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【摘 要】随着全球信息化的程度越来越大，人们生活节奏也变得越来越快，在快节奏的生活中就会出现有些人频繁地换工作或者有些人选择出国留学等，人们之所以会选择各种各样的出路也无非是为了能够更好地适应社会的发展方向。在这样一个社会飞速发展的大形势下，档案信息化建设就显得极为重要和不可或缺。本研究主要针对高校档案管理信息化建设进行探讨。
【关键词】档案管理；信息化建设；高校档案管理
由于全球信息化程度越来越大，传统的档案管理方法已明显跟不上时代的步伐，用一种较为拟人化的说法就是，在应用上会明显的感觉到力不从心。因此，各个企事业单位就应加强其人力资源档案管理的信息化程度，以便于更好的进行人力资源档案的保存和更新。完备的档案管理体制才更有机会在工作中及时的捕获到一些重要的信息。笔者根据自身从事档案管理多年的经验结合目前高校档案管理反面存在的不足，进一步谈谈如何提高高校档案管理信息化建设。
1、建设高校档案信息化管理的意义
高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是高校档案工作发展的目标。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面人手促进信息化建设。在当前形势下，大力推进学校档案信息化管理，无疑是活化档案、发掘档案价值以服务广大师生、推动学校发展的必经之路。
2、目前高校档案信息化建设的弊端
2.1人事档案管理信息化建设意识不足
从目前高校人事档案信息化建设的发展状况来看，由于高校对人事档案信息化建设工作不够重视，财力及人力投入不足等各方面问题，限制了人事档案信息化发展的速度，使之与高等教育的现代化发展无法适应，使人事档案在高校管理与改革中无法发挥其积极作用。这种不重视已经成为限制高校档案信息化建设发展的主要因素了，所以提高对档案管理信息化建设的重视程度非常重要。
2.2传统管理方式效率较为低下
人事档案管理工作是十分复杂繁琐的事务工作，其中大部分都是基于经验的重复性劳动，需要人事档案管理人员花大量的心血，重复性的翻阅也不利于档案的保护，同时也很浪费时间。现阶段高校人事档案的提供、利用还是以实体档案为主，在高校中教职工人事档案记载的信息是与教职工的切身利益密切相关的信息。在职工的职称评聘、工资晋升、干部考核、干部任免等方面都发挥着重要的作用。其实它的使用频率是特别高的，所以当务之急一定要信息化建设以提高工作效率。
2.3数据库建设相对不够完善
当前我国高校的人事档案信息化管理尚未形成统一的规划和标准，导致数据库建设缺乏整体性，一般只做到档案目录检索和最基本的信息查找，所谓的数据库大部分为目录库，由于数据来源于组织、人事、科研管理等不同的职能部门，甚至还经常会出现信息不统一现象，不能满足高校中用户的多种需求。信息化优势无法充分发挥，影响了人事档案管理信息化的发展，因此数据库是需要不断完善的。
2.4数据通用性不够好导致资源共享困难
由于人事工作各方面内容有很大的相关性，需要工作人员之间相互协调，但即便是这样仍旧会有信息更新重复率高等问题的发生。人事部门内部各科室以及与其他部门间信息流通不顺畅，资源共享困难，从而导致了人事信息相对紊乱，数据一致性差，严重影响了信息的完整性和准确性。信息更新的速度也会对工作造成很大的影响。信息更新速度太慢，致使人事档案管理工作中可能出现的问题得不到及时有效的解决。难以实现信息应用的系统化，使得校院人事专干必须到不同岗位重复核对有关数据。
3、高校人事档案管理信息化建设的改进方法
3.1充分认识人事档案信息化建设的重要性
随着高等学校人事制度改革的不断深入，要充分认识人事档案信息化建设的重要性，要在国家政策的引导下积极稳妥地推动人事档案信息化建设的进程，加强基础设施建设，提供必要的物质基础。积极采取有效措施，加大基础设施建设力度，把人事档案信息化建设作为高校人事工作中的一个重要的组成部分来进行建设。充分认识到人事档案信息化建设的重要性有利于档案管理信息化建设的顺利进行。
3.2提高人事档案管理工作效率很重要
人事档案管理实行信息化，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理内部进行数据共享。建立了人事档案信息数据库以后，检索查询起来就变得非常方便。在这其中，提高档案管理工作人员的专业素质也是非常重要的。一个档案管理者必须有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，学校组织、人事等其他部门如果需要某些人员的信息，可以不通过档案管理员，无论在何时都可以进入校园网，根据一定的权限进行查询，大大提高了管理员的工作效率。另一方面，人事档案的信息可以更好地得到利用，更快捷更准确地为高校决策机构提供依据。
3.3完善人事档案信息数据库建设
人事档案记载的信息非常丰富，跨越的时间也很长，由于主观及客观等方面的原因，以至一份人事档案中的信息常常或多或少有点差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录。因此，在进行信息化建设之前，首先要进行同一信息的数据整合，以求取唯一正确的数据。虽然这样花费很大的时间和精力，但却是一项不得马虎的工作。由于完善人事档案数据库建设是一项长久艰巨的任务，所以要搭建学校档案信息化建设平台，统一全校师生的认识，加强校领导的重视，强化档案管理意识，建立健全档案管理制度。提高和增强学校全体师生对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。
3.4加强人事档案信息数据库的网络化建设
以学校网络服务器为数据平台，建立人事档案管理信息数据库。以组织部门、人事部门、科研管理部门等各职能部门的管理权限为准划分模块，设置权限，统一对学校教职工所有数据进行维护，从而实现教职工信息数据的一致性和统一性。
4、结语
高校人事档案管理信息化的建设是一项对于高校本身和社会都很重要的工作。这项工作的不断发展和完善最终的受益者还是高校的师生和工作人员。而建立健全的档案信息管理体制不仅方便高校师生中人员调动过程中的档案调动也方便了企业来高校选拔即将离校参加工作的毕业生。本研究中所提出的档案信息化建设的管理办法和针对当前的不足所提出来的改进措施都是比较有借鉴意义的，可供高校档案管理工作者借鉴和参考。
【参考文献】
[1]贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考[J].云南档案，2008（3）.
[2]龙安梅，黄建强，丁艳玲.新时期高校人事档案信息化管理初探[J].兰台世界，2009（1）.
【关键词】档案管理；信息化建设；高校档案管理
由于全球信息化程度越来越大，传统的档案管理方法已明显跟不上时代的步伐，用一种较为拟人化的说法就是，在应用上会明显的感觉到力不从心。因此，各个企事业单位就应加强其人力资源档案管理的信息化程度，以便于更好的进行人力资源档案的保存和更新。完备的档案管理体制才更有机会在工作中及时的捕获到一些重要的信息。笔者根据自身从事档案管理多年的经验结合目前高校档案管理反面存在的不足，进一步谈谈如何提高高校档案管理信息化建设。
1、建设高校档案信息化管理的意义
高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是高校档案工作发展的目标。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面人手促进信息化建设。在当前形势下，大力推进学校档案信息化管理，无疑是活化档案、发掘档案价值以服务广大师生、推动学校发展的必经之路。
2、目前高校档案信息化建设的弊端
2.1人事档案管理信息化建设意识不足
从目前高校人事档案信息化建设的发展状况来看，由于高校对人事档案信息化建设工作不够重视，财力及人力投入不足等各方面问题，限制了人事档案信息化发展的速度，使之与高等教育的现代化发展无法适应，使人事档案在高校管理与改革中无法发挥其积极作用。这种不重视已经成为限制高校档案信息化建设发展的主要因素了，所以提高对档案管理信息化建设的重视程度非常重要。
2.2传统管理方式效率较为低下
人事档案管理工作是十分复杂繁琐的事务工作，其中大部分都是基于经验的重复性劳动，需要人事档案管理人员花大量的心血，重复性的翻阅也不利于档案的保护，同时也很浪费时间。现阶段高校人事档案的提供、利用还是以实体档案为主，在高校中教职工人事档案记载的信息是与教职工的切身利益密切相关的信息。在职工的职称评聘、工资晋升、干部考核、干部任免等方面都发挥着重要的作用。其实它的使用频率是特别高的，所以当务之急一定要信息化建设以提高工作效率。
2.3数据库建设相对不够完善
当前我国高校的人事档案信息化管理尚未形成统一的规划和标准，导致数据库建设缺乏整体性，一般只做到档案目录检索和最基本的信息查找，所谓的数据库大部分为目录库，由于数据来源于组织、人事、科研管理等不同的职能部门，甚至还经常会出现信息不统一现象，不能满足高校中用户的多种需求。信息化优势无法充分发挥，影响了人事档案管理信息化的发展，因此数据库是需要不断完善的。
2.4数据通用性不够好导致资源共享困难
由于人事工作各方面内容有很大的相关性，需要工作人员之间相互协调，但即便是这样仍旧会有信息更新重复率高等问题的发生。人事部门内部各科室以及与其他部门间信息流通不顺畅，资源共享困难，从而导致了人事信息相对紊乱，数据一致性差，严重影响了信息的完整性和准确性。信息更新的速度也会对工作造成很大的影响。信息更新速度太慢，致使人事档案管理工作中可能出现的问题得不到及时有效的解决。难以实现信息应用的系统化，使得校院人事专干必须到不同岗位重复核对有关数据。
3、高校人事档案管理信息化建设的改进方法
3.1充分认识人事档案信息化建设的重要性
随着高等学校人事制度改革的不断深入，要充分认识人事档案信息化建设的重要性，要在国家政策的引导下积极稳妥地推动人事档案信息化建设的进程，加强基础设施建设，提供必要的物质基础。积极采取有效措施，加大基础设施建设力度，把人事档案信息化建设作为高校人事工作中的一个重要的组成部分来进行建设。充分认识到人事档案信息化建设的重要性有利于档案管理信息化建设的顺利进行。
3.2提高人事档案管理工作效率很重要
人事档案管理实行信息化，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理内部进行数据共享。建立了人事档案信息数据库以后，检索查询起来就变得非常方便。在这其中，提高档案管理工作人员的专业素质也是非常重要的。一个档案管理者必须有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，学校组织、人事等其他部门如果需要某些人员的信息，可以不通过档案管理员，无论在何时都可以进入校园网，根据一定的权限进行查询，大大提高了管理员的工作效率。另一方面，人事档案的信息可以更好地得到利用，更快捷更准确地为高校决策机构提供依据。
3.3完善人事档案信息数据库建设
人事档案记载的信息非常丰富，跨越的时间也很长，由于主观及客观等方面的原因，以至一份人事档案中的信息常常或多或少有点差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录。因此，在进行信息化建设之前，首先要进行同一信息的数据整合，以求取唯一正确的数据。虽然这样花费很大的时间和精力，但却是一项不得马虎的工作。由于完善人事档案数据库建设是一项长久艰巨的任务，所以要搭建学校档案信息化建设平台，统一全校师生的认识，加强校领导的重视，强化档案管理意识，建立健全档案管理制度。提高和增强学校全体师生对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。
3.4加强人事档案信息数据库的网络化建设
以学校网络服务器为数据平台，建立人事档案管理信息数据库。以组织部门、人事部门、科研管理部门等各职能部门的管理权限为准划分模块，设置权限，统一对学校教职工所有数据进行维护，从而实现教职工信息数据的一致性和统一性。
4、结语
高校人事档案管理信息化的建设是一项对于高校本身和社会都很重要的工作。这项工作的不断发展和完善最终的受益者还是高校的师生和工作人员。而建立健全的档案信息管理体制不仅方便高校师生中人员调动过程中的档案调动也方便了企业来高校选拔即将离校参加工作的毕业生。本研究中所提出的档案信息化建设的管理办法和针对当前的不足所提出来的改进措施都是比较有借鉴意义的，可供高校档案管理工作者借鉴和参考。
【参考文献】
[1]贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考[J].云南档案，2008（3）.
[2]龙安梅，黄建强，丁艳玲.新时期高校人事档案信息化管理初探[J].兰台世界，2009（1）.