浅谈如何做好办公室工作

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  一、引言
  办公室是“司令部”、“参谋部”和“后勤部”,工作性质比较特殊,职能也比较宽泛,政治性、事务性比较强。对于办公室工作,习近平总书记在2014年同中央办公厅各单位班子成员和干部职工代表座谈时,提出了“五个坚持”,坚持绝对忠诚的政治品格,坚持高度自觉的大局意识,坚持极端负责的工作作风,坚持无怨无悔的奉献精神,坚持廉洁自律的道德操守。这“五个坚持”的工作要求,高屋建瓴、内涵深刻,是做好各级办公厅(室)工作的总遵循。下面,按照习近平总书记的指示精神,结合工作实际,谈一谈如何做好办公室工作。
  二、明确办公室“三大定位”
  办公室是单位的综合办事机构,处于承上启下、沟通内外、协调左右的枢纽位置。一是承上启下。办公室是连接基层和上层的桥梁,肩负着上传下达、传递信息的任务。一方面,要把上层的指示、决策和工作部署传达下去;另一方面,要将基层的各种信息、状况汇报上来。二是沟通内外。办公室承担着大量的内外联络工作,与兄弟单位的沟通协调,与其他企业的合作交流,都需要办公室沟通联系。三是协调左右。单位领导所安排的工作,需要办公室去协调各部门,照应各方关切、配置各方资源、调动各方力量,形成做好工作整体合力,推动决策部署落实落地。因此,办公室是单位的中枢机关,地位突出、性质特殊、作用重要,如果办公室工作出现中梗阻,单位的整体工作效率都会大打折扣。
  三、明确办公室“三大职能”
  关于“三大职能”,就是辅助政务、处理事务、搞好服务,通俗来说就是办文、办会、办事。
  首先是办文。包括文件草拟、公文印发、材料撰写、信息报送、机要传递等,都是办公室业务,需要办公室操作。可以说,办文是关键,涉及到上传下达、内外沟通、左右协调,关系到整体工作效率。其次是办会。筹办会议是办公室工作重要内容,各种会议的顺利举办,都离不开办公室的精心准备。再次是办事。办公室每天都要处理大量事务,事无巨细,都需要办公室参与了解。人们常说办公室是“鞋筐子”,讲的就是农村妇女在家扒拉鞋筐子、忙活了一天,却说不出来自己干了什么。办公室工作也是如此,大家有时忙活一天,中午也没休息,弦绷得紧紧的,等到晚上下班却总结不出一天的成绩,因为很多都是事务性的工作,是比较琐碎的事情。
  四、经受“四个考验”
  一是受得了委屈。办公室工作,領导不批评就是最大的表扬。办公室面向的领导多、承担的任务重,干得多、错得多,经常会挨批评。在受批评的时候不要感到委屈,因为工作性质就是如此。如果领导天天表扬,从不批评,个人就很难取得进步。每个人从小到大,都是在父母的批评中成长起来的,干部也是如此。因此,要正确认识批评,坦然接受批评,及时改正错误,在指导和批评中尽快成长进步。二是耐得住寂寞。办公室不同于其他部门,有些文秘整天趴在办公室里埋头“爬格子”、玩“笔杆子”,起早贪黑,加班加点,不分白天晚上,不分工作日和节假日。这个时候,大家心里不能有不平衡,因为办公室就是这种工作性质,要学会享受这种寂寞的快乐。三是经得住考验。包括政治、纪律、作风、生活等方方面面的考验。办公室作为“司令部”,基层同志来办事可能会找到某个同志行方便,在这些方面大家一定要坚持原则,经得住考验。四是守得住秘密。保密工作无小事,必须慎之又慎。凡是涉密文件,就绝对不能复印,不能放在办公桌上,不能用手机拍照,不能在网络上传送。在办公室工作,就一定要强化保密意识,不该说的话绝对不能说,不该讲的事绝对不能讲,如果稍不注意造成泄密,触犯保密法等法律法规,就会给企业造成巨大影响,给工作造成严重被动。
  五、具备“五种素质”
  具体来说,应当具备以下几种素质:德才兼备、服务至上、不卑不亢、雷厉风行、注重形象,等等。其中,德才兼备是首要的。“德”是指政治素质,办公室人员的政治素质必须得高。最应当与领导保持高度一致的是办公室,最应该学习政治知识的是办公室,最应该让领导最放心的也是办公室,所以,办公室的同志必须加强政治学习,在政治立场、政治觉悟、政治坚定性、政治敏感性方面,始终走在前列。除此之外,还要时刻反思自己是否存在欠缺,并及时改进。
  关于“才”,首先要学会“出点子”。当好参谋助手,经常为领导出主意、想办法;其次要成为“笔杆子”。作为办公室成员,笔杆子得过硬,无论从事哪个具体岗位,都得能写上几笔,大材料写不成也得能写小材料,这是机关干部最基本的素质;再次要会用“嘴皮子”。要能说会讲,能说明白领导的意图,能讲明白基层的诉求,做到转述清、态度好,决不能态度生硬恶劣;要熟练使用机关的常用语和文明用语;最后要学会“补台子”。领导没想到、没看到、没做到的事情,要想到、看到、做到。在工作中,要做到参与不干预、到位不越位、帮忙不添乱、遵从不盲从。此外,办公室工作必须认真细致。毛主席说过,世界上的事就怕认真二字,而共产党员最讲认真。要沉下心,养成认真细致的习惯。
  总之,做好办公室工作绝非一朝一夕的功夫,而是需要从自身出发,明确“三大定位”和“三大职能”,经受得起“四个考验”,具备“五种素质”,才算是“修炼到家”,才能当好领导的好帮手。
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