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摘要:教学秘书作为高校教学管理队伍的重要组成部分,对保障教学秩序稳定、畅通,提高教学质量有着重要的作用。充分认识和重视教学秘书工作的重要性,培养和建设一支专业化的教学秘书队伍成为教学改革的重要内容之一。本文从教学秘书专业化的角度出发,分析当前教学秘书专业化建设的重要性、必要性和可能性,并对教学秘书专业化提出了几点建议。
关键词:教学秘书;专业化;管理
作者简介:徐娟(1980-),女,江苏南京人,浙江农林大学教务处,研究实习员,主要研究方向:高等教育管理;李文博(1977-),男,山西大同人,浙江农林大学教务处,助理研究员,主要研究方向:高等教育管理。(浙江 临安 311300)
基金项目:本文系2008年浙江林学院高等教育研究项目“高校教学秘书队伍的专业化建设”的研究成果之一。
关于专业化有很多研究,被誉为“华人管理教育第一人”的余世维先生曾指出:“专业化的内涵分为四个方面:工作技能、工作形象、工作态度和工作道德。”这四个方面看似简单,但其覆盖了人自身的多个方面,要做到游刃有余,不仅对扎实的专业知识以及个人的修养、素质、职业道德等多方面提出了要求,而且需要不断学习、实践和锻炼。
一、对专业化内涵的认定和理解
其一,工作技能是以丰富的专业知识为基础,通过有效的组织、协调和沟通,利用高效的管理手段和管理工具完成既定目标,使用各种可能的有限教学资源达到教学管理中资源的最优配置。其实就是在自己的工作领域中做到“别人不知道的你知道,别人知道的你知道得更透彻;别人做不到的你能做到,别人做到的你能做得更好”。
其二,工作形象其实就是对一个人所从事的行业给人的视觉表现以及沟通、操作环节中所表现出来的对工作的专业水平、理解程度和判断能力等。专业化的工作形象从敏捷的思维方式、规范的工作流程、标准化的操作手段等是一套完整、连贯的动作,这种工作形象同时代表着个人形象和集体形象。
其三,工作态度是指对工作的认知、心态、责任心、重视和负责程度等,与自身人生观、价值观等有很大关系。主要包括对工作的认真度、责任度和积极程度等,与工作绩效、目标、结果有直接关系,因此,工作态度在一定意义上比工作能力更为重要。
其四,工作道德是人们在履行本职工作中所遵循的行为准则和规范的总和,没有一个量化标准。它包括个人的素质、人品、修养以及与所从事的行业有关。教学秘书作为一名教学管理者,对管理主体和客体的认识在某种程度上对工作道德有很大影响。新型的管理,人是管理的主体,即管理方与管理相对方均是管理主体,绝不应将管理相对方视为管理对象或客体。[1]
专业化是一个多维的概念,它是一个复杂动态的过程,既是过程而且还是目标和最终结果。余世维先生提出的这四个方面专业化的内涵,应该说适应所有行业对专业化的定义。在我国高等教育快速发展的环境下,为达到资源的最合理的配置和利用,则要求教学秘书能够在这四个方面能够表现出色,达到教学管理专业化的水平。
二、教学秘书专业化的“三性”
1.高校教学秘书专业化建设的重要性
教学管理队伍包括学校分管教学的校长、教务处教学管理人员、院(系、部)分管教学的院长、教学秘书等教学管理人员。分析教学管理这支队伍可以看出教学秘书是教学管理最基层的管理人员之一,是保障教学秩序和教学运行畅通的中坚力量,是教学管理队伍的重要组成部分。高等教育从精英教育向大众化教育迈进,高校间的竞争不再体现在招生规模和在校生的人数,更多的是科学研究和教学质量的高低。教学秘书作为重要的教学管理人员,其管理水平的高低对教学质量有直接影响,对提高学校的影响力和学生的培养质量有直接的关系。随着高等教育改革的不断深入,教学秘书工作的重要性逐渐凸显出来,教学秘书工作不再是简单的事务性工作,他们的专业水平、管理思想、管理理念、创新能力以及对高等教育改革的认识显得尤为重要,因此,建立一支素质高、工作强、作风正的专业的教学秘书队伍显得尤为重要。
2.高校教学秘书专业化建设的必要性
教学秘书承担着服务师生等繁重而且时效性很强的日常教学事务,其岗位工作是学院常规教学教务管理的重要环节,也是领导的助手,上下级以及学院之间的纽带,师生交流的桥梁。工作量大和事务的繁杂成为教学秘书工作的“特色”,他们充当着执行者、管理者、沟通者、协调者的多重角色,是教学管理的多面手,也充当着师生的“管家”和“心理医生”角色。可以说他们是一个复合型的职业,他们的管理思想、个人素质、修养、工作效率、工作效能对教学管理和服务水平的高低有着直接的影响。教学秘书需要不断创新工作思路、工作方式、工作内容,从而达到在各自的工作领域实现真正的专业化,以适应高等教育改革的需要,因此建设专业化的教学秘书队伍成为高校改革的重要内容,同时也是教学管理工作的必然需求。
3.高校教学秘书专业化建设的可能性
教学秘书管理工作的多样性决定了教学秘书除具有相当扎实的教育管理理论外,还必须具有多学科的专业知识和广博的社会知识。目前高校对引进教学秘书的学历、专业、素质等有着比较严格的要求,这对教学秘书专业化建设的可能性提供了良好的基础保证。然而,因其对于新进教学秘书缺乏管理实践经验和管理知识的单一以及缺乏有效的培训机制造成现有教学秘书的管理思想和管理手段、方法的陈旧,对教学秘书专业化建设有一定的障碍,但其管理经验不是与生俱来,可以通过后天的不断学习培养,敢于创新,在实践中锻炼成长。
三、对教学秘书专业化的几点建议
1.设定一个目标是提高工作效率的重要手段,彰显教学秘书专业化的重要内容
工教学秘书面对大量繁重的工作,胜任工作岗位必须是工作思路清晰、工作方式得当、工作过程畅通、工作目标明确、工作结果高效,娴熟的工作技能是工作专业化的基础,而提高工作效率是工作专业化的核心内容之一。德鲁克在对目标指定的100多个调查中发现,90%表明目标制定能大大提高工作效率。海尔集团于1989年创造的OEC管理法(Overall Every Control and Clear)为海尔集团创造了巨大的经济效益和社会效益。OEC管理法的核心就是目标管理,其日清是完成目标的基础,从而极大地提高了工作效率。教学秘书应为了工作目标而使过程管理更加灵活、快捷和高效,将目标看作是责任,依靠充分沟通和协调,尽量减少规则、程序、制度的控制,从而自然地实现既定目标,而不是机械地运用目标管理,如果仅仅为了目标而努力工作,会使管理过程僵化,工作压力增大。这种先设目标再进行工作会使得管理思想更加活跃、管理方法更加灵活、管理手段更加专业,同时目标管理还可以提高自身工作的积极性。
2.工作中须有一定的人文艺术
德鲁克一直将管理看做是一种传统意义上的人文艺术,之所以这么说,是因为它涉及了知识、自我认知、智慧和领导艺术等人文基本要素,并且还是一门实践性很强的科学。[2]教务管理是一门科学,它是行政学、管理学、哲学、教育学、心理学等多种社会学科的结合,兼有学术管理和行政管理的双重职能,它不是一项业务性不强、什么人都可以干的工作,它是做人的工作,有其特殊性和复杂性。[3]教学秘书的工作性质本身决定了其最终的结果不同于一般的企业管理,企业管理的最终目标是利润最大化,而高校作为非盈利组织,其最终目标是培养人才,教学秘书作为教学管理人员,其工作内容的核心是为教学服务,服务对象和管理对象是广大师生,其对象是对人的管理,因人具有先天的情感,决定教学秘书在工作中必须将人文艺术渗透到管理工作中,注重管理对象的特殊性和人性化管理,并在管理实践中不断总结改进,同时将自身的品格、行为、作风放在重要位置,起到在潜移默化中感染的作用。这种管理技能不能局限于一般常规的管理规范和管理工具,应该将这种管理技能看作是具有生命的、动态的,艺术的,并在实践中加以应用。因此教学秘书必须用人性化的管理思想和管理手段对人这一对象进行管理,从而使得各项任务得以贯彻落实,管理制度才能有效实施。
3.对教学秘书后期不断“施工”
专业化的教学秘书队伍应该注重后天的培养,先天把关,后天培训,加快教学秘书队伍专业化建设步伐。通过建立有效的教学秘书培训机制,使教学秘书不断接受挑战,不断接收新知识和新的管理思想,特别是对于基于计算机的管理手段和信息获取及其处理的形势下,通过培训掌握有效的现代化管理技能来提高工作效率,从而使教学秘书的岗位规范、专业知识、工作能力逐步提升,对新进教学秘书适应环境和新的工作岗位尤为重要。加里·德斯勒曾提到:“大多数企业发现团队合作并不是凑巧发生的;相反,员工必须通过培训而成为一名好的团队成员。”因此,有效的培训机制还可以增强教学秘书之间的交流、沟通和合作,增强团队的凝聚力和协作工作能力,相互学习管理经验和方法,从而提升教学秘书队伍专业化的水平。优秀的教学秘书不仅需要对其自身的知识、素质有特定要求,后期的培训和培养也是重要的环节,应该不断对教学秘书“施工”,进而培养出优秀的、专业化的教学秘书。
4.教学秘书加强自我管理(self-management)和学习,使教学秘书更加专业化
自我管理是围绕确定目标和以实现目标为中心,通过制定目标、强调过程、重视结果与目标一致的一种管理方式。从哲学意义上讲,所谓自我管理就是指在一定的社会历史条件下,具有自我意识、自主意识和自由能力的个人,在正确认识自己和所处环境的基础上,通过合理的自我设计、自我学习、自我协调和自我控制等环节,以获得个人自我实现和全面发展并能推动社会进步和人类解放为最终目标的能动活动。[4]教学秘书在高等教育不断深入改革的环境和要求下,必须充分认识到自己的不足和自身的优势,站在高校教学管理的特殊性以及更加广阔的视野下,结合工作特点确定一个工作目标,使管理过程、方法围绕这个目标进行。这种管理方式可以发挥教学秘书自身的积极性、主动性和创造性,同时也可以从自我激励的角度开展工作。教学秘书应该将自我管理的主体、管理过程和管理对象都可以看作是同一个体。首先,当自我管理主体是自己的时候,那么教学秘书自身对高等教育的认识、发展以及教学管理和教学改革必须有深入的认识和了解,此时对教学秘书的专业知识、管理理念都具有较高的要求。教学秘书必须用专业化的水平认识和理解,此时自我管理表现为教学秘书自身的一个个体形式出现。其次,当自我管理表现在管理对象上的时候,自我管理与集体利益息息相关,此时的自我管理并不是孤立的,是一种以团队形式的整体表现,教学秘书在管理过程的专业化、管理过程的畅通以及工作效率都对教学秘书构成挑战,而教学秘书的工作积极性、主动性和创新性成为重要的内容。最后,在管理过程中,教学秘书的管理手段、管理方式、方法以及对现代化管理技术的应用起到了关键性的作用。教学秘书在工作中确定一个目标,通过自我管理,运用自我约束和自我激励并不断学习,围绕这个目标,重视过程管理的重要性,使自己不断向专业化的方向发展,并实现教学管理的高效性和适应教学改革的不断深入的应变能力。
高校应充分认识到教学秘书在教学管理队伍中的重要性以及对教学质量的影响,通过各种有效手段和政策,引导加快教学秘书专业化以及教学秘书队伍建设的步伐,教学秘书必须具备爱岗敬业的思想和在工作中不断总结、学习、实践、创新,提高专业水平和业务能力,适应高等教育的改革,进一步提高教学质量。
参考文献:
[1]曹义孙.高校教学管理通论[M].北京:法律出版社,1997.
[2]刘波.图解德鲁克管理思想精粹[M].北京:中国言实出版社,2009.
[3]宋虎珍.由本科教学水平评估谈加强教务管理工作[J].中国成人教育,2009,(22).
[4]郭海龙.管理哲学应重视对自我管理的研究[J].学术论坛,2006,(7).
(责任编辑:张中)
关键词:教学秘书;专业化;管理
作者简介:徐娟(1980-),女,江苏南京人,浙江农林大学教务处,研究实习员,主要研究方向:高等教育管理;李文博(1977-),男,山西大同人,浙江农林大学教务处,助理研究员,主要研究方向:高等教育管理。(浙江 临安 311300)
基金项目:本文系2008年浙江林学院高等教育研究项目“高校教学秘书队伍的专业化建设”的研究成果之一。
关于专业化有很多研究,被誉为“华人管理教育第一人”的余世维先生曾指出:“专业化的内涵分为四个方面:工作技能、工作形象、工作态度和工作道德。”这四个方面看似简单,但其覆盖了人自身的多个方面,要做到游刃有余,不仅对扎实的专业知识以及个人的修养、素质、职业道德等多方面提出了要求,而且需要不断学习、实践和锻炼。
一、对专业化内涵的认定和理解
其一,工作技能是以丰富的专业知识为基础,通过有效的组织、协调和沟通,利用高效的管理手段和管理工具完成既定目标,使用各种可能的有限教学资源达到教学管理中资源的最优配置。其实就是在自己的工作领域中做到“别人不知道的你知道,别人知道的你知道得更透彻;别人做不到的你能做到,别人做到的你能做得更好”。
其二,工作形象其实就是对一个人所从事的行业给人的视觉表现以及沟通、操作环节中所表现出来的对工作的专业水平、理解程度和判断能力等。专业化的工作形象从敏捷的思维方式、规范的工作流程、标准化的操作手段等是一套完整、连贯的动作,这种工作形象同时代表着个人形象和集体形象。
其三,工作态度是指对工作的认知、心态、责任心、重视和负责程度等,与自身人生观、价值观等有很大关系。主要包括对工作的认真度、责任度和积极程度等,与工作绩效、目标、结果有直接关系,因此,工作态度在一定意义上比工作能力更为重要。
其四,工作道德是人们在履行本职工作中所遵循的行为准则和规范的总和,没有一个量化标准。它包括个人的素质、人品、修养以及与所从事的行业有关。教学秘书作为一名教学管理者,对管理主体和客体的认识在某种程度上对工作道德有很大影响。新型的管理,人是管理的主体,即管理方与管理相对方均是管理主体,绝不应将管理相对方视为管理对象或客体。[1]
专业化是一个多维的概念,它是一个复杂动态的过程,既是过程而且还是目标和最终结果。余世维先生提出的这四个方面专业化的内涵,应该说适应所有行业对专业化的定义。在我国高等教育快速发展的环境下,为达到资源的最合理的配置和利用,则要求教学秘书能够在这四个方面能够表现出色,达到教学管理专业化的水平。
二、教学秘书专业化的“三性”
1.高校教学秘书专业化建设的重要性
教学管理队伍包括学校分管教学的校长、教务处教学管理人员、院(系、部)分管教学的院长、教学秘书等教学管理人员。分析教学管理这支队伍可以看出教学秘书是教学管理最基层的管理人员之一,是保障教学秩序和教学运行畅通的中坚力量,是教学管理队伍的重要组成部分。高等教育从精英教育向大众化教育迈进,高校间的竞争不再体现在招生规模和在校生的人数,更多的是科学研究和教学质量的高低。教学秘书作为重要的教学管理人员,其管理水平的高低对教学质量有直接影响,对提高学校的影响力和学生的培养质量有直接的关系。随着高等教育改革的不断深入,教学秘书工作的重要性逐渐凸显出来,教学秘书工作不再是简单的事务性工作,他们的专业水平、管理思想、管理理念、创新能力以及对高等教育改革的认识显得尤为重要,因此,建立一支素质高、工作强、作风正的专业的教学秘书队伍显得尤为重要。
2.高校教学秘书专业化建设的必要性
教学秘书承担着服务师生等繁重而且时效性很强的日常教学事务,其岗位工作是学院常规教学教务管理的重要环节,也是领导的助手,上下级以及学院之间的纽带,师生交流的桥梁。工作量大和事务的繁杂成为教学秘书工作的“特色”,他们充当着执行者、管理者、沟通者、协调者的多重角色,是教学管理的多面手,也充当着师生的“管家”和“心理医生”角色。可以说他们是一个复合型的职业,他们的管理思想、个人素质、修养、工作效率、工作效能对教学管理和服务水平的高低有着直接的影响。教学秘书需要不断创新工作思路、工作方式、工作内容,从而达到在各自的工作领域实现真正的专业化,以适应高等教育改革的需要,因此建设专业化的教学秘书队伍成为高校改革的重要内容,同时也是教学管理工作的必然需求。
3.高校教学秘书专业化建设的可能性
教学秘书管理工作的多样性决定了教学秘书除具有相当扎实的教育管理理论外,还必须具有多学科的专业知识和广博的社会知识。目前高校对引进教学秘书的学历、专业、素质等有着比较严格的要求,这对教学秘书专业化建设的可能性提供了良好的基础保证。然而,因其对于新进教学秘书缺乏管理实践经验和管理知识的单一以及缺乏有效的培训机制造成现有教学秘书的管理思想和管理手段、方法的陈旧,对教学秘书专业化建设有一定的障碍,但其管理经验不是与生俱来,可以通过后天的不断学习培养,敢于创新,在实践中锻炼成长。
三、对教学秘书专业化的几点建议
1.设定一个目标是提高工作效率的重要手段,彰显教学秘书专业化的重要内容
工教学秘书面对大量繁重的工作,胜任工作岗位必须是工作思路清晰、工作方式得当、工作过程畅通、工作目标明确、工作结果高效,娴熟的工作技能是工作专业化的基础,而提高工作效率是工作专业化的核心内容之一。德鲁克在对目标指定的100多个调查中发现,90%表明目标制定能大大提高工作效率。海尔集团于1989年创造的OEC管理法(Overall Every Control and Clear)为海尔集团创造了巨大的经济效益和社会效益。OEC管理法的核心就是目标管理,其日清是完成目标的基础,从而极大地提高了工作效率。教学秘书应为了工作目标而使过程管理更加灵活、快捷和高效,将目标看作是责任,依靠充分沟通和协调,尽量减少规则、程序、制度的控制,从而自然地实现既定目标,而不是机械地运用目标管理,如果仅仅为了目标而努力工作,会使管理过程僵化,工作压力增大。这种先设目标再进行工作会使得管理思想更加活跃、管理方法更加灵活、管理手段更加专业,同时目标管理还可以提高自身工作的积极性。
2.工作中须有一定的人文艺术
德鲁克一直将管理看做是一种传统意义上的人文艺术,之所以这么说,是因为它涉及了知识、自我认知、智慧和领导艺术等人文基本要素,并且还是一门实践性很强的科学。[2]教务管理是一门科学,它是行政学、管理学、哲学、教育学、心理学等多种社会学科的结合,兼有学术管理和行政管理的双重职能,它不是一项业务性不强、什么人都可以干的工作,它是做人的工作,有其特殊性和复杂性。[3]教学秘书的工作性质本身决定了其最终的结果不同于一般的企业管理,企业管理的最终目标是利润最大化,而高校作为非盈利组织,其最终目标是培养人才,教学秘书作为教学管理人员,其工作内容的核心是为教学服务,服务对象和管理对象是广大师生,其对象是对人的管理,因人具有先天的情感,决定教学秘书在工作中必须将人文艺术渗透到管理工作中,注重管理对象的特殊性和人性化管理,并在管理实践中不断总结改进,同时将自身的品格、行为、作风放在重要位置,起到在潜移默化中感染的作用。这种管理技能不能局限于一般常规的管理规范和管理工具,应该将这种管理技能看作是具有生命的、动态的,艺术的,并在实践中加以应用。因此教学秘书必须用人性化的管理思想和管理手段对人这一对象进行管理,从而使得各项任务得以贯彻落实,管理制度才能有效实施。
3.对教学秘书后期不断“施工”
专业化的教学秘书队伍应该注重后天的培养,先天把关,后天培训,加快教学秘书队伍专业化建设步伐。通过建立有效的教学秘书培训机制,使教学秘书不断接受挑战,不断接收新知识和新的管理思想,特别是对于基于计算机的管理手段和信息获取及其处理的形势下,通过培训掌握有效的现代化管理技能来提高工作效率,从而使教学秘书的岗位规范、专业知识、工作能力逐步提升,对新进教学秘书适应环境和新的工作岗位尤为重要。加里·德斯勒曾提到:“大多数企业发现团队合作并不是凑巧发生的;相反,员工必须通过培训而成为一名好的团队成员。”因此,有效的培训机制还可以增强教学秘书之间的交流、沟通和合作,增强团队的凝聚力和协作工作能力,相互学习管理经验和方法,从而提升教学秘书队伍专业化的水平。优秀的教学秘书不仅需要对其自身的知识、素质有特定要求,后期的培训和培养也是重要的环节,应该不断对教学秘书“施工”,进而培养出优秀的、专业化的教学秘书。
4.教学秘书加强自我管理(self-management)和学习,使教学秘书更加专业化
自我管理是围绕确定目标和以实现目标为中心,通过制定目标、强调过程、重视结果与目标一致的一种管理方式。从哲学意义上讲,所谓自我管理就是指在一定的社会历史条件下,具有自我意识、自主意识和自由能力的个人,在正确认识自己和所处环境的基础上,通过合理的自我设计、自我学习、自我协调和自我控制等环节,以获得个人自我实现和全面发展并能推动社会进步和人类解放为最终目标的能动活动。[4]教学秘书在高等教育不断深入改革的环境和要求下,必须充分认识到自己的不足和自身的优势,站在高校教学管理的特殊性以及更加广阔的视野下,结合工作特点确定一个工作目标,使管理过程、方法围绕这个目标进行。这种管理方式可以发挥教学秘书自身的积极性、主动性和创造性,同时也可以从自我激励的角度开展工作。教学秘书应该将自我管理的主体、管理过程和管理对象都可以看作是同一个体。首先,当自我管理主体是自己的时候,那么教学秘书自身对高等教育的认识、发展以及教学管理和教学改革必须有深入的认识和了解,此时对教学秘书的专业知识、管理理念都具有较高的要求。教学秘书必须用专业化的水平认识和理解,此时自我管理表现为教学秘书自身的一个个体形式出现。其次,当自我管理表现在管理对象上的时候,自我管理与集体利益息息相关,此时的自我管理并不是孤立的,是一种以团队形式的整体表现,教学秘书在管理过程的专业化、管理过程的畅通以及工作效率都对教学秘书构成挑战,而教学秘书的工作积极性、主动性和创新性成为重要的内容。最后,在管理过程中,教学秘书的管理手段、管理方式、方法以及对现代化管理技术的应用起到了关键性的作用。教学秘书在工作中确定一个目标,通过自我管理,运用自我约束和自我激励并不断学习,围绕这个目标,重视过程管理的重要性,使自己不断向专业化的方向发展,并实现教学管理的高效性和适应教学改革的不断深入的应变能力。
高校应充分认识到教学秘书在教学管理队伍中的重要性以及对教学质量的影响,通过各种有效手段和政策,引导加快教学秘书专业化以及教学秘书队伍建设的步伐,教学秘书必须具备爱岗敬业的思想和在工作中不断总结、学习、实践、创新,提高专业水平和业务能力,适应高等教育的改革,进一步提高教学质量。
参考文献:
[1]曹义孙.高校教学管理通论[M].北京:法律出版社,1997.
[2]刘波.图解德鲁克管理思想精粹[M].北京:中国言实出版社,2009.
[3]宋虎珍.由本科教学水平评估谈加强教务管理工作[J].中国成人教育,2009,(22).
[4]郭海龙.管理哲学应重视对自我管理的研究[J].学术论坛,2006,(7).
(责任编辑:张中)