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摘 要：人事档案是记录个人相关信息的重要材料，自出现以来，就成为知人善任、选贤举能的重要依据。新时期人事档案管理取得了长足的发展，但在管理水平、管理方法上还存在着重视程度不够、效率不高等问题，有的甚至管理设备还相当简陋，本文对这些问题加以分析，结合平时档案管理工作实际，提出档案管理方面的一些见解。
关键词：人事档案；管理現状；电子档案
人事档案是人才信息的重要载体，是人才评价的主要信息源之一，在反映个人学习经历、工作表现及成绩、奖惩情况、组织关系、历史背景及其经历的重大事件过程中发挥着重要作用，是知人善任、选贤举能的重要依据。管好用好人事档案，符合以人为本的管理理念，有利于人才资源开发利用。当然在许多企业中已经不要求档案的管理，出现了人档分离的状况，企业并不去管理，查看员工档案。但在事业单位中，人事档案在人事管理工作中发挥着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位人事档案管理显得越来越重要。本文着重探讨事业单位人事档案管理工作历史、现状并对存在的问题加以分析。
一、人事档案管理历史发展
我国人事档案管理源远流长，先秦时期就有“谱牒档案”（宗法制，它记述一家一姓的世系和人物事迹，并以表的形式表示家族的世系繁衍，是确保继承王位、官职、财产以及其他特权的依据。）、册命、荐书、治中等。这就是人事档案的雏形。隋唐时期，科举制度的兴起，给人事档案管理工作提供了新的机遇。从这时候起人事管理形成制度并开始设有管理部门，人事档案管理也逐渐完善，尤其是唐朝铨选制度的确立，更加速了我国最早的、专门的人事档案及其保管场所——“甲历”、“甲库”的诞生。甲历包括履历、考绩、职名等材料，加之勋甲、封甲及考功簿书，这些共同构成了比较完整的现代人事档案雏形。宋、元、明、清时期，人事档案进一步发展，特别是明清档案中已有很多与现代干部表格颇为相近的履历、政绩考察情况表。
新中国成立后，在中国共产党的领导下，人事档案和人事档案工作进入到全面创建和发展阶段。我国人事档案和人事档案工作在曲折中前进，并逐步走上了制度化、规范化、现代化之路。尤其在新时期，各种现代设备应用于档案管理工作，给档案管理工作提供了新的方式方法。
二、人事档案管理工作现状
人事档案管理系统已形成规模。我国的人事档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由中央组织部、国家人事部、劳动部领导与指导，实行集中统一、分级负责的管理体制，以维护人事档案的准确、完整与安全，并以为人事工作和其他工作服务为原则。全国各级单位的组织、人事部门基本上都设立了人事档案管理机构，并配备了专职或兼职档案人员，接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
人事档案管理制度初步建立。人事档案管理必须以实现标准化为基础，没有标准化，就没有高质量、高效率。中组部、人事部、劳动部、教育司为适应人事制度改革的需要，制定和颁布了一系列制度和规定，如1991年《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、1992年《企业职工档案管理工作规定》、1993年《国家公务员暂行条例》及1996年《干部人事档案材料收集归档规定》、《国家教委委属高校干部人事档案工作暂行规定》。中组部还确定了在全国范围内开展干部档案工作目标管理活动，出台了《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理考评标准》、《干部人事档案工作目标管理检查验收细则》等通知。这些制度、规定是人事档案管理工作的基本依据，使档案管理人员在整理档案时有所依据，对人事档案管理工作的规范化、标准化起到了极其重要的作用，使人事档案管理有章可循。人事档案工作取得了喜人的成绩，但在以下方面还存在着急需解决的问题。
1.虽然意识到人事档案工作的重要性但具体实施力度不够。人事档案工作是一项默默无闻、不容易引人注意的工作，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部虽然思想上意识到人事档案管理工作对单位人员管理起到重要作用，但不是单位的主要工作，不能给单位创造绩效，只要做到不丢失，不泄密，能应付档案查阅就行了。因此。一些单位领导在日常工作中往往忽视人事档案管理工作，没有将相关的档案政策措施落到实处，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况，这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，甚至出现档案混乱，缺少材料，需要时再临时整理的局面，难以高质量地为干部队伍建设服务。
2.人事档案管理工作管理水平不高，条件设施、管理手段落后。随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的人事档案管理人员的岗位变动，大部分在岗的人事档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，对档案的查阅流程，查阅条件与手续执行力度不够，档案收集意识淡薄。大多数档案管理人员身兼数职，平时只忙于其他工作，忽视了日常档案管理工作，仅仅只是将收集到的材料放入档案盒，没有及时整理，严重影响了档案管理水平。
在设备配备上，很多将办公、阅档、仓库合为一间，既无铁门、铁窗等基本防护设施，其他诸如防火、防潮、防虫蛀等手段也只是停留在较低的水平上。管理手段相对陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复手工查阅，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全，影响到档案的可读性。
3.归档的材料不全面、不够真实、准确、规范。人事档案材料本是全面、客观、历史地记载本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，许多应存档的材料不完整，比如缺少年度考核登记表，缺少党团材料等。出生日期、参加工作时间、入党时间混乱，尤其在部分老档案中更加严重，甚至出现档案中出现的出生日期没有一个能具体到日的情况。据称某部门做过一项调查，对近3000名干部的“三龄一历”（年龄、工龄，党龄、学历）逐一审核查实，发现年龄不符的竟有333人次之多，工龄不符的有160人次之多，党龄不符的也有79人次之多。档案材料纸张有严格规定，必须统一使用16开规格的办公用纸，对那些大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有A4纸规格的材料归档。这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往紧靠边缘，有的甚至有些文字被裁去半边，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。 三、对新时期人事档案管理工作的思考
随着人们生活节奏的加快，现代信息技术的发展，对新时期档案管理工作提出了新的挑战，也提供了新的机遇。面对上面提出的问题，本着务实高效的原则提出以下对策。
1.提高人事档案重要性认识，将相关政策、措施落到实处。进一步做好人事档案管理工作。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程，在平时的工作计划中适当列入档案管理这一项内容，要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，將档案管理工作纳入相关人员的绩效考核，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2.加强档案工作的基础建设和人事档案管理人员队伍的自身建设。人事档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；每天上班下班时间对档案室进行日常检查，以便及时发现门窗安全；档案室钥匙不能出现多人共管或丢失的情况；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。注意提高人事档案管理人员素质，人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。还可以加强各单位档案管理人员之间的业务交流，互相学习、借鉴管理经验、方法。档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，勇于探索、创新，使自己的工作方法适应新时期人事档案管理工作。
3.加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，结合实际建立电子档案系统，电子档案与传统档案结合使用，以达到提高工作效率和保护纸质人事档案的目的。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，实现电子档案与纸质档案同步。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，及时将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，这就可以根据需要通过屏幕查阅有关内容，这样就避免了反复翻阅档案造成档案破损的情况发生。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实现不同地域之间的非保密档案的信息共享，提高工作效率，节省成本。
结语：事业单位人事档案工作也要与时俱进，积极探索适应新形势下档案管理的方式方法。将现代信息技术应用到档案管理工作，不断开创档案管理工作新局面，使人事档案更好的为人事工作服务。
关键词：人事档案；管理現状；电子档案
人事档案是人才信息的重要载体，是人才评价的主要信息源之一，在反映个人学习经历、工作表现及成绩、奖惩情况、组织关系、历史背景及其经历的重大事件过程中发挥着重要作用，是知人善任、选贤举能的重要依据。管好用好人事档案，符合以人为本的管理理念，有利于人才资源开发利用。当然在许多企业中已经不要求档案的管理，出现了人档分离的状况，企业并不去管理，查看员工档案。但在事业单位中，人事档案在人事管理工作中发挥着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位人事档案管理显得越来越重要。本文着重探讨事业单位人事档案管理工作历史、现状并对存在的问题加以分析。
一、人事档案管理历史发展
我国人事档案管理源远流长，先秦时期就有“谱牒档案”（宗法制，它记述一家一姓的世系和人物事迹，并以表的形式表示家族的世系繁衍，是确保继承王位、官职、财产以及其他特权的依据。）、册命、荐书、治中等。这就是人事档案的雏形。隋唐时期，科举制度的兴起，给人事档案管理工作提供了新的机遇。从这时候起人事管理形成制度并开始设有管理部门，人事档案管理也逐渐完善，尤其是唐朝铨选制度的确立，更加速了我国最早的、专门的人事档案及其保管场所——“甲历”、“甲库”的诞生。甲历包括履历、考绩、职名等材料，加之勋甲、封甲及考功簿书，这些共同构成了比较完整的现代人事档案雏形。宋、元、明、清时期，人事档案进一步发展，特别是明清档案中已有很多与现代干部表格颇为相近的履历、政绩考察情况表。
新中国成立后，在中国共产党的领导下，人事档案和人事档案工作进入到全面创建和发展阶段。我国人事档案和人事档案工作在曲折中前进，并逐步走上了制度化、规范化、现代化之路。尤其在新时期，各种现代设备应用于档案管理工作，给档案管理工作提供了新的方式方法。
二、人事档案管理工作现状
人事档案管理系统已形成规模。我国的人事档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由中央组织部、国家人事部、劳动部领导与指导，实行集中统一、分级负责的管理体制，以维护人事档案的准确、完整与安全，并以为人事工作和其他工作服务为原则。全国各级单位的组织、人事部门基本上都设立了人事档案管理机构，并配备了专职或兼职档案人员，接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
人事档案管理制度初步建立。人事档案管理必须以实现标准化为基础，没有标准化，就没有高质量、高效率。中组部、人事部、劳动部、教育司为适应人事制度改革的需要，制定和颁布了一系列制度和规定，如1991年《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、1992年《企业职工档案管理工作规定》、1993年《国家公务员暂行条例》及1996年《干部人事档案材料收集归档规定》、《国家教委委属高校干部人事档案工作暂行规定》。中组部还确定了在全国范围内开展干部档案工作目标管理活动，出台了《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理考评标准》、《干部人事档案工作目标管理检查验收细则》等通知。这些制度、规定是人事档案管理工作的基本依据，使档案管理人员在整理档案时有所依据，对人事档案管理工作的规范化、标准化起到了极其重要的作用，使人事档案管理有章可循。人事档案工作取得了喜人的成绩，但在以下方面还存在着急需解决的问题。
1.虽然意识到人事档案工作的重要性但具体实施力度不够。人事档案工作是一项默默无闻、不容易引人注意的工作，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部虽然思想上意识到人事档案管理工作对单位人员管理起到重要作用，但不是单位的主要工作，不能给单位创造绩效，只要做到不丢失，不泄密，能应付档案查阅就行了。因此。一些单位领导在日常工作中往往忽视人事档案管理工作，没有将相关的档案政策措施落到实处，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况，这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，甚至出现档案混乱，缺少材料，需要时再临时整理的局面，难以高质量地为干部队伍建设服务。
2.人事档案管理工作管理水平不高，条件设施、管理手段落后。随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的人事档案管理人员的岗位变动，大部分在岗的人事档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，对档案的查阅流程，查阅条件与手续执行力度不够，档案收集意识淡薄。大多数档案管理人员身兼数职，平时只忙于其他工作，忽视了日常档案管理工作，仅仅只是将收集到的材料放入档案盒，没有及时整理，严重影响了档案管理水平。
在设备配备上，很多将办公、阅档、仓库合为一间，既无铁门、铁窗等基本防护设施，其他诸如防火、防潮、防虫蛀等手段也只是停留在较低的水平上。管理手段相对陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复手工查阅，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全，影响到档案的可读性。
3.归档的材料不全面、不够真实、准确、规范。人事档案材料本是全面、客观、历史地记载本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，许多应存档的材料不完整，比如缺少年度考核登记表，缺少党团材料等。出生日期、参加工作时间、入党时间混乱，尤其在部分老档案中更加严重，甚至出现档案中出现的出生日期没有一个能具体到日的情况。据称某部门做过一项调查，对近3000名干部的“三龄一历”（年龄、工龄，党龄、学历）逐一审核查实，发现年龄不符的竟有333人次之多，工龄不符的有160人次之多，党龄不符的也有79人次之多。档案材料纸张有严格规定，必须统一使用16开规格的办公用纸，对那些大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有A4纸规格的材料归档。这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往紧靠边缘，有的甚至有些文字被裁去半边，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。 三、对新时期人事档案管理工作的思考
随着人们生活节奏的加快，现代信息技术的发展，对新时期档案管理工作提出了新的挑战，也提供了新的机遇。面对上面提出的问题，本着务实高效的原则提出以下对策。
1.提高人事档案重要性认识，将相关政策、措施落到实处。进一步做好人事档案管理工作。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程，在平时的工作计划中适当列入档案管理这一项内容，要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，將档案管理工作纳入相关人员的绩效考核，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2.加强档案工作的基础建设和人事档案管理人员队伍的自身建设。人事档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；每天上班下班时间对档案室进行日常检查，以便及时发现门窗安全；档案室钥匙不能出现多人共管或丢失的情况；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。注意提高人事档案管理人员素质，人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。还可以加强各单位档案管理人员之间的业务交流，互相学习、借鉴管理经验、方法。档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，勇于探索、创新，使自己的工作方法适应新时期人事档案管理工作。
3.加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，结合实际建立电子档案系统，电子档案与传统档案结合使用，以达到提高工作效率和保护纸质人事档案的目的。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，实现电子档案与纸质档案同步。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，及时将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，这就可以根据需要通过屏幕查阅有关内容，这样就避免了反复翻阅档案造成档案破损的情况发生。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实现不同地域之间的非保密档案的信息共享，提高工作效率，节省成本。
结语：事业单位人事档案工作也要与时俱进，积极探索适应新形势下档案管理的方式方法。将现代信息技术应用到档案管理工作，不断开创档案管理工作新局面，使人事档案更好的为人事工作服务。