论文部分内容阅读
摘要：随着信息时代的到来，我国各大高校逐步搭建了数字化校园平台，其中，校园档案也开始实行数字化管理，在提升检索效率的同时，实现了对档案信息的永久性保存。但现阶段，高校的数字化档案馆仍然存在诸多不足。本文将针对高校档案管理存在的一些实际问题，提出解决方案。
关键词：高校;档案管理;数字化;问题;解决方案
中图分类号：G4文献标识码：A文章编号：（2021）-01-126
高校档案管理工作，是一项基础性工作，各种实物及数字档案涵盖了校园基础建设、课题研究、人才培养等诸多方面，不仅记录了学校的发展，也见证了学生的成长。现阶段，我国的高校档案管理，正在由传统向数字化转型，由于缺乏经验，很多高校的这项工作现状并不乐观，发现问题的同时，更需要不断完善和解决问题。
一、高校档案管理工作存在的问题
（一）、管理和服务意识薄弱
由于诸多历史诟病，现在许多高校档案部门开始逐步进行硬件更新，但是软件方面还没跟上。比如依然沿用以前的工作人员，年龄偏大，对软件的操作不够熟练，导致工作效率低下;比如学校对档案部门不够重视，业务人员没有工作积极性，缺乏创新精神等等。
（二）档案隐私保密性不足
数字化时代的到来，大大加快了信息的传播速度。如果学生或老师的个人隐私或学校的机密档案被泄露传播至网络，后果将不堪设想。然而，常有一些档案管理人员或因法律意识的薄弱，或因个人疏忽，误将他人隐私和机密档案泄露，给学校带来巨大损失，甚至使他人遭受网络暴力。
（三）档案管理与教学工作衔接不足
高校档案不仅是学校教学及其他各项事务的真实记录，更是教师教学及学生学业评估的重要依据。然而，部分高校，其中不乏一些名校，由于档案管理与教学工作之间的衔接不到位，以至于一些博士生已经超过入学年限多年，仍然处于“未报到入读状态”或一直无法联系，学籍档案空白。近年来，国内高校“批量”清退“不合格博士生” 事件时有发生，如果当时学生档案与教学管理能够密切一些，相比这类事件会减少很多。
（四）重要历史档案的保护意识不够
我国的许多高校历经数十年甚至上百年历史，积累了大量的档案资料，其中不乏珍贵的人事档案、历史文献、书籍等内容。然而由于存放条件有限，档案研究的人力、物力不足，管理人员意识不够，导致一些重要的影像档案得不到及时的记载，部分缺失的档案不能及时得到补充，一些年代久远的档案无法得到科学的保存及翻录，正在遭受酸化、褪色、残损甚至遗失。
二、如何建立科学的档案管理体系
要改善高校档案管理工作中的诸多不足，搭建科学的档案管理体系，培养合格的档案管理人才，笔者认为，还需做到以下几点：
（一）明确档案管理制度
制度是否科学、完善，是决定档案管理成败的重要因素。要优化高校的档案管理体系，必须结合高校的实际情况，制定科学的制度、流程，以确保档案从开始收集到最后录入，能够顺利完成。与此同时，还要求档案收录人员具有过硬的专业素质，对整个流程了然于胸;校核人员要忠于职业操守，以保证档案资料的正确性和实效性;中高层管理人员要建立合理的监督及赏罚条例，对每一个环节都能严格把关。
（二）加强对档案管理部门的重视
目前很多高校非常看重教学及科研，但是对档案管理部门缺乏一定的重视。要加强档案管理，首当其冲的就是其档案的存放条件和安保力度，库房除了要保证三防（防水、防火、防盗措施）到位，还应做到整洁、通风且温湿度适中，才能减少纸质档案的各种潜在病害。对于部分还没有实现数字化档案管理的高校，应该加快数字化建设进程，早日实现档案的数字化、信息化。
（三）加大人才培养的力度
对于档案管理从业人员的培养，首先应该需要让其从内心热爱自己的工作，在尽职尽责的同时，兼具勇于创新的精神。然后再通过职业技能培训，提升从业人员的业务能力。在培养年轻一代的同时，也不能忽略老员工的革新，虽然对数字化软件的操作不如年轻人熟练，但是在本部门与其他部门的业务衔接上更为熟练，所以，对于老员工一定要发挥其优势，弥补其不足。
（四）加快历史档案数字化录入
高校历史档案见证着一个学校经历的各种历史变迁，是继承学校优良传统和文化的载体。这些历史档案包含了纸质资料，也包含了音像和胶片资料。随着历史的变迁，字迹会褪色，胶片会老化，传统录音也会变得越来越模糊，目前，只有通过计算机技术，将它们变成数字化信息，才能永久保存，实现资源共享。这里所说的历史档案数字化，包含了检索数字化和内容数字化，数字化录入的同时，还应做好备份工作。
当然这并不说将这些珍贵的资料数字化录入就够了，其本体保护依旧需要重视，数字信息只是档案的另一种储存方式，并不能完全代表档案的全部，档案本体才是最真实的最不容易被篡改的一线资料，所以，本体保护和数字化录入二者缺一不可，必须同时重视。
（五）加大档案管理工作在教学工作的渗透
高校的档案记载，是评估高校教学、科研及其他事务的重要依据和参考。在日常的教学中，不仅需要教师和学生不断提高档案意识，更需要档案管理人员将档案工作渗透到学校的广大师生，对教师的教学、科研以及学生的学业起到促进和监督的作用。很多大学生，在经历了艰苦的高中三年之后，进入大学校门便开始放飞自我，除了在考试前临时抱佛脚，其他时间非常自由。学生的自我约束不够是一方面，學校的管理工作不到位也是导致这一现象的重要原因。学生之所以这样散漫，无疑是因为学校的档案只会记录是否修够了学分、考试是否合格、是否取得奖励、受到惩罚。如果学校将学生们的日常表现载入档案，那么将有效提升学生对于日常学习的重视程度。
（六）确保档案信息的安全
数字化给档案管理带来诸多方便的同时，也引入了一些不安全的因素，比如相对于传统纸质档案，数字化档案更容易被黑客攻击，被窃取、删除或篡改。所以，高校在建立数字化档案馆的同时，也要重视防火墙的建设，加强对档案管理人员职业操守的监管，确保数字化档案信息的真实、有效、安全。
结语：
档案管理部门是工作繁琐且细致的部门，具有很强的严密性，在由传统向数字化转变的进程中，还需要不断的努力、创新。高校的档案管理工作，需要高校师生的共同重视 ，才能从根本上得到提升。
参考文献
【1】季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛，2016，15（15）：209-210.
【2】沈全保.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].人力资源管理，2015（08）.
关键词：高校;档案管理;数字化;问题;解决方案
中图分类号：G4文献标识码：A文章编号：（2021）-01-126
高校档案管理工作，是一项基础性工作，各种实物及数字档案涵盖了校园基础建设、课题研究、人才培养等诸多方面，不仅记录了学校的发展，也见证了学生的成长。现阶段，我国的高校档案管理，正在由传统向数字化转型，由于缺乏经验，很多高校的这项工作现状并不乐观，发现问题的同时，更需要不断完善和解决问题。
一、高校档案管理工作存在的问题
（一）、管理和服务意识薄弱
由于诸多历史诟病，现在许多高校档案部门开始逐步进行硬件更新，但是软件方面还没跟上。比如依然沿用以前的工作人员，年龄偏大，对软件的操作不够熟练，导致工作效率低下;比如学校对档案部门不够重视，业务人员没有工作积极性，缺乏创新精神等等。
（二）档案隐私保密性不足
数字化时代的到来，大大加快了信息的传播速度。如果学生或老师的个人隐私或学校的机密档案被泄露传播至网络，后果将不堪设想。然而，常有一些档案管理人员或因法律意识的薄弱，或因个人疏忽，误将他人隐私和机密档案泄露，给学校带来巨大损失，甚至使他人遭受网络暴力。
（三）档案管理与教学工作衔接不足
高校档案不仅是学校教学及其他各项事务的真实记录，更是教师教学及学生学业评估的重要依据。然而，部分高校，其中不乏一些名校，由于档案管理与教学工作之间的衔接不到位，以至于一些博士生已经超过入学年限多年，仍然处于“未报到入读状态”或一直无法联系，学籍档案空白。近年来，国内高校“批量”清退“不合格博士生” 事件时有发生，如果当时学生档案与教学管理能够密切一些，相比这类事件会减少很多。
（四）重要历史档案的保护意识不够
我国的许多高校历经数十年甚至上百年历史，积累了大量的档案资料，其中不乏珍贵的人事档案、历史文献、书籍等内容。然而由于存放条件有限，档案研究的人力、物力不足，管理人员意识不够，导致一些重要的影像档案得不到及时的记载，部分缺失的档案不能及时得到补充，一些年代久远的档案无法得到科学的保存及翻录，正在遭受酸化、褪色、残损甚至遗失。
二、如何建立科学的档案管理体系
要改善高校档案管理工作中的诸多不足，搭建科学的档案管理体系，培养合格的档案管理人才，笔者认为，还需做到以下几点：
（一）明确档案管理制度
制度是否科学、完善，是决定档案管理成败的重要因素。要优化高校的档案管理体系，必须结合高校的实际情况，制定科学的制度、流程，以确保档案从开始收集到最后录入，能够顺利完成。与此同时，还要求档案收录人员具有过硬的专业素质，对整个流程了然于胸;校核人员要忠于职业操守，以保证档案资料的正确性和实效性;中高层管理人员要建立合理的监督及赏罚条例，对每一个环节都能严格把关。
（二）加强对档案管理部门的重视
目前很多高校非常看重教学及科研，但是对档案管理部门缺乏一定的重视。要加强档案管理，首当其冲的就是其档案的存放条件和安保力度，库房除了要保证三防（防水、防火、防盗措施）到位，还应做到整洁、通风且温湿度适中，才能减少纸质档案的各种潜在病害。对于部分还没有实现数字化档案管理的高校，应该加快数字化建设进程，早日实现档案的数字化、信息化。
（三）加大人才培养的力度
对于档案管理从业人员的培养，首先应该需要让其从内心热爱自己的工作，在尽职尽责的同时，兼具勇于创新的精神。然后再通过职业技能培训，提升从业人员的业务能力。在培养年轻一代的同时，也不能忽略老员工的革新，虽然对数字化软件的操作不如年轻人熟练，但是在本部门与其他部门的业务衔接上更为熟练，所以，对于老员工一定要发挥其优势，弥补其不足。
（四）加快历史档案数字化录入
高校历史档案见证着一个学校经历的各种历史变迁，是继承学校优良传统和文化的载体。这些历史档案包含了纸质资料，也包含了音像和胶片资料。随着历史的变迁，字迹会褪色，胶片会老化，传统录音也会变得越来越模糊，目前，只有通过计算机技术，将它们变成数字化信息，才能永久保存，实现资源共享。这里所说的历史档案数字化，包含了检索数字化和内容数字化，数字化录入的同时，还应做好备份工作。
当然这并不说将这些珍贵的资料数字化录入就够了，其本体保护依旧需要重视，数字信息只是档案的另一种储存方式，并不能完全代表档案的全部，档案本体才是最真实的最不容易被篡改的一线资料，所以，本体保护和数字化录入二者缺一不可，必须同时重视。
（五）加大档案管理工作在教学工作的渗透
高校的档案记载，是评估高校教学、科研及其他事务的重要依据和参考。在日常的教学中，不仅需要教师和学生不断提高档案意识，更需要档案管理人员将档案工作渗透到学校的广大师生，对教师的教学、科研以及学生的学业起到促进和监督的作用。很多大学生，在经历了艰苦的高中三年之后，进入大学校门便开始放飞自我，除了在考试前临时抱佛脚，其他时间非常自由。学生的自我约束不够是一方面，學校的管理工作不到位也是导致这一现象的重要原因。学生之所以这样散漫，无疑是因为学校的档案只会记录是否修够了学分、考试是否合格、是否取得奖励、受到惩罚。如果学校将学生们的日常表现载入档案，那么将有效提升学生对于日常学习的重视程度。
（六）确保档案信息的安全
数字化给档案管理带来诸多方便的同时，也引入了一些不安全的因素，比如相对于传统纸质档案，数字化档案更容易被黑客攻击，被窃取、删除或篡改。所以，高校在建立数字化档案馆的同时，也要重视防火墙的建设，加强对档案管理人员职业操守的监管，确保数字化档案信息的真实、有效、安全。
结语：
档案管理部门是工作繁琐且细致的部门，具有很强的严密性，在由传统向数字化转变的进程中，还需要不断的努力、创新。高校的档案管理工作，需要高校师生的共同重视 ，才能从根本上得到提升。
参考文献
【1】季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛，2016，15（15）：209-210.
【2】沈全保.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].人力资源管理，2015（08）.