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【中图分类号】R197.3 【文献标识码】A 【文章编号】1004—7484（2013）10—0839—02
随着现代信息技术的高速发展和国际互联网络的建立，我们迈进了一个全新的网络时代。为充分利用现代信息技术的成果，使医院档案工作从传统工作模式向电子化模式发展，强化和提高档案收集、整理、保管和利用等各环节的手段和效率，跟上社会信息电子化发展的步伐，为经济社会各项工作提供优质、高效、便捷的服务。
1 目前医院人事档案管理现状及存在的问题
1.1人事档案管理现状及存在的问题
目前医院人事档案管理仍基本上沿用几十年人事档案的基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信用状况等缺陷。传统档案管理方式的弊端在电子科技日趋发达的今天，变的难以适应现代化的办公快速、便捷的要求：第一，查询效率低，当前的人事档案中有相当材料如各级表彰、外出进修等档案多保管在各职能部门，遇到归档或查询问题时，工作量大，劳动强度大。档案员要经常往返于各职能部门和库房之间，有的人事档案材料上百页，为了防止丢失，查阅前后都要核对页码、内容。第二，档案安全性难以保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将上千卷档案从新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。第四，管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。
1.2檔案信息电子化管理存在的问题
档案信息电子化虽然能使档案部门能够更好地提供优质服务和提高工作效率，档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也应清醒地认识到，档案部门面临着严峻的挑战：
1.2.1原始性及真实性的问题。
电子文件的原始性及真实性的问题集中在以下几方面：（1）电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。（2）电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程。（3）电子文件与载体相分离，使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性。随着侧重点不同、技术基础不同，使不同部门对电子文件的真实性认定标准出现了不同的定位情况，从而使对真实性的确认带有相对性。
1.2.2通用性问题。人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式，人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多，两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息，但侧重点各不相同，信息转换或共享又有困难。 会造成人事信息失实，影响人事工作的正常开展。另一方面，档案管理系统中的主要数据来源于人事档案，而且一般采用随时维护的形式，在材料归档的同时就要更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统，档案管理系统中的人事信息往往不被重视，利用率低。档案工作公共服务平台建设需有一个统一的标准，如果各个档案部门各自为政依照自己的标准建设平台，如财务部门工资软件与人力资源信息管理软件不同，不仅浪费大量的资金重复建设不兼容的平台，也为医院将来整合各科室档案信息资源带来的困难，得不偿失，所以尽快由上而下制定一个统一的平台标准显得至关重要。从长远角度看，如果标准不统一，以后各部门之间进行信息共享或联合开发，就很可能由于数据库结构的差异带来不兼容的问题。
1.2.3凭证价值问题。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。
2 开展人事档案的电子化管理工作的必要性
2.1新时期人事工作的迫切需要。进入新世纪以来，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作服务。
2.2已具备了物质条件设施
现在各大医院的网络已基本上实现了宽带化，绝大部分都实现了电脑化办公。这为实现人事档案信息电子化管理提供了物质基础。而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为人事档案信息电子化管理提供了技术上的保障。在现有的设备基础上增设相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，即可实现电子化档案管理。
2.3人事信息规范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的，不仅耗费时间长，重复劳动多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞，使信息内容不规范，信息系统流程不科学。要改变这种状况，就需要用现代化工具管理干部信息，不断提高信息的规范程度与利用率。
2.4提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化，人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。 3 进一步规范人事档案的电子化管理
3.1人事档案管理与人事信息管理同步化，是实现人事档案计算机管理的合理模式，要推动人事档案的计算机管理，有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案管理与人信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。
3.2强化制度化建设规范人事信息管理
因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生问题数据难以恢复，损失很大。同时，计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档，更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。
3.3提高档案管理人员技术水平
由于缺乏有力的约束机制，各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。
3.4加强电子文件归档管理。单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，确保电子文件真实、完整、有效，上级主管单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档工作。同时加强电子档案接收、保管、利用的技术方法及网络环境下电子档案接收的研究，并根据工作实践制定电子档案管理办法。一些管理软件运行环境要求高，要进行适当的投入。同时，档案工作的高度保密性要求配备专用的电子设备，并由专人管理。各单位可根据自己的实际视情而选用合适的信息化管理模式。
4 小结
随着现代信息技术的高速发展和国际互联网络的建立，我们迈进了一个全新的网络时代，大力开发利用档案信息资源己经非常现实的提上了各级档案部门的议事日程。加强档案信息资源的开发利用迫在眉睫。努力创造条件让现有的工作人员在实践中学习，通过在职培训的办法，使在职人员补上欠缺的现代科学知识和管理科学知识。要加强健全与完善医院人事档案信息管理系统，全面推进档案现代化，促进档案事业健康发展。选用一套科学的、合理的软件系统。强化领导的现代化意识，加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理，加强学习，建立一支高素质人事档案管理队伍。
随着现代信息技术的高速发展和国际互联网络的建立，我们迈进了一个全新的网络时代。为充分利用现代信息技术的成果，使医院档案工作从传统工作模式向电子化模式发展，强化和提高档案收集、整理、保管和利用等各环节的手段和效率，跟上社会信息电子化发展的步伐，为经济社会各项工作提供优质、高效、便捷的服务。
1 目前医院人事档案管理现状及存在的问题
1.1人事档案管理现状及存在的问题
目前医院人事档案管理仍基本上沿用几十年人事档案的基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信用状况等缺陷。传统档案管理方式的弊端在电子科技日趋发达的今天，变的难以适应现代化的办公快速、便捷的要求：第一，查询效率低，当前的人事档案中有相当材料如各级表彰、外出进修等档案多保管在各职能部门，遇到归档或查询问题时，工作量大，劳动强度大。档案员要经常往返于各职能部门和库房之间，有的人事档案材料上百页，为了防止丢失，查阅前后都要核对页码、内容。第二，档案安全性难以保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将上千卷档案从新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。第四，管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。
1.2檔案信息电子化管理存在的问题
档案信息电子化虽然能使档案部门能够更好地提供优质服务和提高工作效率，档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也应清醒地认识到，档案部门面临着严峻的挑战：
1.2.1原始性及真实性的问题。
电子文件的原始性及真实性的问题集中在以下几方面：（1）电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。（2）电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程。（3）电子文件与载体相分离，使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性。随着侧重点不同、技术基础不同，使不同部门对电子文件的真实性认定标准出现了不同的定位情况，从而使对真实性的确认带有相对性。
1.2.2通用性问题。人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式，人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多，两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息，但侧重点各不相同，信息转换或共享又有困难。 会造成人事信息失实，影响人事工作的正常开展。另一方面，档案管理系统中的主要数据来源于人事档案，而且一般采用随时维护的形式，在材料归档的同时就要更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统，档案管理系统中的人事信息往往不被重视，利用率低。档案工作公共服务平台建设需有一个统一的标准，如果各个档案部门各自为政依照自己的标准建设平台，如财务部门工资软件与人力资源信息管理软件不同，不仅浪费大量的资金重复建设不兼容的平台，也为医院将来整合各科室档案信息资源带来的困难，得不偿失，所以尽快由上而下制定一个统一的平台标准显得至关重要。从长远角度看，如果标准不统一，以后各部门之间进行信息共享或联合开发，就很可能由于数据库结构的差异带来不兼容的问题。
1.2.3凭证价值问题。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。
2 开展人事档案的电子化管理工作的必要性
2.1新时期人事工作的迫切需要。进入新世纪以来，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作服务。
2.2已具备了物质条件设施
现在各大医院的网络已基本上实现了宽带化，绝大部分都实现了电脑化办公。这为实现人事档案信息电子化管理提供了物质基础。而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为人事档案信息电子化管理提供了技术上的保障。在现有的设备基础上增设相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，即可实现电子化档案管理。
2.3人事信息规范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的，不仅耗费时间长，重复劳动多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞，使信息内容不规范，信息系统流程不科学。要改变这种状况，就需要用现代化工具管理干部信息，不断提高信息的规范程度与利用率。
2.4提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化，人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。 3 进一步规范人事档案的电子化管理
3.1人事档案管理与人事信息管理同步化，是实现人事档案计算机管理的合理模式，要推动人事档案的计算机管理，有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案管理与人信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。
3.2强化制度化建设规范人事信息管理
因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生问题数据难以恢复，损失很大。同时，计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档，更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。
3.3提高档案管理人员技术水平
由于缺乏有力的约束机制，各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。
3.4加强电子文件归档管理。单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，确保电子文件真实、完整、有效，上级主管单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档工作。同时加强电子档案接收、保管、利用的技术方法及网络环境下电子档案接收的研究，并根据工作实践制定电子档案管理办法。一些管理软件运行环境要求高，要进行适当的投入。同时，档案工作的高度保密性要求配备专用的电子设备，并由专人管理。各单位可根据自己的实际视情而选用合适的信息化管理模式。
4 小结
随着现代信息技术的高速发展和国际互联网络的建立，我们迈进了一个全新的网络时代，大力开发利用档案信息资源己经非常现实的提上了各级档案部门的议事日程。加强档案信息资源的开发利用迫在眉睫。努力创造条件让现有的工作人员在实践中学习，通过在职培训的办法，使在职人员补上欠缺的现代科学知识和管理科学知识。要加强健全与完善医院人事档案信息管理系统，全面推进档案现代化，促进档案事业健康发展。选用一套科学的、合理的软件系统。强化领导的现代化意识，加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理，加强学习，建立一支高素质人事档案管理队伍。