论文部分内容阅读
摘要:本科教育评估中所需要的信息和材料大多数来源于学校教学档案,因此,教学档案是否完备,直接影响到教学评估的结果。而通过教学评估的开展,人们对档案的关注将进一步得到提高,这将有利于高校教学档案管理水平的提高。
关键词:档案工作;教学管理;本科教学水平评估
对全国普通高等学校进行本科教学水平评估,是教育部依据《中华人民共和国高等教育法》,为进一步加强国家对高等学校教学工作的宏观管理与指导,促使各级教育主管部门重视和支持高等学校教学工作,促进学校自觉按照教育规律不断明确办学指导思想,全面提高教学质量和办学效益,提高我国高等学校本科教学水平而采取的一项重要举措。
本科教学工作水平评估方案虽没提到对高校档案的评估,但随着评估工作的开展,教学评估依赖了大量档案并形成了大量教学评估档案,不得不引起人们对“高校本科教学工作水平评估与高校档案工作关系”的探讨。因此,把高校本科教学工作水平评估与高校档案评估结合起来研究,就成了高校档案工作者面临的新课题。
一、档案是高校本科教学工作水平评估的基础和依据
在“迎评促建”工作中,很重要的一件事就是要准备提供给专家审查的评估材料,要求准备的材料必须具备真实性、原始性和针对性。这就需要接受评估的高校全面地收集有关方面的信息和资料,形成系统的材料提供给专家查阅。专家根据这些信息和资料结合他们进驻学校实地考察的情况,经过科学的分析,得出符合学校实际的评估结论。高校评估工作,无论评估程序、组织机构、指标体系如何确定,最终要凭借大量的档案材料。随着迎评活动的深入开展,我们深切体会到教学档案对教学评估的重要性。教学评估中所需的信息和材料多来自教学档案,教学档案是学校管理、教学实践和教育教学活动的历史记录,它反映了学校教育事业发展的历史全貌。
高校評估是高校完善教学设施、改进办学条件、提高办学水平和管理水平的巨大动力,同时评估结果又直接关系到高校的前途和命运,而档案材料是影响高校评估结果的一个重要因素,在专业设置、教材和教案建设、考试工作、学生档案管理、师资队伍建设、学校基础设施、教学设备、实验室建设等软硬件的准备工作过程中,档案都起了不可替代的作用。我们在开展日常工作的同时,要利用现在的档案资源检索出如下信息提供给关部门:(1)上级机关下达的有关教育教学的指令性、指导性文件,包括教育改革、教学计划、专业设置、教学评估、招生等方面的计划、规定、通知等;(2)学校有关教学工作的决定、规定、规章制度;(3)学校教育发展规划、计划的报告及上级批复;(4)全校教学工作计划、总结及有关材料;(5)学生成绩表、学生奖励材料及学生处分材料;(6)有关专业设置、调整、撤销合并更改名称的报告及上级的批复;(7)上级关于招生、毕业生就业的文件,包括通知、规定、决定、指示等;(8)招生计划、总结、请示报告及批复、招生简章及专业介绍等;(9)教学活动中拍摄的有价值的照片等。档案工作是一项服务性很强的工作,我们要坚持“以藏为本,以用为根”的工作理念,在做好档案的收集、整理、保管的基础性工作的同时,变被动服务为主动服务,围绕学院“评建”工作积极主动、不失时机地挖掘和捕获潜在的档案需求,热情、快速、有效地查档服务,想方设法让“死”档案变成“活”信息,充分发挥档案的凭据与参与作用。
二、在高校评估中教学档案存在的问题
廊坊师范学院是一所由多个院校合并组建的本科院校,近年来一直处于发展变化阶段,虽然建立健全了本院的档案管理制度,但执行不尽人意,院系级档案管理人员大多是兼职,工作繁忙,头绪多,并且由于教学档案内容繁琐,涉及面广,工作量大,院校合并过程中频繁换人,给教学档案管理带来了不利影响,在工作中出现一些漏洞,因此教学档案收集不齐、流失、归档材料质量不高的现象时有发生。在这次本科教学工作水平评估过程中,作为教学评估重要原始凭证的教学档案,在评估中也暴露出一些问题。
1.注重档案的原始价值利用,忽略档案的信息价值开发。从评估工作实践来看,档案管理人员在平时的工作中,注重的是档案的原始价值,如文件的形成、资料的归集等,忽略对教学档案的信息价值开发,日常教学档案的归类统计不够,如:学校教学管理制度、教师论文汇编等,导致统计数据出处甚多,不一致现象严重,为拿出令人信服的数据,要花费大量的时间用于数据的汇总、求证与统一,所以评估中,教学档案作为凭证和史料价值体现得比较充分,而反映各项教学管理活动中具有借鉴、启迪、参考等方面价值体现不够充分,使教学档案在评估中没有最大限度地发挥出应用的作用。
2.注重档案的收集数量,忽略档案收集质量。在围绕本科教学评估查找档案资料时发现,不少教学档案该收的没有收,不该收的倒收上来了,主要原因是:一是在收集档案过程中,为避免遗漏,档案搜集工作尽可能地占有材料,在评价一个单位档案收集情况时,也往往注重归档文件的数量,数量越多工作做得越好,甚至以库存数量的多少来定管理人员的编制,造成在平时工作中,重视数量而忽略质量问题。二是归档人员责任意识不强。高校教学档案基层管理人员多是由教学秘书或干事兼任,因事务繁杂,档案工作往往无暇顾及,归档是应付差事,只将广发的或手头上仅有的文件材料归档,大量反映教学情况的“账外”文件,如:教学会议记录、调查材料、毕业论文评审意见、试卷分析等没有归档,导致归档材料有数量而质量不高。三是群体档案意识薄弱。由于对档案工作重要性认识不足,个别单位或负责人对重要档案、常用资料因担心丢失、利用不便等不愿意归档,致使一些反映本单位主要职能活动,对今后工作极具有考察价值的文件散落在承办部门或流落在个人手里;一些老师或教学管理人员平时干了大量工作,而且成绩十分出色,但在教学评估这种特殊的检查中,有的却拿不出证明工作成绩的档案来,有的虽然有材料,但材料杂乱无章,不能提供利用,造成收集的档案数量较多,实质上有利用价值的较少,这是极大的憾事。
3.注重档案人员服务意识的培养,忽略业务素质的提高。教学档案种类繁多、内容丰富、来源多样,要求档案人员不仅有责任心和服务意识,还要具有相应的业务素质。但在评估中发现我们的档案工作人员大多具有较强的服务意识,但业务素质还有待提高。如:计算机操作不熟练,有的甚至还不会操作,只能用手工查询;对各类档案的属性不熟悉,不能满足利用者的需求。导致这种状况主要有以下原因:一是高校的主要工作是教学工作,档案工作从上至下强调的是为教学、科研及后勤工作服务,因此,工作中更多是考虑如何做到热情服务。然而,在科学技术迅猛发展的今天,档案人员除具备甘于奉献、甘于寂寞的工作精神外,更应具备现代科技知识。二是档案人员中兼职多,加之人员调动频繁,大多没有系统学习过档案专业理论知识,对教学档案知之甚少,对实践操作技术就更谈不上了解,只能尽其所能提供服务,业务素质还有待提高。三是在平时的工作中,领导评价一个人的工作如何,大多从工作态度上衡量,很少从能力上去考察,因此,不利于专兼职档案人员业务素质的提高。
三、高校教学档案优化的对策
充实和完整的教学档案是学校顺利通过教学评估的必要条件,它直接影响到学校教学评估的结果,是高校教学评估的基础和依据,因此,档案能否满足评估的要求,这也是对档案工作的一次检验和选择,要搞好学校的档案管理工作应做到以下几点:
1.领导重视,加大投入。高校档案管理工作是一项时间跨度大、人员涉及面广、综合性强的系统工作,这项工作的好坏在很大程度上取决于领导对它的重视程度,所以必须要有院级领导亲自抓这项工作,要把教学档案的管理工作列到年初的计划和年终的考评指标中去。档案信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势,是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以多种形式的数字化档案管理转变的过程,希望院领导把档案信息化建设纳入学院的总体规划,加大档案信息化建设的人力、物力、财力投入。
2.健全制度,扎实工作。根据高校教学档案的特点,指定各处室、二级学院相应的归档范围,并将各条款分别落实到人,纳入个人的岗位职责,使相关人员明确自己应该收什么,何时上交。教学档案收集工作是整个教学工作的起点和基础,收集工作的好坏直接影响着教学档案的齐全、完整程度,因此要做好教学档案的收集工作,首先各教学管理人员是关键,这就要求他们注意平时保存原始材料,不能将重要资料作为废纸丢失,要制定制度,要求每个人每个部门认真执行。
3.加强学习,提高素质。档案工作是一项专业性很强的工作,不但要对档案资料规范化整理并加以科学管理,而且需要有针对性地进行编研、分析,才能有效地提供利用,为教学科研服务。档案工作的任务就是在统一管理有关档案的前提下,严格遵守《档案法》,建立和完善管理制度,科学地、系统地管理档案。这就要求档案管理人员除了要认真学习、领会国家和上级部门制定的有关法律、法规、政策以及各个时期对档案工作的具体要求,以指导建立完善档案管理制度和规范档案管理工作外,还要系统地学习有关档案管理的专业知识,以此指导管理中的具体工作。如档案的收集、整理、鉴定、分类、编号、组卷、保管、统计、提供利用等,从而使所管理的档案达到科学化、规范化、标准化,并能充分发挥其作用。随着计算机技术的广泛应用,微机储存档案具有便于管理、准确性高、储存量大、查找快捷的优势,所以,还要求档案管理人员具有较高的文化知识、专业知识和娴熟的计算机管理技能,适应现代档案管理工作的需要。
总之,教学评估是对高校工作的一个全面检验,既评估学校的教学工作水平,同时又检验学校的管理水平,专家组要求在规定的时间内提供有关材料,就是对学校管理水平特别是教学档案管理水平的检验,因此,优化和加强高校档案的管理,要在日常教学和管理工作中认真、扎实地做好教学档案的收集和整理工作,充分发挥教学档案的作用,这样才能在教学评估中取得优异成绩。
参考文献:
[1] 王汉华.以高校教学评估为契机 提高教学档案管理水平[J].学校档案,2008,(2).
[2] 王清.档案在本科教学工作水平评估中的重要作用[J].档案与建设,2006,(12).
关键词:档案工作;教学管理;本科教学水平评估
对全国普通高等学校进行本科教学水平评估,是教育部依据《中华人民共和国高等教育法》,为进一步加强国家对高等学校教学工作的宏观管理与指导,促使各级教育主管部门重视和支持高等学校教学工作,促进学校自觉按照教育规律不断明确办学指导思想,全面提高教学质量和办学效益,提高我国高等学校本科教学水平而采取的一项重要举措。
本科教学工作水平评估方案虽没提到对高校档案的评估,但随着评估工作的开展,教学评估依赖了大量档案并形成了大量教学评估档案,不得不引起人们对“高校本科教学工作水平评估与高校档案工作关系”的探讨。因此,把高校本科教学工作水平评估与高校档案评估结合起来研究,就成了高校档案工作者面临的新课题。
一、档案是高校本科教学工作水平评估的基础和依据
在“迎评促建”工作中,很重要的一件事就是要准备提供给专家审查的评估材料,要求准备的材料必须具备真实性、原始性和针对性。这就需要接受评估的高校全面地收集有关方面的信息和资料,形成系统的材料提供给专家查阅。专家根据这些信息和资料结合他们进驻学校实地考察的情况,经过科学的分析,得出符合学校实际的评估结论。高校评估工作,无论评估程序、组织机构、指标体系如何确定,最终要凭借大量的档案材料。随着迎评活动的深入开展,我们深切体会到教学档案对教学评估的重要性。教学评估中所需的信息和材料多来自教学档案,教学档案是学校管理、教学实践和教育教学活动的历史记录,它反映了学校教育事业发展的历史全貌。
高校評估是高校完善教学设施、改进办学条件、提高办学水平和管理水平的巨大动力,同时评估结果又直接关系到高校的前途和命运,而档案材料是影响高校评估结果的一个重要因素,在专业设置、教材和教案建设、考试工作、学生档案管理、师资队伍建设、学校基础设施、教学设备、实验室建设等软硬件的准备工作过程中,档案都起了不可替代的作用。我们在开展日常工作的同时,要利用现在的档案资源检索出如下信息提供给关部门:(1)上级机关下达的有关教育教学的指令性、指导性文件,包括教育改革、教学计划、专业设置、教学评估、招生等方面的计划、规定、通知等;(2)学校有关教学工作的决定、规定、规章制度;(3)学校教育发展规划、计划的报告及上级批复;(4)全校教学工作计划、总结及有关材料;(5)学生成绩表、学生奖励材料及学生处分材料;(6)有关专业设置、调整、撤销合并更改名称的报告及上级的批复;(7)上级关于招生、毕业生就业的文件,包括通知、规定、决定、指示等;(8)招生计划、总结、请示报告及批复、招生简章及专业介绍等;(9)教学活动中拍摄的有价值的照片等。档案工作是一项服务性很强的工作,我们要坚持“以藏为本,以用为根”的工作理念,在做好档案的收集、整理、保管的基础性工作的同时,变被动服务为主动服务,围绕学院“评建”工作积极主动、不失时机地挖掘和捕获潜在的档案需求,热情、快速、有效地查档服务,想方设法让“死”档案变成“活”信息,充分发挥档案的凭据与参与作用。
二、在高校评估中教学档案存在的问题
廊坊师范学院是一所由多个院校合并组建的本科院校,近年来一直处于发展变化阶段,虽然建立健全了本院的档案管理制度,但执行不尽人意,院系级档案管理人员大多是兼职,工作繁忙,头绪多,并且由于教学档案内容繁琐,涉及面广,工作量大,院校合并过程中频繁换人,给教学档案管理带来了不利影响,在工作中出现一些漏洞,因此教学档案收集不齐、流失、归档材料质量不高的现象时有发生。在这次本科教学工作水平评估过程中,作为教学评估重要原始凭证的教学档案,在评估中也暴露出一些问题。
1.注重档案的原始价值利用,忽略档案的信息价值开发。从评估工作实践来看,档案管理人员在平时的工作中,注重的是档案的原始价值,如文件的形成、资料的归集等,忽略对教学档案的信息价值开发,日常教学档案的归类统计不够,如:学校教学管理制度、教师论文汇编等,导致统计数据出处甚多,不一致现象严重,为拿出令人信服的数据,要花费大量的时间用于数据的汇总、求证与统一,所以评估中,教学档案作为凭证和史料价值体现得比较充分,而反映各项教学管理活动中具有借鉴、启迪、参考等方面价值体现不够充分,使教学档案在评估中没有最大限度地发挥出应用的作用。
2.注重档案的收集数量,忽略档案收集质量。在围绕本科教学评估查找档案资料时发现,不少教学档案该收的没有收,不该收的倒收上来了,主要原因是:一是在收集档案过程中,为避免遗漏,档案搜集工作尽可能地占有材料,在评价一个单位档案收集情况时,也往往注重归档文件的数量,数量越多工作做得越好,甚至以库存数量的多少来定管理人员的编制,造成在平时工作中,重视数量而忽略质量问题。二是归档人员责任意识不强。高校教学档案基层管理人员多是由教学秘书或干事兼任,因事务繁杂,档案工作往往无暇顾及,归档是应付差事,只将广发的或手头上仅有的文件材料归档,大量反映教学情况的“账外”文件,如:教学会议记录、调查材料、毕业论文评审意见、试卷分析等没有归档,导致归档材料有数量而质量不高。三是群体档案意识薄弱。由于对档案工作重要性认识不足,个别单位或负责人对重要档案、常用资料因担心丢失、利用不便等不愿意归档,致使一些反映本单位主要职能活动,对今后工作极具有考察价值的文件散落在承办部门或流落在个人手里;一些老师或教学管理人员平时干了大量工作,而且成绩十分出色,但在教学评估这种特殊的检查中,有的却拿不出证明工作成绩的档案来,有的虽然有材料,但材料杂乱无章,不能提供利用,造成收集的档案数量较多,实质上有利用价值的较少,这是极大的憾事。
3.注重档案人员服务意识的培养,忽略业务素质的提高。教学档案种类繁多、内容丰富、来源多样,要求档案人员不仅有责任心和服务意识,还要具有相应的业务素质。但在评估中发现我们的档案工作人员大多具有较强的服务意识,但业务素质还有待提高。如:计算机操作不熟练,有的甚至还不会操作,只能用手工查询;对各类档案的属性不熟悉,不能满足利用者的需求。导致这种状况主要有以下原因:一是高校的主要工作是教学工作,档案工作从上至下强调的是为教学、科研及后勤工作服务,因此,工作中更多是考虑如何做到热情服务。然而,在科学技术迅猛发展的今天,档案人员除具备甘于奉献、甘于寂寞的工作精神外,更应具备现代科技知识。二是档案人员中兼职多,加之人员调动频繁,大多没有系统学习过档案专业理论知识,对教学档案知之甚少,对实践操作技术就更谈不上了解,只能尽其所能提供服务,业务素质还有待提高。三是在平时的工作中,领导评价一个人的工作如何,大多从工作态度上衡量,很少从能力上去考察,因此,不利于专兼职档案人员业务素质的提高。
三、高校教学档案优化的对策
充实和完整的教学档案是学校顺利通过教学评估的必要条件,它直接影响到学校教学评估的结果,是高校教学评估的基础和依据,因此,档案能否满足评估的要求,这也是对档案工作的一次检验和选择,要搞好学校的档案管理工作应做到以下几点:
1.领导重视,加大投入。高校档案管理工作是一项时间跨度大、人员涉及面广、综合性强的系统工作,这项工作的好坏在很大程度上取决于领导对它的重视程度,所以必须要有院级领导亲自抓这项工作,要把教学档案的管理工作列到年初的计划和年终的考评指标中去。档案信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势,是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以多种形式的数字化档案管理转变的过程,希望院领导把档案信息化建设纳入学院的总体规划,加大档案信息化建设的人力、物力、财力投入。
2.健全制度,扎实工作。根据高校教学档案的特点,指定各处室、二级学院相应的归档范围,并将各条款分别落实到人,纳入个人的岗位职责,使相关人员明确自己应该收什么,何时上交。教学档案收集工作是整个教学工作的起点和基础,收集工作的好坏直接影响着教学档案的齐全、完整程度,因此要做好教学档案的收集工作,首先各教学管理人员是关键,这就要求他们注意平时保存原始材料,不能将重要资料作为废纸丢失,要制定制度,要求每个人每个部门认真执行。
3.加强学习,提高素质。档案工作是一项专业性很强的工作,不但要对档案资料规范化整理并加以科学管理,而且需要有针对性地进行编研、分析,才能有效地提供利用,为教学科研服务。档案工作的任务就是在统一管理有关档案的前提下,严格遵守《档案法》,建立和完善管理制度,科学地、系统地管理档案。这就要求档案管理人员除了要认真学习、领会国家和上级部门制定的有关法律、法规、政策以及各个时期对档案工作的具体要求,以指导建立完善档案管理制度和规范档案管理工作外,还要系统地学习有关档案管理的专业知识,以此指导管理中的具体工作。如档案的收集、整理、鉴定、分类、编号、组卷、保管、统计、提供利用等,从而使所管理的档案达到科学化、规范化、标准化,并能充分发挥其作用。随着计算机技术的广泛应用,微机储存档案具有便于管理、准确性高、储存量大、查找快捷的优势,所以,还要求档案管理人员具有较高的文化知识、专业知识和娴熟的计算机管理技能,适应现代档案管理工作的需要。
总之,教学评估是对高校工作的一个全面检验,既评估学校的教学工作水平,同时又检验学校的管理水平,专家组要求在规定的时间内提供有关材料,就是对学校管理水平特别是教学档案管理水平的检验,因此,优化和加强高校档案的管理,要在日常教学和管理工作中认真、扎实地做好教学档案的收集和整理工作,充分发挥教学档案的作用,这样才能在教学评估中取得优异成绩。
参考文献:
[1] 王汉华.以高校教学评估为契机 提高教学档案管理水平[J].学校档案,2008,(2).
[2] 王清.档案在本科教学工作水平评估中的重要作用[J].档案与建设,2006,(12).