浅析竞争性谈判采购存在的问题与对策

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  摘 要:竞争性谈判是军队物资采购的主要方式之一。本文从军队采购机构角度分析了竞争性谈判采购的特点和存在的潜在风险,提出了前期准备要规范招标文件、谈判小组成员选取注意事项、谈判过程如何监督、采购人员提高综合素质等具体措施。
  关键词:物资采购;竞争性谈判;问题与对策
  
  竞争性谈判是指采购实体通过与多家投标人进行谈判,最后从中确定投标人的一种采购方式。这种采购方式主要适用于紧急情况下的采购、涉及国防或国家安全以及高科技应用产品和服务采购、招标失败而再次招标也难取得满意效果的情况、采购标的的规格无法确定的情况和不带任何赢利成分的研究和开发合同情况。竞争性谈判作为一种独立的采购方式,已经被各地广泛应用于军队物资采购项目中,这种方式是除招标方式之外最能体现采购竞争性原则、经济效益原则和公平性原则的一种方式。
   竞争性谈判由于其在操作中灵活性强、没有公开招标、邀请招标的时间要求,在谈判中投标人可以多次报价,谈判小组人员主观作用明显等特点,因此有些从事招标工作的业内人士对竞争性谈判表示质疑。笔者总结竞争性谈判最容易出现以下几个问题:
  一是谈判文件制作过于简单,内容规定不详细
  有的人认为竞争性谈判主要内容都应该放在谈判桌上,由谈判小组确定,因此谈判文件编制简单化,主要表现在对谈判程序规定不严格,如没有规定谈判顺序、没有写清报价次数、没有技术参数标准、无合同条款等。谈判文件规定的内容是竞争性谈判的依据和准则,没有这些标准供谈判小组和供应商参考,谈判就会陷入混乱状态,影响谈判效果的同时,也影响谈判的公正性。
  二是谈判小组成员选定不规范,人员组成不合理
  招标采购对评审专家的人员组成、选定程序和审批环节都有严格的规定,而竞争性谈判小组成员选取不严格。招标采购评审专家评审重点在于投标产品的技术指标、投标人的资质条件等条款,价格分数往往是按照招标文件规定计算得出,并不是评审小组的审查重点。竞争性谈判与招标采购评审工作有着明显差别,谈判小组除了对产品的技术参数指标进行评审外,价格谈判也是谈判小组的重要任务。然而目前在实际工作中,谈判小组成员大多为技术专家,精通谈判技巧的经济方面专家少,致使我方在商务谈判上不占优势。
  三是谈判过程分工不明确,人员组织不严密
  竞争性谈谈判往往包括技术谈判和商务谈判两部分,在技术谈判结束后,能够满足技术要求的供应商进入商务谈判,商务谈判是主要是针对产品价格、售后服务等内容,其以经济利益为谈判目的,以价格为谈判的核心,供应商往往为了自身利益,在谈判之前做了充分准备,谋求其利益最大化。相对于谈判对手,谈判小组人员往往由技术专家和一名采购方代表组成,有些技术专家只注重技术谈判,甚至认为商务谈判是采购方代表或者是经济专家的事,与技术专家无关,导致谈判中角色缺失,使商务谈判处于下风。
  针对目前军队物资竞争性谈判采购存在的以上问题,笔者认为应抓住几个关键点,防止影响“三公”原则的情况发生。
  第一、认真做好谈判文件编制工作
  谈判文件是整个谈判工作的准绳,是投标人和谈判小组进行谈判的依据。在谈判采购文件的编制上,谈判内容应该全面,其中包括谈判邀请函、采购清单及技术要求、报价要求、谈判程序、谈判原则、谈判内容(项目的商务和技术要求等)、技术谈判轮次、报价次数、合同条款及格式、评定成交的标准、合同的主要条款和格式等事项,对投标人制作实质性响应投标文件的要求要详细,让拟参与谈判的投标人可以充分的了解采购人的采购要求。不能有在谈判中去完善的思想,进而忽略采购文件中技术要求、参数、标准的制定,谈判的评审过程是为了完善各项要求,而不是制定各项要求。具体来说谈判文件应明确以下几个问题:
  一是供应商资质要求要合理。根据采购物资的数量和性质,合理设定供应商资质非常重要,通用物资采购,供应商范围广泛,主要是价格竞争,资质可以设置低一些,对于专用物资和技术性强的物资采购,特别是专门研制、开发的产品,应当提高资质要求,保证产品的拥有稳定的售后服务;
  二是技术参数要详尽。要把技术参数写的详细,谈判时不能对技术参数做实质性修改,如果是技术参数复杂,难以确定的,要在谈判文件中注明,供应商可以提供备选方案;
  三是谈判程序规定要清晰。谈判文件要详细说明谈判顺序、谈判次数、报价次数等信息,不得在现场进行更改。同时要写明成交方法和标准;
  四是合同主要条款要明确。属于军队物资采购专用装备的,要按照合同统一格式进行规定,其他物资采购,同主要条款首先要符合《合同法》的规定,根据谈判文件、成交供应商的报价、售后服务、相关承诺、成交通知书等内容订立。
  第二、严格按照规定选取谈判小组成员
  与公开招标方式采购相比,竞争性谈判具有较强的主观性,评审过程也难以控制,谈判小组人员在其中发挥的作用大,容易导致不公正现象,从而引起质疑和投诉。因此,选取谈判小组成员要严格按照军队物资采购管理规定,一是专家名单要通过随机抽取方式确定,在谈判开始前,谈判小组名单应严格保密。评审专家应该是具有丰富的专业知识和谈判技巧的相关人员,并且是随机抽取的,为了圆满地完成各项谈判工作,评审专家信息的保密也十分重要,如果忽视了保密性,有可能出现投标人和评审专家联手操纵采购结果、增加采购成本的现象。二是人员组成要符合相关规定,应根据采购项目特点,结合专家总体情况确定,并注意专业结构要合理,知识水平、综合素质要相当,其中经济、技术专家不少于组成成员的2/3,同时要做好谈判角色安排,确定首席代表、白脸、红脸、强硬派、清道夫的人选;三是参加谈判文件的拟制和对谈判文件提供咨询的专家不得作为谈判小组成员,事业部门人员不得以专家身份参与本部门的物资采购工作。
  第三、规范谈判程序,加强过程监督
  竞争性谈判项目供应商要进行多次谈判、多轮报价,现场复杂多变,有些人很可能“浑水摸鱼”,影响谈判的公正性。为避免混乱现象发生,谈判时必须注意:
  一是在整个谈判过程中,除公开报价外,都应在完全封闭的谈判室中进行,对谈判小组人员要实施封闭式管理,通讯工具应统一保管;谈判小组成员不得单独与采购单位或投标人接触,未经同意不得对采购单位和投标人进行参观或考察;谈判小组应独立工作,不受外界干扰;谈判小组应实行集体负责制,当谈判小组成员对某些事项或决定出现意见分歧时,可按少数服从多数的办法处理,或实行民主集中制的办法,由谈判小组组长集中大多数成员的意见决定有关事项。
  二是在谈判过程中,要掌握谈判技巧和分寸,要注意座次的排列,更应注意角色的配合,谈判小组成员要按照自己的分工,做好自己的角色,同时,还应注意掌握谈判技巧、谈判进程和谈判的整体节奏。
  三是在谈判的过程中,应该注意对信息的收集和整理: 一是谈判小组针对谈判文件中的问题,提出的合理的更改建议;二是投标人根据实际情况提出的合理化建议;三是在采购文件中遗漏和忽视的问题。根据以上信息,进一步修改和完善采购要求,以实现采购到性价比最优的产品的目的。但这种修改是有限度的,不能对谈判文件进行实质性修改。
  四是要注意谈判方谈判代表的资格的有效性,即谈判方参加谈判的代表须为其法定代表人或法人授权委托人,如法人授权委托人参加谈判,须向谈判小组出具法人授权书。
  第四、要提高采购人员素质,加强采购人员培训
  采购人员是采购活动的组织者,人员素质的高低直接影响采购活动。要定期不定期地对采购当事人进行培训,其中包括法规意识教育与业务素质培训两个方面。对采购人员进行“知法、懂法、守法”的宣传教育,保持良好的职业操守,在采购活动中要廉洁自律;业务素质方面要加强采购法规、采购程序、谈判技巧等方面的教育,要在谈判过程,充分发挥采购人员业务素质与谈判能力,掌握主动权,实现竞争性谈判的最终目的。
  总之,通过对竞争性谈判采购方式存在风险的深入分析,并采取有力措施,竞争性谈判采购就能发挥其采购周期短、方式灵活的特点,又能最大限度地满足采购者的经济效益目标,甚至使得到的商品性能超出采购者的预期要求。
  
  参考文献:
  [1]李平,编制竞争性谈判文件应明确哪些问题,中国政府采购网 .
  [2]韩孟玉,浅谈竞争性谈判亟待解决的八个问题.
  [3]竞争性谈判应注意的问题,经济参考报 .
  [4]在竞争性谈判采购过程中应特别注意的问题,中国政府采购网.
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