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摘要：现阶段，信息化技术在各行各业中得到了广泛的应用，通过信息化系统的建设，使企事业单位的工作效率和管理水平得到了大幅度的提升。信息化建设的目标之一就是形成科学、有效的档案管理体系，办公自动化系统的应用，使无纸化办公成为未来重要的发展方向之一，这也为档案资源整合创造了良好的条件，本文对无纸化办公下档案资源整合构建策略进行了探析，力求为今后的工作提供一定的技术支持。
关键词：无纸化办公；档案资源；整合构建
引言
在资源与能源日益紧张的背景下，无纸化办公是未来的重要发展方向，同时也为档案资源整合构建带来了前所未有的机遇。在无纸化办公环境中，各类文件会以电子文件的方式进行传输和保存，所以，无纸化办公文件属于信息和载体的结合体，可以有效的提升档案资源整合工作的质量和效率，促进档案管理工作健康、有序的发展。
1.无纸化办公简介
无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，其关键要素是办公自动化系统。办公自动化系统是通过计算机和网络技术，基于工作流的概念，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使管理人员方便地共享信息，高效地协同工作；实现快速、全面的信息采集、数据处理，为科学管理和决策提供依据，达到提高办公效率的目的。办公自动化系统的核心是工作流，通过工作流功能
以电子化的方式实现业务流程的网上运转，从而实现协同工作。办公自动化系统发展至今，技术越来越先进，自动化程度越来越高，涌现出一些新的技术特征：跨平台，支持Windows、Linux等操作系统；个性化，支持单位和用户界面可自定义配置；集团化，支持多层级分支机构的集团化管理，各单位之间既统一又相对独立；移动审批，支持手机、平板电脑等移动终端审批；平台性，提供标准的插件规范、应用开发接口和数据交换接口，支持快速的应用开发。而且，办公自动化系统的平台性为与档案管理系统实现无缝对接提供了契机。
2.办公自动化系统与档案管理基本流程
2.1办公自动化系统基本流程
针对高校中各种各样的应用系统，其中最重要的就是办公自动化系统。传统的办公动化系统其主要功能是公文的处理与流转。现代的 办公自动化系统是内嵌了众多的业务活动功能，并集成了众多的业务系统的综合性办公自动化系统。其中工作流技术仍然是办公自动化系统的核心技术，发文管理、收文管理这两个模块的文档需要进行归档。
2.2 档案管理基本流程
档案管理系统用于对单位运行过程中生成的一系列文档进行统一管理，档案管理功能模块中的文书档案模块，需要从办公自动化系统中导入数据。传统的方式将 办公自动化系统的文件预归档，然后通过人工方式录入到档案管理系统中，这种方式效率低下，且容易出错。3.现阶段档案资源整合过程中存在的问题
随着我国无纸化办公的迅速发展，其中涉及到的档案整合工作内容也在逐渐增多。人们从宏观的角度分析无纸化办公发展的特点，以及可能对档案工作产生的影响。同时，也正在探讨在无纸化办公条件下进行档案资源整合的有效方法。其中出现的问题包括：（1）档案资源整合的人员没有完全确立。也就是说，当前还尚未明确提出进行档案整合的人员。（2）在管理与运用档案的过程中，不同部门都有独立的管理体系，但是这些管理体系之间没有良好的衔接。这导致资源的利用效率较低，引起资源浪费的现象，也导致收集资料過程出现重复性的特征。（3）当前，在无纸化办公条件下开展档案资源的整合还不够完善，研究也不够全面。
3.无纸化办公下档案资源整合构建的策略探析
考虑到上述的几个问题，下面详细阐述了无纸化办公下档案资源整合构建的策略，尤其是办公自动化体系和档案管理体系之间的对接。在开发档案资源的过程中，档案资源的整合是属于中心环节。并且，档案资源的整合也是档案信息化管理工作发展的方向。档案资源整合的目标在于，保证档案信息的迅速查询与搜索，达到共享的目标，同时改善档案资源存在的封闭、分散的现象。无纸化办公条件能够为档案资源的整合工作提供更好的环境。在档案信息资源中，办公自动化体系里的目录与电子文件信息属于一个关键的组成要素。它主要是借助相关数据，加以处理、整合后，可以添加到档案管理体系中。在实际工作中，办公自动化体系与档案管理体系之间是独立的。因此，对于数据的处理工作需要人为进行。数据处理的过程有：（1）需要把办公自动化体系中的目录、相关文件等下载下来，进行有效的储存。（2）在目录数据中，展开对数据的处理与整合工作。其中有数据的选择，以及转换格式的过程中。这项工作的目的在于保证数据信息达到档案管理体系对于使用数据的标准。（3）需要保证每个目录与电子数据形成相对的关系。在此过程中，工作人员需要把文件的原件、附件全部上传在档案管理体系中。这项工作会花费很多人力与时间，而且具有重复性的特点。同时，极有可能出现漏洞或者不在不足。
办公自动化体系和档案管理系统之间的无缝对接，是在全面了解两个体系中的底层协议与数据结构的前提下，利用数据接口程序，而形成的一个虚拟型的数据通道，它可以保证两个系统中数据的相通性。也就是说，数据接口程序可以进行对电子数据的归档工作，这个过程不需要人员操作，就可以保证归档工作的智能化，以档案数据的标准化。
3.1数据标准约定
办公自动化系统导出的数据与档案管理系统待导入的数据在数据结构上必然有差异，数据接口程序需通过约定的数据标准，使两个系统的数据都能识别，传输的数据主要包括了目录数据和电子文件数据，目录数据可采用XML、EXCEL表格，电子文件数据可采用WORD或PDF文件。
3.2目录数据对接
目录数据的对接是办公自动化系统与档案管理系统实现互联互通的关键。办公自动化系统导出的目录数据项很多，数据类型多样，需要对这些数据项进行筛选，使之符合档案目录的要求，目录数据主要包括：年度、题名、文号、案卷号、责任者、保管期限、部门、附件等。同时，两个系统对接的每个数据项长度和类型也要匹配，避免因数据项容量不足、类型不匹配而产生数据丢失的问题。
3.3电子文件数据挂接
在目录数据导入完成的基础上，需将电子文件挂接到对应的目录数据中，电子文件包含正文、附件和其他相关文件等，每条目录对应的电子文件使用单独的文件夹存放，以方便管理人员从后台直接调出。数据接口所要达到的目标，一是确保数据完整性，办公自动化系统中的公文数据，包括目录、正文、附件等数据能完整地传输到档案管理系统中；二是确保数据规范性，办公自动化系统中各种公文数据根据不同的档案类型，导入档案管理系统对应的档案门类中；三是确保数据安全性，由于数据是通过网络传输的，在办公自动化系统和档案管理系统设置防火墙的基础上，数据接口程序对数据进行加密后再传输，避免数据在传输过程中被窃取。
4.结语
综上所述，办公自动化体系和档案管理系统之间的无缝对接，有利于提升档案管理工作的水平与效率。这种方法也属于保证文档一体化管理的重要方式。而且，无纸化办公条件能够为档案资源的整合工作提供更好的环境。办公自动化体系和档案管理系统之间的无缝对接，归档工作的智能化，以及档案数据的标准化。这也是在无纸化办公条件下，档案资源整合的关键方法。
参考文献：
[1]王佳琳，雷玉芬.办公自动化对文书档案管理的意义[J].兰台世界，2015，6：51-53.
[2]樊李荣. 办公自动化对档案工作的影响及对策 [J]. 兰台世界，2010（12）：33.
[3]芦蕾. 浅论机关办公自动化对档案工作的影响及对策[J]. 黑龙江史志，2013（3）：34-35.
关键词：无纸化办公；档案资源；整合构建
引言
在资源与能源日益紧张的背景下，无纸化办公是未来的重要发展方向，同时也为档案资源整合构建带来了前所未有的机遇。在无纸化办公环境中，各类文件会以电子文件的方式进行传输和保存，所以，无纸化办公文件属于信息和载体的结合体，可以有效的提升档案资源整合工作的质量和效率，促进档案管理工作健康、有序的发展。
1.无纸化办公简介
无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，其关键要素是办公自动化系统。办公自动化系统是通过计算机和网络技术，基于工作流的概念，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使管理人员方便地共享信息，高效地协同工作；实现快速、全面的信息采集、数据处理，为科学管理和决策提供依据，达到提高办公效率的目的。办公自动化系统的核心是工作流，通过工作流功能
以电子化的方式实现业务流程的网上运转，从而实现协同工作。办公自动化系统发展至今，技术越来越先进，自动化程度越来越高，涌现出一些新的技术特征：跨平台，支持Windows、Linux等操作系统；个性化，支持单位和用户界面可自定义配置；集团化，支持多层级分支机构的集团化管理，各单位之间既统一又相对独立；移动审批，支持手机、平板电脑等移动终端审批；平台性，提供标准的插件规范、应用开发接口和数据交换接口，支持快速的应用开发。而且，办公自动化系统的平台性为与档案管理系统实现无缝对接提供了契机。
2.办公自动化系统与档案管理基本流程
2.1办公自动化系统基本流程
针对高校中各种各样的应用系统，其中最重要的就是办公自动化系统。传统的办公动化系统其主要功能是公文的处理与流转。现代的 办公自动化系统是内嵌了众多的业务活动功能，并集成了众多的业务系统的综合性办公自动化系统。其中工作流技术仍然是办公自动化系统的核心技术，发文管理、收文管理这两个模块的文档需要进行归档。
2.2 档案管理基本流程
档案管理系统用于对单位运行过程中生成的一系列文档进行统一管理，档案管理功能模块中的文书档案模块，需要从办公自动化系统中导入数据。传统的方式将 办公自动化系统的文件预归档，然后通过人工方式录入到档案管理系统中，这种方式效率低下，且容易出错。3.现阶段档案资源整合过程中存在的问题
随着我国无纸化办公的迅速发展，其中涉及到的档案整合工作内容也在逐渐增多。人们从宏观的角度分析无纸化办公发展的特点，以及可能对档案工作产生的影响。同时，也正在探讨在无纸化办公条件下进行档案资源整合的有效方法。其中出现的问题包括：（1）档案资源整合的人员没有完全确立。也就是说，当前还尚未明确提出进行档案整合的人员。（2）在管理与运用档案的过程中，不同部门都有独立的管理体系，但是这些管理体系之间没有良好的衔接。这导致资源的利用效率较低，引起资源浪费的现象，也导致收集资料過程出现重复性的特征。（3）当前，在无纸化办公条件下开展档案资源的整合还不够完善，研究也不够全面。
3.无纸化办公下档案资源整合构建的策略探析
考虑到上述的几个问题，下面详细阐述了无纸化办公下档案资源整合构建的策略，尤其是办公自动化体系和档案管理体系之间的对接。在开发档案资源的过程中，档案资源的整合是属于中心环节。并且，档案资源的整合也是档案信息化管理工作发展的方向。档案资源整合的目标在于，保证档案信息的迅速查询与搜索，达到共享的目标，同时改善档案资源存在的封闭、分散的现象。无纸化办公条件能够为档案资源的整合工作提供更好的环境。在档案信息资源中，办公自动化体系里的目录与电子文件信息属于一个关键的组成要素。它主要是借助相关数据，加以处理、整合后，可以添加到档案管理体系中。在实际工作中，办公自动化体系与档案管理体系之间是独立的。因此，对于数据的处理工作需要人为进行。数据处理的过程有：（1）需要把办公自动化体系中的目录、相关文件等下载下来，进行有效的储存。（2）在目录数据中，展开对数据的处理与整合工作。其中有数据的选择，以及转换格式的过程中。这项工作的目的在于保证数据信息达到档案管理体系对于使用数据的标准。（3）需要保证每个目录与电子数据形成相对的关系。在此过程中，工作人员需要把文件的原件、附件全部上传在档案管理体系中。这项工作会花费很多人力与时间，而且具有重复性的特点。同时，极有可能出现漏洞或者不在不足。
办公自动化体系和档案管理系统之间的无缝对接，是在全面了解两个体系中的底层协议与数据结构的前提下，利用数据接口程序，而形成的一个虚拟型的数据通道，它可以保证两个系统中数据的相通性。也就是说，数据接口程序可以进行对电子数据的归档工作，这个过程不需要人员操作，就可以保证归档工作的智能化，以档案数据的标准化。
3.1数据标准约定
办公自动化系统导出的数据与档案管理系统待导入的数据在数据结构上必然有差异，数据接口程序需通过约定的数据标准，使两个系统的数据都能识别，传输的数据主要包括了目录数据和电子文件数据，目录数据可采用XML、EXCEL表格，电子文件数据可采用WORD或PDF文件。
3.2目录数据对接
目录数据的对接是办公自动化系统与档案管理系统实现互联互通的关键。办公自动化系统导出的目录数据项很多，数据类型多样，需要对这些数据项进行筛选，使之符合档案目录的要求，目录数据主要包括：年度、题名、文号、案卷号、责任者、保管期限、部门、附件等。同时，两个系统对接的每个数据项长度和类型也要匹配，避免因数据项容量不足、类型不匹配而产生数据丢失的问题。
3.3电子文件数据挂接
在目录数据导入完成的基础上，需将电子文件挂接到对应的目录数据中，电子文件包含正文、附件和其他相关文件等，每条目录对应的电子文件使用单独的文件夹存放，以方便管理人员从后台直接调出。数据接口所要达到的目标，一是确保数据完整性，办公自动化系统中的公文数据，包括目录、正文、附件等数据能完整地传输到档案管理系统中；二是确保数据规范性，办公自动化系统中各种公文数据根据不同的档案类型，导入档案管理系统对应的档案门类中；三是确保数据安全性，由于数据是通过网络传输的，在办公自动化系统和档案管理系统设置防火墙的基础上，数据接口程序对数据进行加密后再传输，避免数据在传输过程中被窃取。
4.结语
综上所述，办公自动化体系和档案管理系统之间的无缝对接，有利于提升档案管理工作的水平与效率。这种方法也属于保证文档一体化管理的重要方式。而且，无纸化办公条件能够为档案资源的整合工作提供更好的环境。办公自动化体系和档案管理系统之间的无缝对接，归档工作的智能化，以及档案数据的标准化。这也是在无纸化办公条件下，档案资源整合的关键方法。
参考文献：
[1]王佳琳，雷玉芬.办公自动化对文书档案管理的意义[J].兰台世界，2015，6：51-53.
[2]樊李荣. 办公自动化对档案工作的影响及对策 [J]. 兰台世界，2010（12）：33.
[3]芦蕾. 浅论机关办公自动化对档案工作的影响及对策[J]. 黑龙江史志，2013（3）：34-35.