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摘 要：科学技术的进步极大的提升了工作的便捷性。大中专院校的档案管理本身就较为复杂，通过信息化技术的应用，对档案进行信息化管理，能进一步提升档案管理质量，提高工作效率。本文主要针对档案管理信息化在大中专院校档案管理中的应用进行分析。
关键词：大中专院校；档案管理；信息化
大中专院校档案管理作为一种信息管理方式，其根本目的是提供一种便利的信息管理服务渠道。如何实现档案管理信息化，如何让档案管理在教学、科研以及教育改革中发挥重要作用，已经成为大中专院校管理工作的一项重要课题。因此，加快档案管理的信息化进程，综合开发利用档案管理信息资源，是当前大中专院校档案建设的重要任务。
一、大中专院校档案管理工作的基本特点
（一）档案数据总体规模巨大
信息化时代，大中专院校管理各业务系统产生的一切具有保存价值的文件、数据、视频、实物等都能构成档案信息。在传统档案收集范围之外，新的基于信息系统形成的电子数据成爆炸性增长。另外，大量的馆藏实体档案被加工转化为数字档案。档案“存量”与“增量”的聚集，使大中专院校档案规模呈现海量增长的趋势。
（二）档案数据结构多源异构
大中专院校档案涉及党群、行政、科研、基建、出版、财会、声像等十多个门类，来源广泛，结构各异，基于不同业务系统产生的数据资源有结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。这些多源异构数据相互关联，共同构成了大中专院校档案数据整体。
（三）档案数据价值密度降低
档案数据总量的扩大，最大可能地保障了档案收集的全面性，海量数据的存储能较好地保障数据的历史价值。但从利用的角度来看，与传统档案相比，很多收集的档案数据可能发挥不了使用价值。这就导致了档案数据价值密度的高低与档案数据的总量成反比的情况。
二、大中专院校档案管理信息化存在的问题
（一）信息化意识不强，思想观念滞后
档案信息化管理是对现代大中专院校信息资源的合理分配和有效利用，档案管理工作的内容和方式应不断创新发展。但在实际工作中，许多校领导还没有充分认清档案管理的重要意义和价值，对档案信息化建设的重视程度不够。档案管理人员缺乏创新意识和创新实践，对档案管理工作的信息化建设缺乏积极主动性。还有一些人依然固守传统落后观念，认为信息化管理档案效果不大。总体而言，现代大中专院校管理人员对档案信息化管理缺乏深刻认识，认为档案工作是一项附带性工作，忽视了它的重要性，所以在行动上表现出安于现状的工作态度。
（二）经费投入不足，软硬件设施建设落后
根据相关调查数据显示，我国大多数大中专院校普遍存在的问题是对基础设施的经费投入少，基础设施落后，档案管理存在信息网封闭的问题，还没能实现数字化资源的共享和有效传递。主要表现为：很多院校打印机、扫描仪、计算机等办公设施落后且简陋，与信息化档案管理的硬件建设标准差距较大。除此之外，与硬件设施配合使用的软件系统也比较落后，软件方面达不到信息的现代化要求，无法实现信息的跨库检索，在实际应用过程中，存在诸多不便。
（三）信息化管理制度還不健全
我国大多数大中专院校行政管理制度不健全，体系不完备，程序不统一，加之其它辅助性管理制度缺失，直接影响了档案管理的信息化建设进程。很多大中专院校并没有构建一个符合现代化需求的信息管理系统，即使配备了先进的计算机设备，它也只是发挥了输入输出的简单功能。这不仅导致档案管理工作琐碎且繁重，档案管理工作人员工作效率较低，准确性不高，还很大程度地限制了档案的价值。
三、大中专院校信息化档案管理措施
（一）不断推进档案管理的制度建设
制度是规范管理的重要基础，同时也是对档案管理信息化的基本要求。要想把档案管理工作做好，首先应该做的就是加强制度建设，相关的工作要作出具体的规定，只有这样才能让档案管理工作能健康有序地发展。档案的保存时间、方式、方法以及公开的程度都要进行明确的界定，让档案管理相关的工作人员在对档案管理的过程中能够有章可循，在新技术背景下，让档案管理更加规范有序。档案管理制度建设一定要适应社会的发展，对不适应发展的制度不仅要进行修订，还要对其进行变革，对空白的地方要制定出新的制度进行相应的补充。
（二）实现档案信息资源的充分共享
目前在信息化建设过程中，对软件的使用比较混乱，而且硬件上的功能在一定程度上也没有得到有效地发挥，这就会进一步导致档案信息不能充分共享，各个相关部门的档案信息在管理的过程中都是各自为营。所以，应该在一定程度上明确档案管理过程中的内容以及范围，并有效地规范档案管理过程中的各项工作和各个环节，建立相对规范的系统体系，以保证档案信息资源共享渠道的畅通。
（三）加强档案信息数据库的建设
我国大体上还处在文件处理向信息化管理过渡的阶段，因此，要更快促进向信息化管理的过渡，比较重要的就是建立档案信息数据库。就数据库系统建设来说，它不仅是档案信息管理的核心，同时也是其重要的基础。在数据库建设的过程中，应该把档案管理的相关工作和计算机技术这两者进行有效的结合，并让其能够在一定程度上协调合作，把综合数据及档案目录库进行相应的集合，只有这样才能进一步形成网络开发式以及分布式的数据库，使信息化档案管理工作中的效率进一步提高。
（四）提高档案管理人员的业务素质
档案管理工作进步和发展需要有与之相适应的管理队伍，因此，要加强对档案从业人员的教育培养，不断提高管理人员的素质。一是档案管理人员自身要具备较强的业务素质和能力，对其相关知识进行有效的掌握，并能运用现代化手段对档案进行规范化管理。二是档案管理人员一定要具备较强的事业心和责任感，对档案管理工作能够全身心地投入。三是相关的工作人员要树立较强的大局意识，使档案管理工作能够满足国家规定的要求，保证工作的过程中不会出现纰漏。
参考文献：
[1]章邺.论大中专院校档案信息化管理[J].盐城师范学院学报（人文社会科学版），2012（12）.
[2]谷丽萍.大中专院校档案信息化建设[J].山西大同大学学报（社会科学版），2009（10）.
[3]李忻芝，黄婷.新时期事业单位档案的数字化管理探讨[J].办公室业务，2016（09）：144.
[4]邢炜.事业单位档案数字化管理分析[J].现代国企研究，2016（16）：75.
关键词：大中专院校；档案管理；信息化
大中专院校档案管理作为一种信息管理方式，其根本目的是提供一种便利的信息管理服务渠道。如何实现档案管理信息化，如何让档案管理在教学、科研以及教育改革中发挥重要作用，已经成为大中专院校管理工作的一项重要课题。因此，加快档案管理的信息化进程，综合开发利用档案管理信息资源，是当前大中专院校档案建设的重要任务。
一、大中专院校档案管理工作的基本特点
（一）档案数据总体规模巨大
信息化时代，大中专院校管理各业务系统产生的一切具有保存价值的文件、数据、视频、实物等都能构成档案信息。在传统档案收集范围之外，新的基于信息系统形成的电子数据成爆炸性增长。另外，大量的馆藏实体档案被加工转化为数字档案。档案“存量”与“增量”的聚集，使大中专院校档案规模呈现海量增长的趋势。
（二）档案数据结构多源异构
大中专院校档案涉及党群、行政、科研、基建、出版、财会、声像等十多个门类，来源广泛，结构各异，基于不同业务系统产生的数据资源有结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。这些多源异构数据相互关联，共同构成了大中专院校档案数据整体。
（三）档案数据价值密度降低
档案数据总量的扩大，最大可能地保障了档案收集的全面性，海量数据的存储能较好地保障数据的历史价值。但从利用的角度来看，与传统档案相比，很多收集的档案数据可能发挥不了使用价值。这就导致了档案数据价值密度的高低与档案数据的总量成反比的情况。
二、大中专院校档案管理信息化存在的问题
（一）信息化意识不强，思想观念滞后
档案信息化管理是对现代大中专院校信息资源的合理分配和有效利用，档案管理工作的内容和方式应不断创新发展。但在实际工作中，许多校领导还没有充分认清档案管理的重要意义和价值，对档案信息化建设的重视程度不够。档案管理人员缺乏创新意识和创新实践，对档案管理工作的信息化建设缺乏积极主动性。还有一些人依然固守传统落后观念，认为信息化管理档案效果不大。总体而言，现代大中专院校管理人员对档案信息化管理缺乏深刻认识，认为档案工作是一项附带性工作，忽视了它的重要性，所以在行动上表现出安于现状的工作态度。
（二）经费投入不足，软硬件设施建设落后
根据相关调查数据显示，我国大多数大中专院校普遍存在的问题是对基础设施的经费投入少，基础设施落后，档案管理存在信息网封闭的问题，还没能实现数字化资源的共享和有效传递。主要表现为：很多院校打印机、扫描仪、计算机等办公设施落后且简陋，与信息化档案管理的硬件建设标准差距较大。除此之外，与硬件设施配合使用的软件系统也比较落后，软件方面达不到信息的现代化要求，无法实现信息的跨库检索，在实际应用过程中，存在诸多不便。
（三）信息化管理制度還不健全
我国大多数大中专院校行政管理制度不健全，体系不完备，程序不统一，加之其它辅助性管理制度缺失，直接影响了档案管理的信息化建设进程。很多大中专院校并没有构建一个符合现代化需求的信息管理系统，即使配备了先进的计算机设备，它也只是发挥了输入输出的简单功能。这不仅导致档案管理工作琐碎且繁重，档案管理工作人员工作效率较低，准确性不高，还很大程度地限制了档案的价值。
三、大中专院校信息化档案管理措施
（一）不断推进档案管理的制度建设
制度是规范管理的重要基础，同时也是对档案管理信息化的基本要求。要想把档案管理工作做好，首先应该做的就是加强制度建设，相关的工作要作出具体的规定，只有这样才能让档案管理工作能健康有序地发展。档案的保存时间、方式、方法以及公开的程度都要进行明确的界定，让档案管理相关的工作人员在对档案管理的过程中能够有章可循，在新技术背景下，让档案管理更加规范有序。档案管理制度建设一定要适应社会的发展，对不适应发展的制度不仅要进行修订，还要对其进行变革，对空白的地方要制定出新的制度进行相应的补充。
（二）实现档案信息资源的充分共享
目前在信息化建设过程中，对软件的使用比较混乱，而且硬件上的功能在一定程度上也没有得到有效地发挥，这就会进一步导致档案信息不能充分共享，各个相关部门的档案信息在管理的过程中都是各自为营。所以，应该在一定程度上明确档案管理过程中的内容以及范围，并有效地规范档案管理过程中的各项工作和各个环节，建立相对规范的系统体系，以保证档案信息资源共享渠道的畅通。
（三）加强档案信息数据库的建设
我国大体上还处在文件处理向信息化管理过渡的阶段，因此，要更快促进向信息化管理的过渡，比较重要的就是建立档案信息数据库。就数据库系统建设来说，它不仅是档案信息管理的核心，同时也是其重要的基础。在数据库建设的过程中，应该把档案管理的相关工作和计算机技术这两者进行有效的结合，并让其能够在一定程度上协调合作，把综合数据及档案目录库进行相应的集合，只有这样才能进一步形成网络开发式以及分布式的数据库，使信息化档案管理工作中的效率进一步提高。
（四）提高档案管理人员的业务素质
档案管理工作进步和发展需要有与之相适应的管理队伍，因此，要加强对档案从业人员的教育培养，不断提高管理人员的素质。一是档案管理人员自身要具备较强的业务素质和能力，对其相关知识进行有效的掌握，并能运用现代化手段对档案进行规范化管理。二是档案管理人员一定要具备较强的事业心和责任感，对档案管理工作能够全身心地投入。三是相关的工作人员要树立较强的大局意识，使档案管理工作能够满足国家规定的要求，保证工作的过程中不会出现纰漏。
参考文献：
[1]章邺.论大中专院校档案信息化管理[J].盐城师范学院学报（人文社会科学版），2012（12）.
[2]谷丽萍.大中专院校档案信息化建设[J].山西大同大学学报（社会科学版），2009（10）.
[3]李忻芝，黄婷.新时期事业单位档案的数字化管理探讨[J].办公室业务，2016（09）：144.
[4]邢炜.事业单位档案数字化管理分析[J].现代国企研究，2016（16）：75.