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在高校教务管理工作中，最为重要的部分即对教师教学过程的管理。而作为教学管理中的基层职位：教学秘书，会有很多机会与院系师生接触，可谓是教师、教学教务与学生这几个关键点间联通的纽带，能够帮助师生进行沟通，将教务信息及时传达与交流，同时增进师生关系及感情等。可见，教学秘书在教学管理工作中必不可少，特别是在近几年教改如火如荼进行中，教学模式与体制也从原来学年管理制开始走向新的学分管理制度，教学秘书便能在这个转变过程中起到润滑作用，能帮助化解学制转变中可能出现的矛盾与师生沟通问题，从而确保教学改革的顺利开展，使高校教师顺利开展教学工作，教学管理能有条不紊地进行。
1教学秘书在教学管理中的角色定位
【分类号】：G647.2
1.1助手参谋作用
教学秘书在一个学院中的首要位置即教学助手。教学秘书在完成本职任务之余，主要辅助所在学院的各个领导做好日常的教学管理与科研管理工作，有些学校的教学秘书可能还会分配到一些教学方面以及学术研究方面的工作。教学秘书在按领导指示与要求做好各项教学管理事务的同时，还应当帮领导进行一些决策、参谋，并将相关指示下达到学院师生。这就要求教学秘书要能正确把握好院领导所做决策的旨意，同时把教师与学生日常反馈的信息汇报给相关领导，以便领导与基层的师生有双向沟通交流，帮助领导做出正确、合理的决策，以提高教学质量与效率。
1.2服务保障作用
教学秘书的任务是具体而明确的，同时也是集服务性、管理性于一身的综合类职务。在对教师的日常教学、教务以及学籍、教材、课程安排、学术研究项目等的具体管理工作中，教学秘书要能够综合学生、教师、教务为一体，保证教学与学术研究的互促互进，同时不断总结自己的工作，以提高服务意识与质量。可以说，教学秘书应当始终以师生为中心，切实解决师生问题、教务问题，以赢得师生的敬重，在具体教学教务管理中起到关键性的实质作用。
1.3沟通协调作用
前面已经说过，教学秘书处在学生、教师以及学校、院领导之间的枢纽位置，能够协调好各方，帮助各方做好及时的互动、沟通和交流。像在安排课程与考试、传达领导指示精神等具体工作，如果教学秘书在其中都做好协调、让各个部门各类角色都能互相配合、以达到资源的优化整合，则将非常利于学校管理工作的顺利进行。
2教学秘书协调工作的方法
任何一项工作都讲究技巧方法，教学秘书也不例外。特别是这项工作的特殊性与综合性，更是要求工作者要有极强的协调能力，懂得利用学校各项教学资源，达成学校教务管理目标。而在具体的沟通协调工作中，教学秘书应当根据具体服务的对象，选择适合的方式进行交流，才能实现院校各方目标一致、求同存异。
2.1调查研究法
如前所述，教学秘书的首要任务为做好院系领导的助手，帮助下达领导指示、精神，做好各主管职能部门的得力帮手，及时、准确传递有用信息。然而，教学秘书不应当仅仅满足于及时、准确传递信息这一简单任务，更应当将下达的任务消化、理解并做具体细化。首先，教学秘书应当分清工作主次，对院领导所安排的工作进行梳理，保证传达的信息井井有条、逻辑分明。其次，要对具体工作执行过程中可能出现的问题、困难做好预测，始终把握好事态发展，在面对突发情况时有具体的应对措施；再次，针对众多繁杂的工作，教学秘书应当心中有数，知道哪些工作需要自己下功夫进行沟通协调，哪些工作需要先与相关人员做好交流互动，找准工作重点与关键，在做好充分准备的情况下再去实施；最后，在落实好每项工作之后，应当做相关总结，回顾自己处理事件的优劣之处，以便在今后的工作重吸取有用经验，不断改进自己的服务与工作质量。
2.2疏通解释法
教学秘书在与学院领导、教师以及学生进行沟通交流中应当非常注重策略，始终抱着解决问题的态度去处理相关事件，最终实现各方的共赢、互助、合作，帮助化解容易出现的矛盾，改善各方的关系，增进学院师生的感情。例如，教师对教室安排、课时安排，可能会有一些意见，也可能会对领导安排的教学任务、教学工作等出现抵触心理，这就要求教学秘书在平时就和一线教师打好关系，认真聆听教师的意见与建议，再用合理、恰当的表达方式传达出领导以及学校的真实旨意，同时向领导反馈一些合理的建议，避免学校领导与教师间出现不必要的误会或矛盾。
2.3心理调适法
教学秘书应当摆正自己的心态与处事观念，真正与学校各方交心，特别是教师或者学生因为彼此沟通、矛盾等产生了不愉快时，教学秘书更要懂得运用心理调适的方法先让双方冷静下来，在与对方达到共情的基础上，再去解决实际问题。
3如何有效发挥教学秘书的沟通与协调能力
人终究是具备社会属性的，因为有人与人之间的互动交流，才产生了社会。正如马克思所说：“人是一切社会关系的总和。”可见，人只要处于社会之中，不可避免地需要彼此互动、相互沟通，尤其是现代社会，一个人一旦具备较强的沟通力与协调力，将更能适应社会发展、顺应时代潮流。何为沟通？即人们利用语言、行为、图片、文字等媒介，彼此表达看法、意见、情感、思想等的活动。作为高校的教学秘书，更应当切实提高自己的沟通力与协调力，使其发挥出作用，促成教学管理工作的不断完善与进步。
3.1强化服务意识
3.1.1强化对服务对象的服务意识
教学秘书不仅要做好院校各方的协调互助工作，更应当树立其服务意识，不仅要服务于直属领导，更要服务于教师及学生。因为教学秘书工作的特殊性与综合性，每个工作人员都应当具有高度的工作责任感，多为领导办实事，多与师生沟通交流，把实际工作中遇到的问题、困难反馈给上级，同时提出自己的想法、建议，从而提高教学管理的质量，真正帮助师生解决实质性困难，帮助领导解除工作忧虑，赢得各方的信任与好评。
3.1.2保障服务重点内容
高校的教务工作本身就多而杂，教学秘书作为学院各方的沟通纽带，自然要处理更多更为繁杂的事务，这就更需要教学秘书要有清晰的思路，梳清工作脉络，找出工作重心，沿工作主线展开具体工作。在平时，教学秘书应当及时、敏锐发现有用信息，对其做好分析，只有抓好重点抓住关键，才能做到办实事提效率。
3.2充分做好“上情下達，下情上报”工作
教学秘书要将上级教学管理部门的有关规定，及时准确的传达给院系领导、广大师生，这样才能保障教学秩序顺利进行。如果传达不及时就会延误教学工作的进行。同时，教学秘书也要确保“下情上报”，要客观公正。教务部门与师生有一定的“距离”，因此，这两者的信息传递与交流的任务，就必须得由教学秘书来完成。教学秘书要负责师生反馈上来的信息加以分析整理，及时、客观公正的相关部门。
3.3利用现代科技提高沟通的效率
由于教学秘书要经常传达一些教学通知，涉及到师生比较多，因此，他们迫切需要采用现代沟通工具来提高工作效率。对于一些时效性强的信息，我们可以通过飞信的形式，及时传达到师生本人。对于一些时效性不时很强的信息，可以通过院系建立的Q群进行沟通和联系，成员也能及时的给予反馈意见，这两种方式都是比较高效的沟通方式。
总之，协调是一项综合性、艺术性很强的工作，教学秘书的协调功能贯穿于教学管理全过程。教学秘书要自觉加强各方面能力素质的锻炼和提高，重视发挥协调功能，通过有效的沟通，协调系与院、领导与教师、教师与学生之间的关系，建立一种相互了解、相互合作、相互促进的融洽的工作关系，确保教学工作有序进行，推动教学质量不断提高。
1教学秘书在教学管理中的角色定位
【分类号】：G647.2
1.1助手参谋作用
教学秘书在一个学院中的首要位置即教学助手。教学秘书在完成本职任务之余，主要辅助所在学院的各个领导做好日常的教学管理与科研管理工作，有些学校的教学秘书可能还会分配到一些教学方面以及学术研究方面的工作。教学秘书在按领导指示与要求做好各项教学管理事务的同时，还应当帮领导进行一些决策、参谋，并将相关指示下达到学院师生。这就要求教学秘书要能正确把握好院领导所做决策的旨意，同时把教师与学生日常反馈的信息汇报给相关领导，以便领导与基层的师生有双向沟通交流，帮助领导做出正确、合理的决策，以提高教学质量与效率。
1.2服务保障作用
教学秘书的任务是具体而明确的，同时也是集服务性、管理性于一身的综合类职务。在对教师的日常教学、教务以及学籍、教材、课程安排、学术研究项目等的具体管理工作中，教学秘书要能够综合学生、教师、教务为一体，保证教学与学术研究的互促互进，同时不断总结自己的工作，以提高服务意识与质量。可以说，教学秘书应当始终以师生为中心，切实解决师生问题、教务问题，以赢得师生的敬重，在具体教学教务管理中起到关键性的实质作用。
1.3沟通协调作用
前面已经说过，教学秘书处在学生、教师以及学校、院领导之间的枢纽位置，能够协调好各方，帮助各方做好及时的互动、沟通和交流。像在安排课程与考试、传达领导指示精神等具体工作，如果教学秘书在其中都做好协调、让各个部门各类角色都能互相配合、以达到资源的优化整合，则将非常利于学校管理工作的顺利进行。
2教学秘书协调工作的方法
任何一项工作都讲究技巧方法，教学秘书也不例外。特别是这项工作的特殊性与综合性，更是要求工作者要有极强的协调能力，懂得利用学校各项教学资源，达成学校教务管理目标。而在具体的沟通协调工作中，教学秘书应当根据具体服务的对象，选择适合的方式进行交流，才能实现院校各方目标一致、求同存异。
2.1调查研究法
如前所述，教学秘书的首要任务为做好院系领导的助手，帮助下达领导指示、精神，做好各主管职能部门的得力帮手，及时、准确传递有用信息。然而，教学秘书不应当仅仅满足于及时、准确传递信息这一简单任务，更应当将下达的任务消化、理解并做具体细化。首先，教学秘书应当分清工作主次，对院领导所安排的工作进行梳理，保证传达的信息井井有条、逻辑分明。其次，要对具体工作执行过程中可能出现的问题、困难做好预测，始终把握好事态发展，在面对突发情况时有具体的应对措施；再次，针对众多繁杂的工作，教学秘书应当心中有数，知道哪些工作需要自己下功夫进行沟通协调，哪些工作需要先与相关人员做好交流互动，找准工作重点与关键，在做好充分准备的情况下再去实施；最后，在落实好每项工作之后，应当做相关总结，回顾自己处理事件的优劣之处，以便在今后的工作重吸取有用经验，不断改进自己的服务与工作质量。
2.2疏通解释法
教学秘书在与学院领导、教师以及学生进行沟通交流中应当非常注重策略，始终抱着解决问题的态度去处理相关事件，最终实现各方的共赢、互助、合作，帮助化解容易出现的矛盾，改善各方的关系，增进学院师生的感情。例如，教师对教室安排、课时安排，可能会有一些意见，也可能会对领导安排的教学任务、教学工作等出现抵触心理，这就要求教学秘书在平时就和一线教师打好关系，认真聆听教师的意见与建议，再用合理、恰当的表达方式传达出领导以及学校的真实旨意，同时向领导反馈一些合理的建议，避免学校领导与教师间出现不必要的误会或矛盾。
2.3心理调适法
教学秘书应当摆正自己的心态与处事观念，真正与学校各方交心，特别是教师或者学生因为彼此沟通、矛盾等产生了不愉快时，教学秘书更要懂得运用心理调适的方法先让双方冷静下来，在与对方达到共情的基础上，再去解决实际问题。
3如何有效发挥教学秘书的沟通与协调能力
人终究是具备社会属性的，因为有人与人之间的互动交流，才产生了社会。正如马克思所说：“人是一切社会关系的总和。”可见，人只要处于社会之中，不可避免地需要彼此互动、相互沟通，尤其是现代社会，一个人一旦具备较强的沟通力与协调力，将更能适应社会发展、顺应时代潮流。何为沟通？即人们利用语言、行为、图片、文字等媒介，彼此表达看法、意见、情感、思想等的活动。作为高校的教学秘书，更应当切实提高自己的沟通力与协调力，使其发挥出作用，促成教学管理工作的不断完善与进步。
3.1强化服务意识
3.1.1强化对服务对象的服务意识
教学秘书不仅要做好院校各方的协调互助工作，更应当树立其服务意识，不仅要服务于直属领导，更要服务于教师及学生。因为教学秘书工作的特殊性与综合性，每个工作人员都应当具有高度的工作责任感，多为领导办实事，多与师生沟通交流，把实际工作中遇到的问题、困难反馈给上级，同时提出自己的想法、建议，从而提高教学管理的质量，真正帮助师生解决实质性困难，帮助领导解除工作忧虑，赢得各方的信任与好评。
3.1.2保障服务重点内容
高校的教务工作本身就多而杂，教学秘书作为学院各方的沟通纽带，自然要处理更多更为繁杂的事务，这就更需要教学秘书要有清晰的思路，梳清工作脉络，找出工作重心，沿工作主线展开具体工作。在平时，教学秘书应当及时、敏锐发现有用信息，对其做好分析，只有抓好重点抓住关键，才能做到办实事提效率。
3.2充分做好“上情下達，下情上报”工作
教学秘书要将上级教学管理部门的有关规定，及时准确的传达给院系领导、广大师生，这样才能保障教学秩序顺利进行。如果传达不及时就会延误教学工作的进行。同时，教学秘书也要确保“下情上报”，要客观公正。教务部门与师生有一定的“距离”，因此，这两者的信息传递与交流的任务，就必须得由教学秘书来完成。教学秘书要负责师生反馈上来的信息加以分析整理，及时、客观公正的相关部门。
3.3利用现代科技提高沟通的效率
由于教学秘书要经常传达一些教学通知，涉及到师生比较多，因此，他们迫切需要采用现代沟通工具来提高工作效率。对于一些时效性强的信息，我们可以通过飞信的形式，及时传达到师生本人。对于一些时效性不时很强的信息，可以通过院系建立的Q群进行沟通和联系，成员也能及时的给予反馈意见，这两种方式都是比较高效的沟通方式。
总之，协调是一项综合性、艺术性很强的工作，教学秘书的协调功能贯穿于教学管理全过程。教学秘书要自觉加强各方面能力素质的锻炼和提高，重视发挥协调功能，通过有效的沟通，协调系与院、领导与教师、教师与学生之间的关系，建立一种相互了解、相互合作、相互促进的融洽的工作关系，确保教学工作有序进行，推动教学质量不断提高。