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摘 要：GIS空间分析技术广泛的应用于各个邻域，将空间分析的相关技术用于档案信息管理目前来说是GIS的一个新应用方向。档案管理的变化研究本身就具有很强的时序性，高校档案的利用率非常高，传统的档案查阅方式工作效率低、并受时间地域的限制，无法满足用户对档案信息查询和获取的需求，而高校庞大的档案管理数量也使其具有空间性，而GIS的空间分析技术在处理时间与空间特征变化上特有的优势使其成为高校档案管理利用变化研究中一项重要的方法和技术。
关键词：GIS；高校档案；信息管理
近几年，随着社会的发展，许多高校的档案管理方面得到了重视与加强，特别是高校在教育教学、科研管理等各项活动中长年累月积累形成的文字、图表、声像等不同载体的文件资料更是作为具有高价值的档案材料保存下来。高校档案的利用率非常高，传统的档案查阅方式，工作效率低、并受时间地域的限制，无法满足查询者对档案信息的需求，特别是高校中各行政部门档案具有分散管理性，每个职能部门都有自己的档案管理且基于处于各自为政的状态，导致全校档案管理资源共享性获取困难，从而成为师生们利用信息资源的障碍点，因此高校档案数字化改革势在必行。为了能够更好的查找和利用档案信息资源，实现全校各职能部门之间档案信息资料的资源共享，提出了基于地理坐标的数字档案空间分析和空间查询功能。基于GIS的高校档案信息管理研究成了一个新的信息资源优化的方法和技术。
1基于GIS技术的高校档案管理的基本特點
基于GIS技术的高校档案管理采取可视化检索系统，主要是借助GIS平台开发将关系数据库管理属性与空间数据库结合起来，可以通过GIS的时间和空间特征，让查询者通过搜寻某档案在其职能部门中的实际空间地址帮助查询者快速查询到自己所需要的档案分布信息。GIS技术当前主要是以C/S结构的互联网GIS技术应用和研究，以实现远程基于地理空间数据的检索和显示，这些数据主要包括图形和图像显示，同时还可以为用户提供基于地理空间信息的分析功能和辅助决策等功能。这种发展充分体现了当今通讯技术和GIS技术发展的优越性。GIS技术的另一个发展方向是基于数据挖掘技术的设计，从空间数据库中自动发现，设计出具有自学习功能的发现机制，从而支持编译自动化和GIS空间的智能化发展。
2基于GIS技术的高校档案管理的系统设计
作为高校行政档案管理人员，应利用自身的优势，构建司法信息查询系统，为提高高校行政档案管理工作的效率和便利性，节约工作成本，构建一套基于GIS的高校档案管理信息数据库，合理、科学地管理档案数据信息，提高办公效率，提供及时有效的查询渠道。例如：教师个人信息查询、学生个人信息查询、论文、课题查询、班级查询、学生信息（奖惩助贷）、宿舍查询等系统。尤其是当前实现绩效管理以来，各部门进行绩效材料整理时总要向行政职能部门索要档案材料，现在进行数字化管理后，则可根据某一项或者两项查询字段即可迅速地查找自己所需的档案资料进行归类整理，既方便利用者，也可使档案人员从繁琐的手工工作中解脱出来，又提高了查询效率，而且工作效率高、质量好。所以在现代化的办公条件下，许多文件和资料从形成直至归档都是在计算机上完成的，必将使档案管理的方式向数字化的档案管理发展。
由于将空间信息与属性信息相结合，实现了档案信息分布和电子地图的互查，能够根据档案的编号、MARK标志等属性信息查询其在学校内各职能部门的空间位置信息，动态显示相关图形。它解决的最重要的问题是提供了人性化的服务，从而避免哪个部门需要哪些档案资料电话一一询问再逐一通过邮件发送的繁琐形式。在基于GIS技术的高校档案管理的应用过程中，应基于基础数据研究的分析，根据全校档案的数量、规模、所属部门结构分析以及查询频次、档案的级别（高、中、低）等基本信息统计分析，有效地帮助数据处理人员进行决策分析。随着技术的不断发展和用户对档案查询业务需求的不断变化，将二维数据分析发展到三维甚至多维和网络结合的领域，是数字档案建设的基本要求，同時也是地理信息系统发展的必然要求。
3基于GIS技术的高校档案管理的安全
由于档案信息的重要性特别是在互联网环境下安全风险非常重要。档案信息管理系统的安全必须具备保证系统正常稳定运行的能力。基于GIS的档案信息管理其本质依托于网络化的数据库管理系统，其数据库系统担负着存储和管理所有数据的任务，重要信息的安全性十分重要。因此系统安全方面，应对网络数据库所带来的非法访问、黑客攻击、数据篡改等安全加强管理，其实施过程中可以利用身份认证技术、数字签名技术、访问控制技术和数据库加密技术等形成一套安全增强方案。在管理制度方面，应采用密码管理与多级权限等多种安全控制手段来提高数字化档案管理系统的保密性，保护数字化档案管理系统不受非法的修改、访问与破坏。安全增强方案在一定程度上弥补了当前大多数档案信息管理系统在数据库安全方面的缺陷，能够有效提高系统的安全性和工作效率，促进档案工作向信息化、网络化发展。
4结束语
基于GIS作为辅助检索工具，提供了基于时间和空间的检索服务，从而帮助用户可以在实际使用过程中借助全校行政职能部门档案的数据检索以GIS检索为核心，用户通过GIS直观的可视化显示数据的分布检索迅速找到该档案的位置，从而快捷地对所需信息资源进行定位，使得档案数据信息在时间和空间性能上得到充分的展示，从而极大的增加了查找者和档案信息的交互性。然后这些检索仅仅是基于GIS地图信息的检索，还需大量时间、人工以及借助于学校智慧校园辅助系统来实现各职能部门的档案资料的数据录入和完成地理坐标位置的标记。因此，开发一款基于GIS的高校档案信息管理可视化检索系统在未来是具有一定研究的价值。
参考文献：
[1]范英.数字化档案管理在司法行政工作的运用[J].电脑知识与技术，2014（15）：3465-3466.
[2]钱茹.基于GIS的区域房地产项目空间分析与策划[D].北京：中国地质大学博士学位论文，2014.
关键词：GIS；高校档案；信息管理
近几年，随着社会的发展，许多高校的档案管理方面得到了重视与加强，特别是高校在教育教学、科研管理等各项活动中长年累月积累形成的文字、图表、声像等不同载体的文件资料更是作为具有高价值的档案材料保存下来。高校档案的利用率非常高，传统的档案查阅方式，工作效率低、并受时间地域的限制，无法满足查询者对档案信息的需求，特别是高校中各行政部门档案具有分散管理性，每个职能部门都有自己的档案管理且基于处于各自为政的状态，导致全校档案管理资源共享性获取困难，从而成为师生们利用信息资源的障碍点，因此高校档案数字化改革势在必行。为了能够更好的查找和利用档案信息资源，实现全校各职能部门之间档案信息资料的资源共享，提出了基于地理坐标的数字档案空间分析和空间查询功能。基于GIS的高校档案信息管理研究成了一个新的信息资源优化的方法和技术。
1基于GIS技术的高校档案管理的基本特點
基于GIS技术的高校档案管理采取可视化检索系统，主要是借助GIS平台开发将关系数据库管理属性与空间数据库结合起来，可以通过GIS的时间和空间特征，让查询者通过搜寻某档案在其职能部门中的实际空间地址帮助查询者快速查询到自己所需要的档案分布信息。GIS技术当前主要是以C/S结构的互联网GIS技术应用和研究，以实现远程基于地理空间数据的检索和显示，这些数据主要包括图形和图像显示，同时还可以为用户提供基于地理空间信息的分析功能和辅助决策等功能。这种发展充分体现了当今通讯技术和GIS技术发展的优越性。GIS技术的另一个发展方向是基于数据挖掘技术的设计，从空间数据库中自动发现，设计出具有自学习功能的发现机制，从而支持编译自动化和GIS空间的智能化发展。
2基于GIS技术的高校档案管理的系统设计
作为高校行政档案管理人员，应利用自身的优势，构建司法信息查询系统，为提高高校行政档案管理工作的效率和便利性，节约工作成本，构建一套基于GIS的高校档案管理信息数据库，合理、科学地管理档案数据信息，提高办公效率，提供及时有效的查询渠道。例如：教师个人信息查询、学生个人信息查询、论文、课题查询、班级查询、学生信息（奖惩助贷）、宿舍查询等系统。尤其是当前实现绩效管理以来，各部门进行绩效材料整理时总要向行政职能部门索要档案材料，现在进行数字化管理后，则可根据某一项或者两项查询字段即可迅速地查找自己所需的档案资料进行归类整理，既方便利用者，也可使档案人员从繁琐的手工工作中解脱出来，又提高了查询效率，而且工作效率高、质量好。所以在现代化的办公条件下，许多文件和资料从形成直至归档都是在计算机上完成的，必将使档案管理的方式向数字化的档案管理发展。
由于将空间信息与属性信息相结合，实现了档案信息分布和电子地图的互查，能够根据档案的编号、MARK标志等属性信息查询其在学校内各职能部门的空间位置信息，动态显示相关图形。它解决的最重要的问题是提供了人性化的服务，从而避免哪个部门需要哪些档案资料电话一一询问再逐一通过邮件发送的繁琐形式。在基于GIS技术的高校档案管理的应用过程中，应基于基础数据研究的分析，根据全校档案的数量、规模、所属部门结构分析以及查询频次、档案的级别（高、中、低）等基本信息统计分析，有效地帮助数据处理人员进行决策分析。随着技术的不断发展和用户对档案查询业务需求的不断变化，将二维数据分析发展到三维甚至多维和网络结合的领域，是数字档案建设的基本要求，同時也是地理信息系统发展的必然要求。
3基于GIS技术的高校档案管理的安全
由于档案信息的重要性特别是在互联网环境下安全风险非常重要。档案信息管理系统的安全必须具备保证系统正常稳定运行的能力。基于GIS的档案信息管理其本质依托于网络化的数据库管理系统，其数据库系统担负着存储和管理所有数据的任务，重要信息的安全性十分重要。因此系统安全方面，应对网络数据库所带来的非法访问、黑客攻击、数据篡改等安全加强管理，其实施过程中可以利用身份认证技术、数字签名技术、访问控制技术和数据库加密技术等形成一套安全增强方案。在管理制度方面，应采用密码管理与多级权限等多种安全控制手段来提高数字化档案管理系统的保密性，保护数字化档案管理系统不受非法的修改、访问与破坏。安全增强方案在一定程度上弥补了当前大多数档案信息管理系统在数据库安全方面的缺陷，能够有效提高系统的安全性和工作效率，促进档案工作向信息化、网络化发展。
4结束语
基于GIS作为辅助检索工具，提供了基于时间和空间的检索服务，从而帮助用户可以在实际使用过程中借助全校行政职能部门档案的数据检索以GIS检索为核心，用户通过GIS直观的可视化显示数据的分布检索迅速找到该档案的位置，从而快捷地对所需信息资源进行定位，使得档案数据信息在时间和空间性能上得到充分的展示，从而极大的增加了查找者和档案信息的交互性。然后这些检索仅仅是基于GIS地图信息的检索，还需大量时间、人工以及借助于学校智慧校园辅助系统来实现各职能部门的档案资料的数据录入和完成地理坐标位置的标记。因此，开发一款基于GIS的高校档案信息管理可视化检索系统在未来是具有一定研究的价值。
参考文献：
[1]范英.数字化档案管理在司法行政工作的运用[J].电脑知识与技术，2014（15）：3465-3466.
[2]钱茹.基于GIS的区域房地产项目空间分析与策划[D].北京：中国地质大学博士学位论文，2014.