务器、终端都将被感染，轻则出现死机，造成工作停滞、日常工作无法开展，重则系统被木马、病毒利用，窃取数据，篡改资料，甚至给整个社会安全造成威胁。
2 工程电子档案的收集整理与保护改进策略
2.1 明确收集管理规定
工程电子档案因具有自身的特性，所以在制定本行业电子档案收集及管理规定时，应遵循国标、行标要求，并兼顾本行业特点。由于工程电子档案具有阶段性和设计修改动态性等特点，要按阶段出图、复制、分发。为了尽可能保证其与外发纸质文件一致，电子档案收集时，应与纸质档案同时并存，并要有该项基建工程的电子档案目录和说明，支承性文件可在工程结束前后继续归档。归档验收是电子档案形成的关键阶段，与纸质档案的验收一样，是电子文件能否进入档案库形成电子档案的入口。只有保证了验收工作的进行，才能保证电子文件顺利整理、归档，提供借阅查询。为此应根据国标规定，检验电子文件的签署是否齐全，检验、鉴定归档电子文件是否符合归档要求，能否正常打开，文件内容与提交所述是否一致，归档的电子文件和纸质文件内容是否一致等等。
2.2 合理配置管理资源
随着科技进步，档案部门领导及工作人员应及时地转变观念，加大投入力度，对现代化设施、相关技术资料、档案管理系统软件等必要的物品进行采购，改善办公自动化的软硬件设施，为电子档案的生存与发展创造条件，合理配置电子档案管理所需的资源。如档案信息管理系统、电子文件归档验收软件、微机、扫描仪、刻录仪、打印机、移动硬盘等。同时，随着软件技术的迅速发展，基建档案专业人员应该及时掌握现代化的知识工具，做好各单位电子档案管理人员的系统知识以及操作的培训，使其对档案的收集管理能力得到不断的加强，更好、更快的熟练操作系统，在这一过程中要树立起“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，不断提高工作效率，从而保证电子档案的原始性以及真实性。
2.3 優化管理系统功能
通过需求分析，工程电子档案管理系统在功能上主要包括基础数据管理、用户管理、功能管理、角色管理、档案分类管理、档案管理、综合查询、统计分析等。系统功能结构如图1所示。电子档案系统在设计中既要保证系统应该具有先进性、可靠性、开放性等，先进性是对一个软件设计质量的总体评价，它是指软件采用的设计技术是最先进的，既是软件设计的综合实力的表现，又反映了软件的工作效率。可靠性要求软件系统在遇到各种特殊情况时都能及时做出处理，即软件的容错纠错能力，根据工程需求，为用户赋予不同的访问权限，防止重要资源被窃取或篡改。开放性指的是电子档案管理系统的数据库、网络浏览器、开发工具均选用符合各种相应的国际标准、开放性好的产品。
2.4 加强电子档案安全管理
电子档案的保护需要采取以下安全技术管理措施：第一，访问控制技术，这是保证数字档案信息安全最重要的核心策略之一，通过系统的访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，保证电子文件的安全；第二，识别和鉴别机制，主要是应对来自网络上的各种攻击，识别就是分配给每个用户一个ID来代表用户和进程，鉴别是根据用户的私有信息来确定用户的真实性，防止欺骗，同时，对用户权限进行管理，包括系统各部分的操作权限管理和数据操作权限管理；第三，防火墙，防火墙是一种保护计算机网络安全的技术性措施，它是一个用以阻止网络中的黑客访问某个机构网络的屏障，也可称之为控制进/出两个方向通信的门槛；第四，系统备份，系统能够对数据库进行完整备份、差额备份和日志备份，能够通过安全的备份策略在数据库系统出错后完成数据恢复任务。
3 结束语
总而言之，在信息化迅速发展的今天，在电子档案管理工作时，根据建设工程电子档案自身的特点，注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，同时注重软件建设，建立健全各项管理制度，提高电子文件制作与电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、协调，完善管理流程，提高工作效率。
参考文献：
[1]韩莉.建设工程电子文件与电子档案管理探析[J].工程与建设，2015，29（04）：581-584.
[2]张靖宇，李钰强.浅论工程档案电子化管理[J].西北水电，2010，（04）：107-108.
[3]汪茜.浅谈建设工程电子档案工作[J].城建档案，2012，（05）：28-29.