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摘 要：办公文秘作为一个更倾向于女性工作的岗位，越来越被广大高校毕业生看好，其工作相对清闲，并且属于办公室白领。但是，职前对办公文秘职业有清晰了解的人却少之又少。本文以办公文秘与相似工作的区别，以及外企和中小型私企为例，讲述办公文秘的具体职责。
关键词：办公文秘 职责 区别 特点
办公文秘的工作对于广大毕业的大学生，尤其是希望从事文秘工作的女大学生来讲并不陌生。
一般，办公秘书负责的是公司相关的非常全面的行政办公事务。但是，要了解办公文秘的职责就要了解其与相似工作的区别以及其具体的职责特点。
一、企业办公文秘工作与国家行政秘书工作及人力资源人员工作的区别
那么，首先需要明确的一点就是，要把企业的办公文秘和国家机关的行政秘书区别开来。二者有很大的差别。
1.二者依托的单位类型不同。国家的行政文秘依托的是国家事业单位，而办公文秘依托的是企业单位。
2.二者的性别取向不同。国家行政文秘一般以中年左右的男性为主，企业办公秘书一般以年轻女性为主；
3.二者工作内容不同。国家行政秘书的工作是处理国家机关大小行政事务，企业办公秘书是处理企业大小行政事务；
4.二者工作的性质不同。国家行政秘书的工作是无偿的，面向的是全国人民，企业办公秘书的工作是有偿的，面向的是广大消费者。
5.二者的工作经历要求不同。国家行政秘书一般要求有其他岗位丰富的工作经历而企业办公文秘则不需要。
以上，为企业办公文秘与国家行政文秘的区别。
其次，办公文秘还需要与人力资源区别开来。
在一些小型企业里，由于企业规模的原因，在组织结构上一般没有健全的部门划分，所以，经常性的就是行政部门归于人力部门。
二、企业办公文秘职责特点（主要以外企及中小型私企为例）
那么，企业行政文秘的具体职责到底有什么样的特点呢？
以外企为例，外企一般工作非常注重实效，更侧重的是员工对企业的贡献大小，而不是更加注重人际关系。
其优势明显：
1.在时间观念上，外企办公秘书早晨会比经理或者总裁来的更早，走的会比经理或者总裁更晚。
2.在做事上，要么就没有事情时可以休息下，但是一旦有事务安排，必须在最快的时间内办理妥当，讲求效率。
3.在来宾接待方面，大型外企并不像一些私企一样需要办公秘书为来宾端茶倒水致敬。
4.在人员出差管理方面，当主管领导及其他相关人员需要预定机票等各种票务或者提前在外地租车时，需要由办公文秘最快的搞定。
5.在日常杂务方面，大型外企的领导一般不会经常性的指派办公秘书去做这样那样的琐碎工作，在其自己能够自行解决的小事上，一般不会麻烦办公秘书去办理。
6.在薪酬福利方面，外企的员工一般严守5个工作日的制度，基本工资要比一般的国内企业高出一层，而办公文秘的年假也是固定和合理的。
7.外企的办公文秘必须要有扎实的外语功底，要么就是大学专业为该国语言并且学习成绩较好，要么就是出国在该国深造过，有着镀金的经历。这样做的目的首先并不是为了给自己的外籍领导当翻译，而是因为这样的人会更加认同该国的文化理念，能够正确理会外籍领导交代的任务内容及完成的程度。
当然，在外企工作也有一定程度上的劣势：
在外企做办公文秘最大的限制条件和所有本国员工是一样的，那就是晋升的速度和幅度都不是很大。一般情况下，外企在中国的管理层，高层几乎由其本国人员占据；中层领导上，中外的比例相对比较均衡；在基层领导上，中国人则占据优势地位。所以，如果希望在外企吗得到大幅度的晋升几乎是非常不可能的情况。
中国国企的办公文秘相对复杂和官方化，而且由于其工作的特定性，在此不予论述。
而中国的私企，尤其是中小企业的办公文秘，情况是既简单又复杂的。简单的是工作的深度比较狭窄，复杂的是工作的广度比较宽泛。
除了晋升上中小私企办公文秘占有优势以外，其他方面基本是与外企相悖的。而且，也有着其自身的特点。
1.中小私企聘用的办公文秘标准有特点，不一定要求专业学行政或文秘，但是身材和长相一定要标准。
2.中小私企聘用的办公文秘侧重语言能力。由于中小企业业务拓展的需要，经常会有客人来访，所以需要为来访者准备饮品、香烟等，并且需要向客人表达敬意的语言。
3.中小私企办公文秘偶尔会出现宴会应酬的情况，甚至有时候会对客人陪酒，这是一种不好的风气，也是做中小私企文秘的危险的一点。
4.中小私企的办公文秘薪酬福利通常得不到保障，经常会出现工作超时加班加点的情况，并且有时会克扣加班费。
5.中小私企的办公文秘一般流动性比较强，一般企业领导会在几年或者不定的时间内频繁的更换办公秘书或者出现办公秘书经常跳槽去别的企业或者别的职位的情况。
6.中小私企的办公文秘普遍素质不高，在工作方面经常不容易尽职尽责，而是敷衍了事，为员工和企业办事容易拖沓，并且没有专业的水准也没经过专业的培训，办事效率较低。
但是，中小型私企的办公文秘现状是由企业和办公文秘两方面共同造成的。当企业与办公文秘之间能够达到企业利益与员工素质相统一的程度时，一个和谐进步的企业氛围就开始形成了。
综上所述，大型外企和中小型私企是办公文秘工作去向的两个代表，并且启迪了应聘者在选择办公文秘的职位的同时，更应该考虑的是企业的性质和企业的薪酬、福利、晋升等综合因素，这样，才能做出一个正确的职业选择。
参考文献:
[1]汪雄，《文秘办公自动化专业教学研究》，《孝感学院学报》,2011年第2期
[2]邓云川，《高职文秘专业大学生职业素养培养的研究与探索》，《教育与职业》,2010年第33期
[3]王建英，《文秘资料员日常事务处理技巧》，《办公室业务》,2011年第7期
[4]唐亮，《浅谈文秘、内勤人员如何提高工作效率》，《中国保安》,2008年第8期
[5]闻甜，《市场欢迎什么样的秘书》，《成才与就业》,2001年第12期
作者简介：张玉琛(1989.10---)，女，上海嘉定人，现为江西财经大学工商管理学院09级市场营销专业本科生，研究方向为：综合行政。
关键词：办公文秘 职责 区别 特点
办公文秘的工作对于广大毕业的大学生，尤其是希望从事文秘工作的女大学生来讲并不陌生。
一般，办公秘书负责的是公司相关的非常全面的行政办公事务。但是，要了解办公文秘的职责就要了解其与相似工作的区别以及其具体的职责特点。
一、企业办公文秘工作与国家行政秘书工作及人力资源人员工作的区别
那么，首先需要明确的一点就是，要把企业的办公文秘和国家机关的行政秘书区别开来。二者有很大的差别。
1.二者依托的单位类型不同。国家的行政文秘依托的是国家事业单位，而办公文秘依托的是企业单位。
2.二者的性别取向不同。国家行政文秘一般以中年左右的男性为主，企业办公秘书一般以年轻女性为主；
3.二者工作内容不同。国家行政秘书的工作是处理国家机关大小行政事务，企业办公秘书是处理企业大小行政事务；
4.二者工作的性质不同。国家行政秘书的工作是无偿的，面向的是全国人民，企业办公秘书的工作是有偿的，面向的是广大消费者。
5.二者的工作经历要求不同。国家行政秘书一般要求有其他岗位丰富的工作经历而企业办公文秘则不需要。
以上，为企业办公文秘与国家行政文秘的区别。
其次，办公文秘还需要与人力资源区别开来。
在一些小型企业里，由于企业规模的原因，在组织结构上一般没有健全的部门划分，所以，经常性的就是行政部门归于人力部门。
二、企业办公文秘职责特点（主要以外企及中小型私企为例）
那么，企业行政文秘的具体职责到底有什么样的特点呢？
以外企为例，外企一般工作非常注重实效，更侧重的是员工对企业的贡献大小，而不是更加注重人际关系。
其优势明显：
1.在时间观念上，外企办公秘书早晨会比经理或者总裁来的更早，走的会比经理或者总裁更晚。
2.在做事上，要么就没有事情时可以休息下，但是一旦有事务安排，必须在最快的时间内办理妥当，讲求效率。
3.在来宾接待方面，大型外企并不像一些私企一样需要办公秘书为来宾端茶倒水致敬。
4.在人员出差管理方面，当主管领导及其他相关人员需要预定机票等各种票务或者提前在外地租车时，需要由办公文秘最快的搞定。
5.在日常杂务方面，大型外企的领导一般不会经常性的指派办公秘书去做这样那样的琐碎工作，在其自己能够自行解决的小事上，一般不会麻烦办公秘书去办理。
6.在薪酬福利方面，外企的员工一般严守5个工作日的制度，基本工资要比一般的国内企业高出一层，而办公文秘的年假也是固定和合理的。
7.外企的办公文秘必须要有扎实的外语功底，要么就是大学专业为该国语言并且学习成绩较好，要么就是出国在该国深造过，有着镀金的经历。这样做的目的首先并不是为了给自己的外籍领导当翻译，而是因为这样的人会更加认同该国的文化理念，能够正确理会外籍领导交代的任务内容及完成的程度。
当然，在外企工作也有一定程度上的劣势：
在外企做办公文秘最大的限制条件和所有本国员工是一样的，那就是晋升的速度和幅度都不是很大。一般情况下，外企在中国的管理层，高层几乎由其本国人员占据；中层领导上，中外的比例相对比较均衡；在基层领导上，中国人则占据优势地位。所以，如果希望在外企吗得到大幅度的晋升几乎是非常不可能的情况。
中国国企的办公文秘相对复杂和官方化，而且由于其工作的特定性，在此不予论述。
而中国的私企，尤其是中小企业的办公文秘，情况是既简单又复杂的。简单的是工作的深度比较狭窄，复杂的是工作的广度比较宽泛。
除了晋升上中小私企办公文秘占有优势以外，其他方面基本是与外企相悖的。而且，也有着其自身的特点。
1.中小私企聘用的办公文秘标准有特点，不一定要求专业学行政或文秘，但是身材和长相一定要标准。
2.中小私企聘用的办公文秘侧重语言能力。由于中小企业业务拓展的需要，经常会有客人来访，所以需要为来访者准备饮品、香烟等，并且需要向客人表达敬意的语言。
3.中小私企办公文秘偶尔会出现宴会应酬的情况，甚至有时候会对客人陪酒，这是一种不好的风气，也是做中小私企文秘的危险的一点。
4.中小私企的办公文秘薪酬福利通常得不到保障，经常会出现工作超时加班加点的情况，并且有时会克扣加班费。
5.中小私企的办公文秘一般流动性比较强，一般企业领导会在几年或者不定的时间内频繁的更换办公秘书或者出现办公秘书经常跳槽去别的企业或者别的职位的情况。
6.中小私企的办公文秘普遍素质不高，在工作方面经常不容易尽职尽责，而是敷衍了事，为员工和企业办事容易拖沓，并且没有专业的水准也没经过专业的培训，办事效率较低。
但是，中小型私企的办公文秘现状是由企业和办公文秘两方面共同造成的。当企业与办公文秘之间能够达到企业利益与员工素质相统一的程度时，一个和谐进步的企业氛围就开始形成了。
综上所述，大型外企和中小型私企是办公文秘工作去向的两个代表，并且启迪了应聘者在选择办公文秘的职位的同时，更应该考虑的是企业的性质和企业的薪酬、福利、晋升等综合因素，这样，才能做出一个正确的职业选择。
参考文献:
[1]汪雄，《文秘办公自动化专业教学研究》，《孝感学院学报》,2011年第2期
[2]邓云川，《高职文秘专业大学生职业素养培养的研究与探索》，《教育与职业》,2010年第33期
[3]王建英，《文秘资料员日常事务处理技巧》，《办公室业务》,2011年第7期
[4]唐亮，《浅谈文秘、内勤人员如何提高工作效率》，《中国保安》,2008年第8期
[5]闻甜，《市场欢迎什么样的秘书》，《成才与就业》,2001年第12期
作者简介：张玉琛(1989.10---)，女，上海嘉定人，现为江西财经大学工商管理学院09级市场营销专业本科生，研究方向为：综合行政。