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摘 要：企业档案管理工作在社会发展进程中起着极其重要的作用。在信息化高速发展的今天，面对电子商务、电子档案的诞生，如何做好新形势下的企业档案信息化建设工作，是摆在各级管理人员面前的一个重要课题，必须引起高度重视和认真思考。企业只有通过档案工作的开拓与创新，使档案工作产生一定的效益，才能提高档案工作的自身价值，发展档案事业。
关键词：现代化;企业档案管理
前言
企业档案信息化是指企业在法制的轨道上，依靠科学有效的管理办法，凭借网络技术、信息技术等高科技手段，对企业的文件、资料等档案信息进行挖掘，整合，使信息获取、处理、传输和应用数字化、网络化，实现档案资源共享，提高企业档案信息的利用效率，为企业和社会提供高效的档案利用服务。企业档案信息化不是为了信息化而信息化，是为企业提高工作效率服务的，在硬件设备和软件的选取方面，应该着重考虑企业的实际工作需求，既不要落后建设，也不要盲日赶超，避免重复建设，浪费资源。企业档案信息化建設工作应对的几项指施：
一、做好企业档案信息化建设的基础工作
（一）加强基础业务工作，做好企业档案的归档和管理工作。
收集归档是档案信息化管理的基础工作。首先，建立相应的电子文件收集归档制度，如追究责任制，三员会签制等。
加强对企业文化档案、反倾销档案、知识产权档案、信用档案、设备档案等企业核心信息资源档案的收集归档。其次，重视著录工作。著录能有效实现档案数字化、检索工具的建设等各方面的工作。
最后，要预防电子数据丢失和泄密。注意加密工作，特别是防止泄漏、窃听、破坏和篡改。采用数字签署技术、输入隐形码等方法，保证数据的原始性。加强对电了文件的归档和管理，防止电了信息的丢失，避免重复劳动。
（二）选用规范化的企业档案管理系统是档案信息数字化管理前置工作的关键。
企业档案部门可以借鉴网络建设已有的经验和成果，与办公自动化等系统相连。海量的电子文件产生以后，合理的档案管理系统是首先需要解决的问题。应该首先考虑国家标准，其次才是行业及地方标准。由于企业档案信息的范围和种类广泛，专业性强，因此，选用合适的企业档案管理系统是重中之重的工作。建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统，构筑企业信息公开网络报送及应用平台，推进电子文件的收、管、存、用，做好电子文件的归档和管理工作。
（三）数据库建设是档案信息化管理的核心工作。
数据库建设主要包括档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库。档案信息数字化后以数据形式存在，档案形式又丰富了一种：查档者可以依赖先进的智能化信息管理技术进行检索，为查档者提供便捷、高效的服务。
（四）档案开发利用工作是档案信息数字化管理的目的。
企业档案部门必须转变服务理念，将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组与创新。同时加强对电子档案开放的鉴定工作，处理好保密和利用的关系，在《档案法》允许范围内实现资源共享，实现安全合埋利用;
二、做好数据安全工作
高度审视数字化档案信息的保存：数字化档案信息便于检索、查询，也容易被人非法窃取、篡改、伪造、因此，档案数字化后的安全保存成为数字化档案管理中的关键环节。
（一）多载体备份：数字化档案的载体多式多样，但是任何载体都有优缺点，没有一种载体是绝对安全的，因此数字化档案应该采取多种方式进行备份。按照电子文件归档的有关要求，数字化档案应制作三套备份，全部封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。另外档案管理系统的数据库不仅要做好备份，而且必须检查备份的数据库是否能够恢复还原。一般来说，除应用服务器外，最常用的就是移动硬盘和光盘。
（二）定期检查维护：数字化档案信息和档案载体的定期检查维护也是非常重要的。1.不断更新数据库信息，以保证数字化档案信息资源的时效性和利用率。2.计算机应定期对操作系统、硬盘
进行维护，包括更新系统、扫面硬盘扇区等，以保障计算机一直处于良好的运行状态。
3.移动硬盘应定期在计算机：通电运行，更新档案信息，打开硬盘扇区，以保障移动硬盘中档案信息的安全与完整。
4.CD光盘中的数据也有损坏、丢失的可能。因此，采用CD光盘作为载体时，应定期重新刻录档案信息，并彻底销毁原来用于保存档案信息的CD光盘。
（三）完善技术防范措施：由于计算机病毒、传输网络、长期存储等方面给数字化档案信息带来了各种安全隐患，因此，必须从计算机病毒防控技术、电子密码技术、监控技术、权限控制技术、防止改写技术等入手，全面提升和完善技术防范措施，做到防患于未然，从根本上解决数字化档案信息的安全问题。
三、做好数字化加工外包工作
数字化加工外包是企业档案数字化工作的发展趋势，外包可以优化配置，促进可持续发展。企业档案外包工作，由专业的档案服务机构充分发挥自身的专业优势与资源，以合约的方式从企业获得许可，深入企业进行档案数字化管理，从而克服企业档案工作人员专业素质偏低，档案数字化水平低等问题，在降低企业运营成本的同时提供优质的现代化档案利用服务。企业应该与数字化加工服务机构签署质量协议，提出相关的质量要求。根据企业档案数字化的质量要求，提出质量标准，形成数字化加工过程中出现质量问题提供解决问题的依据文件。
四、加大对企业档案信息化管理人员的培训力度
企业档案信息化建设的效率与信息化人才队伍的专业素质息息相关，当前加强企业档案信息化建设，一个重要的因素就是建设一支高素质的人才队伍。在人才选拔方面，要严格把关，选择具有档案管理知识和信息管理知识的综合性专业人员参与信息化建设，要加强对他们的培训，不断提高管理人员的专业能力。应该定期与不定期结合的方式对其进行培训，另外，还可以与高校的合作，进行培训，切实有效的为企业档案信息化建设培养人才。
参考文献
[1] 冯惠玲，张辑哲主编.档案学理论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.
[2] 冯惠玲主编，电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.
[3] 张红霞.保障数字化档案信息安全的措施[J].档案管理，2008，5.
[4] 田淑华、电子档案信息安全评价指标体系研究[J].北京档案，2009，7.
关键词：现代化;企业档案管理
前言
企业档案信息化是指企业在法制的轨道上，依靠科学有效的管理办法，凭借网络技术、信息技术等高科技手段，对企业的文件、资料等档案信息进行挖掘，整合，使信息获取、处理、传输和应用数字化、网络化，实现档案资源共享，提高企业档案信息的利用效率，为企业和社会提供高效的档案利用服务。企业档案信息化不是为了信息化而信息化，是为企业提高工作效率服务的，在硬件设备和软件的选取方面，应该着重考虑企业的实际工作需求，既不要落后建设，也不要盲日赶超，避免重复建设，浪费资源。企业档案信息化建設工作应对的几项指施：
一、做好企业档案信息化建设的基础工作
（一）加强基础业务工作，做好企业档案的归档和管理工作。
收集归档是档案信息化管理的基础工作。首先，建立相应的电子文件收集归档制度，如追究责任制，三员会签制等。
加强对企业文化档案、反倾销档案、知识产权档案、信用档案、设备档案等企业核心信息资源档案的收集归档。其次，重视著录工作。著录能有效实现档案数字化、检索工具的建设等各方面的工作。
最后，要预防电子数据丢失和泄密。注意加密工作，特别是防止泄漏、窃听、破坏和篡改。采用数字签署技术、输入隐形码等方法，保证数据的原始性。加强对电了文件的归档和管理，防止电了信息的丢失，避免重复劳动。
（二）选用规范化的企业档案管理系统是档案信息数字化管理前置工作的关键。
企业档案部门可以借鉴网络建设已有的经验和成果，与办公自动化等系统相连。海量的电子文件产生以后，合理的档案管理系统是首先需要解决的问题。应该首先考虑国家标准，其次才是行业及地方标准。由于企业档案信息的范围和种类广泛，专业性强，因此，选用合适的企业档案管理系统是重中之重的工作。建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统，构筑企业信息公开网络报送及应用平台，推进电子文件的收、管、存、用，做好电子文件的归档和管理工作。
（三）数据库建设是档案信息化管理的核心工作。
数据库建设主要包括档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库。档案信息数字化后以数据形式存在，档案形式又丰富了一种：查档者可以依赖先进的智能化信息管理技术进行检索，为查档者提供便捷、高效的服务。
（四）档案开发利用工作是档案信息数字化管理的目的。
企业档案部门必须转变服务理念，将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组与创新。同时加强对电子档案开放的鉴定工作，处理好保密和利用的关系，在《档案法》允许范围内实现资源共享，实现安全合埋利用;
二、做好数据安全工作
高度审视数字化档案信息的保存：数字化档案信息便于检索、查询，也容易被人非法窃取、篡改、伪造、因此，档案数字化后的安全保存成为数字化档案管理中的关键环节。
（一）多载体备份：数字化档案的载体多式多样，但是任何载体都有优缺点，没有一种载体是绝对安全的，因此数字化档案应该采取多种方式进行备份。按照电子文件归档的有关要求，数字化档案应制作三套备份，全部封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。另外档案管理系统的数据库不仅要做好备份，而且必须检查备份的数据库是否能够恢复还原。一般来说，除应用服务器外，最常用的就是移动硬盘和光盘。
（二）定期检查维护：数字化档案信息和档案载体的定期检查维护也是非常重要的。1.不断更新数据库信息，以保证数字化档案信息资源的时效性和利用率。2.计算机应定期对操作系统、硬盘
进行维护，包括更新系统、扫面硬盘扇区等，以保障计算机一直处于良好的运行状态。
3.移动硬盘应定期在计算机：通电运行，更新档案信息，打开硬盘扇区，以保障移动硬盘中档案信息的安全与完整。
4.CD光盘中的数据也有损坏、丢失的可能。因此，采用CD光盘作为载体时，应定期重新刻录档案信息，并彻底销毁原来用于保存档案信息的CD光盘。
（三）完善技术防范措施：由于计算机病毒、传输网络、长期存储等方面给数字化档案信息带来了各种安全隐患，因此，必须从计算机病毒防控技术、电子密码技术、监控技术、权限控制技术、防止改写技术等入手，全面提升和完善技术防范措施，做到防患于未然，从根本上解决数字化档案信息的安全问题。
三、做好数字化加工外包工作
数字化加工外包是企业档案数字化工作的发展趋势，外包可以优化配置，促进可持续发展。企业档案外包工作，由专业的档案服务机构充分发挥自身的专业优势与资源，以合约的方式从企业获得许可，深入企业进行档案数字化管理，从而克服企业档案工作人员专业素质偏低，档案数字化水平低等问题，在降低企业运营成本的同时提供优质的现代化档案利用服务。企业应该与数字化加工服务机构签署质量协议，提出相关的质量要求。根据企业档案数字化的质量要求，提出质量标准，形成数字化加工过程中出现质量问题提供解决问题的依据文件。
四、加大对企业档案信息化管理人员的培训力度
企业档案信息化建设的效率与信息化人才队伍的专业素质息息相关，当前加强企业档案信息化建设，一个重要的因素就是建设一支高素质的人才队伍。在人才选拔方面，要严格把关，选择具有档案管理知识和信息管理知识的综合性专业人员参与信息化建设，要加强对他们的培训，不断提高管理人员的专业能力。应该定期与不定期结合的方式对其进行培训，另外，还可以与高校的合作，进行培训，切实有效的为企业档案信息化建设培养人才。
参考文献
[1] 冯惠玲，张辑哲主编.档案学理论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.
[2] 冯惠玲主编，电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.
[3] 张红霞.保障数字化档案信息安全的措施[J].档案管理，2008，5.
[4] 田淑华、电子档案信息安全评价指标体系研究[J].北京档案，2009，7.