论文部分内容阅读
[摘 要]随着档案管理工作的日益复杂，利用现代化信息技术进行管理档案已是大势所趋。所谓档案管理现代化，主要是指把计算机技术以及网络技术运用到档案管理工作之中，进而改变传统的档案管理模式，从而实现高效的档案收集、整理以及档案管理水平与利用效率的提升，从而为相关的档案管理工作提供更为有效的服务。
[关键词]现代化信息技术；档案管理；优化
中图分类号：S291 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）14-0144-01
我国传统的档案所采用的都是纸质作业方式，在日常的收集与整理的过程中，不仅需要大量的工作人员参与其中，而且耗时耗力效率低下，还极易出错，并且纸质档案的日常保管会受到许多外在因素的制约，所涉及到的具体办公用品和相关设施都有着更高的要求。从事过相关工作的人都知道，对传统的档案进行统计、查询和利用等，在工作流程上极为复杂且任务繁重，根本无法满足现代化的快节奏办公的需求，不能完全发挥出档案内在的真正价值，已经无法适应现代化办公的需要。随着计算机快速发展的脚步，现代化信息技术在各行各业都得到了广泛应用，当然在此其中的档案管理工作也不例外。现代化信息技术在档案管理中的应用，提高了工作效率，同时降低了工作人员的劳动强度，更加方便了档案信息的利用。
一、应用现代化信息技术对档案管理工作实施优化
（一）现代化信息技术运用到档案管理工作中的可行性
现代化信息技术在日常档案管理工作中的应用，不仅涵盖了初始的档案收集和整理工作，还涉及到对档案信息进行全面的归纳、自动完成档案信息的分类以及进行分析等工作内容，就日后的查询和提取档案而言也是一个高效的选择。大量的实践表明，信息技术在档案管理中的应用是可行的，例如大数据、办公自动化、无纸化办公已在某些单位实施多年，手书的文件材料越来越少。可以说，信息技术在档案管理工作过程中的各个方面都起到了巨大的作用，从根本上对传统的档案管理工作进行了优化。
（二）现代化信息技术对档案管理的必要性
档案资料作为一个单位最为主要的参考和借鉴来源，有助于帮助单位各项工作的顺利开展。如果传统静态的档案资料变得更加灵活且方便利用，就必须借助现代化信息技术，这也能充分发挥档案的利用价值。想要实现档案的信息化，首先应该将传统纸质的档案进行数字化，也就是把原本的纸质档案文件生成为电子文件，在这一过程中要对大量的信息进行计算机录入作业，实体照片等一系列的实物资料也要扫描成电子照片，从而来建立档案资料的数据库，进而做到资源的有效整合以及统一的体系化管理。数字化档案数据库的建立，不仅可以解决纸质档案的数字化问题，同时在日后也可对原有的纸质档案进行封存处理，从而更好地对原文件进行保管，有效地避免在反复使用过程中对档案原件的损毁，也就大大延长了档案的使用寿命。此外，现代信息技术也方便了档案的查阅，极大地简化了档案使用的流程。
（三）现代化信息技术对档案管理的技术应用
现代化信息技术在档案管理工作中的有效利用程度，是档案管理整体水平的一个重要衡量标准。随着科学技术的发展，以信息技术为核心的现代化信息技术正在深入到档案管理之中。档案现代化信息技术管理不仅涉及新的技术装备、新的技术手段的运用，而且涉及到档案的收集、整理、储存及保管以及现代化库房、档案保护技术、档案信息开发利用和电子档案管理等领域，主要内容是计算机技术的运用，除此以外还包括音像技术、激光光盘技术、静电复印技术等运用。所以要充分结合现有的信息传输网络平台，实现档案现代化信息平台的搭建，有利于档案事业的更好更快发展。
二、现代化信息技术在档案管理工作过程中的具体措施
（一）建立健全档案管理机制
无规矩，不成方圆。要想檔案管理工作有序、健康地进行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，从源头上找到“病根子”。严格的管理制度是规范管理行为的根本保证。因此，在基层档案管理中，建立健全的档案管理制度迫在眉睫。例如，在进行资料交接和保管过程中，建立严格的问责制度，保证人在岗、责在身，营造人人守岗、人人在岗的工作氛围，防止在关键资料和数据上掉链子。建立健全的管理制度，更倾向于对执行能力的考核，各档案管理机构，应该加强自身管理执行能力建设。只有让管理工作有据可依，才能调动管理员工的积极性和能动性，在主观上加强自身的创造思维，为档案管理工作添砖加瓦。
（二）加快现代化信息发展进程，推进档案管理建设
各级领导应当提高对档案管理工作的认识，在政策上给予支持，在经济上给予扶持，积极推进档案管理信息化建设，逐步引进电子信息保管技术，建立独立系统的电子数据库，促进电子文档资料的保存，实现资料保管方式的多元化与多样性，以适应现阶段政治、经济、文化条件下的档案资源环境。在调查研究的基础上，我国的档案管理现代化信息建设已经取得了一定的成绩，例如“适合于机关档案工作的文书工作一体化管理系统已逐步开始应用”，“光盘技术在档案信息的存储和检索中进入了实质性的应用阶段”，“计算机管理档案中的多媒体技术运用已从调研论证阶段进入到应用系统的研制与开发阶段”等。信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快档案的现代化信息的发展进程。
（三）加强规范、服务意识，引进和聘用专业技术人才
档案管理人员的专业素质决定档案管理工作的质量。档案人才是知识管理人才，建设一支高素质的档案队伍，才能奠定档案事业长足进步、持续发展的根基。对于各级管理层来说，要扭转传统意识，积极营造良好的职业氛围，加强员工的基层服务意识，组织和聘请相关专业技术人员进行培训、讲座，让员工从开始熟悉业务流程到积极创造新思路，为档案管理信息化建设作出贡献。要建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的档案干部队伍，引入竞争机制，实行择优上岗，做到惟才是举，惟贤是选，惟强是用。
结语
在运用信息化技术的同时不断进行技术优化是日常工作当中必不可少的一步，同时也是档案有效管理中的一项重要工作内容。转变观念的同时强化现代化管理意识也是必不可少的，档案的现代化的信息技术管理绝不是单纯的配备计算机而已，有了计算机技术的介入与实现档案管理现代化两者之间有着本质的区别。作为信息产业的重要组成部分，档案部门必须采取现代化管理技术和手段，在档案数字化、网络化方面下功夫，使档案管理现代化成为推动社会前进的动力，服务于当今的信息时代。
参考文献
[1] 张华丽.基于J2EE的档案管理系统设计与实现[J].现代商贸工业.
[2] 张虹，姬瑞环，档案管理基础[M].北京：中国人民大学出版社.
[关键词]现代化信息技术；档案管理；优化
中图分类号：S291 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）14-0144-01
我国传统的档案所采用的都是纸质作业方式，在日常的收集与整理的过程中，不仅需要大量的工作人员参与其中，而且耗时耗力效率低下，还极易出错，并且纸质档案的日常保管会受到许多外在因素的制约，所涉及到的具体办公用品和相关设施都有着更高的要求。从事过相关工作的人都知道，对传统的档案进行统计、查询和利用等，在工作流程上极为复杂且任务繁重，根本无法满足现代化的快节奏办公的需求，不能完全发挥出档案内在的真正价值，已经无法适应现代化办公的需要。随着计算机快速发展的脚步，现代化信息技术在各行各业都得到了广泛应用，当然在此其中的档案管理工作也不例外。现代化信息技术在档案管理中的应用，提高了工作效率，同时降低了工作人员的劳动强度，更加方便了档案信息的利用。
一、应用现代化信息技术对档案管理工作实施优化
（一）现代化信息技术运用到档案管理工作中的可行性
现代化信息技术在日常档案管理工作中的应用，不仅涵盖了初始的档案收集和整理工作，还涉及到对档案信息进行全面的归纳、自动完成档案信息的分类以及进行分析等工作内容，就日后的查询和提取档案而言也是一个高效的选择。大量的实践表明，信息技术在档案管理中的应用是可行的，例如大数据、办公自动化、无纸化办公已在某些单位实施多年，手书的文件材料越来越少。可以说，信息技术在档案管理工作过程中的各个方面都起到了巨大的作用，从根本上对传统的档案管理工作进行了优化。
（二）现代化信息技术对档案管理的必要性
档案资料作为一个单位最为主要的参考和借鉴来源，有助于帮助单位各项工作的顺利开展。如果传统静态的档案资料变得更加灵活且方便利用，就必须借助现代化信息技术，这也能充分发挥档案的利用价值。想要实现档案的信息化，首先应该将传统纸质的档案进行数字化，也就是把原本的纸质档案文件生成为电子文件，在这一过程中要对大量的信息进行计算机录入作业，实体照片等一系列的实物资料也要扫描成电子照片，从而来建立档案资料的数据库，进而做到资源的有效整合以及统一的体系化管理。数字化档案数据库的建立，不仅可以解决纸质档案的数字化问题，同时在日后也可对原有的纸质档案进行封存处理，从而更好地对原文件进行保管，有效地避免在反复使用过程中对档案原件的损毁，也就大大延长了档案的使用寿命。此外，现代信息技术也方便了档案的查阅，极大地简化了档案使用的流程。
（三）现代化信息技术对档案管理的技术应用
现代化信息技术在档案管理工作中的有效利用程度，是档案管理整体水平的一个重要衡量标准。随着科学技术的发展，以信息技术为核心的现代化信息技术正在深入到档案管理之中。档案现代化信息技术管理不仅涉及新的技术装备、新的技术手段的运用，而且涉及到档案的收集、整理、储存及保管以及现代化库房、档案保护技术、档案信息开发利用和电子档案管理等领域，主要内容是计算机技术的运用，除此以外还包括音像技术、激光光盘技术、静电复印技术等运用。所以要充分结合现有的信息传输网络平台，实现档案现代化信息平台的搭建，有利于档案事业的更好更快发展。
二、现代化信息技术在档案管理工作过程中的具体措施
（一）建立健全档案管理机制
无规矩，不成方圆。要想檔案管理工作有序、健康地进行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，从源头上找到“病根子”。严格的管理制度是规范管理行为的根本保证。因此，在基层档案管理中，建立健全的档案管理制度迫在眉睫。例如，在进行资料交接和保管过程中，建立严格的问责制度，保证人在岗、责在身，营造人人守岗、人人在岗的工作氛围，防止在关键资料和数据上掉链子。建立健全的管理制度，更倾向于对执行能力的考核，各档案管理机构，应该加强自身管理执行能力建设。只有让管理工作有据可依，才能调动管理员工的积极性和能动性，在主观上加强自身的创造思维，为档案管理工作添砖加瓦。
（二）加快现代化信息发展进程，推进档案管理建设
各级领导应当提高对档案管理工作的认识，在政策上给予支持，在经济上给予扶持，积极推进档案管理信息化建设，逐步引进电子信息保管技术，建立独立系统的电子数据库，促进电子文档资料的保存，实现资料保管方式的多元化与多样性，以适应现阶段政治、经济、文化条件下的档案资源环境。在调查研究的基础上，我国的档案管理现代化信息建设已经取得了一定的成绩，例如“适合于机关档案工作的文书工作一体化管理系统已逐步开始应用”，“光盘技术在档案信息的存储和检索中进入了实质性的应用阶段”，“计算机管理档案中的多媒体技术运用已从调研论证阶段进入到应用系统的研制与开发阶段”等。信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快档案的现代化信息的发展进程。
（三）加强规范、服务意识，引进和聘用专业技术人才
档案管理人员的专业素质决定档案管理工作的质量。档案人才是知识管理人才，建设一支高素质的档案队伍，才能奠定档案事业长足进步、持续发展的根基。对于各级管理层来说，要扭转传统意识，积极营造良好的职业氛围，加强员工的基层服务意识，组织和聘请相关专业技术人员进行培训、讲座，让员工从开始熟悉业务流程到积极创造新思路，为档案管理信息化建设作出贡献。要建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的档案干部队伍，引入竞争机制，实行择优上岗，做到惟才是举，惟贤是选，惟强是用。
结语
在运用信息化技术的同时不断进行技术优化是日常工作当中必不可少的一步，同时也是档案有效管理中的一项重要工作内容。转变观念的同时强化现代化管理意识也是必不可少的，档案的现代化的信息技术管理绝不是单纯的配备计算机而已，有了计算机技术的介入与实现档案管理现代化两者之间有着本质的区别。作为信息产业的重要组成部分，档案部门必须采取现代化管理技术和手段，在档案数字化、网络化方面下功夫，使档案管理现代化成为推动社会前进的动力，服务于当今的信息时代。
参考文献
[1] 张华丽.基于J2EE的档案管理系统设计与实现[J].现代商贸工业.
[2] 张虹，姬瑞环，档案管理基础[M].北京：中国人民大学出版社.