【关键词】现行文件;档案;信息化管理;高校
　　高校传统现行文件和档案管理的载体是纸质文件，管理方式以人工为主，既缺乏与时俱进性，还不能满足高校信息化建设需求，无法充分发挥文件、档案管理工作的价值。因此高校现行文件和档案管理工作应该在坚持在传统纸质介质的基础上，逐渐朝着数字化、信息化转化，不仅要实现远程借阅，还要建立便利化管理模式。要引进先进的设备设施，提高信息化建设水平，还要根据高校现行文件和档案管理工作的现存问题，提出针对性的信息化优化措施，构造信息化校园。

一、高校现行文件与档案概述

　　（一）现行文件的概念
　　以文件运动周期为出发点和落脚点，将其分为四个阶段，即产出、现行、半现行和保存阶段。其中现行阶段文件的内容是运转、传送和应用。半现行阶段文件的內容是文件通过档案馆保存前的阶段，大部分高校档案室的文件都是半现行文件。如今为了适应教育改革趋势，强化师生的主人翁地位，提高其民主权利，提高高校各项工作的执行水平，监督高校政务，必须提高现行文件服务水平，做好管理工作，促进高校档案事业发展[1]。
　　（二）档案的概念
　　高校档案的范围非常广阔，主要指的是高校在开展招生、教育、管控和科学研究等活动的过程中，对师生、高校发展和社会具有重要保存价值的文字、图像等形式载体的重要记录。因为高校的主体是师生，国家对档案管理工作规定时明确指出，要明确师生的主体地位，所以一定要提高对招生的重视程度，要将其作为档案管理工作中非常关键的一个环节，其既可以考察高校学生，也能记载教师业务，能够对高校各项工作起重要推动作用。所以在开展档案管理工作时，要坚持人本主义，要重视师生服务[2]。

二、高校现行文件与档案信息化管理的重要作用

　　（一）信息化管理的主要内容
　　信息化管理工作，主要是通过应用计算机等先进设备以及信息技术，对高校现行文件与档案资源进行搜集、整合、分类、分析与共享，实现信息资源处理目标。其不仅可以充分开发高校信息资源，运用信息技术将传统的纸质文件、档案资源变成以数字为载体的资源，还能通过先进设备，扩大储存规模、提高保存水平，更能共享信息资源，提高利用率。高校现行文件与档案信息化管理，是一个多环节连接，逐渐开发、应用与分享高校信息资源的过程，能简化职能，发挥最大价值。
　　（二）信息化管理的重要作用
　　1、实现远程教育
　　我国地理面积大，不同地区受教育目的、资源等方面的限制，其基础水平差距较大，尤其是中西部和沿海地区。所以通过信息化管理，建立整体教育信息资源体系，能够实现远程教育，还能共享各大高校的信息资源，促进平衡发展。
　　2、促进高校发展
　　现行文件和档案具有现实意义和历史意义，现行文件管理符合师生关于对政策性、公益性等文件的要求，还能便捷化查看手续，提高处事效率。并且还能公开化、透明化学校发展和管理要求，弥补传统档案管理工作的单调和狭窄之处。而档案详细记录了高校从创办之处到如今整体发展态势，是一个高校从无到有的历程载体，能够出充分反映高校从创办目标、发展目的到各项工作的细节，是非常重要的财富。所以在国家相关政策的指导下，从各大高校现状出发，只有加强现有文件和档案管理工作，才能逐步提高高校科研、教育和管理等方面的发展水平。所以，实现信息化管理能够通过先进设备和信息手段，从开发、整合、应用和分析等方面提高文件、档案利用率，在最短时间内查找高校信息资源，发现管理问题并提出解决措施[3]。

三、高校现行文件与档案信息化管理的现存问题

　　（一）信息化管理意识薄弱
　　虽然如今我国现行文件和档案管理工作的重要性愈发显著，但是一方面是大部分高校领导层没有意识到现行文件和档案管理工作对高校各项工作的推动作用，也没有充分利用此项工作提高高校建设水平和教育竞争优势，无法做到与时俱进。另一方面是虽然开展了信息化管理工作，但是仅认为信息化就是将传统的纸质资源转换为数字化资源，没有对其开展开发、整合、分类和分析工作，忽视了资源价值。并且虽然工作人员运用计算机设备和信息手段开展工作，但只是停留在基础层面，既没有做到逐渐扩充资源，也没有将其服务于高校[4]。
　　（二）工作人员素质低下
　　如今虽然部分高校已经开展现行文件和档案信息化管理工作，但是仍旧缺乏专业性强且高素质的管理人员，缺乏具有层次性、结构性、科学性的管理团队。在开展信息化管理工作时，一方面，工作人员并不能根据高校实际发展情况制定管理方案，另一方面，其不具有专业的信息知识和技术，无法顺利开展信息化管理工作。
　　（三）信息化安全问题严峻
　　在开展现行文件和档案信息化管理建设工作时，虽然部分高校领导层逐渐开始关注此工作，并且制定完善的信息管理制度以及体系，但是忽略了安全问题。信息化一方面简化了管理工作，提高高校信息资源开发、整合和利用效率，但是也会带来安全隐患。病毒和黑客可以通过入侵信息管理系统，破坏高校信息资源，盗窃重要数据，这种不法行为会严重损害高校利益，甚至会产生经济损失。所以高校在透明化信息资源时，也要重视安全问题[5]。
　　（四）管理手段不完善
　　现行文件和档案信息化管理工作不仅受领导意识限制，还受资金限制，无法让此工作顺应时代发展，满足高校发展需求。目前，我国大部分高校在开展此工作时仍以人工为主，虽然能够提供丰富的经验，但是也带来了很多人为失误，无法合理应用信息化设备，也无法充分发挥信息技术的价值与作用，限制了档案工作开展与进行。并且虽然一些高校引进了计算机设备和信息技术，但是信息管理仍是表面工作，大部分工作仍以人工为主，甚至还会出现多个档案数据库过于独立等问题，因为在开发高校管理软件时，其主体是专业的信息人才，不能站在搜集、整合、管控、分类等角度进行开发，导致其软件过于复杂，全面性不足。

四、高校现行文件与档案信息化管理的优化措施

　　信息化建设工作，以高校现行文件和档案资源为主，以将传统纸质文件转换为数字化文件、管控电子文件为重点内容，以计算机等先进设计与信息技术为关键手段，以提高高校信息资源利用率为直接目的。此工作是信息化校园中非常关键的一部分，是通过信息手段多途径搜集、整理、传送和应用信息资源，实现高校信息资源共享[6]。
　　（一）强化信息化管理意识
　　要先让高校领导层和教师工作者了解何为现行文件和档案的信息化，何为信息化建设。要意识到在互联网时代，要想让高校在教育改革中拔得头筹，维持教育优势，必须做好现行文件和档案信息化管理工作，要做好指导工作并且引进先进信息化管理理念、设备和技术，要打造结构合理、管理有序的信息数据库。这样才能不断提升管控水平，优化信息技术，发挥现行文件的和档案管理工作的价值。
　　（二）重视人才培养
　　管理人员是信息化建设工作的主体，也是维持建设和高校之间的重要桥梁。所以要招纳专业的管理人才，逐渐取代临时性、非专业性的管理人员。还要通过培训活动，逐渐提高管理人员的综合素质与专业水平，让其掌握先进的信息技术，高效应用信息设备[7]。
　　（三）打造安全保障体系
　　在逐渐开展信息化建设工作时，要在实现信息资源共享的基础上，高度重视信息安全，避免出现盗取等问题。要打造安全保障体系，通过不断优化的信息技术如防火墙等，抵挡病毒和黑客。同时还要通过加密手段，提高安全等级。要通过全过程监督，降低安全损失。
　　（四）多元化管理手段，提高信息网络服务水平
　　如今应用计算机技术、通讯技术等非常常见，并且各大高校也逐渐迈入了信息网络化时代。通过先进的信息技术，将纸质版文件进行数字化转化，构造局域网。同时还要加强校园网与互联网的连接，应用联机系统，进行信息资源共享，改变信息资源搜集方式[8]。

五、结束语

　　互联网时代下，面对如火如荼的教育改革趋势，如果想要实现同步发展，提高高校信息资源的利用率和分享率，让高校现行文件和档案管理更加方便、高效，必须开展信息化建设工作。要在分析信息化管理现存问题的基础上，进行全面改革和完善，要通過人才培养、强化意识以及优化信息手段，为数字化校园做贡献，充分发挥现行文件和档案的价值。