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[摘要]随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，并进入档案领域中，本文从分析新时期事业单位档案的数字化工作入手，阐述了事业单位档案管理未来数字化趋势及相应措施，希望能为事业单位档案工作的数字化发展提供一些参考。
[关键词]事业单位
档案
数字化
一、档案管理数字化是档案管理未来的趋势
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行数字化管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。
二、事业单位档案管理数字化的必要性
事业单位，是指国家为了社会公益目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。由于其特殊的性质，档案管理主要包括三大部分：文书档案、基建档案、人事档案。上述三种类型的档案是事业单位运作不可缺少的部分，它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要，所以档案管理系统应该能够为使用者提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难，并存在档案分散、零乱、遗失、涂改、伪造、霉变等问题不少，有的问题还比较突出。计算机检索大大缩短了查询时间，文件资料的利用更加便捷。档案还可以在互联网上建立信息查询系统，档案使用者能方便且迅速检索到所需的档案资料。档案管理数字化在最大程度上扩大了档案的使用范围，发掘了档案的利用价值。档案管理数字化有以下功能。
1、提高经济效益
社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使企业成本大幅增加。而数字化档案管理使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
2、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事档案管理为例，由于企业的管理对象繁多，且具有很强的流动性，如职工入厂、退休、调动等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后才能查询。通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况，同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上已成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供利用的信息控制中心。
3、提高档案的利用率
由于传统的档案大都保管在档案室、档案馆，又大都以纸张为载体，造成用户利用不便。数字化档案管理可以使用户更加便捷、准确地查找到自己需要的档案，网络化的实现，更使用户可以不受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用效率。
三、事业单位档案管理数字化已具备条件
1、网络硬件的发展
90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，实现无纸化办公，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设事业单位档案管理数字化建设提供了前所未有的条件。
2、软件的发展 目前的档案管理信息化已开发出数千个专用软件，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能，为档案管理数字化提供了软技术的保障。
3、具备发展所需的人才队伍
计算机技术的发展，特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式，要求档案人员在网上进行收集。、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。事业单位的人员素质普遍较高，一般从事档案管理工作的人员学历普遍在大专以上，具有较好的计算机基础，应加强对他们的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术，适应档案管理数字化的工作要求。
四、事业单位档案管理数字化的发展措施
1、文书处理过程和归档实现数字化管理
文书工作是档案工作的基础，文书处理过程的好、坏直接影响着档案的内在质量。为适应新形势下的工作需求，我们把每天收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会发出信息，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行随时预立卷整理，以避免以往档案人员年终整理全年档案工作量大的压力。发文处理过程也可通过网络进行，由拟稿人将稿件输入计算机一办公室审核一签发人签发一办公室修改、缮印、盖章、分发~-息中心归档，这样原来需要几小时、几天、几十天办完的事情，现在几分钟、几十分钟、几小时就可以实现，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担。
2、建设系统工程
档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等。由于日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘陈列存储，高速扫描仪集中扫描，光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作系统管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、单位分类管理等，从而从机制上提高企业信息共享的能力。
3、建立与办公系统的衔接
针对企业中办公自动化系统与数字化档案管理系统的衔接问题，笔者建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现与现有的财务系统、OA系统、人事管理系统的无缝链接。 针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共存。
根据数字档案特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文献资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理，也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打好基础。对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
4、建立信息技术支撑系统
(1)系统应具有良好的平滑升级能力
通过光纤连接磁盘阵列，保证系统的高性能。通过增加扩展模块提高系统的存储容量。存储系统(包括磁盘阵列)应具有较高的可扩展性，可在线扩容，有很好的保护功能。
(2)系统应具有高可靠性
所采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全是冗余设计(如阵列控制器、后端2条光纤环路、电源、风扇、链路控制器、双口光纤硬盘等)，不存在单点故障，确保整套系统的安全运行。磁盘阵列可采用不同的PAID保护级别，保证用户的不同需求。所有硬件均可支持热插拔，保证系统应用的连续性。系统数据安全性要求很高，可根据用户的需要，完成数据的隔离或共享。可通过增加应用软件来支持物理通路的冗余连接，以提高系统的安全性。
(3)系统应具有很好的性能
系统采用全光纤磁盘阵列产品，保证系统的高性能。系统升级不必停机，可在线升级。系统具有良好的开放性，不同厂家产品之间能够互联。系统支持多种主机系统及集群系统。存储产品采用基于Web Browser的图形管理界面，维护简单。
数字化档案管理将有利于档案信息资源的开发，与传统载体的档案相比，数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动。数字化档案的管理、研究和建设将彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。今后，随着计算机网络的进一步发展，信息高速公路的进一步拓宽，数字化档案管理将会得到更好的发展。
[参考文献]
孙艳平：论事业单位档案的信息化建设[J]科技咨询导报，2007(2)
[关键词]事业单位
档案
数字化
一、档案管理数字化是档案管理未来的趋势
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行数字化管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。
二、事业单位档案管理数字化的必要性
事业单位，是指国家为了社会公益目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。由于其特殊的性质，档案管理主要包括三大部分：文书档案、基建档案、人事档案。上述三种类型的档案是事业单位运作不可缺少的部分，它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要，所以档案管理系统应该能够为使用者提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难，并存在档案分散、零乱、遗失、涂改、伪造、霉变等问题不少，有的问题还比较突出。计算机检索大大缩短了查询时间，文件资料的利用更加便捷。档案还可以在互联网上建立信息查询系统，档案使用者能方便且迅速检索到所需的档案资料。档案管理数字化在最大程度上扩大了档案的使用范围，发掘了档案的利用价值。档案管理数字化有以下功能。
1、提高经济效益
社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使企业成本大幅增加。而数字化档案管理使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
2、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事档案管理为例，由于企业的管理对象繁多，且具有很强的流动性，如职工入厂、退休、调动等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后才能查询。通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况，同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上已成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供利用的信息控制中心。
3、提高档案的利用率
由于传统的档案大都保管在档案室、档案馆，又大都以纸张为载体，造成用户利用不便。数字化档案管理可以使用户更加便捷、准确地查找到自己需要的档案，网络化的实现，更使用户可以不受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用效率。
三、事业单位档案管理数字化已具备条件
1、网络硬件的发展
90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，实现无纸化办公，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设事业单位档案管理数字化建设提供了前所未有的条件。
2、软件的发展 目前的档案管理信息化已开发出数千个专用软件，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能，为档案管理数字化提供了软技术的保障。
3、具备发展所需的人才队伍
计算机技术的发展，特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式，要求档案人员在网上进行收集。、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。事业单位的人员素质普遍较高，一般从事档案管理工作的人员学历普遍在大专以上，具有较好的计算机基础，应加强对他们的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术，适应档案管理数字化的工作要求。
四、事业单位档案管理数字化的发展措施
1、文书处理过程和归档实现数字化管理
文书工作是档案工作的基础，文书处理过程的好、坏直接影响着档案的内在质量。为适应新形势下的工作需求，我们把每天收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会发出信息，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行随时预立卷整理，以避免以往档案人员年终整理全年档案工作量大的压力。发文处理过程也可通过网络进行，由拟稿人将稿件输入计算机一办公室审核一签发人签发一办公室修改、缮印、盖章、分发~-息中心归档，这样原来需要几小时、几天、几十天办完的事情，现在几分钟、几十分钟、几小时就可以实现，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担。
2、建设系统工程
档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等。由于日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘陈列存储，高速扫描仪集中扫描，光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作系统管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、单位分类管理等，从而从机制上提高企业信息共享的能力。
3、建立与办公系统的衔接
针对企业中办公自动化系统与数字化档案管理系统的衔接问题，笔者建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现与现有的财务系统、OA系统、人事管理系统的无缝链接。 针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共存。
根据数字档案特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文献资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理，也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打好基础。对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
4、建立信息技术支撑系统
(1)系统应具有良好的平滑升级能力
通过光纤连接磁盘阵列，保证系统的高性能。通过增加扩展模块提高系统的存储容量。存储系统(包括磁盘阵列)应具有较高的可扩展性，可在线扩容，有很好的保护功能。
(2)系统应具有高可靠性
所采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全是冗余设计(如阵列控制器、后端2条光纤环路、电源、风扇、链路控制器、双口光纤硬盘等)，不存在单点故障，确保整套系统的安全运行。磁盘阵列可采用不同的PAID保护级别，保证用户的不同需求。所有硬件均可支持热插拔，保证系统应用的连续性。系统数据安全性要求很高，可根据用户的需要，完成数据的隔离或共享。可通过增加应用软件来支持物理通路的冗余连接，以提高系统的安全性。
(3)系统应具有很好的性能
系统采用全光纤磁盘阵列产品，保证系统的高性能。系统升级不必停机，可在线升级。系统具有良好的开放性，不同厂家产品之间能够互联。系统支持多种主机系统及集群系统。存储产品采用基于Web Browser的图形管理界面，维护简单。
数字化档案管理将有利于档案信息资源的开发，与传统载体的档案相比，数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动。数字化档案的管理、研究和建设将彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。今后，随着计算机网络的进一步发展，信息高速公路的进一步拓宽，数字化档案管理将会得到更好的发展。
[参考文献]
孙艳平：论事业单位档案的信息化建设[J]科技咨询导报，2007(2)