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摘要：电子档案是一门新型技术,针对电子档案的技术标准还在不断的探讨之中,本文提出的一些观点和做法仅是本人多年工作中的经验总结,希望对同行有所帮助和启发。
关键词： 电子档案 管理难点对策
一.电子档案的特点
电子文件是指能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上, 并可在网络上传输的数字代码序列。电子文件按一定手续归档后便形成电子档案, 它具有如下特征：①与计算机软、硬件等设备关系密不可分；
②与纸质档案相比概念上有本质的区别；③更高要求的保管条件。
电子档案材料的多样性、结构的复杂性,储存方式的互换性,容易造成信息缺损。当前,电子档案储存方式主要有光盘、磁盘和磁带。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合的档案信息具有系统性、真实性、价值性,企业才能从中获得更为完善的服务。
二． 电子档案的归档要求
计算机特点之一是修改方便,这一特点却是档案部门的大敌,档案是不允许修改的,即使有错,作为真实的历史记录也是不能修改的。为了防止修改,档案管理软件中可将电子档案设置为“只读”状态,这样用户只能从计算机上读取档案信息,而不能作任何修改。如果要用光盘,一般应该采用一次写人多次读出光盘即WORM光盘,这样用户只能读取信息,不可以做任何修改,这种不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子档案。
在电子文件的归档过程中, 应注意登记电子文件的容量及形成时间, 特别是形成时间不但要登记年、月、日还要登记时、分,因为文件只要修改其存储容量、时间, 则和原来的文件是不一致的,这样档案人员就能注意到文件在复制、打开过程中是否被有意或无意的修改,如果发现文件被修改,应及时寻找原因, 防止类似情况再次发生,并尽可能恢复原电子档案的本来面貌。
对归档的电子文件应注意是否被加密和压缩,当发现文件被加密时,应及时和文件形成者取得联系,给予解密。对压缩的文件,由于压缩工具众多,一人一个方法,不利于档案的提供利用,建议对所有压缩的文件全部解压后再存储在光盘上, 这样对电子档案的保管、日后维护、提供利用等都是有利的。
归档拷贝的份数,一般为二套,分别存放在不同的地方,如果某些电子档案利用率特别高,可做一套专门用于提供利用。保存二套的原因是由于电子档案在长期保存过程中可能会出现读写错误,但同时同一文件同一位置出错的可能性是很小的,这样可大大提高电子档案的安全性和可靠性。光盘存储技术发展到现在也只有二十年的时间,档案管理人员不能有太大的期望能永久保存电子档案,在经济能力允许的情况下,可适当考虑转存到缩微胶片等其它更能耐久存储的载体上。
电子档案的保管和维护措施
电子档案的保存,首先要求具备一个适合电子档案载体保存的环境。电子档案载体的保存环境,一般是指脱机存储而言,应而要达到有关要求如归档光盘应直立排放,严防变形,不得擦洗、划刻、触摸盘片的裸露处,不得弯曲、挤压、摔打盘片,防止盘片沾染灰尘和污垢,避免阳光直接照射温度控制在17～20℃,相对湿度35%～45%远离热源、酸碱等有害气体和强磁场,对需长期保存的电子档案最好存放在恒温恒湿的档案库房中,有条件的档案馆可将光盘等直接存放在防磁柜中,防磁柜平时尽量少开启,防磁柜的钥匙应有专人负责。良好的保存环境,不
仅可以延缓载体的自身老化,而且还可以减慢载体上所有信息的自然衰减。
电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响,即使在良好环境下,也难免不发生信息丢失或读取错误的现象,这是由于载体在长期保存过程中材质老化及磁记录的自然衰减所致,所以对保存的电子档案,应每隔一年抽样机读检验一次。光盘的拷贝转存应根据光盘的保管情况、光盘驱动器的发展和兼容情况、计算机操作系统变化情况、硬件环境的变化情况而定,当上述四个条件任何一个发生较大变化时,应考虑有必要进行转存,转存时特别要注意选择最新型号的光盘、驱动器、计算机操作系统和硬件环境,这样下次转存的时间间隔可长一些,同时原光盘至少应保存一个转存周期,以防万一。
四．实现档案电子化的途径
(1) 档案信息数字化。档案信息数字化是经过电子技术处理而记录在新的介质上的一种方式, 进而形成了新的文件和档案, 称为电子文件和电子档案。电子档案具有信息与载体之间的可分离性、信息的可变性、信息的记录与读取速度快、多种信息集成性、信息的可操作性等特征。电子档案的这些特性, 使人们获得与处理档案信息的方式发生深刻的变革,档案信息的检索查询和提供利用更加方便快捷,可使档案信息实现资源共享化,更大限度的满足企业对档案信息利用的需求。实现了档案信息数字化就为档案信息网络化打下了基础,档案信息数字化是实现档案电子化的有效途径。
(2) 档案信息标准化。档案信息电子化形成电子档案。电子档案与传统档案的区别在于记录方式的數字化,当使用电子技术和设备将信息记录在光盘或磁性载体之上形成电子文件或电子档案,其信息就不能脱离这种生成环境和设备单独存在,电子档案信息具有非人工识读性和系统依赖性。电子技术及设备的不断进步,使电子档案形成的环境出现较大的差异,这种差异造成电子档案信息经过一段时间后,存取性受到限制,旧的硬件及软件已经被新的硬件及软件所取代,旧的硬件及软件环境生成的档案信息在新的环境下不能被正确识别并存取。这就要求电子档案信息实现标准化,实现电子档案信息存储结构及格式的标准化,形成通用的存储标准,使之在各种不同的环境下都能被准确识别、读取、存储。因此, 档案信息标准化是档案电子化持续、长久发展的唯一途径。
(3) 档案信息网络化。实现档案信息资源网络化就是要实现档案信息系统与网络技术和网络应用软件的集成,形成可查询多种平台的档案信息管理系统,使之支持多种操作系统,具有统一的用户界面,统一的文本格式,统一的查询方法,用户科直接得到所需要的档案信息。企业科技人员通过网络进入档案网站,经相关手续取得许可授权,进入网站检索相关信息,阅读或下载所需档案信息,以满足企业快速发展的需求。
五．结 语
综上所述,如果档案管理工作不创新,就不能有效的开发和利用档案资源,最大限度的满足企业又好又快地发展以及新时期对档案信息的需求,所以,档案管理创新是发展档案事业的重要途径。随着信息技术的快速发展,在档案电子化进程中也会出现许多新情况和新问题,面对这诸多问题, 没有现成的答案和经验可供借鉴,只有通过管理创新才能使档案事业得以生存和发展。
关键词： 电子档案 管理难点对策
一.电子档案的特点
电子文件是指能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上, 并可在网络上传输的数字代码序列。电子文件按一定手续归档后便形成电子档案, 它具有如下特征：①与计算机软、硬件等设备关系密不可分；
②与纸质档案相比概念上有本质的区别；③更高要求的保管条件。
电子档案材料的多样性、结构的复杂性,储存方式的互换性,容易造成信息缺损。当前,电子档案储存方式主要有光盘、磁盘和磁带。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合的档案信息具有系统性、真实性、价值性,企业才能从中获得更为完善的服务。
二． 电子档案的归档要求
计算机特点之一是修改方便,这一特点却是档案部门的大敌,档案是不允许修改的,即使有错,作为真实的历史记录也是不能修改的。为了防止修改,档案管理软件中可将电子档案设置为“只读”状态,这样用户只能从计算机上读取档案信息,而不能作任何修改。如果要用光盘,一般应该采用一次写人多次读出光盘即WORM光盘,这样用户只能读取信息,不可以做任何修改,这种不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子档案。
在电子文件的归档过程中, 应注意登记电子文件的容量及形成时间, 特别是形成时间不但要登记年、月、日还要登记时、分,因为文件只要修改其存储容量、时间, 则和原来的文件是不一致的,这样档案人员就能注意到文件在复制、打开过程中是否被有意或无意的修改,如果发现文件被修改,应及时寻找原因, 防止类似情况再次发生,并尽可能恢复原电子档案的本来面貌。
对归档的电子文件应注意是否被加密和压缩,当发现文件被加密时,应及时和文件形成者取得联系,给予解密。对压缩的文件,由于压缩工具众多,一人一个方法,不利于档案的提供利用,建议对所有压缩的文件全部解压后再存储在光盘上, 这样对电子档案的保管、日后维护、提供利用等都是有利的。
归档拷贝的份数,一般为二套,分别存放在不同的地方,如果某些电子档案利用率特别高,可做一套专门用于提供利用。保存二套的原因是由于电子档案在长期保存过程中可能会出现读写错误,但同时同一文件同一位置出错的可能性是很小的,这样可大大提高电子档案的安全性和可靠性。光盘存储技术发展到现在也只有二十年的时间,档案管理人员不能有太大的期望能永久保存电子档案,在经济能力允许的情况下,可适当考虑转存到缩微胶片等其它更能耐久存储的载体上。
电子档案的保管和维护措施
电子档案的保存,首先要求具备一个适合电子档案载体保存的环境。电子档案载体的保存环境,一般是指脱机存储而言,应而要达到有关要求如归档光盘应直立排放,严防变形,不得擦洗、划刻、触摸盘片的裸露处,不得弯曲、挤压、摔打盘片,防止盘片沾染灰尘和污垢,避免阳光直接照射温度控制在17～20℃,相对湿度35%～45%远离热源、酸碱等有害气体和强磁场,对需长期保存的电子档案最好存放在恒温恒湿的档案库房中,有条件的档案馆可将光盘等直接存放在防磁柜中,防磁柜平时尽量少开启,防磁柜的钥匙应有专人负责。良好的保存环境,不
仅可以延缓载体的自身老化,而且还可以减慢载体上所有信息的自然衰减。
电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响,即使在良好环境下,也难免不发生信息丢失或读取错误的现象,这是由于载体在长期保存过程中材质老化及磁记录的自然衰减所致,所以对保存的电子档案,应每隔一年抽样机读检验一次。光盘的拷贝转存应根据光盘的保管情况、光盘驱动器的发展和兼容情况、计算机操作系统变化情况、硬件环境的变化情况而定,当上述四个条件任何一个发生较大变化时,应考虑有必要进行转存,转存时特别要注意选择最新型号的光盘、驱动器、计算机操作系统和硬件环境,这样下次转存的时间间隔可长一些,同时原光盘至少应保存一个转存周期,以防万一。
四．实现档案电子化的途径
(1) 档案信息数字化。档案信息数字化是经过电子技术处理而记录在新的介质上的一种方式, 进而形成了新的文件和档案, 称为电子文件和电子档案。电子档案具有信息与载体之间的可分离性、信息的可变性、信息的记录与读取速度快、多种信息集成性、信息的可操作性等特征。电子档案的这些特性, 使人们获得与处理档案信息的方式发生深刻的变革,档案信息的检索查询和提供利用更加方便快捷,可使档案信息实现资源共享化,更大限度的满足企业对档案信息利用的需求。实现了档案信息数字化就为档案信息网络化打下了基础,档案信息数字化是实现档案电子化的有效途径。
(2) 档案信息标准化。档案信息电子化形成电子档案。电子档案与传统档案的区别在于记录方式的數字化,当使用电子技术和设备将信息记录在光盘或磁性载体之上形成电子文件或电子档案,其信息就不能脱离这种生成环境和设备单独存在,电子档案信息具有非人工识读性和系统依赖性。电子技术及设备的不断进步,使电子档案形成的环境出现较大的差异,这种差异造成电子档案信息经过一段时间后,存取性受到限制,旧的硬件及软件已经被新的硬件及软件所取代,旧的硬件及软件环境生成的档案信息在新的环境下不能被正确识别并存取。这就要求电子档案信息实现标准化,实现电子档案信息存储结构及格式的标准化,形成通用的存储标准,使之在各种不同的环境下都能被准确识别、读取、存储。因此, 档案信息标准化是档案电子化持续、长久发展的唯一途径。
(3) 档案信息网络化。实现档案信息资源网络化就是要实现档案信息系统与网络技术和网络应用软件的集成,形成可查询多种平台的档案信息管理系统,使之支持多种操作系统,具有统一的用户界面,统一的文本格式,统一的查询方法,用户科直接得到所需要的档案信息。企业科技人员通过网络进入档案网站,经相关手续取得许可授权,进入网站检索相关信息,阅读或下载所需档案信息,以满足企业快速发展的需求。
五．结 语
综上所述,如果档案管理工作不创新,就不能有效的开发和利用档案资源,最大限度的满足企业又好又快地发展以及新时期对档案信息的需求,所以,档案管理创新是发展档案事业的重要途径。随着信息技术的快速发展,在档案电子化进程中也会出现许多新情况和新问题,面对这诸多问题, 没有现成的答案和经验可供借鉴,只有通过管理创新才能使档案事业得以生存和发展。