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[摘 要]本文针对如何提升人事档案信息管理和保障职工退休申报进行了细致的阐述。研究分析企业职工退休申报和档案管理的关系，为企业人事档案管理工作的质量提升提供帮助。
[关键词]人力资源管理 退休 档案管理体系
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0150-01
职工退休一直是企业职工关心的热点话题，而人事档案是职工退休办理的重要支撑和依据。因此如何做好人事档案的管理与退休申报、办理工作，是关系到职工切身利益，保障职工退休队伍稳定，已成为当前企业极为重视的一项工作任务。
一、职工退休申报与人事档案管理的关系
按照国家有关退休政策以及退休办理流程对职工达到法定退休年龄，符合退休政策的职工进行退休申报和审批，并计算养老待遇等一系列的工作。但在为职工办理退休申报手续过程中，出生日期、参加工作时间、职称、工作履历等重要信息的认定需要从职工人事档案中进行核查，这是为职工退休办理提供资料的重要依据，职工人事档案是记述和反映职工的历史和现状，人事档案由原始资料构成，包括职工历年工作经历、学历、职称、人事调动、新职工登记表、入伍表、工资待遇调整等信息。所以职工退休与人事档案之间有着紧密的关系，退休审批需要职工人事档案，人事档案内容记载的是否清晰、准确也关系到职工的退休申报和审批。因此人事档案管理和职工退休办理是一个有机的整体，二者不可分离，同步发展。
二、办理职工退休申报过程中出现的问题
（1）职工档案资料记载模糊致使出生日期难以认定。尤其是职工入职或计算工龄的第一张表上的出生日期模糊或有涂改等现象，这就给企业的退休申报和社保机构经办部门的退休审批工作带来困难，也会直接影响到职工的退休时间。
（2）档案资料不全，参加工作时间等退休信息不好认定。由于档案管理不善，部分职工的人事档案中缺少相应的资料。 从目前企业的人事档案管理中，如职工履历、工资、职称、岗位变动等情况的材料未能及时归档，有的档案里有聘任手续资料，但变为工人岗位时，无解聘等手续，或者到新的岗位上工作，没有新岗位任何纸质材料及相关手续，还有的档案记载是当兵入伍，但没有退伍证明材料，以及职工履历上记载是下乡的，但没有下乡工龄认定材料和下乡证明材料，由于档案内容不完整，不能反映其本人的真实情况，不能客观地反映一个人的全貌。也不能确定职工的参加工作时间，以及职工的身份和岗位等问题，致使会影响到职工的退休和待遇计算等问题，给职工造成不可弥补的损失。
（3）人事档案中的纸质材料与企业管理系统上的电子信息不同步。随着管理手段的提高，以及科技信息技术的进步，供电企业现在各项管理均利用计算机管理复杂的工作，人力资源管理方面推广使用的是人力资源管控系统和ERP系统，系统中存储了大量的人员基本信息。但是不同程度的存在有些员工的电子信息同纸质档案并不完全相符的问题，如纸质档案有材料而ERP系统没有维护到位，或是ERP系统有信息而缺少相应的纸质档案。动态管理工作水平有待于进一步提高。
档案管理工作是关系到职工切身利益的大事，记载不清或者档案却是都会给职工、单位造成不必要的麻烦。完善档案管理工作是一份长期而艰巨的任务，现在做得好不好有可能要到几年甚至几十年之后才能体现出它的效果。
三、申报退休遇到问题的原因分析
（1）表象原因。首先，由于历史因素，职工档案缺失或者是丢失。其次，职工人事档案的记载比较模糊，有些企业并没有对人事档案设定专人管理，档案一直都是无人管理的状态，因此档案的涂改、前后记载差异等等都是比较常见的问题，也导致了档案的审查工作变得非常的困难。
（2）本质原因。职工在办理退休手续的时候，除了有历史原因影响之外，其档案管理过程的不规范仍然是主要问题。我国在建国甚至改革开放初期的时候都是以经济建设作为主要的工作内容来进行管理，因此对于人事档案的关注度不高，档案意识相对就比较落后，档案管理思想更加如此，因此管理过程的规范性非常差。档案管理人员自身的文化素质和业务能力的差异也让档案管理工作质量好坏不一，人事档案并没有作为企业的重要工作来开展，档案丢弃也是因为管理疏漏导致的，因此这一现状是比较严重和主要的问题，目前这一状态还是没有获得很好的改善，因此需要建立起全局人事档案管理的思想。
四、建立人事档案管理体系，提升档案管理工作。
（1）强化档案管理认知能力。职工档案作为企业职工退休的一个重要依据，是每一个职工都需要的重要资料，当这个资料没有获得妥善的管理和保护的时候，其企业职工的权益就会收到损害。所以加强企业各部门对于档案管理的认知能力是提升档案管理工作质量的首要任务，让档案管理的软硬件设施能够符合规范要求，制定出相应的管理制度来确保档案的质量和安全性。
（2）组建档案管理队伍。档案管理工作需要由专人来执行，那么组建一支高效、高水平的管理队伍就是非常有必要的事情，当前的档案管理队伍正是因为能力不足、水平不高，才会容易出现档案管理问题，因此企业的档案管理部门应该对其员工进行培训或者引入新的高新技术人才，让档案管理工作能够规范、严格，这样企业职工的档案才能够获得妥善的管理和保存。
（3）增加企业档案管理培训项目。单位档案部门的人员素质高低不齐，因此为他们开展专项培训，提升他们的技能水平，能够显著的改善目前的问题。档案部门管理人员的素质通过培训项目有有针对性的培养和强化，能够让他们在不影响自身经验的同时，增加业务能力，这样等同于提升了档案管理工作的质量，为企业职工的档案管理提供了保障。
（4）建立职工知悉人事档案的相关机制，建立人事档案监督检查机制。人事档案管理工作非常的纷繁复杂，涉及的内容多，牵涉的部门广，因此其工作需要建立一个多层面、立体的监督考核制度，通过检查制度来督促档案管理人员的工作质量，通过定期或不定期对档案资源进行抽查和检查，能够让档案管理工作更加的规范，满足时效性和规范性的要求。
（5）严格执行档案管理规章制度。人事档案管理工作要顺利的进行，需要有一套严格的档案管理规章制度来保障档案收集、鉴别、转移、查询等一系列工作的有效运行，因此应当建立、健全《人事档案收集制度》、《人事档案利用权限转移制度》、《人事档案查询制度》等制度，并且严格要求各单位按制度办事，确保档案管理工作的有效开展。
企业退休职工的申报和档案管理之间的联系非常紧密，档案作为他们退休资料的一个基础，如果不能够保证其完整和完善，那么就会影响对职工退休各项福利的管理，损害了员工的利益，因此档案管理工作必须要正确的认识，放在一个高度上来对待，加强档案管理工作人员的素质，提升档案管理工作质量，能够让企业退休职工的申报工作更加顺利。
参考文献
[1] 金延莲.国企退休人员社区化管理的模式与应用[J].企业改革与管理，2013.
[2] 杨冬旭.退休干部的社会化服务管理研究[D].华东政法大学，2014.
[关键词]人力资源管理 退休 档案管理体系
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0150-01
职工退休一直是企业职工关心的热点话题，而人事档案是职工退休办理的重要支撑和依据。因此如何做好人事档案的管理与退休申报、办理工作，是关系到职工切身利益，保障职工退休队伍稳定，已成为当前企业极为重视的一项工作任务。
一、职工退休申报与人事档案管理的关系
按照国家有关退休政策以及退休办理流程对职工达到法定退休年龄，符合退休政策的职工进行退休申报和审批，并计算养老待遇等一系列的工作。但在为职工办理退休申报手续过程中，出生日期、参加工作时间、职称、工作履历等重要信息的认定需要从职工人事档案中进行核查，这是为职工退休办理提供资料的重要依据，职工人事档案是记述和反映职工的历史和现状，人事档案由原始资料构成，包括职工历年工作经历、学历、职称、人事调动、新职工登记表、入伍表、工资待遇调整等信息。所以职工退休与人事档案之间有着紧密的关系，退休审批需要职工人事档案，人事档案内容记载的是否清晰、准确也关系到职工的退休申报和审批。因此人事档案管理和职工退休办理是一个有机的整体，二者不可分离，同步发展。
二、办理职工退休申报过程中出现的问题
（1）职工档案资料记载模糊致使出生日期难以认定。尤其是职工入职或计算工龄的第一张表上的出生日期模糊或有涂改等现象，这就给企业的退休申报和社保机构经办部门的退休审批工作带来困难，也会直接影响到职工的退休时间。
（2）档案资料不全，参加工作时间等退休信息不好认定。由于档案管理不善，部分职工的人事档案中缺少相应的资料。 从目前企业的人事档案管理中，如职工履历、工资、职称、岗位变动等情况的材料未能及时归档，有的档案里有聘任手续资料，但变为工人岗位时，无解聘等手续，或者到新的岗位上工作，没有新岗位任何纸质材料及相关手续，还有的档案记载是当兵入伍，但没有退伍证明材料，以及职工履历上记载是下乡的，但没有下乡工龄认定材料和下乡证明材料，由于档案内容不完整，不能反映其本人的真实情况，不能客观地反映一个人的全貌。也不能确定职工的参加工作时间，以及职工的身份和岗位等问题，致使会影响到职工的退休和待遇计算等问题，给职工造成不可弥补的损失。
（3）人事档案中的纸质材料与企业管理系统上的电子信息不同步。随着管理手段的提高，以及科技信息技术的进步，供电企业现在各项管理均利用计算机管理复杂的工作，人力资源管理方面推广使用的是人力资源管控系统和ERP系统，系统中存储了大量的人员基本信息。但是不同程度的存在有些员工的电子信息同纸质档案并不完全相符的问题，如纸质档案有材料而ERP系统没有维护到位，或是ERP系统有信息而缺少相应的纸质档案。动态管理工作水平有待于进一步提高。
档案管理工作是关系到职工切身利益的大事，记载不清或者档案却是都会给职工、单位造成不必要的麻烦。完善档案管理工作是一份长期而艰巨的任务，现在做得好不好有可能要到几年甚至几十年之后才能体现出它的效果。
三、申报退休遇到问题的原因分析
（1）表象原因。首先，由于历史因素，职工档案缺失或者是丢失。其次，职工人事档案的记载比较模糊，有些企业并没有对人事档案设定专人管理，档案一直都是无人管理的状态，因此档案的涂改、前后记载差异等等都是比较常见的问题，也导致了档案的审查工作变得非常的困难。
（2）本质原因。职工在办理退休手续的时候，除了有历史原因影响之外，其档案管理过程的不规范仍然是主要问题。我国在建国甚至改革开放初期的时候都是以经济建设作为主要的工作内容来进行管理，因此对于人事档案的关注度不高，档案意识相对就比较落后，档案管理思想更加如此，因此管理过程的规范性非常差。档案管理人员自身的文化素质和业务能力的差异也让档案管理工作质量好坏不一，人事档案并没有作为企业的重要工作来开展，档案丢弃也是因为管理疏漏导致的，因此这一现状是比较严重和主要的问题，目前这一状态还是没有获得很好的改善，因此需要建立起全局人事档案管理的思想。
四、建立人事档案管理体系，提升档案管理工作。
（1）强化档案管理认知能力。职工档案作为企业职工退休的一个重要依据，是每一个职工都需要的重要资料，当这个资料没有获得妥善的管理和保护的时候，其企业职工的权益就会收到损害。所以加强企业各部门对于档案管理的认知能力是提升档案管理工作质量的首要任务，让档案管理的软硬件设施能够符合规范要求，制定出相应的管理制度来确保档案的质量和安全性。
（2）组建档案管理队伍。档案管理工作需要由专人来执行，那么组建一支高效、高水平的管理队伍就是非常有必要的事情，当前的档案管理队伍正是因为能力不足、水平不高，才会容易出现档案管理问题，因此企业的档案管理部门应该对其员工进行培训或者引入新的高新技术人才，让档案管理工作能够规范、严格，这样企业职工的档案才能够获得妥善的管理和保存。
（3）增加企业档案管理培训项目。单位档案部门的人员素质高低不齐，因此为他们开展专项培训，提升他们的技能水平，能够显著的改善目前的问题。档案部门管理人员的素质通过培训项目有有针对性的培养和强化，能够让他们在不影响自身经验的同时，增加业务能力，这样等同于提升了档案管理工作的质量，为企业职工的档案管理提供了保障。
（4）建立职工知悉人事档案的相关机制，建立人事档案监督检查机制。人事档案管理工作非常的纷繁复杂，涉及的内容多，牵涉的部门广，因此其工作需要建立一个多层面、立体的监督考核制度，通过检查制度来督促档案管理人员的工作质量，通过定期或不定期对档案资源进行抽查和检查，能够让档案管理工作更加的规范，满足时效性和规范性的要求。
（5）严格执行档案管理规章制度。人事档案管理工作要顺利的进行，需要有一套严格的档案管理规章制度来保障档案收集、鉴别、转移、查询等一系列工作的有效运行，因此应当建立、健全《人事档案收集制度》、《人事档案利用权限转移制度》、《人事档案查询制度》等制度，并且严格要求各单位按制度办事，确保档案管理工作的有效开展。
企业退休职工的申报和档案管理之间的联系非常紧密，档案作为他们退休资料的一个基础，如果不能够保证其完整和完善，那么就会影响对职工退休各项福利的管理，损害了员工的利益，因此档案管理工作必须要正确的认识，放在一个高度上来对待，加强档案管理工作人员的素质，提升档案管理工作质量，能够让企业退休职工的申报工作更加顺利。
参考文献
[1] 金延莲.国企退休人员社区化管理的模式与应用[J].企业改革与管理，2013.
[2] 杨冬旭.退休干部的社会化服务管理研究[D].华东政法大学，2014.