高速公路收费站财务管理中的内部控制实践探讨

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  【摘要】随着我国高速公路建设的飞快发展,以及投资规模的快速增长,对于加强高速公路公司经营管理的要求也日益迫切。本 文以A高速公路公司为例,从内部控制的角度,探讨了高速公路收费站财务管理的内部控制实践,指出从内部控制五要素出发构建内 部控制体系,制定切实可行的控制活动并贯彻执行,是加强收费站财务管理的一个可行思路。
  【关键词】高速公路收费站;财务管理;内部控制
  高速公路经营企业有别于其他企业,具有双重的经营目标。首先作为企业,其基本的经营日的是追求利润和企业价值最大化,为公司的投资者提供比较满意的利益回报。但高速公路作为国家基础设施之一,必需为社会公众提供安全畅通的交通便利,以达到政府宏观凋控的要求。因此,高速公路企业在经营中必须兼顾经济效益和社会效益,从自身特点出发,不断改善和提高管理水平。
  一、高速公路收费站财务管理特点及应用内部控制的重要性
  1.高速公路收费站财务管理特点
  (1)分散式管理
  高速公路收费站一般分布在公路沿线,分散收取通行费现金收入,各收费站均需单独处理大量的现金及票据业务。收费站分散式管理的特点要求高速公路管理中心必须对各收费站建立健全的监督管理机制,防止收入流失,降低经营风险。
  (2)现金流量大
  日前高速公路通行费收人中现金收入占绝大部分比重,收费站作为收取过往车辆通行费的基本单位,其现金收入的收缴管理成为财务管理的重要内容,是高速公路资金控制活动的重点。
  (3)票据使用量高
  高速公路票据使用量随着车流量上升而增大,必须从票据管理的各流程包括领取、使用、检查与登记人手加强管理控制,才能有效杜绝贪污、舞弊,防止收入流失。
  2.高速公路收费站应用内部控制的重要性
  收费站是高速公路经营企业最基本的管理单元。收费站一般采用管理中心集权的分散式管理,日常需要处理大量的收费现金及票据,并且参与收费的人员较多、收费时间长,导致收费站资金及票据管理难度较大。因此,在收费站财务管理中运用内部控制理论,构建内部控制体系,贯彻落实现金管理、收入上缴管理及票据管理等内部控制活动,对于保证高速公路企业经营管理资金安全,防范经营风险,提高企业经营效益有非常重要的意义。
  二、高速公路收费站财务管理中内部控制体系构建:以A高速公路公司为例
  根据cOs0内部控制框架及我国企业内部控制基本规范,内部控制系统是由内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五要素组成。本文以A高速公路公司为例,从五要素出发,探讨收费站财务管理内部控制体系构建。
  1.A高速公路公司简介
  A高速公路公司位于广东珠三角地区,2008年开通运营,下辖8个高速公路收费站,运营里程50公里。A高速公路项目投资额超过60亿元,投资规模巨大使A公司开通数年尚未产生显著效益。A公司管理层决定大力加强公司内部管理,从中挖掘更多经营效益,构建收费站内部控制体系就是A公司加强管理的举措之一。
  2.基于cOs0框架,A高速公路公司财务管理中内部控制体系构建
  (1)内部环境
  A公司八个收费站分布在高速公路沿线,实行分散式管理,各收费站设财务人员,负责本收费站的备用金管理、现金收入收缴、票据管理等财务工作。A公司财务部对各站财务人员进行业务管理,建立收费站财务工作检查制度,由财务部进行定期及不定期的检查、考核。制定收费站财务人员业务考核标准,考核结果与站财务人员奖金计算挂钩。同时注意加强财务人员的职业道德和专业能力培训。
  (2)风险评估
  收费站财务管理的目标是:收费站现金管理规范,现金的领用、登记、盘查等流程完善,现金资产安全得到合理保障;通行费发票的领取和使用过程符合相关规定,废票、错票被妥善处理。在进行风险评估时,A公司通过对收费站现金、发票业务过程进行分析,收集可能的损失原因、危险因素等方面的信息,对收费站财务风险的可能性、影响程度等进行判断,确定风险的重要性水平,并决定风险应对措施,从而预防、降低风险。
  (3)控制活动
  根据对收费站财务管理风险的评估,综合运用不相容职务分离控制、授权审批控制、财产保护控制、绩效考评控制等多种控制措施,设置收费站现金管理、发票管理等关键业务的控制活动,将风险控制在可承受度之内。制定《收费站备用金管理制度》《发票管理制度》等制度,并确保落实执行。相关制度在制定时充分考虑了风险分析的结果,针对各种识别到的风险制定相应的预防条款,以控制风险。
  (4)信息与沟通
  建立收费站财务工作的信息沟通机制。A公司财务部定期召开收费站财务人员会议,分析总结上阶段工作情况,并布置下阶段工作重点。财务部定期到收费站进行检查,与站财务人员直接进行沟通。收费站财务定期向财务部提交统计报表、工作报告,传递现金管理、发票管理等内部控制活动的信息。信息沟通过程中发现的问题,应当及时报告并加以解决,并建立站财务主动及时报告重要工作信息的机制。
  (5)内部监督
  建立收费站财务工作内部控制监督机制,包括日常监督及专项监督。日常监督包括A公司财务部对收费站进行定期检查,现场检查收费站的资金账簿、收费报表等内业资料,并盘点备用金,确保资金财产安全。专项监督是根据A公司经营活动的变化在需要时执行,如迎接国家级省级的检查、实施全省联网收费等情况下,由财务部对收费站财务工作进行有针对性的监督检查。监督检查的情况财务部要形成书面的报告向管理层递交,同时监督中发现的问题要及时解决。
  三、高速公路收费站财务管理的内部控制活动应用:以A高速公路公司为例
  内部控制体系基本构建完毕后,下一步就要使用相应的控制措施,制定并落实具体的控制活动,对相关的现金、票据业务实施有效的控制,以降低风险。下文继续以A公司为例,探讨收费站财务管理的具体控制活动实践。   1.收费站现金管理
  (1)控制目标
  收费站现金管理规范,现金的领用、登记、盘查等流程完善,现金资产安全得到合理保障。
  (2)业务风险
  忽视货币资金日常管理,增加不必要的货币资金占用。忽视货币资金收付的控制,造成贪污、舞弊,危及货币资金安全完整。
  (3)管理流程
  第一,备用金限额制定:备用金限额制定执行授权审批控制。收费站备用金总额由各站根据业务量拟定后申请,经A公司财务部、分管副总经理及总经理逐级审批同意后再领取。收费员个人使用的零钞备用金限额由各收费站拟定,经收费站站长审批后,报A公司财务部备案。
  第二,备用金领取与发放:收费站领取备用金,按A公司备用金借款规定办理。收费员领取个人零钞备用金,须填写借条交收费站站长签字确认后再到站财务处领取。个人备用金借条由站财务员统一登记保管。
  第三,收费站现金存放管理:收费站现金存放执行财产保护控制。站级备用金一律保管在各站财务室的保险柜内。收费员个人备用金存入工作票箱,下班后票箱统一锁存于站财务室指定票箱柜。站财务室安装摄像头,由监控人员监控和录像。当班人员收得的通行费现金,除个人保管的备用金外,交班时全部装入钱袋后投入收费钱袋专用保险柜。
  第四,现金抽盘、差异凋查与处理:A公司收费站站长与站财务员不定期抽查个人备用金,保证每月内每个收费员至少抽查一次。备用金抽查必须至少两人在场,并在财务室监控摄像头下进行。现金抽查情况记人收费备用金检查记录表,由各站财务员汇总存档。
  2.收费站收入上缴管理
  (1)控制目标
  收费站现金收入及时、完整解缴银行,现金关产安全得到合理保障。
  (2)业务风险
  忽视现金收缴日常管理,通行费现金收入未及时解缴,造成收费站现金积压,影响现金资产安全。通行费现金收入未完整解缴,产生贪污舞弊的可能,使公司收入遭到损失。
  (3)管理流程
  第一,现金收款与现金投包:收费员交班后须在收费班长带领下,从收费现场列队到站财务室投包。当班人员收得的通行费现金,除个人保管的备用金外,全部锁人钱袋投入收费钱袋专用保险柜。
  第二,现金交存管理:押运人员上门押运现金时,须提供押运公司授权书,站财务员核对授权书信息无误后再进行交接。收费钱袋专用保险柜钥匙双方各持一枚,集合钥匙开箱后须清点钱袋再装入押运钱箱。站财务员在交接登记簿上记录钱袋数、交接时间等详细信息,由站财务人员及押运人员双方签字确认,再进行押运。
  3.收费站发票管理
  (1)控制目标
  通行费发票的领取和使用过程符合相关规定,废票、错票被妥善处理,避免贪污、舞弊的风险。
  (2)业务风险
  通行费发票的领取、使用,废票的复核、销毁等过程不完善,可能导致通行费发票被不合理使用,造成公司会计记录混乱,收入核算不准确,甚至造成经济损失。
  (3)管理流程
  第一,发票的领取:A公司通行费发票由公司财务部统一申印并配送至各收费站,由站财务员清点签收。收费班长根据收费现场发票使用情况,到站财务员处领取发票分派到缺票车道,并在发票领用登记表上做好登记,登记表由站财务员汇总存档。
  第二,发票的使用:收费员上班、下班时,均须向监控员报告所在车道发票的起始、终止号码,监控员登记号码后核对发票号码记录和收费记录是否一致。因机器故障、冲卡车通行费追讨等原因需要使用定额发票时,监控员在监控日志上进行记录。
  第三,发票的检查与登记:如收费员发票打印错误需重新打印正确发票,要及时上报监控员,监控员核实准确后在监控日志上进行记录,收费员下班后到站财务室进行废票核销。站财务员每月根据发票出入库的原始记录,编制发票使用月报表,全面反映各类发票的收、发、存情况,上报A公司财务部,财务部据此配送发票至A公司各收费站。
  四、结论
  随着我国高速公路建设的大力发展以及高速公路网络的不断完善,高速公路收费站的数量将日益上升,加强收费站财务管理的重要性将随之增加。A公司上述的收费站财务管理内部控制实施后,促进了资金安全、防范了损失风险,取得了较明显的成效。因此,从内部控制五要素出发构建内部控制体系,制定切实可行的控制活动并贯彻执行,是加强收费站财务管理的一个可行思路。
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