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【摘 要】电子信息化时代的到来，电脑、手机、传真机等信息传输工具的普及促使企业办公越来越便捷，企业办公的效率也在逐步提高。本文就现代企业如何提高办公效率进行了初步的探讨。
【关键词】信息化；效率；办公
随着时代的发展，信息化对人们生活的作用和影响能力在不断的提高，它在现代经济中的传递速度也在不断的加快，电脑、手机、传真机等信息传输工具的普及促使企业办公越来越便捷，企业办公的效率也在逐步提高。
一、改进病毒防范措施，提升网络办公效率
随着计算机和网络技术的迅猛发展和广泛普及，企业办公和各种业务系统都立足于网络。但是，网络所具有的开放性、自由性在增加应用自由度的同时，对安全提出了更高的要求。一旦网络系统安全受到严重威胁，甚至处于瘫痪状态，将会企业带来巨大的经济损失。如今病毒是导致局域网安全事件最为重要的原因，因此企业应加强对网络病毒的防范和处理。现在的病毒大多数是蠕虫病毒引起的，网络具有信息交换快速的特性，而蠕虫病毒也利用这个特性快速进行传播。
推荐的企业防范和处理病毒措施如下：第一，加强网络管理员的安全管理水平，提高安全意识。由于某些病毒利用的是系统漏洞进行攻击，所以需要在第一时间内保持系统和应用程序的安全性，保持各种操作系统和应用软件的更新。平时局域网要从加强安全意识着手，对日常工作中隐藏的病毒危害增加警觉性。第二，建立病毒检测系统和灾难备份系统。第一时间检测到网络的异常和病毒攻击，尽量把损失减少到最小的范围内。对于数据库和数据系统，必须采用定期备份、多机备份的措施。第三，建立应急响应系统，努力将风险减到最小。由于病毒爆发的突然性，可能在病毒发现的时候已经蔓延到整个网络，所以在突发情况下建立一个紧急响应系统是很有必要的，以便在病毒爆发的第一时间内提供解决方案。尽量少用U盘，避免因U盘的使用而感染病毒。如果电脑上没有安装病毒防护软件，必须安装一个最新版本的防毒软件。可以使用网络版瑞星杀毒软件，便于统一管理，统一维护。及时更新防病毒软件，定期扫描系统是否感染有病毒，养成良好的习惯。
二、运用“邮件合并”，提高办公效率
“邮件合并”这个名词最初是在批量处理“邮件文档”时提出的，具体地说就是在邮件文档的固定内容中，合并与发送相关的一组通信资料信息，从而批量生成需要的邮件文档，借助Word提供的功能强大的数据管理功能“邮件合并”，我们就可以轻松、准确、快捷地提高办公效率。
首先，建立主文档。主文档要求先制作好固定不变的主体内容，比如说会议通知、年底评优公告、放假通知等等。第二，准备好数据源。数据源是含有标题行的数据记录表，其中包含相关的字段和记录内容，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息，比如会议通知的数据源中应该是各部门主管人员的名字、所属部门等。数据源可以是Word、Excel、Access、Outlook中联系人的记录表，推荐使用Excel制作数据源。第三，把数据源合并到主文档中。前面两件事做好后，就可以用邮件合并功能将数据源中相应字段合并到主文档的固定内容中去了，表格记录行数、决定着主文件生成的份数。选择菜单“视图一任务窗格”命令显示它，然后单击它顶部右边的下拉按钮，在弹出的莱单中选择“邮件合并”命令，切换到“邮件合并”任务窗格。接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步：选择文档类型，这里我们采用默认的选择“信函”；单击任务窗格下方的下一步，正在启动文档链接，进入“邮件合并向导”第二步：选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文挡，故采用默认选择“使用当前文档”。单击任务窗格下方的下一步进入“邮件合并向导”第三步：选择收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，打开“选取数据源”对话框。通过该对话框定位到“信函和信封（数据源）”案例文件的存放位置，选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet 1工作表中，在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮接着弹出“邮件合并收件人”对话框，选择哪些记录要合并到主文档，保持默认全选状态。单击“确定”按钮，返回word编辑窗口；单击下一步进入“邮件合并向导”的第四步：撰写信函。这个步骤是邮件合并的核心，将数据源中需要的字段插入到主文档中合适的位置。选中主文档中的“[收信人姓名]”，单击任务窗格中的“其它项目”链接，打开“插入合并域”对话框，“数据库域”单选框被默认选中，下方的列表中出现了数据源表格中的字段。接下来选中“部门”，单击“插入”按钮后，数据源中该字段就合并到了主文档中，将其它的信息都一一插入，可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来，以便和文档中的普通内容相区别。检查确认之后，就可以单击下一步进“邮件合并向导”。第五步：预览信函。可以看到刚才主文档中的带《》符号的字段，变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容。最后，进行打印。打印这一环节也是比较麻烦的。主要是由于打印的页数多。一次性打印经常会碰到卡纸等故障，造成中断。邮件合并后，文档并没有分页，所以需要重新做一文档，使每张都有一固定页码，便于打印或处理。步骤一：执行邮件合并工具条的“合并到新文档”功能，将自动新建一个文档，给文档起文件名。步骤二：利用Word中的查找和替换功能，查找文档中的“分节符”全部替换为“分页符”。执行后可以看到，每张都有独立的页码，这样就可以有选择打印了。
三、逐步实现移动办公模式，提高办公效率
移动办公是指企业办公模式不再限制工作地点、工作时间等，继电脑办公之后再一次实现“无纸办公”。这样企业员工就可以从办公当中释放出来，不再受传统的办公模式的限制，真正随心办公的同时有保持了企业本身在市场中的竞争力。这样企业员工就可不受传统办公的固定模式限制，即使在办公室外部、路上甚至是家里持续工作，将在很大程度上提高办公效率，从而在日益激烈的商业大潮中保持强劲的竞争力。
第一，在室内办公。移动办公的特点就是只要在有效范围之内，有无线局域网就能可以在任何地点实现办公，不用再受传统办公的那种线缆的束缚。例如，当用户在会议中心开会时，可以对自己公司的相关信息进行访问，这无疑有助于他权衡利弊，最终做出正确抉择。第二，在户外办公。很多的企业管理者由于业务上的需求会出门在外，以前的办公模式就是离开了办公室办公就相对困难，但是通过移动办公就可以解决这些问题。通过移动办公可以机场、会堂中心、大旅馆、饭店甚至咖啡厅等地方实现办公。在旅途中的办公人员只须在其便携式电脑中安装上适当的适配卡即可接入当地的有线或无线网络，并进而接入因特网。这样就可以实现随时随地随心办公，而不会因为某些不必要的原因拖慢办公的进度。第三，在家里办公。通过移动办公可以实现企业的远程工作计划可以使其员工在家里就可以进行有效的工作。在家里工作时必须与公司的网络进行高速连接，一旦出现什么紧急的事务要处理就不用浪费时间回到公司处理，在很大的程度上节省了人力和物力，从而提高工作效率。
参 考 文 献
[1]龚蕙.突破文件管理桎梏提高企业办公效率[J].办公自动化.2006（6）
[2]左丹.办公自动化条件下对电子文件管理的思考[J].兰台世界.2007（5）
[3]周桂飞，吴启华.优化办公网络提升网络办公效率[J].信息与电脑（理论版）.2011（1）
【关键词】信息化；效率；办公
随着时代的发展，信息化对人们生活的作用和影响能力在不断的提高，它在现代经济中的传递速度也在不断的加快，电脑、手机、传真机等信息传输工具的普及促使企业办公越来越便捷，企业办公的效率也在逐步提高。
一、改进病毒防范措施，提升网络办公效率
随着计算机和网络技术的迅猛发展和广泛普及，企业办公和各种业务系统都立足于网络。但是，网络所具有的开放性、自由性在增加应用自由度的同时，对安全提出了更高的要求。一旦网络系统安全受到严重威胁，甚至处于瘫痪状态，将会企业带来巨大的经济损失。如今病毒是导致局域网安全事件最为重要的原因，因此企业应加强对网络病毒的防范和处理。现在的病毒大多数是蠕虫病毒引起的，网络具有信息交换快速的特性，而蠕虫病毒也利用这个特性快速进行传播。
推荐的企业防范和处理病毒措施如下：第一，加强网络管理员的安全管理水平，提高安全意识。由于某些病毒利用的是系统漏洞进行攻击，所以需要在第一时间内保持系统和应用程序的安全性，保持各种操作系统和应用软件的更新。平时局域网要从加强安全意识着手，对日常工作中隐藏的病毒危害增加警觉性。第二，建立病毒检测系统和灾难备份系统。第一时间检测到网络的异常和病毒攻击，尽量把损失减少到最小的范围内。对于数据库和数据系统，必须采用定期备份、多机备份的措施。第三，建立应急响应系统，努力将风险减到最小。由于病毒爆发的突然性，可能在病毒发现的时候已经蔓延到整个网络，所以在突发情况下建立一个紧急响应系统是很有必要的，以便在病毒爆发的第一时间内提供解决方案。尽量少用U盘，避免因U盘的使用而感染病毒。如果电脑上没有安装病毒防护软件，必须安装一个最新版本的防毒软件。可以使用网络版瑞星杀毒软件，便于统一管理，统一维护。及时更新防病毒软件，定期扫描系统是否感染有病毒，养成良好的习惯。
二、运用“邮件合并”，提高办公效率
“邮件合并”这个名词最初是在批量处理“邮件文档”时提出的，具体地说就是在邮件文档的固定内容中，合并与发送相关的一组通信资料信息，从而批量生成需要的邮件文档，借助Word提供的功能强大的数据管理功能“邮件合并”，我们就可以轻松、准确、快捷地提高办公效率。
首先，建立主文档。主文档要求先制作好固定不变的主体内容，比如说会议通知、年底评优公告、放假通知等等。第二，准备好数据源。数据源是含有标题行的数据记录表，其中包含相关的字段和记录内容，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息，比如会议通知的数据源中应该是各部门主管人员的名字、所属部门等。数据源可以是Word、Excel、Access、Outlook中联系人的记录表，推荐使用Excel制作数据源。第三，把数据源合并到主文档中。前面两件事做好后，就可以用邮件合并功能将数据源中相应字段合并到主文档的固定内容中去了，表格记录行数、决定着主文件生成的份数。选择菜单“视图一任务窗格”命令显示它，然后单击它顶部右边的下拉按钮，在弹出的莱单中选择“邮件合并”命令，切换到“邮件合并”任务窗格。接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步：选择文档类型，这里我们采用默认的选择“信函”；单击任务窗格下方的下一步，正在启动文档链接，进入“邮件合并向导”第二步：选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文挡，故采用默认选择“使用当前文档”。单击任务窗格下方的下一步进入“邮件合并向导”第三步：选择收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，打开“选取数据源”对话框。通过该对话框定位到“信函和信封（数据源）”案例文件的存放位置，选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet 1工作表中，在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮接着弹出“邮件合并收件人”对话框，选择哪些记录要合并到主文档，保持默认全选状态。单击“确定”按钮，返回word编辑窗口；单击下一步进入“邮件合并向导”的第四步：撰写信函。这个步骤是邮件合并的核心，将数据源中需要的字段插入到主文档中合适的位置。选中主文档中的“[收信人姓名]”，单击任务窗格中的“其它项目”链接，打开“插入合并域”对话框，“数据库域”单选框被默认选中，下方的列表中出现了数据源表格中的字段。接下来选中“部门”，单击“插入”按钮后，数据源中该字段就合并到了主文档中，将其它的信息都一一插入，可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来，以便和文档中的普通内容相区别。检查确认之后，就可以单击下一步进“邮件合并向导”。第五步：预览信函。可以看到刚才主文档中的带《》符号的字段，变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容。最后，进行打印。打印这一环节也是比较麻烦的。主要是由于打印的页数多。一次性打印经常会碰到卡纸等故障，造成中断。邮件合并后，文档并没有分页，所以需要重新做一文档，使每张都有一固定页码，便于打印或处理。步骤一：执行邮件合并工具条的“合并到新文档”功能，将自动新建一个文档，给文档起文件名。步骤二：利用Word中的查找和替换功能，查找文档中的“分节符”全部替换为“分页符”。执行后可以看到，每张都有独立的页码，这样就可以有选择打印了。
三、逐步实现移动办公模式，提高办公效率
移动办公是指企业办公模式不再限制工作地点、工作时间等，继电脑办公之后再一次实现“无纸办公”。这样企业员工就可以从办公当中释放出来，不再受传统的办公模式的限制，真正随心办公的同时有保持了企业本身在市场中的竞争力。这样企业员工就可不受传统办公的固定模式限制，即使在办公室外部、路上甚至是家里持续工作，将在很大程度上提高办公效率，从而在日益激烈的商业大潮中保持强劲的竞争力。
第一，在室内办公。移动办公的特点就是只要在有效范围之内，有无线局域网就能可以在任何地点实现办公，不用再受传统办公的那种线缆的束缚。例如，当用户在会议中心开会时，可以对自己公司的相关信息进行访问，这无疑有助于他权衡利弊，最终做出正确抉择。第二，在户外办公。很多的企业管理者由于业务上的需求会出门在外，以前的办公模式就是离开了办公室办公就相对困难，但是通过移动办公就可以解决这些问题。通过移动办公可以机场、会堂中心、大旅馆、饭店甚至咖啡厅等地方实现办公。在旅途中的办公人员只须在其便携式电脑中安装上适当的适配卡即可接入当地的有线或无线网络，并进而接入因特网。这样就可以实现随时随地随心办公，而不会因为某些不必要的原因拖慢办公的进度。第三，在家里办公。通过移动办公可以实现企业的远程工作计划可以使其员工在家里就可以进行有效的工作。在家里工作时必须与公司的网络进行高速连接，一旦出现什么紧急的事务要处理就不用浪费时间回到公司处理，在很大的程度上节省了人力和物力，从而提高工作效率。
参 考 文 献
[1]龚蕙.突破文件管理桎梏提高企业办公效率[J].办公自动化.2006（6）
[2]左丹.办公自动化条件下对电子文件管理的思考[J].兰台世界.2007（5）
[3]周桂飞，吴启华.优化办公网络提升网络办公效率[J].信息与电脑（理论版）.2011（1）