论文部分内容阅读
[摘 要] 随着中国特色社会主义进入新时代，我国研究生教育进入了新的发展阶段，研究生秘书作为最直接的管理人员应主动适应、积极探索适合研究生管理的先进模式。通过介绍研究生秘书的角色定位和岗位职责，分析研究生秘书的工作现状和管理过程中存在的问题，结合新时代研究生特点提出提升研究生秘书管理水平的对策。
[关 键 词] 研究生秘书;教育;管理
[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2021）28-0128-02
研究生教育肩负着高层次人才培养和创新创造的重要使命，是国家发展、社会进步的重要基石。近年来，我国研究生教育快速发展，已成为世界研究生教育大国。中国特色社会主义进入新时代，各行各业对高层次创新人才的需求更加迫切，研究生教育的地位和作用也更加凸显。在研究生教育培养过程中，除导师为第一责任人以外，研究生秘书更是扮演着不可或缺的角色，直接关系到二级学院研究生的教育风气。但由于社会和高校师生对研究生秘书岗位认知有偏差，认为研究生秘书就是服务者、勤杂工，导致研究生秘书工作热情大大受挫，一定程度上也会影响研究生的培养质量。
一、研究生秘书的角色与定位
研究生秘书通常是学院其他岗位的兼职人员，且同时身兼教学秘书和辅导员双重角色，属于学院的基层管理人员，在研究生院、二级学院和师生之间起到桥梁作用，需要将研究生院和相关职能部门下发的文件传达给分管院长，需要将日常工作要求传达给师生，并将师生的意见、信息等准确无误地进行反馈。由于直接接触研究生，因此，研究生秘书的综合素质和业务能力会直接影响研究生的培养质量。
二、研究生秘书的基本职责
（一）招生考试工作
主要包括招生简章的制（修）订、招生计划、招生宣传、招生咨询、考试大纲的发布以及复试各项工作的统筹等。
（二）教学管理工作
入学后组织师生进行双向选择，研究生培养方案的制（修）订，研究生个人培养计划的落实，教务系统中排课、调倒课，学生成绩管理，考试试卷和课程论文存档，任课教师教学工作量的计算，研究生或导师科研项目的申报、中期检查和项目结题等，协助分管院长做好研究生教学过程各环节的具体事务及日常管理工作，确保教学计划的有效实施和平稳运行。
（三）学位工作
协助各学科组开展研究生论文开题、中期考核、中期审查答辩。对于专业型硕士研究生，协助学院和校外实践导师组织完成专业实践计划、专业实践中期检查和专业实践考核环节。对于学术型硕士研究生，需落实研究生教学实践考核环节。协助学院分管院长审查研究生答辩资格，组织学位论文查重、送审、学位论文答辩和毕业证、学位证授予等系列工作。指导毕业生填写毕业相关材料并建立学籍档案进行存档。
（四）学生管理工作
组织开展新生入学教育，研究生学籍管理，研究生档案材料的收集、整理和移交，研究生评奖评优和家庭经济困难研究生认定帮扶，组织研究生参加学校和学院举办的重大集体活动，学生心理健康教育与心理咨询，协助学校心理健康教育中心开展心理健康教育，组织开展心理健康知识普及宣传活动。
（五）其他工作
导师资格审核及遴选，导师培训，导师考核及工作量核算，研究生实践基地的申报和验收，学科点评估与申报，研究生院和学校相关职能部门文件的传达等。
三、研究生秘书的工作现状及面临的问题
研究生秘书的工作具有复杂琐碎性、专业严谨性和基础服务性等特点，不仅要协调好学校相关职能处室和研究生院与二级学院之间的关系，还要处理好二级学院与研究生导师以及研究生与导师之间的关系，做好校外导师联合培养协调事宜，协助分管院长安排、落实和监督培养各环节育人管理工作，在研究生人才培养质量中起着重要的纽带作用。
研究生阶段不同于本科，除课程学习外，研究生其他时间几乎都是在实验室或寝室度过，群体通常是以课题组为单元，很少有集中的时间和空间，这也会导致研究生管理工作有很大的不便和困难，如管理方式方法不当，会大大减弱研究生的集体荣誉感和团队责任意识。可以说，研究生秘书的工作贯穿研究生教育的整个过程，从思想政治教育到科研学术培养，从在校日常学习到未来职业生涯规划，而面对每学期复杂繁琐的工作内容，多数秘书都是重复以往的工作或处理应急事务，思维固化，没有时间系统地学习提升自身的科研水平和管理水平，没有时间结合学科特点、学科需求和学科发展趋势形成一套适合学科的人才培养模式，主要表现在以下方面。
（一）工作方式单一
没有经过专业的岗位培训，缺乏外出學习和与其他院校同行交流借鉴的机会，工作模式仍以新老同事之间经验传授为主，沿用传统方式，缺乏先进的工作理念、工作思路和工作方法，导致工作效率低、创新性不强，面对突发性新问题解决能力不够，不能准确结合当代学生特点变通方式方法，工作没有科学性、规范性和专业性。且对于学科点学术型硕士研究生和专业学位硕士研究生两种层次的研究生，通常采用的是一套管理模式，忽略了学术型硕士是以培养科研人才为主，而专业型硕士是以培养高层次应用型人才为主这一特点。这样一来，会导致两类研究生不深不专，毕业之后也难以准确在市场上给自己定位，对未来选择职业造成一定影响。 （二）岗位分工不明确
除招生工作外，研究生教育工作主要分为思想政治教育及日常事务管理和培养及学位授予两部分，按工作内容划分，理论上应由研究生辅导员和研究生教学秘书分别接管，而目前大部分高校由于人员不够，往往二者由一人担任，甚至由其他岗位人员兼任，造成研究生秘书工作不精不专或者同一时间段面临多项工作需同时开展，容易出现管理混乱，从而影响工作效率。
（三）理论功底不够
由于大多数研究生秘书专业不对口，工作缺乏相关管理理论的支撑，缺乏管理者思维，很难将管理理论运用到自己的业务工作中，一方面导致自身科研项目和科研成果不成体系，难以提出提高和改进教育教学管理水平的对策;另一方面也会导致工作推动或开展有困难，从而给自身带来很多烦恼，打击工作积极性。尤其是在处理学生问题时，由于没有经过专业训练，不能采用专业的方式及时有效地帮助学生，反而容易激化矛盾，影响师生关系或学生心态。随着信息化时代的快速发展，学生思维活跃，思想独立，更需要研究生秘书加强学习，紧随其后，善于探索能够适应新时代研究生特点的管理新模式。
（四）考核晋升体系不完善
研究生秘书属于高校的基层管理人员，当前职称晋升评定办法中，仍以教学、竞赛、科研项目、论文为主，这对研究生秘书非常不利，一方面会导致研究生秘书不能专心做好岗位工作，日常业务工作不细不实;另一方面由于晋升难度大，研究生秘书看不到自己未来的出路和努力的空间，从而消磨了工作热情和工作积极性，进而使研究生培养工作存在不稳定性。
四、提升研究生秘书管理水平的对策
（一）提高自身素质
研究生秘书首先应明确自身定位，认识到自己是学院基层管理人员，直接面向导师、接触研究生，必须提升自己的综合素养。研究生的各项工作通常由研究生院或相关职能部门下发至研究生秘书处，需要由研究生秘书向领导汇报，协助分管院长布置落实，因此需提高与研究生院和相关职能部门的沟通能力，提高与研究生培养和管理工作所涉及的职能部门成员之间相互配合的协调能力，充分发挥好上传下达的关键作用。
（二）增强服务意识
研究生秘书需摆正自己的心态，自己的主要工作就是为学院服务、为导师服务、为学生服务，因此，要善于转变观念，转变作风，从单纯执行上级主管部门任务的“管理型岗位”转变为适应学院发展态势、满足师生需求的“服务型岗位”。在工作中增强为师生服务的意识，注意自己的言行，提升服务的质量，赢得师生的尊重，才有利于树立学院形象，落实学校各项工作要求，促进学科发展和研究生教育工作进步。
（三）加强业务能力
研究生已经具备成熟的思想认知和自我意识，集体观念往往都很淡薄，认为集体活动是浪费时间，对自身未来的发展毫无价值，因此作为新时代的研究生秘书，应主动更新管理理念，转变管理思路，打破管理模式，提升管理能力，创新管理办法，善于运用信息化手段开展业务工作，尤其是远程办公、远程教学的需求对我们提出了新要求，也带来了新挑战和新机遇。此外，还应加强专业学习，以笔者为例，所在二级学院有电子信息专业学位类别和农业工程一级学科硕士点，因此在日常工作中，也需要学习电子信息领域和农业工程学科发展前景，了解当前社会需求现状，以便协助领导做好学科发展规划，帮助学生择业就业，更好地服务师生。近几年，随着研究生招生规模和生源差异性越来越大，作为直接负责研究生工作的基层教育管理实践者，理应与时俱进，主动思考，结合当代学生特点，善于利用信息化手段探索“班级+课题组”横—纵相结合的管理形式，发挥学生主动性的同时，也有利于课题组育人理念的传承。
（四）健全工作机制
研究生导师是研究生培养的第一责任人，必须认识到不应该仅仅局限于学术指导，更应该关注研究生的思想动态和心理状态，注重研究生德育素养的培育。因此，应建立研究生导师与研究生秘书权责分明、通力合作的工作机制，让研究生导师理解并支持教育管理工作，激励研究生导师发挥自身优势，比如在科研合作单位组织开展社会实践活动，积极参与研究生管理工作，做到多角色合力有效育人。
有效的职称晋升机制和激励机制是研究生秘书热情工作的有力保障。高校应结合新时代高校内涵式发展需求，完善基层管理人员的考评晋升办法，让基层管理人员明晰岗位发展前景，做好职业发展规划，提升研究生秘书的岗位职责使命感、自身价值认同感和高效工作成就感。
五、总结
研究生秘书并非是简单的文秘工作者，尤其是随着我国研究生招生规模的逐年增大，信息化发展速度越来越快，研究生特点日趋多散，新时代研究生秘书必须主动探索提升育人成效的现代化管理技巧和育人路径，来应对新形势下研究生管理工作的复杂性和多样性。
参考文献：
[1]聂文龙.高校研究生教育管理与培养机制研究：评《研究生教育与培养研究》[J].化学教育（中英文），2020，41（18）：112.
[2]关迪.浅谈高校研究生教学秘书工作及基本素质要求[J].北方文学，2019（11）：134.
[3]姜雪.地方高校研究生教学秘书工作困境及其对策[J].继续教育研究，2016（10）：107-108.
[4]任瑜艷.高校教学秘书岗位定位与素质要求[J].现代交际，2021（2）：159-161.
[5]康正，魏末，王生琪.浅析如何提升高校教学秘书教学管理水平[N].科学导报，2020-12-29（B02）.
[6]刘花德.浅谈高校教学秘书的工作内容与能力需求[J].科教文汇（中旬刊），2020（12）：14-15.
[7]笙婷婷，裴郁郁.高校教学秘书工作的创新探究[J].科技经济导刊，2020，28（31）：88，91.
◎编辑 薛直艳
[关 键 词] 研究生秘书;教育;管理
[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2021）28-0128-02
研究生教育肩负着高层次人才培养和创新创造的重要使命，是国家发展、社会进步的重要基石。近年来，我国研究生教育快速发展，已成为世界研究生教育大国。中国特色社会主义进入新时代，各行各业对高层次创新人才的需求更加迫切，研究生教育的地位和作用也更加凸显。在研究生教育培养过程中，除导师为第一责任人以外，研究生秘书更是扮演着不可或缺的角色，直接关系到二级学院研究生的教育风气。但由于社会和高校师生对研究生秘书岗位认知有偏差，认为研究生秘书就是服务者、勤杂工，导致研究生秘书工作热情大大受挫，一定程度上也会影响研究生的培养质量。
一、研究生秘书的角色与定位
研究生秘书通常是学院其他岗位的兼职人员，且同时身兼教学秘书和辅导员双重角色，属于学院的基层管理人员，在研究生院、二级学院和师生之间起到桥梁作用，需要将研究生院和相关职能部门下发的文件传达给分管院长，需要将日常工作要求传达给师生，并将师生的意见、信息等准确无误地进行反馈。由于直接接触研究生，因此，研究生秘书的综合素质和业务能力会直接影响研究生的培养质量。
二、研究生秘书的基本职责
（一）招生考试工作
主要包括招生简章的制（修）订、招生计划、招生宣传、招生咨询、考试大纲的发布以及复试各项工作的统筹等。
（二）教学管理工作
入学后组织师生进行双向选择，研究生培养方案的制（修）订，研究生个人培养计划的落实，教务系统中排课、调倒课，学生成绩管理，考试试卷和课程论文存档，任课教师教学工作量的计算，研究生或导师科研项目的申报、中期检查和项目结题等，协助分管院长做好研究生教学过程各环节的具体事务及日常管理工作，确保教学计划的有效实施和平稳运行。
（三）学位工作
协助各学科组开展研究生论文开题、中期考核、中期审查答辩。对于专业型硕士研究生，协助学院和校外实践导师组织完成专业实践计划、专业实践中期检查和专业实践考核环节。对于学术型硕士研究生，需落实研究生教学实践考核环节。协助学院分管院长审查研究生答辩资格，组织学位论文查重、送审、学位论文答辩和毕业证、学位证授予等系列工作。指导毕业生填写毕业相关材料并建立学籍档案进行存档。
（四）学生管理工作
组织开展新生入学教育，研究生学籍管理，研究生档案材料的收集、整理和移交，研究生评奖评优和家庭经济困难研究生认定帮扶，组织研究生参加学校和学院举办的重大集体活动，学生心理健康教育与心理咨询，协助学校心理健康教育中心开展心理健康教育，组织开展心理健康知识普及宣传活动。
（五）其他工作
导师资格审核及遴选，导师培训，导师考核及工作量核算，研究生实践基地的申报和验收，学科点评估与申报，研究生院和学校相关职能部门文件的传达等。
三、研究生秘书的工作现状及面临的问题
研究生秘书的工作具有复杂琐碎性、专业严谨性和基础服务性等特点，不仅要协调好学校相关职能处室和研究生院与二级学院之间的关系，还要处理好二级学院与研究生导师以及研究生与导师之间的关系，做好校外导师联合培养协调事宜，协助分管院长安排、落实和监督培养各环节育人管理工作，在研究生人才培养质量中起着重要的纽带作用。
研究生阶段不同于本科，除课程学习外，研究生其他时间几乎都是在实验室或寝室度过，群体通常是以课题组为单元，很少有集中的时间和空间，这也会导致研究生管理工作有很大的不便和困难，如管理方式方法不当，会大大减弱研究生的集体荣誉感和团队责任意识。可以说，研究生秘书的工作贯穿研究生教育的整个过程，从思想政治教育到科研学术培养，从在校日常学习到未来职业生涯规划，而面对每学期复杂繁琐的工作内容，多数秘书都是重复以往的工作或处理应急事务，思维固化，没有时间系统地学习提升自身的科研水平和管理水平，没有时间结合学科特点、学科需求和学科发展趋势形成一套适合学科的人才培养模式，主要表现在以下方面。
（一）工作方式单一
没有经过专业的岗位培训，缺乏外出學习和与其他院校同行交流借鉴的机会，工作模式仍以新老同事之间经验传授为主，沿用传统方式，缺乏先进的工作理念、工作思路和工作方法，导致工作效率低、创新性不强，面对突发性新问题解决能力不够，不能准确结合当代学生特点变通方式方法，工作没有科学性、规范性和专业性。且对于学科点学术型硕士研究生和专业学位硕士研究生两种层次的研究生，通常采用的是一套管理模式，忽略了学术型硕士是以培养科研人才为主，而专业型硕士是以培养高层次应用型人才为主这一特点。这样一来，会导致两类研究生不深不专，毕业之后也难以准确在市场上给自己定位，对未来选择职业造成一定影响。 （二）岗位分工不明确
除招生工作外，研究生教育工作主要分为思想政治教育及日常事务管理和培养及学位授予两部分，按工作内容划分，理论上应由研究生辅导员和研究生教学秘书分别接管，而目前大部分高校由于人员不够，往往二者由一人担任，甚至由其他岗位人员兼任，造成研究生秘书工作不精不专或者同一时间段面临多项工作需同时开展，容易出现管理混乱，从而影响工作效率。
（三）理论功底不够
由于大多数研究生秘书专业不对口，工作缺乏相关管理理论的支撑，缺乏管理者思维，很难将管理理论运用到自己的业务工作中，一方面导致自身科研项目和科研成果不成体系，难以提出提高和改进教育教学管理水平的对策;另一方面也会导致工作推动或开展有困难，从而给自身带来很多烦恼，打击工作积极性。尤其是在处理学生问题时，由于没有经过专业训练，不能采用专业的方式及时有效地帮助学生，反而容易激化矛盾，影响师生关系或学生心态。随着信息化时代的快速发展，学生思维活跃，思想独立，更需要研究生秘书加强学习，紧随其后，善于探索能够适应新时代研究生特点的管理新模式。
（四）考核晋升体系不完善
研究生秘书属于高校的基层管理人员，当前职称晋升评定办法中，仍以教学、竞赛、科研项目、论文为主，这对研究生秘书非常不利，一方面会导致研究生秘书不能专心做好岗位工作，日常业务工作不细不实;另一方面由于晋升难度大，研究生秘书看不到自己未来的出路和努力的空间，从而消磨了工作热情和工作积极性，进而使研究生培养工作存在不稳定性。
四、提升研究生秘书管理水平的对策
（一）提高自身素质
研究生秘书首先应明确自身定位，认识到自己是学院基层管理人员，直接面向导师、接触研究生，必须提升自己的综合素养。研究生的各项工作通常由研究生院或相关职能部门下发至研究生秘书处，需要由研究生秘书向领导汇报，协助分管院长布置落实，因此需提高与研究生院和相关职能部门的沟通能力，提高与研究生培养和管理工作所涉及的职能部门成员之间相互配合的协调能力，充分发挥好上传下达的关键作用。
（二）增强服务意识
研究生秘书需摆正自己的心态，自己的主要工作就是为学院服务、为导师服务、为学生服务，因此，要善于转变观念，转变作风，从单纯执行上级主管部门任务的“管理型岗位”转变为适应学院发展态势、满足师生需求的“服务型岗位”。在工作中增强为师生服务的意识，注意自己的言行，提升服务的质量，赢得师生的尊重，才有利于树立学院形象，落实学校各项工作要求，促进学科发展和研究生教育工作进步。
（三）加强业务能力
研究生已经具备成熟的思想认知和自我意识，集体观念往往都很淡薄，认为集体活动是浪费时间，对自身未来的发展毫无价值，因此作为新时代的研究生秘书，应主动更新管理理念，转变管理思路，打破管理模式，提升管理能力，创新管理办法，善于运用信息化手段开展业务工作，尤其是远程办公、远程教学的需求对我们提出了新要求，也带来了新挑战和新机遇。此外，还应加强专业学习，以笔者为例，所在二级学院有电子信息专业学位类别和农业工程一级学科硕士点，因此在日常工作中，也需要学习电子信息领域和农业工程学科发展前景，了解当前社会需求现状，以便协助领导做好学科发展规划，帮助学生择业就业，更好地服务师生。近几年，随着研究生招生规模和生源差异性越来越大，作为直接负责研究生工作的基层教育管理实践者，理应与时俱进，主动思考，结合当代学生特点，善于利用信息化手段探索“班级+课题组”横—纵相结合的管理形式，发挥学生主动性的同时，也有利于课题组育人理念的传承。
（四）健全工作机制
研究生导师是研究生培养的第一责任人，必须认识到不应该仅仅局限于学术指导，更应该关注研究生的思想动态和心理状态，注重研究生德育素养的培育。因此，应建立研究生导师与研究生秘书权责分明、通力合作的工作机制，让研究生导师理解并支持教育管理工作，激励研究生导师发挥自身优势，比如在科研合作单位组织开展社会实践活动，积极参与研究生管理工作，做到多角色合力有效育人。
有效的职称晋升机制和激励机制是研究生秘书热情工作的有力保障。高校应结合新时代高校内涵式发展需求，完善基层管理人员的考评晋升办法，让基层管理人员明晰岗位发展前景，做好职业发展规划，提升研究生秘书的岗位职责使命感、自身价值认同感和高效工作成就感。
五、总结
研究生秘书并非是简单的文秘工作者，尤其是随着我国研究生招生规模的逐年增大，信息化发展速度越来越快，研究生特点日趋多散，新时代研究生秘书必须主动探索提升育人成效的现代化管理技巧和育人路径，来应对新形势下研究生管理工作的复杂性和多样性。
参考文献：
[1]聂文龙.高校研究生教育管理与培养机制研究：评《研究生教育与培养研究》[J].化学教育（中英文），2020，41（18）：112.
[2]关迪.浅谈高校研究生教学秘书工作及基本素质要求[J].北方文学，2019（11）：134.
[3]姜雪.地方高校研究生教学秘书工作困境及其对策[J].继续教育研究，2016（10）：107-108.
[4]任瑜艷.高校教学秘书岗位定位与素质要求[J].现代交际，2021（2）：159-161.
[5]康正，魏末，王生琪.浅析如何提升高校教学秘书教学管理水平[N].科学导报，2020-12-29（B02）.
[6]刘花德.浅谈高校教学秘书的工作内容与能力需求[J].科教文汇（中旬刊），2020（12）：14-15.
[7]笙婷婷，裴郁郁.高校教学秘书工作的创新探究[J].科技经济导刊，2020，28（31）：88，91.
◎编辑 薛直艳