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【摘 要】随着世界贸易的扩大，各国的经济往来也愈加复杂，信息资源成为了重要的的经济资源，且其重要性依然呈递增趋势。本文从加强办公室信息管理的重要性和必要性、现状及如何提高办公室信息管理，进而充分发挥信息资源的作用进行了简述，以期为信息管理提供有效的方案，从而促进我国企业的飞速发展。
【关键词】经济效益；经济资源；收集；加工；反馈
全球经济的发展和互联网的广泛应用，进一步提高了信息的地位。作为经济大国，我国应对如何加强办公室信息管理进行更深层次的讨论，特别是石油企业，要及时解决信息管理中存在的问题，以便有效利用信息资源，使本企业在世界激烈的竞争中脱颖而出。
一、加强办公室信息管理的重要性和必要性
办公室信息管理是指企业为了提升经济效益，对企业内外部的信息进行收集、处理、储存、反馈等而进行的工作，是企业提高利润的重要手段。当然，加强办公室信息管理，同样对石油企业的生存和发展有着不可代替的作用。
（一）企业信息管理的特点
1、复杂性。第一，由于信息的来源较多，因此在收集过程中必须考虑多方位因素；第二，信息的更新速度极快，特别是加入世贸组织以后，我国与全球经济相互促进与制约，错综的关系共同构成了影响企业发展的重要因素。从而，企业的信息管理具有复杂性的特点。
2、高难度性。互联网的发展一方面为信息管理提供了便利，另一方面也加大了信息管理的难度。因为在互联网下，信息的安全性和真实性不可避免的受到了极大的威胁。因此，企业信息管理具有高难度的特点。
（二）加强办公室信息管理的重要性
1、加强办公室信息管理，是企业领导者正确决策的前提。当今社会是信息的社会，企业领导者根据掌握的信息，为企业的运营制定合理的计划，因此，只有加强办公室信息管理，保证信息的有效性和可靠性，才能使企业在瞬息万变的社会中占有一席之地。
2、加强办公室信息管理，有助于领导者及时发现问题。加强办公室信息管理，意味着对信息进行高级处理，将有用的信息反馈于企业内部，决策者从而发现企业在运营工程中的不足，并及时解决问题。
3、加强办公室信息管理，有助于为企业运营提供有用数据。有效的信息管理除了收集、处理、反馈信息，还包括存储信息，加强办公室信息管理，对有利于公司发展的信息进行完整储存，以便为企业在运营过程中随时查看信息。[1]
4、加强办公室信息管理，有助于全面地反映职员状态与意见。高效的信息管理能够掌握企业职员的现状和工作状态，了解其是否能为企业提供价值，并不断对其进行改进，以促进企业更好的发展。
（三）石油企业加强办公室信息管理的必要性
近年來，随着世界贸易的发展和石油资源的广泛应用，石油企业向着信息化的道路不断创新和发展，企业间的竞争也愈来愈激烈，因此，石油企业加强办公室信息管理，推进企业改革和完善势在必行。
1、信息更新加快的要求。石油企业在石油生产、加工及销售等过程都必须以掌握最新的信息为基础，这样才能保证企业的正常运营，因此加强办公室信息管理，有效处理随时更新的信息，保证石油企业的各个环节高效进行。
2、石油企业竞争激烈的要求。由于石油企业国际化程度较高，因此在经济全球化飞速发展的今天，优化办公室信息管理，使企业了解最新信息，从而在竞争中取胜。
二、办公室信息管理的现状
（一）加强信息管理的意识有待提高。信息管理并不能给企业带来直接的利润，反而在收集、应用过程中会形成成本投入，因此部分企业中的职员特别是管理者对信息管理的意识偏低，造成企业不能掌握有效信息，并根据信息制定最优计划，因此导致企业不能获取最大利润，甚至在竞争中被淘汰。
（二）信息管理不及时。由于信息具有更新速度极快的特点，其管理过程包括搜集、处理、反馈和储存等环节，因此任何一个环节的延迟都会对企业造成不利影响。特别是在搜集和反馈阶段，首先搜集的信息如果是过时的，那么会误导领导者做出不当的决定，另外，对搜集的信息没有及时处理和反馈，则会成为无效信息。
（三）收集渠道相对狭窄。一方面由于信息管理意识较低，一方面由于系统不够完善，导致在进行信息收集过程中，渠道单一，大部分企业偏好通过熟悉的方式收集信息，造成获得的信息不够完整，价值不高。
（四）没有有效处理。在获得信息之后，没有对其进行有效处理，即使所掌握的是有用信息，也不能转换为高级信息，所以，非有效处理的信息影响着公司的决策和对当前时事的了解程度，阻碍了公司的发展。
三、如何加强办公室信息管理，充分发挥信息资源作用
（一）提高企业的信息管理意识
信息资源作为当今的经济资源，是企业预测发展方向的最关键要素，因此，我国企业必须认识到信息管理的重要性，主动收集有用信息，并根据自我需要，加强对其的管理。
由于石油企业受全球化的影响比较大，信息的重要性更加不言而喻，当然，决策者不仅要认识到信息的不可代替作用，也要认识到石油企业收集和处理信息的复杂性和高难度性。
（二）完善信息管理体制
自我国没身于经济全球化之后，信息资源的重要性已众所周知，但是企业对办公室信息的管理体制依然有所欠缺。在我国大部分企业中，应该设立自己的信息管理部门，并形成多人相互分工、相互合作的体制。更重要的是，所有企业要完善相应的规章制度，确保信息管理有法可循。
（三）优化信息管理方式
1、信息收集方法的优化。科技的发展、互联网的广泛应用给企业的信息收集带来了极大的便利，但是单一地依赖网络，很难获取大量高价值的信息资源。因此，在办公室进行信息收集过程中，要综合运用调查、阅读及购买或交换等其它有效方式。值得一提的是，无论企业运用直接还是间接的信息收集方式，尽量避免一次性收集，这样有利于企业掌握最准确、最新的信息。[2]
对于石油企业来说，最关键的是了解市场动态，从而在信息收集过程中，可以与业务员相互配合，由于业务员切身处于市场之中，能够反映最真实、最具体的市场信息，所以是石油企业掌握竞争对手底牌、探求消费者需求最好的武器。
2、信息处理的过程及方法的优化
（1）信息的筛查。筛查是办公室信息管理收集后的第一步，工作过程中可结合现代网络，利用“关键字”的方法进行初选，之后通过排除法进行过滤，为后期的信息处理作准备。
（2）信息的处理加工及再制作。这是信息管理最重要的一步，是把初级信息转化为高级信息的过程，工作人员在加工和制作时，首先要对信息分类，进行归纳、分析与总结，要运用多种方法相结合，尤其是在信息制作中，要保证信息的简洁性与准确性。当然，最重要的是对处理和加工后的信息通过有效途径及时反馈。
3、保证信息的安全性。；互联网飞速发展的背景下，我们越来越处于开发、透明的世界之中，然而一些重要信息作为企业的商业机密，随意暴露将给企业带来不堪设想的后果，因此信息的安全性十分重要。各企业要维护公司网络安全，定期检查，设置防火墙和高级的安全密钥，保证公司内部的网络系统不会受到病毒的侵入。
四、结束语
有效地利用信息资源，不断深化改革，与世界经济并轨是我国企业面临的当务之急。作为石油企业，更要强化办公室信息管理，发挥信息资源的作用，促进企业创新与发展，从而在世界的竞争中取胜。
【参考文献】
[1]王世春.办公室信息管理研究[J].黑龙江:现代经济信息,2014.
[2]李志刚.石油天然气企业信息增值服务模式构建研究[J].北京:中国信息界,2010.
【关键词】经济效益；经济资源；收集；加工；反馈
全球经济的发展和互联网的广泛应用，进一步提高了信息的地位。作为经济大国，我国应对如何加强办公室信息管理进行更深层次的讨论，特别是石油企业，要及时解决信息管理中存在的问题，以便有效利用信息资源，使本企业在世界激烈的竞争中脱颖而出。
一、加强办公室信息管理的重要性和必要性
办公室信息管理是指企业为了提升经济效益，对企业内外部的信息进行收集、处理、储存、反馈等而进行的工作，是企业提高利润的重要手段。当然，加强办公室信息管理，同样对石油企业的生存和发展有着不可代替的作用。
（一）企业信息管理的特点
1、复杂性。第一，由于信息的来源较多，因此在收集过程中必须考虑多方位因素；第二，信息的更新速度极快，特别是加入世贸组织以后，我国与全球经济相互促进与制约，错综的关系共同构成了影响企业发展的重要因素。从而，企业的信息管理具有复杂性的特点。
2、高难度性。互联网的发展一方面为信息管理提供了便利，另一方面也加大了信息管理的难度。因为在互联网下，信息的安全性和真实性不可避免的受到了极大的威胁。因此，企业信息管理具有高难度的特点。
（二）加强办公室信息管理的重要性
1、加强办公室信息管理，是企业领导者正确决策的前提。当今社会是信息的社会，企业领导者根据掌握的信息，为企业的运营制定合理的计划，因此，只有加强办公室信息管理，保证信息的有效性和可靠性，才能使企业在瞬息万变的社会中占有一席之地。
2、加强办公室信息管理，有助于领导者及时发现问题。加强办公室信息管理，意味着对信息进行高级处理，将有用的信息反馈于企业内部，决策者从而发现企业在运营工程中的不足，并及时解决问题。
3、加强办公室信息管理，有助于为企业运营提供有用数据。有效的信息管理除了收集、处理、反馈信息，还包括存储信息，加强办公室信息管理，对有利于公司发展的信息进行完整储存，以便为企业在运营过程中随时查看信息。[1]
4、加强办公室信息管理，有助于全面地反映职员状态与意见。高效的信息管理能够掌握企业职员的现状和工作状态，了解其是否能为企业提供价值，并不断对其进行改进，以促进企业更好的发展。
（三）石油企业加强办公室信息管理的必要性
近年來，随着世界贸易的发展和石油资源的广泛应用，石油企业向着信息化的道路不断创新和发展，企业间的竞争也愈来愈激烈，因此，石油企业加强办公室信息管理，推进企业改革和完善势在必行。
1、信息更新加快的要求。石油企业在石油生产、加工及销售等过程都必须以掌握最新的信息为基础，这样才能保证企业的正常运营，因此加强办公室信息管理，有效处理随时更新的信息，保证石油企业的各个环节高效进行。
2、石油企业竞争激烈的要求。由于石油企业国际化程度较高，因此在经济全球化飞速发展的今天，优化办公室信息管理，使企业了解最新信息，从而在竞争中取胜。
二、办公室信息管理的现状
（一）加强信息管理的意识有待提高。信息管理并不能给企业带来直接的利润，反而在收集、应用过程中会形成成本投入，因此部分企业中的职员特别是管理者对信息管理的意识偏低，造成企业不能掌握有效信息，并根据信息制定最优计划，因此导致企业不能获取最大利润，甚至在竞争中被淘汰。
（二）信息管理不及时。由于信息具有更新速度极快的特点，其管理过程包括搜集、处理、反馈和储存等环节，因此任何一个环节的延迟都会对企业造成不利影响。特别是在搜集和反馈阶段，首先搜集的信息如果是过时的，那么会误导领导者做出不当的决定，另外，对搜集的信息没有及时处理和反馈，则会成为无效信息。
（三）收集渠道相对狭窄。一方面由于信息管理意识较低，一方面由于系统不够完善，导致在进行信息收集过程中，渠道单一，大部分企业偏好通过熟悉的方式收集信息，造成获得的信息不够完整，价值不高。
（四）没有有效处理。在获得信息之后，没有对其进行有效处理，即使所掌握的是有用信息，也不能转换为高级信息，所以，非有效处理的信息影响着公司的决策和对当前时事的了解程度，阻碍了公司的发展。
三、如何加强办公室信息管理，充分发挥信息资源作用
（一）提高企业的信息管理意识
信息资源作为当今的经济资源，是企业预测发展方向的最关键要素，因此，我国企业必须认识到信息管理的重要性，主动收集有用信息，并根据自我需要，加强对其的管理。
由于石油企业受全球化的影响比较大，信息的重要性更加不言而喻，当然，决策者不仅要认识到信息的不可代替作用，也要认识到石油企业收集和处理信息的复杂性和高难度性。
（二）完善信息管理体制
自我国没身于经济全球化之后，信息资源的重要性已众所周知，但是企业对办公室信息的管理体制依然有所欠缺。在我国大部分企业中，应该设立自己的信息管理部门，并形成多人相互分工、相互合作的体制。更重要的是，所有企业要完善相应的规章制度，确保信息管理有法可循。
（三）优化信息管理方式
1、信息收集方法的优化。科技的发展、互联网的广泛应用给企业的信息收集带来了极大的便利，但是单一地依赖网络，很难获取大量高价值的信息资源。因此，在办公室进行信息收集过程中，要综合运用调查、阅读及购买或交换等其它有效方式。值得一提的是，无论企业运用直接还是间接的信息收集方式，尽量避免一次性收集，这样有利于企业掌握最准确、最新的信息。[2]
对于石油企业来说，最关键的是了解市场动态，从而在信息收集过程中，可以与业务员相互配合，由于业务员切身处于市场之中，能够反映最真实、最具体的市场信息，所以是石油企业掌握竞争对手底牌、探求消费者需求最好的武器。
2、信息处理的过程及方法的优化
（1）信息的筛查。筛查是办公室信息管理收集后的第一步，工作过程中可结合现代网络，利用“关键字”的方法进行初选，之后通过排除法进行过滤，为后期的信息处理作准备。
（2）信息的处理加工及再制作。这是信息管理最重要的一步，是把初级信息转化为高级信息的过程，工作人员在加工和制作时，首先要对信息分类，进行归纳、分析与总结，要运用多种方法相结合，尤其是在信息制作中，要保证信息的简洁性与准确性。当然，最重要的是对处理和加工后的信息通过有效途径及时反馈。
3、保证信息的安全性。；互联网飞速发展的背景下，我们越来越处于开发、透明的世界之中，然而一些重要信息作为企业的商业机密，随意暴露将给企业带来不堪设想的后果，因此信息的安全性十分重要。各企业要维护公司网络安全，定期检查，设置防火墙和高级的安全密钥，保证公司内部的网络系统不会受到病毒的侵入。
四、结束语
有效地利用信息资源，不断深化改革，与世界经济并轨是我国企业面临的当务之急。作为石油企业，更要强化办公室信息管理，发挥信息资源的作用，促进企业创新与发展，从而在世界的竞争中取胜。
【参考文献】
[1]王世春.办公室信息管理研究[J].黑龙江:现代经济信息,2014.
[2]李志刚.石油天然气企业信息增值服务模式构建研究[J].北京:中国信息界,2010.