在人类发展的历史长河中，从最初的“结绳记事”到电子文件出现之前的各类型载体的档案，没有什么像电子文件那样能给档案管理带来如此深刻的震憾与变革。当电子文件“忽如一夜春风来”，并成千上万地冒出来时，档案界的应对似乎有点手忙脚乱。
　　经过几年的探索，目前各国档案界对电子文件有了初步统一的认识，并对电子文件管理形成了一套行之有效的办法。例如澳大利亚率先制定了电子文件移交进馆的技术要求和电子文件管理策略。我国目前也初步确立了二套制的管理原则。但以发展的目光来看，二套制绝非长久之计，因为它不符合电子文件的形成规律。我们知道，电子文件是在计算机上生成的、在网络中运动的，不再以物化形式出现。而二套制是在电子文件的生命周期之外对其强行克隆物化，这必然造成文件使用与保管要求上的冲突。人们生成和使用电子文件仅有一个目的——便捷。如果二套制中的各项管理工作全部由档案人员来完成，那么档案工作永远都是在疲于奔命。随着电子文件的迅猛增长，许多电子文件无法及时纳入管理系统并提供利用。目前，各个档案馆中仍有很多以实体形式存在的档案，而且在将来很长一段时间内甚至是永远都不能被“电子”化，而只能以实体的形式存在。基于这种情况，档案管理既要顺应数字化的大方向，又要面对实体档案存在的“事实”，实现档案电子管理和实体管理的一体化。目前，一体化管理已在泰达数字化档案馆得以具体实施。
　　在实施一体化管理过程中，应特别注意档案的“原始记录性”，它是档案的基本属性。对于传统的纸质档案，其形式和内容集于一身，不可分离；而对于电子文件，其内容的可变性、内容与载体的可分离性、可无限次复制等特征，使得电子文件的“原始记录性”难以把握。因此，档案工作者必须对历史负责，要尽力保存反映历史真实面貌的可靠记录。在没有充分的把握证实电子文件的原始性、真实性之前，还不能轻易地放弃传统的文件形式，这就是现在还有些档案馆实行纸制文件与电子文件双套归档的缘由。鉴于这种情况，一方面在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时应注意电子档案与相应的纸质档案保持一致；另一方面为了便于用户找到相应的纸制文件，在电子文件中应该保留纸制文件的存放信息。对于没有使用双套归档的档案馆，为了维护电子档案“原始记录性”的真实可靠，有必要保留电子档案的初始状态，也就是说，应将计算机生成的电子文件最初形成的状态另行存储起来，利用复制的一份电子文件供用户检索、利用、传输。这样就可以使用户查询到从未曾变更过的原始电子档案，从而消除了用户担心档案“失真”的疑虑。
　　如今，电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，实现异地远程调阅，给经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的好处。但是影响电子文件的真实性、完整性、可靠性的因素还很多，主要有以下几方面：从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和元数据，一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子文件选用的载体不耐久；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等等。在我们的信息系统中也考虑到了这些问题，在对档案进行电子化管理的同时，系统也考虑到了实体档案的管理。如果档案的原件也是电子文件的话，我们将会保存一份以它原有格式存储的文件，然后将它转换成方便、实际需要的存储类型供用户平常使用。直到今天，也没有人能够保证在格式转换过程中文件一点也不会失真，另外，某些用户在使用过程中改变了档案的状态等也会使电子档案发生变化，所以保存一份原始文件就是排除用户对文件真实性的疑虑；如果档案的原件并非是电子文件，那么我们在将它转换成电子文件的同时将会保存原件的存放信息，使得用户在查询到档案的电子文件形式的同时就能知道原件的存放地方，在需要的时候可以比较容易地找到原件。
　　总之，我们使档案的电子化管理和实体档案的管理实现了有机的结合，不但方便了用户的使用，而且在一定程度上保证了文件的原始性、真实性、完整性和可靠性。