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摘要：随着经济全球化的发展，外贸函电作为国际商务往来常使用的联系方式，是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的一项重要工具，也是国际贸易中一个不可缺少的环节。然而，中西文化的差异在一定程度上也体现在了此类信函之中，而且时常会引起误解。本文从选词方面来谈谈如何做到“礼貌”。
关键词：外贸函电； 国际贸易；文化差异 ；礼貌原则
在书写外贸函电时，我们强调7C原则。即Clarity， Conciseness Concreteness， Correctness， Completeness， Courtesy（礼貌）和Consideration （体谅）。而后两项表现的则是书写的礼貌原则。
一、礼貌原则概述
一九八三年，英国着名学者利奇（Leech）提出来了礼貌原则，是对Paul Grice合作原则的必要补充。它包含6 项准则，即： 1）得体准则：尽量多使别人受益，少让别人吃亏。2）慷慨准则：尽量多让自己吃亏，尽量少使自己得益。3）赞誉准则：尽量尽量多赞誉别人，少贬低别人。4）谦虚准则：尽量多贬低自己，少赞誉自己。5）一致准则：尽量增加双方的一致，减少与对方的分歧。6）同情准则：尽量增大对别人的同情，减少双方的反感。
二、如何尽量使自己的表达“礼貌”
1.使用具有积极意义的词汇。在外贸函电的写作中，为了买卖双方沟通的需要，应当多使用含有积极意义的词语便能使对方身心愉悦，促进双方的合作。与此相反，信函中要极力避免no， can’t， claim， complain等词的使用，这些含有否定意义的词语容易给人不愉快的感觉。这就需要我们利用礼貌原则中的一致原则，做到礼貌得体。试看下面的例子： Your complaint of the price of the goods we supplied is regrettable.这句话当中，含有消极意义的词汇complaint，会引起对方的不满，不妨可以改成： We feel regretful that our price of goods is not up to your expectation.
2.采用“收信人态度”—“Your Attitude”。在外贸函电中，礼貌原则要求我们尽量从对方利益出发，站在“收信人”的立场上表达我方的意愿，考虑他人的愿望、问题、背景、感情等，并根据他人的经历来表达意见。鼓励对方与我们合作，从而促进业务的往来。试比较下面二个例子： 1）We think it is a good offer. 2）This offer would appeal to your company. 相比之下，第二句比第一句更能显示出对对方的尊重。转换说话者的角度便能产生不同的效果。
3. 把命令变成请求，使用情态动词以缓和句子语气。 外贸函电中，通常会对对方提出要求，根据礼貌原则，便可以将生硬的命令式的要求改为婉转的请求，使对方更容易接受。比较下面二组句子： （1）Give us more detailed information about your requirement. （2）Will you give us more detailed information on your requirement？ 加上Please，Will you..，Will you please...等表达，使语气更为谦虚、礼貌。再如： （1）We wish you let us have your reply soon. （2）We wish you would let us have your reply soon. （2）句显得温和许多，语气容易让人接受。因此，在句子当中多使用would，could，might等这些情态动词，能使语气委婉含蓄，使对方容易接受。
4 .被动语态的使用 。在外贸函电交流中，大多数情况下使用主动语态就可以明确表达立场和观点，但不方便直接提出主语时，使用被动句便可以缓和语气。试比较： （1）For the past four years， you did not give us any suggestion. 可改为： For the past four years， no suggestion has been given to us. （2）You did not enclose the letter with your requirement.可改为：The letter was not enclosed with your requirement. 比较修改前后的二组句子，可以看出，使用被动语态的句子更为婉转。在语句中避免直接提到对方，弱化了责备的语气，言语得体，措辞委婉，达到了语用礼貌的效果。
5.“if”条件句的使用。在写作外贸函电时，时常会遇到表达要求或请求的情况，这时便可以使用if条件句，以便使得提出的要求更具有试探性，直接的要求也就变得更为礼貌得体。试看下面两个例子： （1）We shall appreciate it very much if you will give our bid your favorable consideration. （2）It will be greatly appreciated if you will kindly send us your samples. 可以看出，使用了if条件句之后，将对方的态度看作答应请求的先决条件，从而给对方更大的拒绝余地，减轻了请求的强加性，句子显得更为礼貌。
三、结语
在国际贸易中， 外贸函电不仅是贸易双方沟通的方式，更是建立长期合作关系的手段。 礼貌原则是外貌函电要求的7C 原则之一，外函的特点和功能决定了其必须注重礼貌原则，所以，一封措辞恰当，礼貌得体的信函能够很大程度的促成一笔交易，并且能够代表公司的形象，为公司建立良好的口碑， 企业的业务与其撰写的成功与否存在着极其密切的联系。
参考文献：
[1] Leech G. Principles of Pragmatics [M].London： Longman， 1983.
[2] 陈冬纯.商务英语信函的体裁分析与撰写策略[J].国外外语教学，2003（2）.
[3] 诸葛霖.外贸英文书信[M].北京：对外经济贸易大学出版社，2000.
[4] 周建华，江峰.实用进出口英语函电[M].北京：电子工业大学出版社，2005.
关键词：外贸函电； 国际贸易；文化差异 ；礼貌原则
在书写外贸函电时，我们强调7C原则。即Clarity， Conciseness Concreteness， Correctness， Completeness， Courtesy（礼貌）和Consideration （体谅）。而后两项表现的则是书写的礼貌原则。
一、礼貌原则概述
一九八三年，英国着名学者利奇（Leech）提出来了礼貌原则，是对Paul Grice合作原则的必要补充。它包含6 项准则，即： 1）得体准则：尽量多使别人受益，少让别人吃亏。2）慷慨准则：尽量多让自己吃亏，尽量少使自己得益。3）赞誉准则：尽量尽量多赞誉别人，少贬低别人。4）谦虚准则：尽量多贬低自己，少赞誉自己。5）一致准则：尽量增加双方的一致，减少与对方的分歧。6）同情准则：尽量增大对别人的同情，减少双方的反感。
二、如何尽量使自己的表达“礼貌”
1.使用具有积极意义的词汇。在外贸函电的写作中，为了买卖双方沟通的需要，应当多使用含有积极意义的词语便能使对方身心愉悦，促进双方的合作。与此相反，信函中要极力避免no， can’t， claim， complain等词的使用，这些含有否定意义的词语容易给人不愉快的感觉。这就需要我们利用礼貌原则中的一致原则，做到礼貌得体。试看下面的例子： Your complaint of the price of the goods we supplied is regrettable.这句话当中，含有消极意义的词汇complaint，会引起对方的不满，不妨可以改成： We feel regretful that our price of goods is not up to your expectation.
2.采用“收信人态度”—“Your Attitude”。在外贸函电中，礼貌原则要求我们尽量从对方利益出发，站在“收信人”的立场上表达我方的意愿，考虑他人的愿望、问题、背景、感情等，并根据他人的经历来表达意见。鼓励对方与我们合作，从而促进业务的往来。试比较下面二个例子： 1）We think it is a good offer. 2）This offer would appeal to your company. 相比之下，第二句比第一句更能显示出对对方的尊重。转换说话者的角度便能产生不同的效果。
3. 把命令变成请求，使用情态动词以缓和句子语气。 外贸函电中，通常会对对方提出要求，根据礼貌原则，便可以将生硬的命令式的要求改为婉转的请求，使对方更容易接受。比较下面二组句子： （1）Give us more detailed information about your requirement. （2）Will you give us more detailed information on your requirement？ 加上Please，Will you..，Will you please...等表达，使语气更为谦虚、礼貌。再如： （1）We wish you let us have your reply soon. （2）We wish you would let us have your reply soon. （2）句显得温和许多，语气容易让人接受。因此，在句子当中多使用would，could，might等这些情态动词，能使语气委婉含蓄，使对方容易接受。
4 .被动语态的使用 。在外贸函电交流中，大多数情况下使用主动语态就可以明确表达立场和观点，但不方便直接提出主语时，使用被动句便可以缓和语气。试比较： （1）For the past four years， you did not give us any suggestion. 可改为： For the past four years， no suggestion has been given to us. （2）You did not enclose the letter with your requirement.可改为：The letter was not enclosed with your requirement. 比较修改前后的二组句子，可以看出，使用被动语态的句子更为婉转。在语句中避免直接提到对方，弱化了责备的语气，言语得体，措辞委婉，达到了语用礼貌的效果。
5.“if”条件句的使用。在写作外贸函电时，时常会遇到表达要求或请求的情况，这时便可以使用if条件句，以便使得提出的要求更具有试探性，直接的要求也就变得更为礼貌得体。试看下面两个例子： （1）We shall appreciate it very much if you will give our bid your favorable consideration. （2）It will be greatly appreciated if you will kindly send us your samples. 可以看出，使用了if条件句之后，将对方的态度看作答应请求的先决条件，从而给对方更大的拒绝余地，减轻了请求的强加性，句子显得更为礼貌。
三、结语
在国际贸易中， 外贸函电不仅是贸易双方沟通的方式，更是建立长期合作关系的手段。 礼貌原则是外貌函电要求的7C 原则之一，外函的特点和功能决定了其必须注重礼貌原则，所以，一封措辞恰当，礼貌得体的信函能够很大程度的促成一笔交易，并且能够代表公司的形象，为公司建立良好的口碑， 企业的业务与其撰写的成功与否存在着极其密切的联系。
参考文献：
[1] Leech G. Principles of Pragmatics [M].London： Longman， 1983.
[2] 陈冬纯.商务英语信函的体裁分析与撰写策略[J].国外外语教学，2003（2）.
[3] 诸葛霖.外贸英文书信[M].北京：对外经济贸易大学出版社，2000.
[4] 周建华，江峰.实用进出口英语函电[M].北京：电子工业大学出版社，2005.