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【摘 要】本文首先讲述了信息系统工程监理中档案管理的概述，然后介绍了信息系统工程监理标准化的问题分析，接着分析了信息系统工程监理中的档案管理措施。
【关键词】信息系统；工程监理；档案管理
一、前言
档案管理是信息系统工程监理中一系列的资料，记载着信息系统工程监理中的各种内容。对档案的管理必须科学高效。因此，档案管理中的信息化建设是必不可少的。
二、信息系统工程监理中档案管理的概述
1、发展现状
我国在2003年1月3日颁布了《电子政务工程技术指南》，此指南明确指出：“同一个工程建设和监理必须是相互独立的机构分别承担且监理单位要在承建单位之前进行介入，监理单位明确后，建设单位才可以进行工程建设。”由此可见，国家相关的政府部门已经意识到了信息系统工程监理的重要作用。但由于我国起步较晚，很多企业在进行信息化工程前，会主动要求监理介入并以此减少项目失败风风险，但这种现象仅仅在经济比较发达的地区，比如北京、上海、天津等地区常见，在一些经济落后的地区，信息系统工程监理几乎是不存在的，甚至有的偏远地区根本对信息系统工程监理的理念一无所知，那么档案管理更加无从谈起。由此，我们可以看出不同地区对其理念的认知程度是有很大差别的。
2、监理档案管理工作在信息系统工程的重要性
在信息系统工程项目中监理档案管理工作是非常重要的，它是监理方在进行工程项目建设中所形成的文字性记录，其是判断监理工作是否做到位重要的凭据之一。所以，在信息系统工程建设的过程中，无论工作多么繁杂都必须对当前的建设活动进行文字性的记录。通过文字记录及相关数据来说话，是切实做好信息系统工程监理中档案管理的重中之重。
3、监理资料档案对于建设方的重要性
信息系统工程单位首要要求就是对监理档案进行有效的管理。建设方将信息系统工程交付给监理进行负责后，也是要定期进行工程进度跟踪和监督的，而跟踪和监督的主要依据就是监理的档案资料，这些资料包含着信息系统工程建设中的详细情况，建设方通过对档案、数据的查阅来对工程进行全面的了解，并可以对出现的问题进行及时的处理和整改。
4、监理资料档案对于承建方的重要性
在工程建设中，当工程出现问题时，建设方、承建方及监理方三个单位的相关人员要对工程问题进行排查，而此时信息系统工程监理中的档案资料则成为了排查时最重要的依据，不仅能够维护监理及建设单位的合法权益，也能够最大限度的保证承建方的经济不受损失。所以，承建方要尽力配合监理的档案管理工作，一旦发生问题，档案管理的完善度是其不受经济损失的最根本保障。
三、信息系统工程监理标准化的问题分析
1、信息系统工程监理人员对标准缺乏了解，参与度较低
信息系统工程监理经过几年的高速发展，由于市场需求的多样化以及监理单位及监理人员自身能力的差异，监理标准化整体结构出现分化：一类是监理单位和监理人员重视信息系统工程监理工作的标准化工作，形成了拥有自主的知识产权、专有技术、实力强大的监理标准体系。其监理业务规模较大，管理规范，能集中在某一项或多项专业工程领域，从事着从项目立项、可行性研究到初步设计、施工图设计、选择承包商、监督管理施工、直至工程竣工验收甚至包括项目后评估的项目全过程的管理和技术咨询服务；另一类是完全不了解信息系统工程监理标准的监理单位和监理人员，其监理工作主要在施工现场实施旁站、或仅仅实施施工阶段的质量、投资、安全等某一专项监管的监理人员。
2、标准内容不能完全满足实践的需要
从现有的信息系统监理规范和标准来看，其核心内容主要是按照相应的信息系统工程的特点及其对应的标准，粗略介绍该类信息系统工程监理的任务和要点，并套用通用监理规范和标准，以指导实际的监理工作，但在现实监理工作中，缺乏可操作性和对具体监理项目的适应性。
3、标准体系不够完善，配套标准不够健全
信息系统监理的主要业务范围涉及信息网络系统、信息资源系统、信息应用系统的新建、升级、改造工程。根据国内信息系统监理的实践来看，信息系统监理涵盖计算机工程、网络工程、通信工程、结构化布线工程、智能大厦工程、软件工程、系统集成工程以及有关计算机和信息化建设的工程及项目。当前，我国尚无一套完善的信息化项目监理制度，相应的监理法规、监理内容、收费标准等也都没有制定，特别是收费标准问题，大多數用户采用协商解决。因而影响了监理工作标准体系的建设，所形成的标准较少，配套标准实施工作困难。
四、信息系统工程监理中的档案管理研措施
1、灵活运用多种沟通方式，直接与项目各方沟通，避免中间环节
沟通交流的方式多种多样，具体来说，主要分为电子邮件沟通、电话沟通和经理信息系统沟通三种。在这三种方式中只有善于灵活应用才会达到良好沟通的效果。具体针对本项目而言，采用的沟通形式主要由三种：一、每周一次进度评审。在完成项目过程中，项目组每周都会组织一次进度评审，而在达到一个里程碑式的阶段时，项目组都会通过举行正式进度评审会，对之前已完成的工作进行总结并对规划下一步工作。二、搭建开放式论坛。为更好的方便项目组成员能随时的畅所欲言，该文作者专为项目组搭建了一个开放式论坛，各成员可以随时留言，而后大家共同讨论。三、公布各成员电子信箱。通过公布各成员电子信箱，各成员间可私下大胆地交流实际中遇到的问题，相互间提供建议和参考。作者通过公布信箱，收集到了很多信息可运用与决策过程中，同时作者回答的一些普适性的问题对其他成员也有较大的借鉴意义。
2、发展良好的沟通技能，善于运用倾听和反馈
良好的沟通是成功的开始，在项目组成员间讨论时，作者就恰如其分的注意了这一点。具体来说，如交流过程中对方说话时不随意打断，整个交流过程中保持心平气和的语气，当遇到困难或者问题时，从不同角度、不同方向思考解决的方案，当成员间迷惑时，运用一些通俗易懂的实例予以说明。在沟通气氛紧张时，作者能用诙谐幽默的语言缓解紧张的气氛，整个过程中做到能赞美、能变通、能幽默。同时，良好的倾听素质也是必要的，这可以通过恰当肯定的面部表情体现出来，当然，沟通过程中适当的反馈也的必不可少的，在适当的时候，该文作者特别注意了反馈谈访的内容与书面考评意见的一致，不避重就轻，从而达到良好沟通效果。 3、召开高效的项目会议
项目会议是为确保项目信息的有效沟通、跟踪项目研究进展、制定下阶段项目计划、解决当前面临的问题、最终确保项目按计划完成而进行的一种有效手段。本项目中，主要召开的项目会议主要由：一、项目启动动员大会，参会人员为项目当事人，会议目的为鼓舞士气、明确目标、统一思想。二、每周一次项目例会，参会人员为项目各方负责人，会议目的为检查项目进度、查找问题并针对各问题制定相应解决措施。三、每月一次项目评审会，会议目的为总结本月工作完成情况，制定下一月工作计划。四、项目总结大会，项目组全体成员参加，会议目的为总结工作经验，完成项目功劳分配。五、项目后评价会议，参会人员为各方专家，会议目的为学习和反馈，对整个研究过程进行总结。当然，高效会议的召开其前期工作也是必不可少的，如确定会议时间、地点、参会人员等。 为让项目组成员间建立一个共同的项目目标和协调一致的行为准则，该文作者通过对本项目的管理及实施过程的详细分析，制定了一套适合本项目活动过程的模型，该模型最基本的要求是要能让项目各方都能充分的理解模型所表达的内涵，从而使得项目各方都能理解自己在项目中与各成员间的相互关系，然后认可并接受这种关系。作者参照UML的分析和表达方法，设计了一个项目管理模型，该模型中项目成员间消息传递的顺序和关系通过使用顺序图和协作图来表示，项目成员间的联系和流程通过使用一系列带泳道的活动图来表示；最后，定义了一个针对GIS工程的技术、管理文档的属性、功能要求的信息和文档管理模型。通过对上述项目管理模型分析的基础上，项目组得以在具体实施计划中制定具体的信息管理、信息通信、配置管理、组织协调的有效机制。
4、建立有效的信息管理机制
有效的信息管理机制是保证项目管理UML模型能够实现的基础。在项目启动初期，本项目组即规定所有参研人员都要求按照UML模型标准编制文档，并将文档交于信息管理员统一归档。项目组同时规定，每一阶段的项目验收或者里程碑阶段的验收皆以是否及时完成文档编制为第一评判标准，未按标准及时完成文档编制的不予签署意见。此外，信息管理员也应及时将监理专题报告、监理周报、会议纪要、项目变更文件等文档及时分发给。三方的联系人
本软件自投入运行以来，规范了船闸工作人员的工作行为，确保了船舶过闸的秩序最大限度实现公开、公平、公正，同时系统能实现自动挡档功能，一系列措施的实施提高了闸室空间利用率和船闸运行效率，大大降低船閘的运行成本，从而从根本上减少了船舶待闸的时间，减少了各闸船之间的矛盾，因为得到了广大船员的一致好评。
在该信息系统项目研发中，由于采用了以上的方法，使参建各方形成了较好的合作关系，使项目得以顺利完成，并且达到预定的质量和进度要求，重新回顾该项目开发过程，项目的成功离不开良好的沟通管理。
五、结束语
加强档案的信息化管理是提高工作效率的途径，在管理的过程中要根据实际的情况进行分析，不断完善档案管理的方法，这样才能为工程的监理工作提供保障。
参考文献：
[1]李红伟.将质量管理体系引入企业档案管理工作之中[J].北京档案.2010年12期.
[2]姜月仙.试论信息时代医院档案管理人员的继续教育[A].广西档案2010年第3期（总第99期）[C].2010年.
[3]晋彦杰.浅谈公共信息系统工程监理档案管理工作[J].湖北档案.2010年05期.
【关键词】信息系统；工程监理；档案管理
一、前言
档案管理是信息系统工程监理中一系列的资料，记载着信息系统工程监理中的各种内容。对档案的管理必须科学高效。因此，档案管理中的信息化建设是必不可少的。
二、信息系统工程监理中档案管理的概述
1、发展现状
我国在2003年1月3日颁布了《电子政务工程技术指南》，此指南明确指出：“同一个工程建设和监理必须是相互独立的机构分别承担且监理单位要在承建单位之前进行介入，监理单位明确后，建设单位才可以进行工程建设。”由此可见，国家相关的政府部门已经意识到了信息系统工程监理的重要作用。但由于我国起步较晚，很多企业在进行信息化工程前，会主动要求监理介入并以此减少项目失败风风险，但这种现象仅仅在经济比较发达的地区，比如北京、上海、天津等地区常见，在一些经济落后的地区，信息系统工程监理几乎是不存在的，甚至有的偏远地区根本对信息系统工程监理的理念一无所知，那么档案管理更加无从谈起。由此，我们可以看出不同地区对其理念的认知程度是有很大差别的。
2、监理档案管理工作在信息系统工程的重要性
在信息系统工程项目中监理档案管理工作是非常重要的，它是监理方在进行工程项目建设中所形成的文字性记录，其是判断监理工作是否做到位重要的凭据之一。所以，在信息系统工程建设的过程中，无论工作多么繁杂都必须对当前的建设活动进行文字性的记录。通过文字记录及相关数据来说话，是切实做好信息系统工程监理中档案管理的重中之重。
3、监理资料档案对于建设方的重要性
信息系统工程单位首要要求就是对监理档案进行有效的管理。建设方将信息系统工程交付给监理进行负责后，也是要定期进行工程进度跟踪和监督的，而跟踪和监督的主要依据就是监理的档案资料，这些资料包含着信息系统工程建设中的详细情况，建设方通过对档案、数据的查阅来对工程进行全面的了解，并可以对出现的问题进行及时的处理和整改。
4、监理资料档案对于承建方的重要性
在工程建设中，当工程出现问题时，建设方、承建方及监理方三个单位的相关人员要对工程问题进行排查，而此时信息系统工程监理中的档案资料则成为了排查时最重要的依据，不仅能够维护监理及建设单位的合法权益，也能够最大限度的保证承建方的经济不受损失。所以，承建方要尽力配合监理的档案管理工作，一旦发生问题，档案管理的完善度是其不受经济损失的最根本保障。
三、信息系统工程监理标准化的问题分析
1、信息系统工程监理人员对标准缺乏了解，参与度较低
信息系统工程监理经过几年的高速发展，由于市场需求的多样化以及监理单位及监理人员自身能力的差异，监理标准化整体结构出现分化：一类是监理单位和监理人员重视信息系统工程监理工作的标准化工作，形成了拥有自主的知识产权、专有技术、实力强大的监理标准体系。其监理业务规模较大，管理规范，能集中在某一项或多项专业工程领域，从事着从项目立项、可行性研究到初步设计、施工图设计、选择承包商、监督管理施工、直至工程竣工验收甚至包括项目后评估的项目全过程的管理和技术咨询服务；另一类是完全不了解信息系统工程监理标准的监理单位和监理人员，其监理工作主要在施工现场实施旁站、或仅仅实施施工阶段的质量、投资、安全等某一专项监管的监理人员。
2、标准内容不能完全满足实践的需要
从现有的信息系统监理规范和标准来看，其核心内容主要是按照相应的信息系统工程的特点及其对应的标准，粗略介绍该类信息系统工程监理的任务和要点，并套用通用监理规范和标准，以指导实际的监理工作，但在现实监理工作中，缺乏可操作性和对具体监理项目的适应性。
3、标准体系不够完善，配套标准不够健全
信息系统监理的主要业务范围涉及信息网络系统、信息资源系统、信息应用系统的新建、升级、改造工程。根据国内信息系统监理的实践来看，信息系统监理涵盖计算机工程、网络工程、通信工程、结构化布线工程、智能大厦工程、软件工程、系统集成工程以及有关计算机和信息化建设的工程及项目。当前，我国尚无一套完善的信息化项目监理制度，相应的监理法规、监理内容、收费标准等也都没有制定，特别是收费标准问题，大多數用户采用协商解决。因而影响了监理工作标准体系的建设，所形成的标准较少，配套标准实施工作困难。
四、信息系统工程监理中的档案管理研措施
1、灵活运用多种沟通方式，直接与项目各方沟通，避免中间环节
沟通交流的方式多种多样，具体来说，主要分为电子邮件沟通、电话沟通和经理信息系统沟通三种。在这三种方式中只有善于灵活应用才会达到良好沟通的效果。具体针对本项目而言，采用的沟通形式主要由三种：一、每周一次进度评审。在完成项目过程中，项目组每周都会组织一次进度评审，而在达到一个里程碑式的阶段时，项目组都会通过举行正式进度评审会，对之前已完成的工作进行总结并对规划下一步工作。二、搭建开放式论坛。为更好的方便项目组成员能随时的畅所欲言，该文作者专为项目组搭建了一个开放式论坛，各成员可以随时留言，而后大家共同讨论。三、公布各成员电子信箱。通过公布各成员电子信箱，各成员间可私下大胆地交流实际中遇到的问题，相互间提供建议和参考。作者通过公布信箱，收集到了很多信息可运用与决策过程中，同时作者回答的一些普适性的问题对其他成员也有较大的借鉴意义。
2、发展良好的沟通技能，善于运用倾听和反馈
良好的沟通是成功的开始，在项目组成员间讨论时，作者就恰如其分的注意了这一点。具体来说，如交流过程中对方说话时不随意打断，整个交流过程中保持心平气和的语气，当遇到困难或者问题时，从不同角度、不同方向思考解决的方案，当成员间迷惑时，运用一些通俗易懂的实例予以说明。在沟通气氛紧张时，作者能用诙谐幽默的语言缓解紧张的气氛，整个过程中做到能赞美、能变通、能幽默。同时，良好的倾听素质也是必要的，这可以通过恰当肯定的面部表情体现出来，当然，沟通过程中适当的反馈也的必不可少的，在适当的时候，该文作者特别注意了反馈谈访的内容与书面考评意见的一致，不避重就轻，从而达到良好沟通效果。 3、召开高效的项目会议
项目会议是为确保项目信息的有效沟通、跟踪项目研究进展、制定下阶段项目计划、解决当前面临的问题、最终确保项目按计划完成而进行的一种有效手段。本项目中，主要召开的项目会议主要由：一、项目启动动员大会，参会人员为项目当事人，会议目的为鼓舞士气、明确目标、统一思想。二、每周一次项目例会，参会人员为项目各方负责人，会议目的为检查项目进度、查找问题并针对各问题制定相应解决措施。三、每月一次项目评审会，会议目的为总结本月工作完成情况，制定下一月工作计划。四、项目总结大会，项目组全体成员参加，会议目的为总结工作经验，完成项目功劳分配。五、项目后评价会议，参会人员为各方专家，会议目的为学习和反馈，对整个研究过程进行总结。当然，高效会议的召开其前期工作也是必不可少的，如确定会议时间、地点、参会人员等。 为让项目组成员间建立一个共同的项目目标和协调一致的行为准则，该文作者通过对本项目的管理及实施过程的详细分析，制定了一套适合本项目活动过程的模型，该模型最基本的要求是要能让项目各方都能充分的理解模型所表达的内涵，从而使得项目各方都能理解自己在项目中与各成员间的相互关系，然后认可并接受这种关系。作者参照UML的分析和表达方法，设计了一个项目管理模型，该模型中项目成员间消息传递的顺序和关系通过使用顺序图和协作图来表示，项目成员间的联系和流程通过使用一系列带泳道的活动图来表示；最后，定义了一个针对GIS工程的技术、管理文档的属性、功能要求的信息和文档管理模型。通过对上述项目管理模型分析的基础上，项目组得以在具体实施计划中制定具体的信息管理、信息通信、配置管理、组织协调的有效机制。
4、建立有效的信息管理机制
有效的信息管理机制是保证项目管理UML模型能够实现的基础。在项目启动初期，本项目组即规定所有参研人员都要求按照UML模型标准编制文档，并将文档交于信息管理员统一归档。项目组同时规定，每一阶段的项目验收或者里程碑阶段的验收皆以是否及时完成文档编制为第一评判标准，未按标准及时完成文档编制的不予签署意见。此外，信息管理员也应及时将监理专题报告、监理周报、会议纪要、项目变更文件等文档及时分发给。三方的联系人
本软件自投入运行以来，规范了船闸工作人员的工作行为，确保了船舶过闸的秩序最大限度实现公开、公平、公正，同时系统能实现自动挡档功能，一系列措施的实施提高了闸室空间利用率和船闸运行效率，大大降低船閘的运行成本，从而从根本上减少了船舶待闸的时间，减少了各闸船之间的矛盾，因为得到了广大船员的一致好评。
在该信息系统项目研发中，由于采用了以上的方法，使参建各方形成了较好的合作关系，使项目得以顺利完成，并且达到预定的质量和进度要求，重新回顾该项目开发过程，项目的成功离不开良好的沟通管理。
五、结束语
加强档案的信息化管理是提高工作效率的途径，在管理的过程中要根据实际的情况进行分析，不断完善档案管理的方法，这样才能为工程的监理工作提供保障。
参考文献：
[1]李红伟.将质量管理体系引入企业档案管理工作之中[J].北京档案.2010年12期.
[2]姜月仙.试论信息时代医院档案管理人员的继续教育[A].广西档案2010年第3期（总第99期）[C].2010年.
[3]晋彦杰.浅谈公共信息系统工程监理档案管理工作[J].湖北档案.2010年05期.