摘要：无论是在政府部门，还企业部门，办公室必不可少，它同时兼具综合部门和服务部门两种身份，这就需要办公室文秘在纵向方面做到上情下达，在横向方面做好协调督办和后勤服务工作，同时还要做好文件流转、档案管理、会议安排、人员变动等工作，是联系单位内部各个部门的纽带，也是与外部沟通的重要操手。笔者在大数据时代背景下，结合自身多年的工作实践，进一步探讨办公室秘书如何当好领导参谋与助手。
　　关键词：办公室文秘；综合性；协调能力
　　文秘工作是文书和秘书工作的总称，是领导机关或者企业日常工作的重要组成部分，起到承上启下，联系内外，沟通左右的纽带，能够给领导工作起着参谋和助手。本文着眼于大数据时代背景下，办公室文秘如何当好领导参谋与助手进行探讨。
　　一、办公室文秘工作岗位的特点
　　（一）工作性质的综合性
　　办公室文秘需要做好公文、会务、信息、安全、信访、接待、采购等各类事务的沟通、协调、督查及落实等多种工作。办公室工作质量的高低、服务态度的好坏，很大程度上代表了本单位水平，影响着社会各界对其的看法及评价。办公室主与上级主管单位、相关政府部门、等进行方方面面的接触，协调的对外联络、交流与合作事宜。
　　（二）服务对象的复杂性
　　目前，办公室文秘工作更加复杂，服务层次和服务水平需要不断提高。办公室文秘的工作对象具有复杂性和多变性的特点，内容包括辅助决策、综合承办、公文办理、会议组织、信息处理、调查研究、机要保密、档案管理、会议安排、人员变动等。
　　（三）素质要求的时代性
　　办公室文秘应该强化信息意识，努力拓宽信息渠道，建立单位的内外部的信息网络，提高对信息的处理质量，为领导决策提供准确、及时的信息资料。首先，培养信息意识，具有强烈的信息意识，养成主动发现、搜集、过滤、运用各种有用信息的习惯，形成对信息的科学、正确认识。其次，掌握信息能力，主要包括信息采集和捕捉能力、信息检索能力、信息鉴别和处理能力、信息应用能力等。最后，遵守信息道德，主要包括遵守法律法规、恪守道德准则、抵制不良信息、保护知识产权、尊重个人隐私等。
　　二、办公室文秘工作的角色定位
　　（一）领导事务的参谋者
　　办公室及其秘书应该从抓大事、谋全局、当高参等方面出发，全面搜集信息，深入调查研究，充分讨论酝酿，提出预选方案，为领导的决策提供参考，并及时进行督促、落实、评估和反馈，使办公室真正成为领导的“智囊团”和“思想库”。办公室文秘需要及时搜集、分析、比较、判断和整理相关信息，把有用的信息、合理化建议及备选方案提供给领导，做到问题的针对性、分析的全面性、观点的正确性、措施的可行性、出台的适宜性。
　　（二）服务者的角色
　　办公室秘书应该充分认识办公室工作的重要性，凡事想在前、做在前、服务在前，不断提高个人综合素质，切实为本单位员工提供服务。办公室及其文秘工作把本单位员工满意与否作为检验和衡量工作的标准，想问题、做事情从本单位员工出发，把重点放在解决本单位员工反映最强烈、最迫切的问题上，全心全意为本单位员工服务。办公室及其文秘工作把本单位员工满意作为工作目标，时刻站在本单位员工的角度体验、反思工作，努力找出症结、迅速解决，为本单位的员工提供“零缺陷”服务。
　　（三）具体决策的督办员
　　办公室要围绕全局性工作，抓住难点、重点、热点问题和一个时期领导关注的问题，出实招、动真格、用真劲，加大督查力度，促进工作落实。围绕本单位中心工作，认真、按时完成领导交办的督办工作任务，随时掌握督办事项的进展情况。对上报的督办结果认真审核，不符合要求的退回重办；对未按时上报督办结果的要查明原因，采取有力措施促其尽快办结；对需要进入实地督办的要深入基层掌握第一手情况，确保上级的重要决策和工作部署得到及时、全面、准确的贯彻落实。
　　（四）内交外联的协调员
　　办公室文秘的协调工作主要包括对外联系和内部协调事宜。要做好“协调员”，首先要掌握组织协调的原则，从整体出发通盘考虑问题，认真处理好全局与局部之间的关系，做到局部利益服从全局利益、眼前利益服从长远利益；其次，要有一个好的工作态度，婉转、妥善地处理好各部门之间的关系；再次，要注意人际关系的协调，遇事主动与对方商量，共同研究解决问题的办法；最后，在对外协调方面，要与上级部门和平级有关部门建立密切的联系，为单位各项事业的顺利发展争取更大的间接效益空间。
　　三、办公室文秘人员的素質要求
　　（一）职业道德素养过硬
　　勤勤恳恳、吃苦耐劳，能忍受怨言、经得起委屈和挫折。办公室文秘工作是辛苦的，可能没有节假日，可能不分上下班，自己能够自由支配的时间很少，脑神经长处于紧张的备战状态。担负的任务很重，常年累月辛勤工作，兢兢业业，勤勤恳恳，不为名，不为利，从事寂寞事业，甘当无名英雄，“只问耕耘，不问收获”，这是相当难能可贵的。还要有忍受怨言，经得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要宽，度量要大。因为文秘工作，功劳往往不明显，问题却表现得非常突出，而且影响很大，有时还会吃力不讨好。办公室文秘要腿勤、手勤、嘴勤、脑勤，尤其要做到脑勤。别人没有想到的问题要想到，别人没有考虑到的地方要考虑到。要运用自己的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面积极性，把工作做好。
　　（二）业务能力娴熟
　　办公室文秘需要“眼勤、手勤、嘴勤、腿勤”，同时在业务方面还要做到以下三个方面：一是具备一定的公文写作能力，毛泽东同志曾在《工作方法六十条》（草案）中明文规定“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”。由此可见，公务写作不仅要注意逻辑及文采问题，还需要机要秘书提出自己的观点。因此，机要秘书在平时需要不断提高自己写作能力，还要学习各种知识，了解国际形势；二是机要秘书需要站在领导的角度上思考问题，拥有一定的战略眼光和全局意识，只要这样才能给领导提出建设性的意见；三是随着大数据时代到来，新时期的秘书能够熟练运用计算机、传真机、远程电子会议设备等现代化工具，有利于节省工作时间，提高工作效率。 　　（三）纪律意识较强
　　办公室文秘由于工作的性质，经常接触重要文件，重要文件有可能关系到政府部门或者公司机密问题。因此，保守秘密和遵守纪律是对办公室文秘的基本要求。办公室文秘在工作过程中，需要自觉遵守保密相关的规章制度，在此类文件的传递过程中，办公室文秘既要保证涉密文的安全性与保密性，还要及时将此类文件传递到相关部门。最后，将传阅完的文件及时、完整收回，按文件性质将其归类归档。
　　（四）综合能力一流
　　办公室文秘需要协助相关领导做好工作，经常接触各类型的工作人员，交往的层次较多、复杂，因此，办公室文秘需要具备以下四个方面的综合协调能力：一是处理好与领导的关系。文秘需要不断观察、总结领导做事风格及习惯，善于及时准确领会领导意图，同时忠于职业操守，更优质、高效的配合领导完成工作。对于领导出现的错误，及时给予善意的提醒，帮助领导及时纠正错误。思维敏捷，、感觉敏锐，对周围发生的事，能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征；二是遇到不懂问题，要向领导多请示，不能自作主张，尤其是不能假借领导名义为自己或者他人谋取私利；三是严格要求自己的一言一行，机要秘书的言行不能有损领导或者本单位形象；四是办公室文秘还要协调好上下级关系、相关单位关系、群众关系等等，做到“大事不糊涂，小事能谨慎”。
　　要做到这一点，必须下功夫做有心人。要经常看书学习，思考问题。要多接触各方面的情况，及时了解基层员工在想什么，部门领导在想什么，做到胸中有数，超前思维。同时，不要聪明过头，聪明过头会出现适得其反的效果。准确领会领导意图，但是不见风使舵，办公室文秘如实反映情况和处理问题，不撒谎、不掺假，不能为讨好领导而随便夸大或缩小。文秘处于被领导地位，把自己的工作严格限定在领导指定的工作范围之内，不得自行其是。同时，办公室文秘需要富有主见，学会从被动中求主动，不能盲目服从、曲意逢迎，善于观察掌握领导的性格、作风等，主动配合，在工作形成一种默契。
　　（五）提供优质的服务
　　围绕有关工作的关键环节和中心任务，高效率地处理电文，适时安排有关活动，主动收集、分析、综合情况，研究带有普遍性、倾向性的问题，为领导决策和进行管理提供优质服务。要善于行使老领导赋予的职权去完成老，如实施检查督促、搞好综合协调等，保证其指示的贯彻执行。还要把文书收发、登记、打电话、接待来访、上令下达等事务性工作有条不紊地处理好。但是，对领导服务也要掌握分寸，孔子讲“过犹不及”，服务不周到要影响领导工作，做过了头也不好。一是要按规定办事。二是要多作请示汇报。遇到规定不明确或自己吃不准的事，应及时向相关领导汇报，请相关领导给予意见或者指示，不能擅自自主。值得注意一点，不能以领导名义办事或回答问题。三是办公室文秘人员要严格要求自己，文秘人员接近权利渠道，若是不严格要求自己，会有损本单位或者本公司形象。
　　结束语
　　在信息化、数字化成为当代发展主流这一新的历史时期，办公室文秘必须紧跟时代发展的步伐，与时俱进地全面提高业务素质和综合素质。办公室文秘需要悦纳自己，充分肯定自我，喜欢自己，鼓勵自己，肯定自我。巴特勒博士在《与自己交谈》一书中提到“自我对话”，即在心中自觉或不自觉地对自己积极的说话，从而调整心态，战胜恐惧，积极主动与人交往。工作中正确把握主动与被动的关系，充分发挥创造性与主动性，要及时发现新问题，还要钻研业务、勇于改革创新，只有这样才能做好本职工作。