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摘要:本文基于企业档案管理体制与模式探讨,分析了在社会转型和数字化大背景下的企业档案管理体制与模式的特征,提出了企业档案管理体制与模式的构想。
关键词:企业档案;知识管理;管理体制;生命周期
一、新时期企业档案管理体制、模式的建构背景
随着数字化、网络化的不断深入,档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下,其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式后,随着管理模式的不断变化,其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确地揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
二、新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式
1.信息一体化管理。
信息一体化管理,其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业,这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中,既要注意提供历史信息和现时信息,又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选与提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果,为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面,还可以依托现代信息技术和网络技术,在网上采集与企业业务有关的信息,并进行筛选、汇编,为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业,在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式有利建立计算机管理系统,实行现代化管理,同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。
2.档案一体化管理。
档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,借助计算机和网络技术,从系统论的角度出发,对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理,使之实现系统化和规范化,从而发挥各自以及总体的最大效能,确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面:
(1)档案一体化的目标 。
实现从现行文件到档案整个运动过程中的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,在文件从产生到最终转化为档案的过程中,既应加强企业内部文件、档案工作的一体化,也要注重各个不同文件职能机构的业务衔接,从而使文件到档案全过程都得到有效控制。
(2)档案一体化的原则 。
在实行信息一体化管理的过程中,必须要遵循以下原则:全程管理原则,电子文件环境中,文件、档案界限不再显而易见,文件和档案工作人员界限也日趋模糊,对文件与档案工作实行全程管理,将可以大大提高信息共享,提高效率;前端控制原则,前端控制原则是以文件生命周期为基础,将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中,文件形成是前端,处理、鉴定等是中端,永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合;集成管理原则,集成管理是对管理要素的科学重组,是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度,因精密组合而减少疏漏,提高可靠性,增加相关作业密度,减少重复而降低功耗,提高管理效率。
(3)文件、档案一体化管理的具体内容 。
文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段,就应当树立档案管理意识,确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理的协调,使文件、档案都能发挥最大的效用。
(4)文件、档案一体化管理的技术保障。
文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式,更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段,它需要强大的技术支持。首先,数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率,并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次,网络技术的出现改变了文件运转的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。
参考文献:
[1]窦晓光.努力建设具有中国特色的档案管理体制—转型期的档案管理体制改革研究之二.档案学通讯,2006, (l) .
[2]张斌.对我国企业档案管理困惑的思考.
编辑/邹维
关键词:企业档案;知识管理;管理体制;生命周期
一、新时期企业档案管理体制、模式的建构背景
随着数字化、网络化的不断深入,档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下,其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式后,随着管理模式的不断变化,其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确地揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
二、新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式
1.信息一体化管理。
信息一体化管理,其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业,这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中,既要注意提供历史信息和现时信息,又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选与提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果,为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面,还可以依托现代信息技术和网络技术,在网上采集与企业业务有关的信息,并进行筛选、汇编,为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业,在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式有利建立计算机管理系统,实行现代化管理,同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。
2.档案一体化管理。
档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,借助计算机和网络技术,从系统论的角度出发,对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理,使之实现系统化和规范化,从而发挥各自以及总体的最大效能,确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面:
(1)档案一体化的目标 。
实现从现行文件到档案整个运动过程中的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,在文件从产生到最终转化为档案的过程中,既应加强企业内部文件、档案工作的一体化,也要注重各个不同文件职能机构的业务衔接,从而使文件到档案全过程都得到有效控制。
(2)档案一体化的原则 。
在实行信息一体化管理的过程中,必须要遵循以下原则:全程管理原则,电子文件环境中,文件、档案界限不再显而易见,文件和档案工作人员界限也日趋模糊,对文件与档案工作实行全程管理,将可以大大提高信息共享,提高效率;前端控制原则,前端控制原则是以文件生命周期为基础,将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中,文件形成是前端,处理、鉴定等是中端,永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合;集成管理原则,集成管理是对管理要素的科学重组,是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度,因精密组合而减少疏漏,提高可靠性,增加相关作业密度,减少重复而降低功耗,提高管理效率。
(3)文件、档案一体化管理的具体内容 。
文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段,就应当树立档案管理意识,确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理的协调,使文件、档案都能发挥最大的效用。
(4)文件、档案一体化管理的技术保障。
文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式,更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段,它需要强大的技术支持。首先,数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率,并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次,网络技术的出现改变了文件运转的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。
参考文献:
[1]窦晓光.努力建设具有中国特色的档案管理体制—转型期的档案管理体制改革研究之二.档案学通讯,2006, (l) .
[2]张斌.对我国企业档案管理困惑的思考.
编辑/邹维