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摘要： 教务档案工作是高校教务管理工作的重要组成部分，本文作者结合高校档案管理的实践，探讨了教务档案管理的建设，指出了教务管理工作中存在的问题及发展的对策，使之更好地为高校教学服务。
关键词： 教务档案 建设工作 问题 发展对策
高校教务档案是学校在开展教学过程中形成的具有保存价值的各种资料的历史记录，是学校全体师生和教学管理工作者劳动成果和智慧的结晶。它在微观上记录了教学过程的每一个方面和各个环节，在宏观上反映了高校的整体规模、教学质量和办学水平。教务档案在提高学校管理水平、探讨教育改革规律、加快教育科学研究进程、加速合格人才的培养等方面起到了非常重要的作用。
1.教务档案管理的建设工作
要利用好教务档案，就要做好教务档案的收集、整理和归档工作。教务档案不只是资料的贮存、历史的记录，它也是一种重要的信息资源。主动、充分地开发教务档案的信息资源，服务于教育教学工作，是每个教务工作者应有的职责，也是档案管理的一项重要内容。所以，做好档案管理的建设工作，要注意以下几点：
1.1保障档案的及时收集、整理和归档工作。
教务档案资料管理不仅是量大、繁琐的事务性工作，而且有大量的技术性工作，特别是教学资料的收集和管理更是如此。因此，作为教务管理人员不仅要增强档案管理意识，而且要让档案形成者明白档案的重要性，让他们主动收集、整理、及时上交应归档的资料，这样在档案形成的最初阶段，在质量上就得到了保障。
1.2保障人员素质。
档案管理人员素质是科学管理教务档案的基本保障，他们处在教务档案工作的第一线，他们工作的优劣关系到高校教育事业能否顺利、高效地发展。教务档案管理人员的素质、业务水平的高低也直接影响到高校档案工作能否得到繁荣与发展。所以教务档案管理人员要有强烈的事业心和高度的历史责任感，要有实事求是的精神和严谨的工作作风，能吃苦耐劳、不计报酬得失，甘为红烛、人梯。为了能使工作高效，教务档案管理人员还要有广博的知识和精深的专业知识，随着知识经济的发展，教务档案管理人员也要与时俱进，不断创新。
1.3保障人员的稳定性。
档案管理是一个系统性比较强的工作，且工作任务繁杂、责任重大，档案管理人员若流动频繁，会引发一些负面效应：一，不利于高校档案管理的正常发展，可能引起工作的间断或拖延。二，不利于其他工作岗位人员的稳定性和责任感，使他们无法安心工作。三，会造成学校人力资源成本的损失和人力重置成本。因此，只有保障学校档案管理工作人员的稳定性，才有利于档案事业的稳步发展。
2.教务档案管理工作中的问题
2.1档案的完整性欠缺，文件的规范化程度不高。
档案形成的初期，是由系部上交的资料，他们虽然做了大量的工作，但由于对教学档案意识的薄弱，所以有相当一部分资料比较分散或没有记录，从而导致档案资料不齐全。另外还时常发现文件的格式不正确，在行文过程中缺乏文字的准确性、简洁性、严肃性，用纸及装订也不规范统一，用笔不注意字迹的耐久性，也有的对文件拟稿至签收的流程不清楚，在归档时就要查漏补缺，还有的附加资料不全，或是由于当时资料还在使用，后来又没有及时归档。
2.2工作人员的主动性不强，业务素质有待提高。
教务档案管理人员虽从事档案管理工作，但总认为归档始终是学校档案部门的工作，与自己的关系不大，只要到年终把资料一并上交就行，缺乏平时的收集、整理、分类、立卷，因此，就会导致一些资料的丢失或资料的混乱。另外，档案管理人员大多是其他工作人员兼职的，缺乏档案管理系统知识的学习，对业务范畴理解得不深，对档案管理工作还在摸索中进行，所以，要使档案管理工作有条不紊地进行，档案管理人员就要充分发挥其主动性，不断提升自身的业务素质。
2.3档案管理手段落后，缺乏现代化管理。
当今社会正步入计算机和网络的时代，作为原生信息的教务档案的管理，也要与时俱进，实行数字化管理。以前，大多数学校的教务档案都是纸质文档，存放占用较大空间，并且不易长期保存，档案管理主要依靠手工，工作效率低下，信息化管理手段明显滞后，这样就不便于对档案的利用，师生进行查找、检索费时费力，不能做到很好地为师生服务。
3.教务档案管理工作的发展对策
3.1增强档案意识，健全管理制度。
档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系。加强档案意识，除了档案管理人员从自身思想重视外，档案部门也要经常性地进行业务指导，更重要的是要加强宣传，增强各级档案人员的意识，使档案意识深入人心。教务档案管理是一项繁重而复杂的工作，在增强档案管理意识的基础上，领导层也要加大管理力度。高校院系处于教学、科研的第一线，是教务档案最直接的来源，对其资料的收集和整理要制定系统有序的管理体制，落实各级教务档案责任制，实行部门立卷，规定相应的档案管理范围，建立健全管理制度，保障教务档案的完整性、文件的规范化。
3.2提升人员素质，提高服务水平。
档案管理人员的素质决定了档案工作的质量，也直接影响到对档案的利用与服务的效率。各级领导应高度重视和积极支持教务档案工作，充分重视档案工作人员的再教育，学校综合档案室应经常组织各级档案管理人员学习档案管理基础知识，了解相关政策，同时应掌握常用的计算机知识和现代化管理的理论、技术和方法，不断提高自身业务水平和素质，提高工作效率和质量。同时，教务档案管理人员要树立为一线教学服务的意识，克服重视收集、管理，轻视利用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥教务档案在教学科研中的重要作用，不断提高教务档案的服务水平。比如，经常利用一些典型的材料进行展示，充分开发档案材料中的资源，使全体师生从内心产生一种奋发进取的效应，从而使学校的自身形象、学校的精神、先进人物的榜样力量得到不断的延续并加以继承，在这其中档案起了很重要的作用，从侧面使人们也意识到档案的重要性。
3.3加强信息化管理，实现管理的现代化。
档案的最终目的是为利用者服务，档案的价值在利用中才得以实现。教务档案管理者要解放思想、更新观念，从封闭的管理机制中摆脱出来，变被动服务为主动服务，大胆地利用计算机和网络，探索教务档案的现代化管理，构建档案管理系统，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统；将电子档案归档；把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。搭建一座服务平台，力求多角度、深层次、全方位地开发利用，为更多的用户提供服务，使得在学校网络环境下，师生可以在任何一台计算机上查阅到自己权限内可以查阅的档案信息，大大方便师生检索和查询资料，有利于查到、查全，使档案资源在保密范围之外以优质高效、无时空限制地进行共享，更好地为学校建设服务。
参考文献：
［1］吴玉霞.做好教务档案工作为高校教学服务.宁波高等专科学校学报，2003年6月.
［2］王玉霞，郭荣祥.高校教务档案管理工作刍议.南通工学院学报，2002年6月.
［3］曾云燕.对高校教务秘书频繁更换的思索.皖西学院学报，2007年12月.
关键词： 教务档案 建设工作 问题 发展对策
高校教务档案是学校在开展教学过程中形成的具有保存价值的各种资料的历史记录，是学校全体师生和教学管理工作者劳动成果和智慧的结晶。它在微观上记录了教学过程的每一个方面和各个环节，在宏观上反映了高校的整体规模、教学质量和办学水平。教务档案在提高学校管理水平、探讨教育改革规律、加快教育科学研究进程、加速合格人才的培养等方面起到了非常重要的作用。
1.教务档案管理的建设工作
要利用好教务档案，就要做好教务档案的收集、整理和归档工作。教务档案不只是资料的贮存、历史的记录，它也是一种重要的信息资源。主动、充分地开发教务档案的信息资源，服务于教育教学工作，是每个教务工作者应有的职责，也是档案管理的一项重要内容。所以，做好档案管理的建设工作，要注意以下几点：
1.1保障档案的及时收集、整理和归档工作。
教务档案资料管理不仅是量大、繁琐的事务性工作，而且有大量的技术性工作，特别是教学资料的收集和管理更是如此。因此，作为教务管理人员不仅要增强档案管理意识，而且要让档案形成者明白档案的重要性，让他们主动收集、整理、及时上交应归档的资料，这样在档案形成的最初阶段，在质量上就得到了保障。
1.2保障人员素质。
档案管理人员素质是科学管理教务档案的基本保障，他们处在教务档案工作的第一线，他们工作的优劣关系到高校教育事业能否顺利、高效地发展。教务档案管理人员的素质、业务水平的高低也直接影响到高校档案工作能否得到繁荣与发展。所以教务档案管理人员要有强烈的事业心和高度的历史责任感，要有实事求是的精神和严谨的工作作风，能吃苦耐劳、不计报酬得失，甘为红烛、人梯。为了能使工作高效，教务档案管理人员还要有广博的知识和精深的专业知识，随着知识经济的发展，教务档案管理人员也要与时俱进，不断创新。
1.3保障人员的稳定性。
档案管理是一个系统性比较强的工作，且工作任务繁杂、责任重大，档案管理人员若流动频繁，会引发一些负面效应：一，不利于高校档案管理的正常发展，可能引起工作的间断或拖延。二，不利于其他工作岗位人员的稳定性和责任感，使他们无法安心工作。三，会造成学校人力资源成本的损失和人力重置成本。因此，只有保障学校档案管理工作人员的稳定性，才有利于档案事业的稳步发展。
2.教务档案管理工作中的问题
2.1档案的完整性欠缺，文件的规范化程度不高。
档案形成的初期，是由系部上交的资料，他们虽然做了大量的工作，但由于对教学档案意识的薄弱，所以有相当一部分资料比较分散或没有记录，从而导致档案资料不齐全。另外还时常发现文件的格式不正确，在行文过程中缺乏文字的准确性、简洁性、严肃性，用纸及装订也不规范统一，用笔不注意字迹的耐久性，也有的对文件拟稿至签收的流程不清楚，在归档时就要查漏补缺，还有的附加资料不全，或是由于当时资料还在使用，后来又没有及时归档。
2.2工作人员的主动性不强，业务素质有待提高。
教务档案管理人员虽从事档案管理工作，但总认为归档始终是学校档案部门的工作，与自己的关系不大，只要到年终把资料一并上交就行，缺乏平时的收集、整理、分类、立卷，因此，就会导致一些资料的丢失或资料的混乱。另外，档案管理人员大多是其他工作人员兼职的，缺乏档案管理系统知识的学习，对业务范畴理解得不深，对档案管理工作还在摸索中进行，所以，要使档案管理工作有条不紊地进行，档案管理人员就要充分发挥其主动性，不断提升自身的业务素质。
2.3档案管理手段落后，缺乏现代化管理。
当今社会正步入计算机和网络的时代，作为原生信息的教务档案的管理，也要与时俱进，实行数字化管理。以前，大多数学校的教务档案都是纸质文档，存放占用较大空间，并且不易长期保存，档案管理主要依靠手工，工作效率低下，信息化管理手段明显滞后，这样就不便于对档案的利用，师生进行查找、检索费时费力，不能做到很好地为师生服务。
3.教务档案管理工作的发展对策
3.1增强档案意识，健全管理制度。
档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系。加强档案意识，除了档案管理人员从自身思想重视外，档案部门也要经常性地进行业务指导，更重要的是要加强宣传，增强各级档案人员的意识，使档案意识深入人心。教务档案管理是一项繁重而复杂的工作，在增强档案管理意识的基础上，领导层也要加大管理力度。高校院系处于教学、科研的第一线，是教务档案最直接的来源，对其资料的收集和整理要制定系统有序的管理体制，落实各级教务档案责任制，实行部门立卷，规定相应的档案管理范围，建立健全管理制度，保障教务档案的完整性、文件的规范化。
3.2提升人员素质，提高服务水平。
档案管理人员的素质决定了档案工作的质量，也直接影响到对档案的利用与服务的效率。各级领导应高度重视和积极支持教务档案工作，充分重视档案工作人员的再教育，学校综合档案室应经常组织各级档案管理人员学习档案管理基础知识，了解相关政策，同时应掌握常用的计算机知识和现代化管理的理论、技术和方法，不断提高自身业务水平和素质，提高工作效率和质量。同时，教务档案管理人员要树立为一线教学服务的意识，克服重视收集、管理，轻视利用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥教务档案在教学科研中的重要作用，不断提高教务档案的服务水平。比如，经常利用一些典型的材料进行展示，充分开发档案材料中的资源，使全体师生从内心产生一种奋发进取的效应，从而使学校的自身形象、学校的精神、先进人物的榜样力量得到不断的延续并加以继承，在这其中档案起了很重要的作用，从侧面使人们也意识到档案的重要性。
3.3加强信息化管理，实现管理的现代化。
档案的最终目的是为利用者服务，档案的价值在利用中才得以实现。教务档案管理者要解放思想、更新观念，从封闭的管理机制中摆脱出来，变被动服务为主动服务，大胆地利用计算机和网络，探索教务档案的现代化管理，构建档案管理系统，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统；将电子档案归档；把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。搭建一座服务平台，力求多角度、深层次、全方位地开发利用，为更多的用户提供服务，使得在学校网络环境下，师生可以在任何一台计算机上查阅到自己权限内可以查阅的档案信息，大大方便师生检索和查询资料，有利于查到、查全，使档案资源在保密范围之外以优质高效、无时空限制地进行共享，更好地为学校建设服务。
参考文献：
［1］吴玉霞.做好教务档案工作为高校教学服务.宁波高等专科学校学报，2003年6月.
［2］王玉霞，郭荣祥.高校教务档案管理工作刍议.南通工学院学报，2002年6月.
［3］曾云燕.对高校教务秘书频繁更换的思索.皖西学院学报，2007年12月.