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摘 要：现行高职院校管理实行党委领导下的院长负责制，作为学院管理的中枢部门党委办公室和学院办公室实行了合署办公，旨在落实中共中央教育政策，精简机构，提高效率，加强参谋统筹协调职能，做好窗口。但也会造成管理强度和难度增大，对“两办”工作人员综合素质要求更高。
关键词：高职院校 两办 合署办公 利弊
我国高等职业教育在近十几年来发展迅速，据统计，全国普通高职高专院校数、招生数和在校生数分别占普通高校的60.8%、53%和43%，高等职业教育发展规模在高等教育中已达“半壁江山”。 现有的高职院校，有的是由普通高校创办的职业学院；也有的由原部属、省属中专、原来地市一级的中专、技校升格或合并重组而成；由此可以看出，高职院校虽然发展迅速，但原有基础并不相同，许多机构和建制都在完善中，包括党委办公室和学院办公室（下称两办）。“两办”是学院党委和行政管理的中枢部门，肩负着承上启下、协调左右、沟通内外的重要职责，发挥着参谋助手、督促检查和综合协调的重要作用。大部分高职院校“两办”实行合署办公，一套人马，两块牌子，分工不分家。“两办”合署办公有利也有弊。
一、高职院校“两办”合署办公的好处
（一）更加全面贯彻实施党委领导下的院长负责制
由于改革与发展形势的需要，我国的高职院校实行党委领导下的院长负责制。在实际运作中，涉及学院发展中的大事及重要决策均要由党委会或院长办公会集体讨论决定，“两办”合署办公势必从一个方面强化了党委决策的贯彻落实，也为院长在党委领导下依法行使权力提供了良好的服务和保障，从而使党委的决策与院长的具体实施要求均得到较好的贯彻和执行。
在实际工作中，“两办”不仅要向党委负责，也要向行政负责；不仅要为党委书记、院长服务，做好助手，也要为其他领导做好服务，做好助手。“两办”不仅要从事党务工作，认真履行党委办公室的各项职责，也要认真做好行政工作，履行党委办公室、学院办公室的各项职责。同时还要处理好党务和行政的关系，做到相辅相成，相得益彰。学院“两办”对内协调所有党政职能部门和相关工作事务，对外代表学院，行使新闻发言人的职责并承担公共关系事务任务。
（二）精简机构，提高效率
“两办”从“分设”到“合署”办公，是高职院校管理体制改革进一步深化的必然结果。高职院校“两办”工作都是 “参与政务，管理事务，搞好服务”，具有很强的综合性，其工作对象、工作性质、工作内容和工作方式均比较相近。两办分设时，工作上不可避免有推诿、扯皮的现象。在高校机构改革中，为提高工作效率和效益，“两办”实行合署办公。事实证明，“两办”合署办公确实提高了办文、办事与办会的效率，从学院层面来讲，也极大地提高了效益。两办合并后，由上级领导部门办公室下达的各种通知可以由两办统一处理；院内党委、行政部门阶段性工作计划、工作方案、年度计划和总结等可由“两办”专人负责收集汇总。比如，大多数的高职院校将党政的学期工作总结和计划合在一起写，并不分开。党委书记、院长主持的全院性会议、布置的各项工作，可以由“两办”统一筹备，统一督促检查。两办合并后，从整个部门看，工作职责略有增减，工作总量大体一样。而在人员方面会有所减少，对于“两办”人员来说，既要熟悉党委工作，又要熟悉行政工作，这给他们提供了锻炼自己的机会，久而久之，提高了两办整体效能。
（三）加强了统筹协调职能
高职院校的“两办”是学院党政管理系统中承上启下的重要环节。在内部沟通方面，两办要做好领导之间的沟通与协调，即通过文件传递、传阅会签、整理会议纪要、征集议题等形式，在领导之间沟通意见；领导的决策、指令及所交办的任务，需经“两办”送达各有关单位、有关领导或直接传达到基层群众；下面的情况，包括各职能单位的建设要求，基层群众的意见与批评，及经由两办督办、调研所获得的情况信息等等，均应由“两办”汇集整理并及时向领导反馈，两办作为信息沟通的枢纽，是信息聚散中心，能够使得组织系统内上情下达，下情上传，上下一致，步调统一。因此，统筹协调始终是它的显著特征之一。两办分设时，由于分工不同，职能各异，许多事情不易协调，很容易产生配合不紧密，步调不一致的情况，那就很难真正贯彻落实党政领导的决策。两办合署办公后，两办主任往往是一个人来担任 ，“两办”工作人员一起办公，以系统观、整体观、效益观为“两办”协调的基本原则和观点，可以大大加强两办的统筹协调职能。
（四）一致对外，做好窗口
高等院校的“两办”既是秘书部门，又是协调机构，要协调学院内部关系；还要承担与外界的联系与交往，负责一定的公关任务；既是外界观察学院总体面貌的一个窗口，又是对外的 “公关部”。因此，“两办”还有一系列推动学院内部人际关系和谐、组织效率提高、团体聚合力加强、组织形象改善的公务活动。两办分设时，各自为政，对外事务如果没有事先安排或者商量，容易引起前后矛盾，影响学院形象或者声誉。此外，由于“两办”是直接为领导服务的，与各方面有着各种各样的联系，接触掌握的信息、资料多，而许多是涉及党和国家的秘密或本单位不宜公开的事项，因此，“两办”人员必须事先达成共识，不能轻易泄露机密，一致对外，做好院内和院外的窗口。
二、高职院校“两办”合署办公存在的弊端
（一）管理强度和难度增大
目前高职院校机构改革尚未完善，仍然存在许多需要改进的地方。“两办”合署后，所辖部门、主管业务会不断增多。比如许多高职院校的纪检部、统战部、宣传部、武装部等均为“两办”兼任，因此，内部管理难度和工作量相应增大。而作为办事机构的“两办”，对于日常的公文处理、信息、信访、调研、会务、接待、值班、机要、督办等，均要一一处理好，面对如此大量、繁杂的事务性工作，要逐步找出工作的规律性，进一步加强工作的规范性，变大量为少量，变繁杂为有序，工作难度和强度可想而知。因此，需要充分利用学院无纸化办公平台；建立无会日制度和会议限时制度；制定严格的公文处理办法和工作流程；规范学院和各部门的工作计划和总结的形式等；制订奖惩制度,考勤制度,工作规范等规范办文、办事、办会程序,做到事事有章可循,奖惩有据可依。规章制度一经确定,领导与普通师生员工都必须严格按规定办、按程序办、按制度办。要从学院大局出发,认真履行职责,坚持照章办事,坚持按原则办事。此外，还要制定工作细则和量化标准。“两办”工作量大,人员少,所以要根据具体情况科学地分划任务,合理归类,明确岗位职责,合理配备人员,使各项工作都做到科学、规范有序。加强工作的规范性，不仅使工作有序和高效，还极大地提升了办公室的工作层次。
（二）对“两办”工作人员的行政管理能力和综合素质提出更高的要求
为了扎实做好 “两办” 合署工作，突显了“两办”的枢纽地位、桥梁作用和窗口形象，对“两办”工作人员的整体素质要求更高了。要求“两办”工作人员要以德为先、以能为主、以勤为上、以绩为实、以廉为本，扎扎实实做好本职工作。
以德为先，就是要具有过硬的政治素质、较高的道德修养、极强的责任意识和大局意识，充分发挥党组织的战斗堡垒作用和党员的先锋模范作用，难事、重活党员干部带头上，好事、待遇和荣誉往后退，不断提高“两办”工作的向心力和凝聚力。以能为主，就是要充分发挥“两办”参谋助手、综合协调和督察督办的作用，“两办”人员要熟练掌握办公技能和技术，成为坐下来能办文，站起来能办事、办会的多面手。以勤为上，就是要脑勤、眼勤、手勤、腿勤，充分发扬特别能吃苦、特别能奉献的精神，兢兢业业、认认真真地做好每一项工作。以绩为实，就是要求“两办”人员在思想理论上求实，在工作作风上务实，在具体工作中踏实；具体工作任务一项一项完成，具体事情一件一件办理；注重总结、善于提炼，避免“日积有余，年积不足”的现象，使“两办”各项工作卓有成效地开展。以廉为本，就是要廉洁从政，严格按照相关制度和纪律要求，认真做好经手的每一笔经费和每一件物品的使用和管理工作，做学院其他部门同志廉政勤政的表率。
总之，现代高职院校“两办”工作人员必须强化政治素质，保持政治上的坚定性；强化思想素质，有积极向上的精神风貌；强化业务素质，当精通业务的行家里手；强化能力素质，炼就适应工作要求的基本功；培植良好的心理素质，不断修正自己的心态和言行，使自己做到老实而不笨拙，机智而不圆滑，随和而不失原则，平易而不平庸，让人格魅力在工作中发挥作用。
从以上分析我们不难看出，“两办”合署办公各有利弊，然而利大于弊，只要我们了解高职院校从“两办分设”到“两办合署”的成因，领会其利弊，认清形势，摆正位置，才能从利弊中体会重要性，从中找出规律性，积极应对，化消极因素为积极因素，变不利条件为有利条件，扬长避短，才能将“两办”工作做得更好。
参考文献：
[1] 梁 勇.认清形势 勇挑重担 认真做好高校“两办合署”工作.办公室业务，2008（6）
[2] 邢振红.试论高校“两办"参谋助手作用.中华女子学院山东分院报,2004(4)
[3] 卢郁馥.浅谈如何提高新形势下高校院办公室的行政效率.现代情报，2002(12)
[4] 宋学成.浅谈高等院校两办的统筹协调职能.延安大学学报，2001 (2)
作者简介：谭小燕（1974-），硕士，广西国际商务职业技术学院党委（学院）办公室秘书，主要从事高等职业教育研究。
关键词：高职院校 两办 合署办公 利弊
我国高等职业教育在近十几年来发展迅速，据统计，全国普通高职高专院校数、招生数和在校生数分别占普通高校的60.8%、53%和43%，高等职业教育发展规模在高等教育中已达“半壁江山”。 现有的高职院校，有的是由普通高校创办的职业学院；也有的由原部属、省属中专、原来地市一级的中专、技校升格或合并重组而成；由此可以看出，高职院校虽然发展迅速，但原有基础并不相同，许多机构和建制都在完善中，包括党委办公室和学院办公室（下称两办）。“两办”是学院党委和行政管理的中枢部门，肩负着承上启下、协调左右、沟通内外的重要职责，发挥着参谋助手、督促检查和综合协调的重要作用。大部分高职院校“两办”实行合署办公，一套人马，两块牌子，分工不分家。“两办”合署办公有利也有弊。
一、高职院校“两办”合署办公的好处
（一）更加全面贯彻实施党委领导下的院长负责制
由于改革与发展形势的需要，我国的高职院校实行党委领导下的院长负责制。在实际运作中，涉及学院发展中的大事及重要决策均要由党委会或院长办公会集体讨论决定，“两办”合署办公势必从一个方面强化了党委决策的贯彻落实，也为院长在党委领导下依法行使权力提供了良好的服务和保障，从而使党委的决策与院长的具体实施要求均得到较好的贯彻和执行。
在实际工作中，“两办”不仅要向党委负责，也要向行政负责；不仅要为党委书记、院长服务，做好助手，也要为其他领导做好服务，做好助手。“两办”不仅要从事党务工作，认真履行党委办公室的各项职责，也要认真做好行政工作，履行党委办公室、学院办公室的各项职责。同时还要处理好党务和行政的关系，做到相辅相成，相得益彰。学院“两办”对内协调所有党政职能部门和相关工作事务，对外代表学院，行使新闻发言人的职责并承担公共关系事务任务。
（二）精简机构，提高效率
“两办”从“分设”到“合署”办公，是高职院校管理体制改革进一步深化的必然结果。高职院校“两办”工作都是 “参与政务，管理事务，搞好服务”，具有很强的综合性，其工作对象、工作性质、工作内容和工作方式均比较相近。两办分设时，工作上不可避免有推诿、扯皮的现象。在高校机构改革中，为提高工作效率和效益，“两办”实行合署办公。事实证明，“两办”合署办公确实提高了办文、办事与办会的效率，从学院层面来讲，也极大地提高了效益。两办合并后，由上级领导部门办公室下达的各种通知可以由两办统一处理；院内党委、行政部门阶段性工作计划、工作方案、年度计划和总结等可由“两办”专人负责收集汇总。比如，大多数的高职院校将党政的学期工作总结和计划合在一起写，并不分开。党委书记、院长主持的全院性会议、布置的各项工作，可以由“两办”统一筹备，统一督促检查。两办合并后，从整个部门看，工作职责略有增减，工作总量大体一样。而在人员方面会有所减少，对于“两办”人员来说，既要熟悉党委工作，又要熟悉行政工作，这给他们提供了锻炼自己的机会，久而久之，提高了两办整体效能。
（三）加强了统筹协调职能
高职院校的“两办”是学院党政管理系统中承上启下的重要环节。在内部沟通方面，两办要做好领导之间的沟通与协调，即通过文件传递、传阅会签、整理会议纪要、征集议题等形式，在领导之间沟通意见；领导的决策、指令及所交办的任务，需经“两办”送达各有关单位、有关领导或直接传达到基层群众；下面的情况，包括各职能单位的建设要求，基层群众的意见与批评，及经由两办督办、调研所获得的情况信息等等，均应由“两办”汇集整理并及时向领导反馈，两办作为信息沟通的枢纽，是信息聚散中心，能够使得组织系统内上情下达，下情上传，上下一致，步调统一。因此，统筹协调始终是它的显著特征之一。两办分设时，由于分工不同，职能各异，许多事情不易协调，很容易产生配合不紧密，步调不一致的情况，那就很难真正贯彻落实党政领导的决策。两办合署办公后，两办主任往往是一个人来担任 ，“两办”工作人员一起办公，以系统观、整体观、效益观为“两办”协调的基本原则和观点，可以大大加强两办的统筹协调职能。
（四）一致对外，做好窗口
高等院校的“两办”既是秘书部门，又是协调机构，要协调学院内部关系；还要承担与外界的联系与交往，负责一定的公关任务；既是外界观察学院总体面貌的一个窗口，又是对外的 “公关部”。因此，“两办”还有一系列推动学院内部人际关系和谐、组织效率提高、团体聚合力加强、组织形象改善的公务活动。两办分设时，各自为政，对外事务如果没有事先安排或者商量，容易引起前后矛盾，影响学院形象或者声誉。此外，由于“两办”是直接为领导服务的，与各方面有着各种各样的联系，接触掌握的信息、资料多，而许多是涉及党和国家的秘密或本单位不宜公开的事项，因此，“两办”人员必须事先达成共识，不能轻易泄露机密，一致对外，做好院内和院外的窗口。
二、高职院校“两办”合署办公存在的弊端
（一）管理强度和难度增大
目前高职院校机构改革尚未完善，仍然存在许多需要改进的地方。“两办”合署后，所辖部门、主管业务会不断增多。比如许多高职院校的纪检部、统战部、宣传部、武装部等均为“两办”兼任，因此，内部管理难度和工作量相应增大。而作为办事机构的“两办”，对于日常的公文处理、信息、信访、调研、会务、接待、值班、机要、督办等，均要一一处理好，面对如此大量、繁杂的事务性工作，要逐步找出工作的规律性，进一步加强工作的规范性，变大量为少量，变繁杂为有序，工作难度和强度可想而知。因此，需要充分利用学院无纸化办公平台；建立无会日制度和会议限时制度；制定严格的公文处理办法和工作流程；规范学院和各部门的工作计划和总结的形式等；制订奖惩制度,考勤制度,工作规范等规范办文、办事、办会程序,做到事事有章可循,奖惩有据可依。规章制度一经确定,领导与普通师生员工都必须严格按规定办、按程序办、按制度办。要从学院大局出发,认真履行职责,坚持照章办事,坚持按原则办事。此外，还要制定工作细则和量化标准。“两办”工作量大,人员少,所以要根据具体情况科学地分划任务,合理归类,明确岗位职责,合理配备人员,使各项工作都做到科学、规范有序。加强工作的规范性，不仅使工作有序和高效，还极大地提升了办公室的工作层次。
（二）对“两办”工作人员的行政管理能力和综合素质提出更高的要求
为了扎实做好 “两办” 合署工作，突显了“两办”的枢纽地位、桥梁作用和窗口形象，对“两办”工作人员的整体素质要求更高了。要求“两办”工作人员要以德为先、以能为主、以勤为上、以绩为实、以廉为本，扎扎实实做好本职工作。
以德为先，就是要具有过硬的政治素质、较高的道德修养、极强的责任意识和大局意识，充分发挥党组织的战斗堡垒作用和党员的先锋模范作用，难事、重活党员干部带头上，好事、待遇和荣誉往后退，不断提高“两办”工作的向心力和凝聚力。以能为主，就是要充分发挥“两办”参谋助手、综合协调和督察督办的作用，“两办”人员要熟练掌握办公技能和技术，成为坐下来能办文，站起来能办事、办会的多面手。以勤为上，就是要脑勤、眼勤、手勤、腿勤，充分发扬特别能吃苦、特别能奉献的精神，兢兢业业、认认真真地做好每一项工作。以绩为实，就是要求“两办”人员在思想理论上求实，在工作作风上务实，在具体工作中踏实；具体工作任务一项一项完成，具体事情一件一件办理；注重总结、善于提炼，避免“日积有余，年积不足”的现象，使“两办”各项工作卓有成效地开展。以廉为本，就是要廉洁从政，严格按照相关制度和纪律要求，认真做好经手的每一笔经费和每一件物品的使用和管理工作，做学院其他部门同志廉政勤政的表率。
总之，现代高职院校“两办”工作人员必须强化政治素质，保持政治上的坚定性；强化思想素质，有积极向上的精神风貌；强化业务素质，当精通业务的行家里手；强化能力素质，炼就适应工作要求的基本功；培植良好的心理素质，不断修正自己的心态和言行，使自己做到老实而不笨拙，机智而不圆滑，随和而不失原则，平易而不平庸，让人格魅力在工作中发挥作用。
从以上分析我们不难看出，“两办”合署办公各有利弊，然而利大于弊，只要我们了解高职院校从“两办分设”到“两办合署”的成因，领会其利弊，认清形势，摆正位置，才能从利弊中体会重要性，从中找出规律性，积极应对，化消极因素为积极因素，变不利条件为有利条件，扬长避短，才能将“两办”工作做得更好。
参考文献：
[1] 梁 勇.认清形势 勇挑重担 认真做好高校“两办合署”工作.办公室业务，2008（6）
[2] 邢振红.试论高校“两办"参谋助手作用.中华女子学院山东分院报,2004(4)
[3] 卢郁馥.浅谈如何提高新形势下高校院办公室的行政效率.现代情报，2002(12)
[4] 宋学成.浅谈高等院校两办的统筹协调职能.延安大学学报，2001 (2)
作者简介：谭小燕（1974-），硕士，广西国际商务职业技术学院党委（学院）办公室秘书，主要从事高等职业教育研究。