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[摘要]：企业档案作为一种原生的企业信息资源，其重要性也正日益突显出来。在信息技术时代发展企业档案工作，企业档案工作者必须不断学习科学知识，逐步掌握信息技术为企业档案管理工作服务、为社会主义经济建设和精神文明建设服务。企业的档案工作走向信息化，是适应企业经营管理持续发展和时代发展的必然举措。基于此，本文对如何提高企业档案信息化技术水平做出一番探讨。
[关键词]：企业档案 信息化 技术水平
中图分类号：F626.112 文献标识码：F 文章编号：1009-914X（2012）35- 0256 -01
1、建设系统，实现企业档案工作信息化
企业档案信息化系统建设主要是指企业档案软件开发和企业档案信息化基础设施建设。其主要内容包括：计算机、交换机、路由器、服务器、存储器和操作系统、数据库系统、安全系统。开发企业档案软件要求先进、适用、可靠。档案和文书两数据库能兼容， 档案分类、鉴定、组卷、归档灵活适用， 检索方式多种多样， 具有数据备份、恢复功能， 能打印多种目录和报表， 数据导入、导出和网上浏览方便快捷， 系统管理、维护简单方便， 有严密用户权限设置。要加快企业档案信息化的系统建设。首先，要舍得投入财力，配置与企业档案管理现代化相适应的软、硬件。当前，企业档案部门的财力主要来源于企业领导的审批，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时，作为企业档案部門，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法，在企业
策略上给自己创造条件，促进企业档案信息化建设加快发展。信息技术的不断更新必将带来信息设备和信息软件的不断更新与淘汰。由于投入企业档案信息化系统建设的资金有限，企业档案部门在选购企业档案信息化基础设施设备与企业档案软件时，必须考虑周全，让有限的资金得到最大价值的利用。具体来说，一方面，企业档案部门在购置新的信息化基础设备与档案软件时，应根据企业整体信息化建设需求和支付能力合理购置适合本单位的、性价比最优的信息化设施及档案软件，这是企业档案部门与财务部分需要特别注意的问题。另一方面则要提高旧设备、旧软件的利用率，充分利用旧机器、旧软件，将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息化设备与档案软件上，不失为一种克服短期内设备与软件缺乏的过渡办法。
2、建立和完善档案信息数据库，奠定企业档案资源共享的基础
档案信息数据库的建立是企业档案信息化的前提， 要实现企业档案的网络检索与资源共享， 就要建立企业档案信息数据库， 并在工作中不断完善。企业档案信息数据库的数据来源主要有三方面：
首先，随着企业的档案管理系统与办公自动化系统实现无缝链接， 归档的企业电子档案会源源不断地进入企业档案信息数据库。其次，近几年产生而未归档的企业电子档案收集进入企业档案信息数据库。第三，档案部门保存的、不同载体的（ 纸质、实物等） 企业档案， 通过录入、扫描、数码像机拍摄等技术处理， 将其数字化后， 进入企业档案信息数据库。为确保企业档案数据库的质量和安全， 要处理好以下两个问题：
（1）现有存储技术与介质的可用性和寿命问题
从企业档案存储技术来看， 硬件更新快、兼容性差， 不同媒体或格式的数据难以统一处理；磁盘、光盘等存储介质的寿命尚需要进一步验证等。
（2）档案数字化的范围问题
企业档案的数字化应该有所取舍，应通过对企业档案信息价值的评估与界定，来合理划定企业档案数字化的范围， 不能良莠不分， 应力求做到低投入、高收益，企业在这方面的工作一定要做到位。另外，企业档案部门应重视作为企业档案主体的科技档案中竣工图的数字化建设。因为， 竣工图是项目竣工验收， 以及项目今后进行维修、改、扩建和开展研发等工作的重要依据， 是利用最为频繁的企业档案。
3、建设档案信息网络，实现企业档案服务网络化
要加强企业档案信息网络建设，因为它是企业档案信息赖以实现传输和交换的信息通道。企业档案服务网络化主要有三个途径：
网上阅览——通过企业内部主页查阅档案。企业档案信息部可把一些常用的工作文件放到桌面，用户根据各自的权限均可从计算机直接得到企业档案信息系统的信息，不需检索。此外，还可通过远程联接提供异地的档案信息服务，打破了时间、空间的限制，为远程办公提供档案信息支持。
电子阅览室——根据办公区域分布和服务半径，设立企业电子阅览室，用户通过电子阅览专用计算机可以得到所有相关领域的最新的电子文件，但必须防止用户将电子文件下载转出和打印，从而保证企业档案的安全性。
内部主页——员工可以通过本企业的内部主页，方便地得到全文档案信息，并可订阅档案信息以实现自动跟踪其更新情况，从而实现将企业管理和生产经营各项工作所需要的文件、档案（涵盖图书、情报、资料）统一从企业内部主页上提供利用。
4、管理档案质量，确保企业档案利用安全
电子文件的产生，给企业档案管理带来诸多方便，但由于电子档案的易复制性、易转移性和易修改性，也给企业档案管理带来了安全隐患。例如，由办公自动化系统导入企业档案系统的文件大多是WORD格式，这些文件是可以进行编辑、修改的，对企业档案的安全不利。按照档案管理要求，应使企业档案管理系统中存储的文件为不可编辑、不可修改的，须将WORD文件转化为TXT或DOC文件，理想的方法是在办公自动化系统中实现后，再转入企业档案管理系统。其次是企业工程档案中图纸的导入，也应当转化为JPG格式利用。这样做，既保证了企业档案管理的要求，也确保了企业档案的真实和安全。在此基础上，为确保企业电子文件的原始性，要求存贮与电子文件相关的背景数据和元数据。
5、企业档案信息化建设应用余度配置方案
为提高企业档案信息系统整体的安全性，我建议在企业信息化建设中采用余度配置方案，所谓余度配置方案即为档案信息系统中的某一个元件设置余度，这里的元件可以是一件纸质档案，一套电子档案，一张图纸、一份光盘等等，在余度配置中可以把这些元件设置成加倍的，也就是设置余度，这样，该企业档案信息系统的安全性就会相应提高。这个方案可应用到系统中的任意数目的元件中去。据了解，通过余度配置的方式来提高企业档案信息系统的安全性，不仅在理论上说得通，在实践中是也是完全可行的。如某些企业在其档案归档标准中明确规定，各企业业务部门中利用率较高的工程档案或图纸档案在归档保存时，必须上交两份，电子文件的归档应同时有两套甚至三套，这都是余度配置方案的具体运用，余度配置方案在企业档案信息化建设中的应用为档案系统的完善提供了有利保障。
结论
时代在发展，企业与信息化水平在进步，企业档案工作将不断地面临新问题、新挑战，企业档案信息化的理论与方法也应随着时间的变迁不断完善、发展。企业档案未来的发展趋势是：企业档案信息化工作模式走向协同化、项目化；企业档案信息化应用系统建设走向集成化、通用化；企业档案信息化服务方式走向新颖化；企业档案信息化运行维护走向专业化、平台化。
参考文献：
[1]吴宝康，王明哲.中国大百科全书.档案学分册[M].北京：中国大百科全书出版社，2009.
[2]郑文.档案管理学原理[M].昆明：云南科技出版社，2009.
[3]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社，2010.
[4]周毅.信息资源宏观配置管理研究[M].北京：中国档案出版社，2011.
[关键词]：企业档案 信息化 技术水平
中图分类号：F626.112 文献标识码：F 文章编号：1009-914X（2012）35- 0256 -01
1、建设系统，实现企业档案工作信息化
企业档案信息化系统建设主要是指企业档案软件开发和企业档案信息化基础设施建设。其主要内容包括：计算机、交换机、路由器、服务器、存储器和操作系统、数据库系统、安全系统。开发企业档案软件要求先进、适用、可靠。档案和文书两数据库能兼容， 档案分类、鉴定、组卷、归档灵活适用， 检索方式多种多样， 具有数据备份、恢复功能， 能打印多种目录和报表， 数据导入、导出和网上浏览方便快捷， 系统管理、维护简单方便， 有严密用户权限设置。要加快企业档案信息化的系统建设。首先，要舍得投入财力，配置与企业档案管理现代化相适应的软、硬件。当前，企业档案部门的财力主要来源于企业领导的审批，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时，作为企业档案部門，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法，在企业
策略上给自己创造条件，促进企业档案信息化建设加快发展。信息技术的不断更新必将带来信息设备和信息软件的不断更新与淘汰。由于投入企业档案信息化系统建设的资金有限，企业档案部门在选购企业档案信息化基础设施设备与企业档案软件时，必须考虑周全，让有限的资金得到最大价值的利用。具体来说，一方面，企业档案部门在购置新的信息化基础设备与档案软件时，应根据企业整体信息化建设需求和支付能力合理购置适合本单位的、性价比最优的信息化设施及档案软件，这是企业档案部门与财务部分需要特别注意的问题。另一方面则要提高旧设备、旧软件的利用率，充分利用旧机器、旧软件，将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息化设备与档案软件上，不失为一种克服短期内设备与软件缺乏的过渡办法。
2、建立和完善档案信息数据库，奠定企业档案资源共享的基础
档案信息数据库的建立是企业档案信息化的前提， 要实现企业档案的网络检索与资源共享， 就要建立企业档案信息数据库， 并在工作中不断完善。企业档案信息数据库的数据来源主要有三方面：
首先，随着企业的档案管理系统与办公自动化系统实现无缝链接， 归档的企业电子档案会源源不断地进入企业档案信息数据库。其次，近几年产生而未归档的企业电子档案收集进入企业档案信息数据库。第三，档案部门保存的、不同载体的（ 纸质、实物等） 企业档案， 通过录入、扫描、数码像机拍摄等技术处理， 将其数字化后， 进入企业档案信息数据库。为确保企业档案数据库的质量和安全， 要处理好以下两个问题：
（1）现有存储技术与介质的可用性和寿命问题
从企业档案存储技术来看， 硬件更新快、兼容性差， 不同媒体或格式的数据难以统一处理；磁盘、光盘等存储介质的寿命尚需要进一步验证等。
（2）档案数字化的范围问题
企业档案的数字化应该有所取舍，应通过对企业档案信息价值的评估与界定，来合理划定企业档案数字化的范围， 不能良莠不分， 应力求做到低投入、高收益，企业在这方面的工作一定要做到位。另外，企业档案部门应重视作为企业档案主体的科技档案中竣工图的数字化建设。因为， 竣工图是项目竣工验收， 以及项目今后进行维修、改、扩建和开展研发等工作的重要依据， 是利用最为频繁的企业档案。
3、建设档案信息网络，实现企业档案服务网络化
要加强企业档案信息网络建设，因为它是企业档案信息赖以实现传输和交换的信息通道。企业档案服务网络化主要有三个途径：
网上阅览——通过企业内部主页查阅档案。企业档案信息部可把一些常用的工作文件放到桌面，用户根据各自的权限均可从计算机直接得到企业档案信息系统的信息，不需检索。此外，还可通过远程联接提供异地的档案信息服务，打破了时间、空间的限制，为远程办公提供档案信息支持。
电子阅览室——根据办公区域分布和服务半径，设立企业电子阅览室，用户通过电子阅览专用计算机可以得到所有相关领域的最新的电子文件，但必须防止用户将电子文件下载转出和打印，从而保证企业档案的安全性。
内部主页——员工可以通过本企业的内部主页，方便地得到全文档案信息，并可订阅档案信息以实现自动跟踪其更新情况，从而实现将企业管理和生产经营各项工作所需要的文件、档案（涵盖图书、情报、资料）统一从企业内部主页上提供利用。
4、管理档案质量，确保企业档案利用安全
电子文件的产生，给企业档案管理带来诸多方便，但由于电子档案的易复制性、易转移性和易修改性，也给企业档案管理带来了安全隐患。例如，由办公自动化系统导入企业档案系统的文件大多是WORD格式，这些文件是可以进行编辑、修改的，对企业档案的安全不利。按照档案管理要求，应使企业档案管理系统中存储的文件为不可编辑、不可修改的，须将WORD文件转化为TXT或DOC文件，理想的方法是在办公自动化系统中实现后，再转入企业档案管理系统。其次是企业工程档案中图纸的导入，也应当转化为JPG格式利用。这样做，既保证了企业档案管理的要求，也确保了企业档案的真实和安全。在此基础上，为确保企业电子文件的原始性，要求存贮与电子文件相关的背景数据和元数据。
5、企业档案信息化建设应用余度配置方案
为提高企业档案信息系统整体的安全性，我建议在企业信息化建设中采用余度配置方案，所谓余度配置方案即为档案信息系统中的某一个元件设置余度，这里的元件可以是一件纸质档案，一套电子档案，一张图纸、一份光盘等等，在余度配置中可以把这些元件设置成加倍的，也就是设置余度，这样，该企业档案信息系统的安全性就会相应提高。这个方案可应用到系统中的任意数目的元件中去。据了解，通过余度配置的方式来提高企业档案信息系统的安全性，不仅在理论上说得通，在实践中是也是完全可行的。如某些企业在其档案归档标准中明确规定，各企业业务部门中利用率较高的工程档案或图纸档案在归档保存时，必须上交两份，电子文件的归档应同时有两套甚至三套，这都是余度配置方案的具体运用，余度配置方案在企业档案信息化建设中的应用为档案系统的完善提供了有利保障。
结论
时代在发展，企业与信息化水平在进步，企业档案工作将不断地面临新问题、新挑战，企业档案信息化的理论与方法也应随着时间的变迁不断完善、发展。企业档案未来的发展趋势是：企业档案信息化工作模式走向协同化、项目化；企业档案信息化应用系统建设走向集成化、通用化；企业档案信息化服务方式走向新颖化；企业档案信息化运行维护走向专业化、平台化。
参考文献：
[1]吴宝康，王明哲.中国大百科全书.档案学分册[M].北京：中国大百科全书出版社，2009.
[2]郑文.档案管理学原理[M].昆明：云南科技出版社，2009.
[3]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社，2010.
[4]周毅.信息资源宏观配置管理研究[M].北京：中国档案出版社，2011.