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摘 要:学校档案是学校各项日常工作中形成的第一手资料,经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的,是学校开展各项工作的见证,是反映学校历史的真实资料。在高等教育竞争越来越激烈的今天,档案在扩大学校影响力和知名度,争创教育品牌,促进学校发展,推进社会文明建设等方面具有不容忽视的作用。
关键词:档案管理;服务功能;服务渠道;管理素质
档案管理是学校管理工作的重要组成部分,是办好学校的重要基础性工作,是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作,无论在总结教育工作经验,探索,掌握教育工作规律方面,还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面,都具有不可估量的作用。尤其在高等教育竞争越来越激烈的今天,档案在扩大学校影响力和知名度,争创教育品牌,促进学校发展,推进社会文明建设等方面具有不容忽视的作用。
学校档案是学校各项日常工作中形成的第一手资料,经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的,是学校开展各项工作的见证,是反映学校历史的真实资料。内容主要有两大板块,一块是党政机关行政工作档案,一块是教学科研档案。囊括了上级有关文件、学校党务和行政管理、教学管理、科研管理、学生管理、后勤管理等各个方面,档案工作的根本目的在于利用,在于通过认真收集保存好第一手资料,为学校做好详实的历史记录,积极开发利用档案资源,为学校各项工作提供更加便捷的服务。具体来说,要从以下几个基本方面体现档案的价值和服务功能:
一、强化服务功能,创新服务机制
1.为领导决策服务。现代管理的实践证明,科学的决策和管理离不开信息。学校的档案材料中汇集着不同时期国家方针政策的精髓,记录着广大教职工工作和活动的方方面面,反映着学校事业发展的历史过程。科学合理开发教学档案资源,不仅可以为学校的改革和发展提供理论支持,也可以把握发展趋势,为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料,为领导正确决策、科研工作、处理重大问题提供依据。
2.为教学科研服务。档案信息的分享性为实现教学科研信息资源的共享提供了平台。特别是在信息革命的背景下,借助多媒体技术和现代信息技术,对教学科研档案信息进行深层开发,把信息资源从档案原件的外壳中解放出来,转换成新的载体形式,将会进一步扩大教学科研档案信息的共享面,使广大利用者在同一时间、不同地点共享相同的教学档案信息,实现教学档案信息资源的充分共享,从而极大地提高教学档案信息的服务功能。
3.为各类咨询查证服务。凭依档案资料的权威性,本着对历史负责、对学校负责、对广大教职工负责的原则,在管理要求范围内,通过查询有关文件、记录、图纸、票据、照片、录音、录像等资料,为师生和社会有关方面提供服务。如教职工业务资料查询、考核情况查询,毕业生学籍资料查询、校园活动资料查询等。
就学校档案的服务功能而言,还可根据服务对象、服务内容和服务形式的不同,从不同角度进行具体阐释。但不管怎样,都要求学校档案工作要积极适应形势发展的需要,不仅要强化对服务功能的认识,还要在进一步完善和提高服务功能,不断发挥其应有的作用上下功夫。要紧紧抓住“利用”这重要环节,围绕学校中心工作,创新服务机制,积极进行档案利用工作的探索,不断提高档案工作服务的及时性,针 对性和有效性。
二、提高管理素质,拓宽服务渠道
1.要转变思想观念。由于长期受档案神秘的影响,大家对档案资料的开发利用不同程度存在顾虑,重存、重保、轻用,从而制约了学校档案服务功能有效发挥,学校有关方面和档案工作人员在这方面一定要解放思想,更新观念,与时俱进,充分认识新形势对档案工作的新要求,积极探索档案开发利用的新思路、新方法,主动树立服务意识,主动开发服务功能,努力为学校科学决策服务,为广大师生员工服务,为社会各界服务。
2.要立足服务改革档案管理方式。一是要着眼发挥服务功能,健全和完善档案管理制度,对档案的收集、整理、归档、利用实行科学管理,使之规范化、制度化。二要利用现代信息技术,提升管理水平,依托学校信息化建设,有重点、成体系、分步骤地开发利用计算机技术、复制技术、光盘技术等现代化信息技术,提高档案信息服务水平或效率,着力改变信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况。三要及时收集资料信息,适时编排归档。学校各部门资料信息繁杂,头绪多,尤其是行政机关工作档案和教学档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同,教学部门量大面宽,学术交流和专家教授讲课的偶然性等,都要求档案部门必须加强平时收集工作。
3.要提高档案管理人员的现代化管理素质。档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须要求档案员,真正树立“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设,一方面要注重档案人员的继续教育,积极组织他们参加档案业务培训,学习档案专业知识理论,另一方面建立档案工作网络,着力选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备,提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐,为学校教学、科研和其他工作服务。
4.要加强信息汇总编研工作,改变过去那种看摊守业现状,拓宽服务渠道,改善服务功能,用前瞻的眼光研究利用者的需求,积极主动地提供方便、快捷的优质信息服务。在充分了解室藏和用户需求的基础上,通过纵向横向分析比较、专题跟踪服务等方式,有针对性地开展学校档案编研工作,如编制《学校沿革》、《大事记汇编》、《教学科研成果汇编》、《专业技术职称汇编》和专题文件资料索引、个人学术动态学术思想或部门的史料等,从而更好地提供优质高效的服务。
5.强化档案工作的条件保障。对照《高等学校档案管理办法》,要把档案工作纳入到学校建设的整体规划当中,认真开展调查研究,查找不足,规划好学校档案工作的未来,采取切实有效的措施,加强对档案工作的领导,加强档案工作的队伍建设、制度建设和基础设施建设,为学校档案工作的发展提供充分的条件保障。在此基础上,建立完善档案工作管理体制及组织机构,建立健全切实际的《学校档案工作条例》、《查阅利用制度》等,从体制上畅通服务渠道,以便能全方位、多途径、多角度地利用好学校档案资源,强化档案服务功能,为促进经济社会发展进步和社会和谐稳定发挥自身不可替代的作用。
关键词:档案管理;服务功能;服务渠道;管理素质
档案管理是学校管理工作的重要组成部分,是办好学校的重要基础性工作,是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作,无论在总结教育工作经验,探索,掌握教育工作规律方面,还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面,都具有不可估量的作用。尤其在高等教育竞争越来越激烈的今天,档案在扩大学校影响力和知名度,争创教育品牌,促进学校发展,推进社会文明建设等方面具有不容忽视的作用。
学校档案是学校各项日常工作中形成的第一手资料,经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的,是学校开展各项工作的见证,是反映学校历史的真实资料。内容主要有两大板块,一块是党政机关行政工作档案,一块是教学科研档案。囊括了上级有关文件、学校党务和行政管理、教学管理、科研管理、学生管理、后勤管理等各个方面,档案工作的根本目的在于利用,在于通过认真收集保存好第一手资料,为学校做好详实的历史记录,积极开发利用档案资源,为学校各项工作提供更加便捷的服务。具体来说,要从以下几个基本方面体现档案的价值和服务功能:
一、强化服务功能,创新服务机制
1.为领导决策服务。现代管理的实践证明,科学的决策和管理离不开信息。学校的档案材料中汇集着不同时期国家方针政策的精髓,记录着广大教职工工作和活动的方方面面,反映着学校事业发展的历史过程。科学合理开发教学档案资源,不仅可以为学校的改革和发展提供理论支持,也可以把握发展趋势,为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料,为领导正确决策、科研工作、处理重大问题提供依据。
2.为教学科研服务。档案信息的分享性为实现教学科研信息资源的共享提供了平台。特别是在信息革命的背景下,借助多媒体技术和现代信息技术,对教学科研档案信息进行深层开发,把信息资源从档案原件的外壳中解放出来,转换成新的载体形式,将会进一步扩大教学科研档案信息的共享面,使广大利用者在同一时间、不同地点共享相同的教学档案信息,实现教学档案信息资源的充分共享,从而极大地提高教学档案信息的服务功能。
3.为各类咨询查证服务。凭依档案资料的权威性,本着对历史负责、对学校负责、对广大教职工负责的原则,在管理要求范围内,通过查询有关文件、记录、图纸、票据、照片、录音、录像等资料,为师生和社会有关方面提供服务。如教职工业务资料查询、考核情况查询,毕业生学籍资料查询、校园活动资料查询等。
就学校档案的服务功能而言,还可根据服务对象、服务内容和服务形式的不同,从不同角度进行具体阐释。但不管怎样,都要求学校档案工作要积极适应形势发展的需要,不仅要强化对服务功能的认识,还要在进一步完善和提高服务功能,不断发挥其应有的作用上下功夫。要紧紧抓住“利用”这重要环节,围绕学校中心工作,创新服务机制,积极进行档案利用工作的探索,不断提高档案工作服务的及时性,针 对性和有效性。
二、提高管理素质,拓宽服务渠道
1.要转变思想观念。由于长期受档案神秘的影响,大家对档案资料的开发利用不同程度存在顾虑,重存、重保、轻用,从而制约了学校档案服务功能有效发挥,学校有关方面和档案工作人员在这方面一定要解放思想,更新观念,与时俱进,充分认识新形势对档案工作的新要求,积极探索档案开发利用的新思路、新方法,主动树立服务意识,主动开发服务功能,努力为学校科学决策服务,为广大师生员工服务,为社会各界服务。
2.要立足服务改革档案管理方式。一是要着眼发挥服务功能,健全和完善档案管理制度,对档案的收集、整理、归档、利用实行科学管理,使之规范化、制度化。二要利用现代信息技术,提升管理水平,依托学校信息化建设,有重点、成体系、分步骤地开发利用计算机技术、复制技术、光盘技术等现代化信息技术,提高档案信息服务水平或效率,着力改变信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况。三要及时收集资料信息,适时编排归档。学校各部门资料信息繁杂,头绪多,尤其是行政机关工作档案和教学档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同,教学部门量大面宽,学术交流和专家教授讲课的偶然性等,都要求档案部门必须加强平时收集工作。
3.要提高档案管理人员的现代化管理素质。档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须要求档案员,真正树立“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设,一方面要注重档案人员的继续教育,积极组织他们参加档案业务培训,学习档案专业知识理论,另一方面建立档案工作网络,着力选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备,提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐,为学校教学、科研和其他工作服务。
4.要加强信息汇总编研工作,改变过去那种看摊守业现状,拓宽服务渠道,改善服务功能,用前瞻的眼光研究利用者的需求,积极主动地提供方便、快捷的优质信息服务。在充分了解室藏和用户需求的基础上,通过纵向横向分析比较、专题跟踪服务等方式,有针对性地开展学校档案编研工作,如编制《学校沿革》、《大事记汇编》、《教学科研成果汇编》、《专业技术职称汇编》和专题文件资料索引、个人学术动态学术思想或部门的史料等,从而更好地提供优质高效的服务。
5.强化档案工作的条件保障。对照《高等学校档案管理办法》,要把档案工作纳入到学校建设的整体规划当中,认真开展调查研究,查找不足,规划好学校档案工作的未来,采取切实有效的措施,加强对档案工作的领导,加强档案工作的队伍建设、制度建设和基础设施建设,为学校档案工作的发展提供充分的条件保障。在此基础上,建立完善档案工作管理体制及组织机构,建立健全切实际的《学校档案工作条例》、《查阅利用制度》等,从体制上畅通服务渠道,以便能全方位、多途径、多角度地利用好学校档案资源,强化档案服务功能,为促进经济社会发展进步和社会和谐稳定发挥自身不可替代的作用。