试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设

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  摘要:中职学校档案包括所有教职工参与教学活动、教学管理各项工作形成的档案资料。做好档案管理能够推进教学工作的顺利进行,是中职学校管理非常重要的一部分。为了保证档案管理规范性,在当前环境下做好档案管理创新非常重要。
  关键词:中职学校;档案管理;信息化建设
  中图分类号:G4 文献标识码:A
  引言
  档案信息化管理能改善中职学校档案组织与利用形式、简化管理流程及提高管理效率、促进档案利用服务的开发与创新,也是现代档案高质量发展的必然趋势。
  一、分析中职学校档案管理现状
  (一)档案管理缺乏规范创新性,造成档案管理信息化建设受到影响
  中职学校档案管理工作的规范与创新,是提高学校管理水平的重要手段。然而,当前部分管理人员缺乏对档案管理的重视。实际开展管理工作,档案管理工作岗位不足,相关工作通常是由其他岗位工作人员兼职负责,所采用的管理方法相对滞后,缺乏创新性与规范性,档案管理设备落后,导致储存的档案资料缺失,在录入档案數据时,规范性有待提升,影响到档案管理信息化建设的深入落实。
  (二)自动化管理普及性低,致使工作量增加,效率难以提升
  档案管理创新与信息化建设同步实施,要求在档案管理各项工作中应用信息技术、引进先进的设备,并且结合管理需求采用大数据技术或者智能技术,实现档案自动化管理。但是当前自动化管理并没有完全普及,现有管理方法相对简单,机械化操作在中职学校的档案管理工作中也没有实现普及。所以传统档案管理方式导致工作量增加、效率不高,还可能会延长档案管理的时间。原因体现在三个方面:
  1个别中职学校缺乏对档案管理信息化建设的关注,对自动化档案管理投入的资金有限。
  2即便部分学校在档案管理工作中投入了先进的设备,但管理人员不了解档案信息化管理流程,运用先进设备的优势没能得到体现。
  3个别档案管理工作人员在信息化建设方面的认知缺失,尽管现代化设备非常充足,但是因为工作人员未能掌握设备的操作方法,严重影响到自动化档案管理的普及。
  (三)档案管理创新的匮乏,致使档案数据缺失问题
  档案管理工作规范创新需要提升管理效率以及服务水平,在完善管理制度的基础上加强档案管理行为规范性。但目前实施档案管理由于创新不足,可能出现档案数据真实性缺失的现象,所采集的档案资料欠缺实时性,从而限制了中职学校社会功能的体现。
  (四)档案资料交接或转移流程处理,造成所清理的文件还有遗存
  由于中职学校文件管理领域的工作人员并非全职负责,所以档案资料的交接或者转移有时不严格按照规定流程处理,导致必须要马上清理的文件却还有遗存,需要严格检查的内容检查不够到位,签字流程被省略,有个别人员对档案交接工作不够了解,交接环节存在疏漏,致使一些重要的档案资料丢失。
  二、关于中职学校档案管理规范创新和信息化建设的建议
  (一)大力宣传自动化档案管理,增强信息化管理意识
  1组建专业水平高的档案管理团队,并且安排全职管理人员,规定所有参与档案管理工作的职工参加岗前培训,学习信息化档案管理的操作要领,树立信息化管理的意识。进入到相应的工作岗位之后,可以马上适应工作环境。
  2培训要包括档案资料安全保密工作的相关内容,以免档案管理期间重要信息遗失,导致中职学校面临巨大的损失。
  3搭建档案管理系统,该系统要有非常完善的功能,可以在线查询档案资料,无论是教职工还是学生都可以在档案管理系统中调取相关信息,并且上传数据,实现资源实时共享以及信息互传。
  4档案管理与中职学校建设需要深入结合,按照学校发展现状展开档案管理更新,扩大自动化管理的覆盖范围,在学校内部营造档案自动化管理的环境,使该项工作档案管理信息化建设能够深入展开。
  (二)创建档案管理系统,规避重要档案信息丢失
  档案管理信息化建设和规范创新,与管理队伍的专业性密切相关,档案管理设备、硬件系统等,也是决定档案管理工作质量的关键性因素。针对档案管理对接工作存在的问题,应从专业培训与教育方面着手寻找解决方案。人才作为档案管理工作质量的直接影响因素,在实施规范创新的过程中,需要对档案管理系统进行完善,在中职学校定期组织档案管理为主题的讲座及经验交流座谈,提高自身管理能力,成为信息化环境下的新型人才,在每日工作结束之前检查是否还有遗漏,严格检查档案管理工作实施的效果,由管理人员签字确认之后,上传到管理系统中,避免档案交接环节的疏漏以及重要档案信息丢失等问题。
  (三)加强提高档案管理资金的投入,有效拓展信息化建设
  中职学校档案管理的信息化建设需要加大资金投入,按照实际情况,优化档案信息化建设的标准,通过调动所有可用资金,深入开展信息化建设。如果现有可用资金不足,应争取政府部门的支持。与此同时,中职学校档案管理信息化建设应该拓宽资金准入途径与来源,充分发掘更多可利用资金,使档案管理信息化建设能够有序进行。
  (四)完善档案管理保密工作,体现出档案管理信息化建设的效益最大化
  1做好档案管理保密工作,树立安全保密观念,杜绝档案信息丢失的问题。
  2档案管理人员掌握信息化建设在档案管理工作中的实施要点,能够提高档案信息的利用率。
  3全面实现中职学校档案电子化管理,引进大数据技术,通过智能识别的方式,快速调取档案信息,在实现档案资源共享的同时,能够更加高效地利用中职学校现有档案资源。
  4利用智能技术采集电子档案文档,并且将其储存在数据库中,使档案管理能够和代化设备实现联合,在原有档案数据库的基础上丰富资源,保证档案信息的延展性。
  5档案管理人员参与专业培训,同时掌握档案管理专业技能以及现代化技术设备的操作要领,成为档案管理工作领域的综合型人才。
  结束语
  综上述,在档案信息化管理背景下,中职学校档案工作于信息技术、管理制度、工作流程的革新中迎来新的发展机遇。对此,中职学校也应准确把握档案信息管理的发展机遇,以多样化的档案信息的资源作为前提、将档案信息化资源的管理作为核心,进一步明确中职学校档案信息化管理的必要、问题及对策,为中职学校档案工作的发展提供良好条件。
  参考文献
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  [2]袁欣.对中职学校人事档案信息化建设的思考[J].现代职业教育,2019,(36):282-283.
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