浅谈秘书的职业修养

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  摘要:秘书是为部门负责人提供综合服务的辅助性管理工作人员,其基本工作职能就是为领导服务。这不仅要求秘书人员政治强、业务精、作风好、纪律严,还要具备良好的职业道德修养。随着信息时代的快速发展,对秘书的素质提出了更高的要求,秘书良好的修养在很大程度上决定了秘书的成功与否。本文结合秘书工作的性质与特点,分析秘书职业修养的具体方面,肯定职业修养在秘书工作中的重要作用,探讨如何提高秘书职业修养的方法与途径,以期提高秘书人员的业务工作能力。
  关键词:秘书;职业修养;业务能力
  
  一、秘书职业修养的重要性
  
  秘书是领导的助手,既要辅佐领导决策,又要协助领导处理复杂的人际关系,因此,秘书良好的职业修养有助于工作的顺利开展,在工作中和人际关系中,良好的职业修养意义重大。
  1.良好的职业修养有助于秘书提高工作效率,在工作中如鱼得水,能严格按照领导的要求办事,并能按时、按质、按量完成工作任务。
  2.良好的职业修养能营造和谐的工作氛围,使秘书在复杂的人际关系处理上显得彬彬有礼、大方得体,这样能快速得到对方的认可,从而积极配合,顺利完成工作事宜。
  3.良好的职业修养有助于秘书对工作准确定位,明白秘书是领导的参谋,有建议权,但无决策权,不会偏离岗位角色而擅作主张,从而影响工作的开展。
  
  二、秘书职业修养的具体内容
  
  1.思想修养
  秘书在领导身边工作,被视为领导的代言人,其角色的特殊性,决定了秘书必须具有很高的政治思想素养。首先要服务大局,在政治上与党组织保持高度一致,认真落实中央的决策部署,要善于从领导和政治的角度对工作做出全局性、前瞻性的筹划,从而服务和保障大局。其次要服务领导,要严格按照领导的思路来展开工作:该做的做好、不该做的不做、该说的说精、不该说的不提。这些都是秘书人员必须具备的政治思想素养。
  
  2.气质修养
  气质是一个人的个性特点,是指人们在思想、工作、生活上表现出来的习惯化的态度和行为特征,能深刻反映一个人的内在精神修养。秘书应该具有怎样的气质?秘书的气质主见于风格气度,即丰富的内涵、得体的仪态、始终如一的意志、心存高远的志气,这些都是一名合格的秘书必不可少的气质。
  
  3.才能修养
  首先要有较高的文字水平。擅长写文稿是对秘书人员最起码的素质要求,秘书必须具备扎实的文字功底,精通语法、逻辑知识,熟练掌握写作规律,有较高的语言和文字表达技巧。其次要有善谋的头脑。人们常称秘书为领导的“外脑”,要当好“外脑”,就得善谋。即要有正确的角色意识,坚决执行领导的指示,在工作中能深刻领会领导的意图,做到既不盲从,又不越俎代庖,在对领导进言时,能根据当时的环境充分揣摩领导的心理,说话委婉含蓄,见解独到。
  
  4.心理修养
  要做好秘书工作,良好的心理素质至关重要。首先要有坚韧的意志。处于纷繁复杂的环境中,要有抗拒诱惑、克服困难的意志,做事有始有终。其次要有积极的心态。现代秘书工作多处于办公室,处理繁琐的事物易让人产生烦躁的情绪,因此作为现代秘书,要善于调节情绪,稳定心态。再次要有宽广的心胸。比如工作中受了气,不可当场发脾气,让领导下不来台,与同事间要竞而不妒,在工作中要做到下要容,上要忍。
  
  三、如何提高秘书职业修养
  
  1.深谋远虑,提升谋划能力
  秘书是领导的“辅弼之臣”,较高的谋划能力至关重要。首先要培养主导思维。即站在领导者的角度思考问题,勇敢地主动去想、超前去想,且要善于巧思妙导,而不是凌驾于领导之上,以协助领导完善意图。其次要培养同步思维。对思维能力加以控制,以高的角度思维,以低道德位置执行,而不是逆向思维,我行我素。再次,要培养科学思维。借鉴已有的经验和做法,努力把问题考虑远一点、深一点,确保思路清晰,有条不紊,做到文当其事、事当其时,为领导提供科学的、前瞻性的意见。
  
  2.平和心态,营造和谐氛围
  保持一颗平常心,是做好工作的前提,作为秘书,贵在“修心”。首先做到静心。在工作中要注意克服烦躁的情绪,要善于在繁琐的工作中深化情趣、不断增强敬业意识,做到干一行爱一行。其次做到平心。无论遇到何事,都要把自己的心态摆正,把清贫当作积累人生的资本,面对功名利禄,甘当无名英雄,服从领导。再次做到宽心。作为辅助性的工作,不可能做到十全十美,因此面对领导的责难,要把心胸放宽,不可牢骚满怀,消极怠工。从事秘书工作的同志应该学会自我调整心态,经常校正人生方向,营造和谐的人际关系,才能有利于工作的开展。
  
  3.不断完善,培养理想气质
  不同的气质对秘书的工作的影响程度不同,作为职业人,只有才华、风度、精神汇聚的独特气质,才会令人欣赏和叹服。要培养理想的秘书气质,首先要穿得得体。衣着是一个人内在气质的“门面”,作为秘书,要讲究“统一、协调”的穿衣原则,身材瘦长、长脸形的宜穿浅色、圆领或高领的服装;方形脸的宜穿小圆领或翻领服装,作为秘书,要委会根据个人的肤色、年龄和体型搭配衣服,从而穿出品味,穿出气质。其次要有大局意识。领导集体是全局,领导者个人是局部,在工作中,秘书要站在国家的高度为领导服务,不曲意逢迎,不为领导的私立而不遗余力,而应以全局性的思维辅助领导正确决策。其次要树立远大目标。培养披荆斩棘的吃苦精神和不带目标不罢休的坚韧意志,这样才能克服工作中遇到的难题,迎难而上。
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