关于档案管理工作路径探讨

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  摘 要:传统的档案管理模式由于效率低下,已经很难满足当前档案管理的需要,必须要结合形势和科学技术,进行档案管理的优化。因此,在大数据时代背景下对提高档案管理科学化水平的路径选择进行探讨,已成为档案管理和研究工作的重要内容。
  關键词:档案管理 工作路径 选择
  一、建立、健全档案管理制度
  在档案管理科学化建设的过程中,单位应构建全方位的档案管理体系,并以国家相关法律法规为标准,规范档案管理的工作,从而促进档案管理效率的提升。明确的档案管理工作制度构建对各项档案管理活动的有序开展能够产生重要影响,故而需要健全档案管理制度,规范每一位档案管理工作人员的行为,避免各类不良问题的发生,提升档案管理的科学化水平。针对于存在问题的人员,则需要进行严格的护法,进而保证制度执行的效果,也能够提升每一位工作人员对档案管理工作制度的重视程度。档案管理期间,可将档案管理工作内容纳入各个部分中,对人事档案、图纸档案以及技术资料等进行分类管理。
  二、提升档案的日常管理效率
  在日常管理工作中出台明确的计划,使档案管理人员能够按照国家或者企业制定的法律法规以及相关制度对单位内部的档案管理情况开展定期或者间断的检查,在实现单位档案管理效率提升的同时,降低单位档案管理中的风险,及时做出调整,制定好解决方案。单位应该根据自己的实际情况制定考核制度,对档案管理人员实行日常出勤的考察,提高档案管理人员的责任感与工作积极性。在提升档案管理工作的科学化和制度化的同时,也会提高档案管理人员的资源开发利用能力,以期档案资源的价值得到最大化的发挥。
  三、依托智能工具,拓展资源收集渠道
  在进行档案资料收集和整理时,应充分借助于智能化的工具快速的完成数据检索,将那些不符合保存条件的信息过滤掉,将剩余的信息存储到电脑硬盘中,后期经过编辑、加工处理后作为档案进行留存。
  档案管理工作不但是资料整理与归档的场所,也是服务企业的重要场所,故而需要明确其管理内容与管理流程,进而更好的为用户服务。传统的档案管理工作中多采用手工录入及检索的方式,全文检索更是难以开展。随着现代信息技术的快速发展,需要将计算机等融入到档案管理工作中,实现档案管理工作模式的不断创新。档案管理工作的系统化发展,能够通过计算机检索各项信息、数据等,通过数据化检索的方式快速查找到相关目标内容。计算机数据系统的融入对现代档案管理工作质量的提升能够产生重要影响,也是档案管理科学化水平提升的有效路径。在实际的档案管理工作中,可以通过图1的方式对档案进行分类整合,构建档案数据库,对提供利用的文档、借出的文档以及销毁的文档等予以分类管理。
  四、重视技术创新,确保档案信息安全
  新技术的应用是推动档案管理工作优质、高效开展的保证,但是在实际管理工作中,也暴露出来了许多问题,档案资料的安全管理就是其中比较棘手的问题之一。尤其是对于一些具有珍贵保存价值或是涉及到商业机密的档案,一旦因为管理疏忽被泄露或窃取,将会造成严重的损失。因此,在档案管理过程中,要重视通过技术手段来保证档案资料的安全,为档案管理营造一个安全的环境。具体工作可以从两方面来开展:其一是重视网络安全技术的运用。例如防火墙技术、登录口令或安全秘钥等;其二是引进专业的技术人才,完善档案管理系统的安全防护能力,确保档案信息的安全。
  五、开展技能培训,适应档案管理需要
  单位应该加强档案管理人员的培养力度,提高档案管理人员的专业素养。①企业可以吸引更多专业的档案管理工作者投入其中,加强人才队伍的建设,使人才结构更为合理。②企业可以对现有的档案管理人才进行培训、外派学习以及在职学习的指导等。介绍档案管理的相关专业知识、所涉及的法律知识等等。加强人员考核管理制度,使档案管理人员工作按规范操作,保持严谨有序的工作态度。
  六、结语
  总之,作为新时代的档案管理工作人员,一方面要树立强烈的责任意识,创新服务理念,另一方面又要提升自我工作能力,掌握信息化档案管理技能。只有与时俱进,才能确保大数据时代下档案管理工作的顺利转型,在提供更加完善的档案管理服务的同时,也能够充分挖掘和彰显档案的价值,推动我国档案管理事业的发展。
  参考文献:
  [1]丛 婕.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].黑龙江史志,2014
  [2]云秀军.如何提高档案管理科学化水平的路径选择探析[J].魅力中国,2017
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