名人档案是指本区域内在某一学科、领域、行业有过重大贡献,颇具影响并得到社会和历史承认的知名人物形成的档案材料。这部分档案是时代的印记,有着浓郁的地方特色,可以透视出社会历史发展的轨迹。名人档案大都散存在个人手中,它对于研究当地的政治、经济、文化历史具有典型意义,如不及时收集和整理,很容易遗失,将造成不可弥补的损失。收集整理这些珍贵资料,建立名人档案,是各级档案室和档案馆义不容辞的历史责任。
　　一、建立名人档案重要的意义
　　做好名人档案工作,能充分发挥名人档案的功能和作用,为巩固和拓展社会主义文化阵地,形成健康向上的舆论环境、文明和谐的社会氛围和丰富多彩的文化生活作贡献。名人是本区域内各领域具有重要影响的官员、专家、学者和有突出成绩的社会著名人士及其他重要人物,他(她)们在学习、生活、工作等活动中形成的具有重要意义的自传、日记、著作、书画、手稿、书信、先进事迹等材料,将这些材料建档有着极其重要的意义。
　　1、名人档案是名人一生的真实写照,客观地反映了当时的历史面貌和时代特点,具有非常珍贵的历史价值,它能维护历史面貌,具有凭证和参考借鉴作用。通过对历史文化遗产的挖掘和整理,有助于历史的研究,对本区域内一定时期社会、经济、民俗的考证都有着参考价值。
　　2、名人档案是人们认识名人、了解名人的最简捷途径。通过对名人档案的宣传,能够提高本区域在全国乃至全世界的知名度,扩大本区域的影响,更好的对外交流,有利于招商引资,促进当地经济发展。
　　3、名人档案反映了名人的思想品德、奋斗经历及其为社会做出的不可磨灭的业绩,它具有浓厚的人文色彩。对于弘扬地域特色文化,发展地方文化事业具有较好的推动和促进作用。这些材料是对后人进行爱国主义教育、革命传统教育最直接、最生动的素材。使后人知家乡,爱家乡,激励后人奋发向上。
　　4、名人档案是人们进行科学研究、编史修志、撰写人物传记的重要凭证和参考资料,是进行文学创作的重要素材。科学史料具有继承性,一代一代在承接前人成果的同时,创造着新的成果,并为后人留下可以借鉴和利用的档案资料。
　　二、名人档案的征集工作
　　名人档案的征集工作首先是宣传,提高影响度。名人档案涉及面很广,征集名人档案与社会息息相关,征集工作离不开社会力量。所以一定要通过电视、广播、报刊等新闻媒体及网络等各种渠道,让社会了解名人档案。在加强宣传的同时,要做好已收集上来的名人档案的管理工作,以实际行动赢得征集对象的信任。其次是要疏通渠道,多方收集。与形成名人档案材料的有关单位、名人本人、亲友等建立密切联系,掌握材料形成规律,通过书信方式,跟踪收集或从历史鉴证了解事实。对已逝名人,其档案材料更要多方收集,建立广泛的名人档案征集网络。三是征集工作要抓典型,以点带面。抓典型也要与宣传配合。
　　名人档案内容包括:名人在长期工作、学习、生活中形成的具有保存、利用价值的不同载体的各种文字、声像材料和实物。包括名人传记、回忆录、文章、工作日记、反映名人成就的作品及研究成果、社会对名人研究、评价的资料,与名人有直接关系的各类证书、信函、谱碟、纪念品、照片、录像带、录音带、光盘、名人口述的历史资料、名人收藏的图书、资料及其具有历史和纪念意义的物品等。
　　三、名人档案的保管与利用
　　名人档案大都为孤本,更显珍贵,需要有一个良好的保管条件和设施,档案室和档案馆应建立专门的名人档案柜或库,设施配置要齐全,改善保管保护的条件,使名人档案得到很好的保护,也使捐赠寄存者放心。从档案的长远利用出发,在名人档案入库后应将档案复制、备份、复印、刻录光盘、扫描等现代技术以复制品提供利用,既能满足广大利用者的利用需求发挥档案的价值,又对档案原件起到保护作用,延长档案原件的寿命。名人档案的保管期限一般为永久,在利用的同时,对捐赠或寄存名人档案的单位、个人,档案室和档案馆应尊重他们的意见与要求,对其中需要保密的部分进行控制利用,向档案馆移交捐赠寄存名人档案的单位和个人对其档案享有优先利用权或免费服务。建立名人档案是推进我国社会主义经济发展的需要,因此我们档案工作者必须加强建立名人档案的力度,增强创新服务意识,开创档案工作新局面,为社会主义建设做出新贡献。
　　总之,做好名人档案工作是保护人类历史文化遗产,造福子孙后代的一项伟大工程,需要全社会的支持和共同努力。各级地方档案室和档案馆要开展名人档案征集工作,积极开展名人建档工作,为弘扬优秀民族文化,为两个文明建设做贡献。